istota informacji i procesy informacyjne w organizacji

informacja stanowi wskaźnik poziomu i jakości rozwoju cywilizacyjnego. jej zdefiniowanie sprawia wiele trudności. próbując określić pojęcie informacji, należy zaznaczyć, że jest to termin, który charakteryzuje się dużą złożonością. w literaturze przedmiotu autorzy próbują określić, czym jest informacja, dosto-sowując definicję do potrzeb danej dziedziny, lub posługują się tym pojęciem bez próby zdefiniowania, ponieważ nie widzą potrzeby definiowania tego terminu, informacja jest bowiem pojęciem pierwotnym, naturalnym, które istnieje i jest rozumiane przez ogół. informacja jest także opisywana za pomocą cech, wła-sności lub spełnianych przez nią funkcji. jest ona przedmiotem zainteresowania środowiska naukowego, które dąży do poznania i zbadania natury informacji. w nauce termin informacji uważa się powszechnie za ogólny, interdyscyplinarny, powiązany ze wszystkimi dyscyplinami naukowymi.

pojęcie informacji związane jest ze wszelkiego rodzaju wiadomością. infor-mację jako termin w literaturze fachowej określa się także jako:

• wszystko, co można zużytkować do bardziej sprawnego wyboru działań prowadzących do realizacji celów i zadań organizacji;

141 • odzwierciedlenie rzeczywistości, które zmienia zachowania odbiorcy; • dowolną wiadomość, na podstawie której odbiorca podejmuje określone

działanie;

• każdy rodzaj wiadomości, której można przypisać określone znaczenie; • wiadomość uzyskiwaną przez człowieka poprzez obserwację lub czynność

umysłową podlegającą przekazowi nadawca–odbiorca;

• wiadomość o rzeczach, przedmiotach, zjawiskach lub procesach;

• czynniki, na podstawie których ludzie, żywe organizmy oraz urządze-nia automatyczne mogą w sprawny sposób przeprowadzić celowe działanie;

• doniesienie o otaczającym nas świecie i odbywających się w nim procesach; • specyficzne dobro niematerialne, które nabiera coraz większego znaczenia,

przeobrażając świat i społeczeństwa;

• fundamentalna własność stanów i procesów fizycznych, biologicznych, psychologicznych oraz społecznych;

• dane uświadomione i zinterpretowane przez człowieka3.

zgodnie z przytoczonymi powyżej definicjami informacji, należy wyróżnić trzy główne rodzaje działalności informacyjnej, które prezentuje poniższy rysunek.

Rysunek 1. Rodzaje działalności informacyjnej

3

 wiadomość uzyskiwaną przez człowieka poprzez obserwację lub czynność umysłową podlegającą przekazowi nadawca–odbiorca;

 wiadomość o rzeczach, przedmiotach, zjawiskach lub procesach;

 czynniki, na podstawie których ludzie, żywe organizmy oraz urządzenia automatyczne mogą w sprawny sposób przeprowadzić celowe działanie;

 doniesienie o otaczającym nas świecie i odbywających się w nim procesach;

 specyficzne dobro niematerialne, które nabiera coraz większego znaczenia, przeobrażając świat i społeczeństwa;

 fundamentalna własność stanów i procesów fizycznych, biologicznych, psychologicznych oraz społecznych;

 dane uświadomione i zinterpretowane przez człowieka3.

Zgodnie z przytoczonymi powyżej definicjami informacji, należy wyróżnić trzy główne rodzaje działalności informacyjnej, które prezentuje poniższy rysunek.

Rysunek 1. Rodzaje działalności informacyjnej

Źródło: opracowanie własne na podstawie S. Forlicz, Informacja w biznesie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008, s. 15.

1. Przechowywanie informacji jest działaniem statycznym, w czasie którego informacja nie powinna ulegać zmianom, i odbywa się przy wykorzystaniu pewnego obiektu mającego charakter materialny. Urządzenie umożliwiające przechowywanie informacji umożliwia zapisywanie w nim informacji, przechowywanie jej i odtwarzanie. Przykładem magazynu informacji jest np. dysk twardy komputera itp. 2. Przetwarzanie informacji dotyczy przekształcania zbioru informacji w inny zbiór

informacji, najczęściej według określonego z góry algorytmu. Przetworzenie informacji daje możliwość wyciągania pewnych wniosków lub sklasyfikowania i uporządkowania informacji.

3 W.K. Roman, Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, Toruń 2012, s. 16–17.

Źródło: opracowanie własne na podstawie s. Forlicz, Informacja w biznesie, polskie wydawnictwo ekonomiczne, warszawa 2008, s. 15

1. przechowywanie informacji jest działaniem statycznym, w czasie którego informacja nie powinna ulegać zmianom, i odbywa się przy wykorzystaniu pewnego obiektu mającego charakter materialny. Urządzenie służące do przechowywania informacji umożliwia zapisywanie w nim informacji, prze-chowywanie jej i odtwarzanie. przykładem magazynu informacji jest np. dysk twardy komputera itp.

3 w.K. Roman, Podstawy zarządzania informacją, wydawnictwo naukowe Uniwersytetu Mikołaja

142

2. przetwarzanie informacji dotyczy przekształcania zbioru informacji w inny zbiór informacji, najczęściej według określonego z góry algorytmu. przetworzenie informacji daje możliwość wyciągania pewnych wniosków lub sklasyfikowania i uporządkowania informacji.

3. przesyłanie informacji to wszelkiego rodzaju przemieszczanie informacji od nadawcy do odbiorcy przez złożony z ogniw kanał łączności. ogniwa kanału łączności są to wszelkie obiekty fizyczne umożliwiające przesyłanie informacji od nadawcy do odbiorcy. sygnały (informacje) dochodzące do danego ogniwa nazywają się sygnałami (informacjami) wejściowymi, a sygnały (informacje) wychodzące z danego ogniwa – odpowiednio – sygnałami (informacjami) wyj-ściowymi.

proces przepływu informacji składa się z następujących elementów, które przedstawia poniższy rysunek.

Rysunek 2. proces przepływu informacji

4

3. Przesyłanie informacji to wszelkiego rodzaju przemieszczanie informacji od nadawcy do odbiorcy przez złożony z ogniw kanał łączności. Ogniwa kanału łączności są to wszelkie obiekty fizyczne umożliwiające przesyłanie informacji od nadawcy do odbiorcy. Sygnały (informacje) dochodzące do danego ogniwa nazywają się sygnałami (informacjami) wejściowymi, a sygnały (informacje) wychodzące z danego ogniwa – odpowiednio – sygnałami (informacjami) wyjściowymi.

Proces przepływu informacji składa się z następujących elementów, które przedstawia poniższy rysunek.

Rysunek 2. Proces przepływu informacji

Źródło: opracowanie własne na podstawie S. Forlicz, dz. cyt., s. 15.

Przepływ informacji może zostać zainicjowany przede wszystkim przez ewentualnego odbiorcę informacji, który uznaje (czasem intuicyjnie) możliwość poprawy jakości lub podejmowanej decyzji dzięki poszerzaniu swojej wiedzy przez zdobycie nowych informacji. Należy jednak zaznaczyć, że pozyskiwanie nowych informacji (np. drogą obserwacji rzeczywistości, zbierania informacji od innych podmiotów) jest tylko jedną stroną możliwej aktywności informacyjnej podmiotu. Inną stroną aktywności informacyjnej podmiotów jest także przekazywanie informacji (np. transmisja danych lub sygnalizowanie). Przepływ informacji może zostać zainicjowany przez nadawcę informacji, który odczuwa chęć poprawy własnej sytuacji dzięki zmianie decyzji podjętej przez ten drugi podmiot na skutek otrzymanych informacji. W takiej działalności informacyjnej, jaką jest przesyłanie informacji, należy wyróżnić dwie formy aktywności podmiotów, które przedstawia rysunek 3.

Źródło: opracowanie własne na podstawie s. Forlicz, Informacja w biznesie…, s. 15

przepływ informacji może zostać zainicjowany przede wszystkim przez ewentualnego odbiorcę informacji, który uznaje (czasem intuicyjnie) możliwość poprawy jakości lub podejmowanej decyzji dzięki poszerzaniu swojej wiedzy przez zdobycie nowych informacji. należy jednak zaznaczyć, że pozyskiwanie nowych informacji (np. drogą obserwacji rzeczywistości, zbierania informacji od innych podmiotów) jest tylko jedną stroną możliwej aktywności informa-cyjnej podmiotu. inną stroną aktywności informainforma-cyjnej podmiotów jest także przekazywanie informacji (np. transmisja danych lub sygnalizowanie). przepływ informacji może zostać zainicjowany przez nadawcę informacji, który odczuwa chęć poprawy własnej sytuacji dzięki zmianie decyzji podjętej przez ten drugi podmiot na skutek otrzymanych informacji. w takiej działalności informacyj-nej, jaką jest przesyłanie informacji, należy wyróżnić dwie formy aktywności podmiotów, które przedstawia rysunek 3.

143 Rysunek 3. Formy aktywności w przesyłaniu informacji

5

Rysunek 3. Formy aktywności w przesyłaniu informacji

Źródło: opracowanie własne na podstawie S. Forlicz, dz. cyt., s. 16.

Przykładami pozyskiwania informacji przez podmioty gospodarcze mogą być np.:  badania rynku;

 badania konsumentów i konkurencji;

 zbieranie informacji przez konsumentów na temat oferentów, cen, jakości świadczonych usług lub towarów;

 zbieranie informacji przez pracodawcę na temat potencjalnych pracowników;  badania nad rozwojem technologii i innowacjami;

 badania marketingowe itp.

Z punktu widzenia ekonomii informację możemy traktować jako dobro, ponieważ zaspakaja określone potrzeby człowieka. Jednak dysponuje ona pewnymi szczególnymi właściwościami, które odróżniają ją od innych dóbr. Pierwszą cechą charakterystyczną informacji jest to, że konsumpcja informacji, czyli wprowadzenie jej do zasobu wiedzy jednostki lub wykorzystania jej w celu podjęcia optymalnej decyzji, nie powoduje jej zużywania. Kolejną ważną cechą informacji jest możliwość jej powielania, teoretycznie nieskończoną liczbę razy, najczęściej przy znikomo niskich kosztach i bez utraty jej użyteczności dla powielającego, np. użyteczność dla osoby prowadzącej szkolenia informacja zawarta w materiałach szkoleniowych pozostaje niezmieniona, niezależnie od tego, ile razy zostanie przekazana4.

Zapotrzebowanie informacyjne związane jest przede wszystkim w podejmowaniem optymalnych decyzji gospodarczych w organizacji. Współczesność otoczenia dalszego i bliższego przedsiębiorstwa wymaga od organów kierowniczych szybkich, efektywnych wyników działalności gospodarczej. Wykonywanie zadań związanych ze sprawnym

4 Tamże, s. 16.

Źródło: opracowanie własne na podstawie s. Forlicz, Informacja w biznesie…, s. 16

przykładami pozyskiwania informacji przez podmioty gospodarcze mogą być np.:

• badania rynku;

• badania konsumentów i konkurencji;

• zbieranie informacji przez konsumentów na temat oferentów, cen, jakości świadczonych usług lub towarów;

• zbieranie informacji przez pracodawcę na temat potencjalnych pracowników; • badania nad rozwojem technologii i innowacjami;

• badania marketingowe itp.

z punktu widzenia ekonomii informację możemy traktować jako dobro, ponie-waż zaspakaja określone potrzeby człowieka. jednak dysponuje ona pewnymi szczególnymi właściwościami, które odróżniają ją od innych dóbr. pierwszą cechą charakterystyczną informacji jest to, że konsumpcja informacji, czyli wprowadzenie jej do zasobu wiedzy jednostki lub wykorzystania jej w celu podjęcia optymalnej decyzji, nie powoduje jej zużywania. Kolejną ważną cechą informacji jest możliwość jej powielania, teoretycznie nieskończoną liczbę razy, najczęściej przy znikomo niskich kosztach i bez utraty jej użyteczności dla powielającego, np. użyteczność dla osoby prowadzącej szkolenia informacja zawarta w materiałach szkoleniowych pozostaje niezmieniona, niezależnie od tego, ile razy zostanie przekazana4.

zapotrzebowanie informacyjne związane jest przede wszystkim w podej-mowaniem optymalnych decyzji gospodarczych w organizacji. współczesność otoczenia dalszego i bliższego przedsiębiorstwa wymaga od organów kierowni-czych szybkich, efektywnych wyników działalności gospodarczej. wykonywanie zadań związanych ze sprawnym podejmowaniem decyzji możliwe jest w sytuacji

144

zapewnienia wsparcia procesu decyzyjnego przez odpowiedni poziom i jakość informacji, przede wszystkim ekonomicznych5.

3. Monitoring ekonomiczny jako mechanizm dostarczania