Rola monitoringu ekonomicznego w organizacji
4. zarządzanie zasobami informacyjnymi w organizacji
Procesy globalizacji sprawiają, że do zarządzania każdą organizacją niezbędne staje się dysponowanie i pozyskiwanie coraz większej ilości informacji. Przyczyn zwiększonego popytu informacyjnego w organizacji jest wiele. Do zasadniczych czynników należy zaliczyć przede wszystkim rozwój technologii informacyjnych, który powoduje powstanie nowych struktur informacyjnych o zasięgu globalnym oraz narzędzi do zarządzania nimi, czyli instrumentów do pozyskiwania, selekcjonowania, analizowania, przetwarzania, zarządzania i przekazywania informacji. Do innych bodźców zaliczyć powinno się także coraz bardziej złożone warunki funkcjonowania organizacji wszystkich typów, a przede wszystkim gospodarczych. Wzrastające potrzeby podyktowane są tworzeniem nowych zasobów wiedzy w organizacjach, czyli traktowaniem informacji jako kapitału podmiotu gospodarującego i jako zasobu kreującego wartość organizacji oraz postrzeganiem zasobu informacyjnego jako czynnika, który powoduje przewagę nad konkurencją organizacji15.
15 R. Zygała, Podstawy zarządzania informacją w przedsiębiorstwie, Wydanie UE, wydanie I, Wrocław
2007, s. 43.
Źródło: a. Mytlewski, Monitoring ekonomiczny…, s. 29
Rozpoznanie pól badawczych w monitoringu ekonomicznym daje możliwo-ści pozyskania wszechstronnych informacji, które pozwalają na kompleksowe planowanie oraz ocenę różnych zjawisk i procesów.
4. zarządzanie zasobami informacyjnymi w organizacji
procesy globalizacji sprawiają, że do zarządzania każdą organizacją niezbędne staje się dysponowanie i pozyskiwanie coraz większej ilości informacji. przyczyn zwiększonego popytu informacyjnego w organizacji jest wiele. Do zasadniczych czynników należy zaliczyć przede wszystkim rozwój technologii informacyjnych, który powoduje powstanie nowych struktur informacyjnych o zasięgu global-nym oraz narzędzi do zarządzania nimi, czyli instrumentów do pozyskiwania, selekcjonowania, analizowania, przetwarzania, zarządzania i przekazywania informacji. Do innych bodźców zaliczyć powinno się także coraz bardziej
150
ne warunki funkcjonowania organizacji wszystkich typów, a przede wszystkim gospodarczych. wzrastające potrzeby podyktowane są tworzeniem nowych zasobów wiedzy w organizacjach, czyli traktowaniem informacji jako kapitału podmiotu gospodarującego i jako zasobu kreującego wartość organizacji oraz postrzeganiem zasobu informacyjnego jako czynnika, który powoduje przewagę nad konkurencją organizacji15.
biorąc powyższe pod uwagę, jednym z kluczowych wyzwań stojących przed współczesną organizacją jest konieczność nieustannego dopasowywania się do szybkich zmian zachodzących w otoczeniu organizacji. Fundamentalnym celem teraźniejszych organizacji jest maksymalizacja zysków. Funkcjonujące organizacje nastawione na osiąganie zysków wykorzystują kombinację zasobów, które po-siadają w swojej dyspozycji. Do tradycyjnych nakładów, jakie są wykorzystywane w procesach gospodarczych, należy zaliczyć ziemię, pracę i kapitał.
obecnie czwartym kluczowym czynnikiem, który odgrywa dużą rolę w proce-sach gospodarczych, jest informacja i zasoby informacyjne będące w dyspozycji organizacji. w organizacji należy szczegółowo wymienić zasoby materialne pod postacią środków finansowych, technicznych i kapitału ludzkiego oraz zasoby niema-terialne, do których należy jak najbardziej zaliczyć informację, wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie, zdolności i kulturę organizacyjną. wszystkie powyższe czynniki są przedmiotem planowania, kontroli i koordynacji w zakresie zarządzania jednostką gospodarującą16. informacja i zasoby informacyjne są jednym z najbardziej znaczących nakładów, jakie współcześnie biorą udział w procesach gospodarczych. odgrywają znaczącą rolę w procesach produkcyjnych, zarządczych i komunikowania oraz wy-miany dóbr i usług. wobec powyższego bez odpowiedniego zasobu informacyjnego niemożliwe jest efektywne i optymalne funkcjonowanie jakiejkolwiek organizacji17. wyjaśniając pojęcie „zasób informacyjny”, należy stwierdzić, że jest to pewna ilość danego dobra, które zostało zgromadzone po to, aby mogło być wyko-rzystane w przyszłości przez podmiot gospodarujący. zasób informacyjny to przede wszystkim uporządkowany zestaw danych, wiadomości i wiedzy w po-staci zbiorów zebranych w celu ich przetwarzania i otrzymania nowej jakościo-wo informacji o wyznaczonym zakresie funkcjonalnym w strukturze podmiotu gospodarującego18.
15 R. zygała, Podstawy zarządzania informacją w przedsiębiorstwie, wydanie Ue, wydanie i,
wro-cław 2007, s. 43.
16 tamże, s. 30.
17 tamże, s. 60.
18 M. adamczyk, a. jurga, j. Kałkowska i inni, Projektowanie systemów informacyjnych
Definiując zakres zarządzania informacją, należy przez to rozumieć organi-zowanie i kontrolowanie obiegu informacji w organizacji w celu zapewnienia optymalnych warunków dla osiągania założonych celów, czyli realizacji misji organizacji19.
Gromadzenie zasobów informacji jest związane z rozwojem społeczno-gospo-darczym, któremu towarzyszy szybki rozwój narzędzi i technologii informacyj-nych. Fundamentalną rolą zasobu informacyjnego jest zaspokajanie wszystkich potrzeb informacyjnych organizacji i jej poszczególnych komórek i uczestników. przyjmując powyższe przesłanki odnoszące się do zasobów, które są w dyspo-zycji organizacji, należy stwierdzić, że warunkują one realizację celów przed-siębiorstwa oraz warunkują skuteczne zarządzanie podmiotem. zarządzanie zasobami informacyjnymi jest współcześnie niezbędnym działaniem w ramach kompleksowego zarządzania każdą jednostką gospodarującą. potrzeba zarzą-dzania informacją zrodziła się w warunkach społeczeństwa informacyjnego, dysponującego, wytwarzającego i potrzebującego ogromnej ilości informacji. zarządzanie informacją jest skutkiem konieczności przechowywania zasobów informacji, ich przetwarzania oraz udostępniania.
Kluczowym celem zarządzania zasobami informacyjnymi jest identyfikacja sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej organizacji oraz dostarczenie informacji zgodnych z potrzebami i niezbędnych do podejmowania decyzji i rozwiązywania zaistniałych sytuacji problematycznych. zarządzanie zasobami informacyjnymi jest procesem złożonym, ponieważ dynamiczne zmiany techniczne i technolo-giczne oraz stale powiększające się zasoby informacyjne wymagają skoordy-nowania współistnienia i współdziałania wielu czynników. Każda organizacja dysponuje własnymi zasobami informacyjnymi, ale również pozyskuje informacje z otoczenia bliższego i dalszego. biorąc powyższe pod uwagę, każda organizacja powinna przeszkolić swój personel, zatrudniać specjalistów oraz mieć w swoich zasobach urządzenia przetwarzające dane, a nierzadko nawiązywać współpracę z profesjonalnymi instytucjami zewnętrznymi. Równie istotnym argumentem przesądzającym o konieczności zarządzania informacją jest postrzeganie infor-macji jako poszukiwanego i cenionego towaru będącego przedmiotem wymiany i handlu. wzrost roli informacji w życiu podmiotów gospodarujących jest czyn-nikiem determinującym rozwój i pojawianie się innowacji20.
19 tamże, s. 87.
152