Koszt przechowywania informacji

W każdym systemie i procesie informacyjnym występuje przechowywania informacji. Koszty przechowywania informacji nie zależą od treści i wagi ekono­

micznej lub społecznej informacji, lecz od:

a) wielkości zbioru danych,

b) rodzaju nośnika materialnego informacji, c) czasu przechowywania,

d) technicznych warunków przechowywania.

W systemach informacyjnych, których główną funkcją jest przechowywa­

nie informacji, i to wielkich, rosnących zbiorów informacji przez długi czas, (ar­

chiwa, biblioteki), koszt przechowywania informacji stanowi zwykle największą

część kosztów całego systemu. Jednak i w innych systemach jego udział może być znaczący.

Koszt przechowywania informacji jest łatwy do identyfikacji i mierzenia w przypadku systemów, których głów ną lub jed n ą z podstawowych funkcji jest właśnie przechowywanie informacji (archiwa, biblioteki, muzea), a inne funkcje m ają charakter pomocniczy lub drugorzędny. N atom iast znacznie trudniej jest zm ierzyć koszty przechowywania informacji w przypadku system ów, w których funkcja przechowywania ma charakter pomocniczy, gdy przechowywanie wiado­

mości związane jest z innymi fazami procesu informacyjnego, np. generowania, przetwarzania czy wykorzystania wiadomości (np. sądy, administracja publiczna, banki, ubezpieczenia społeczne, podmioty świadczące m asowe usługi komunalne itp.).

Niestety, nie są prowadzone system atyczne badania pozwalające na okre­

ślenie, ile kosztuje przechowywanie informacji w administracji publicznej i innych organach państwa, w bankach, towarzystwach ubezpieczeniowych i innych pod­

miotach, których działalność podstawowa jest realizowana poprzez procesy i sys­

temy informacyjne, ile kosztuje przechowywanie informacji w przedsiębior­

stwach. Ale ekonomista, patrząc na wielkie, drogie powierzchnie biurowe zajęte przez segregatory z dokumentami, na korytarze biurowców zastawione szafami z

"papierami", do większości których nikt nigdy nie zajrzy, powinien zadać sobie pytanie, ile to kosztuje przedsiębiorstwo, obywateli, gospodarkę narodow ą ? Jak koszt ten zm ierzyć ? Czy wszystkie koszty ponoszone na przechowywanie infor­

macji są uzasadnione funkcjami procesów i system ów informacyjnych oraz po­

trzebami społecznymi i ekonomicznym i ? Jak wykorzystać współczesne technolo­

gie informacyjne, aby koszty przechowywania informacji były m ożliw ie niskie przy realizacji funkcji procesów i system ów informacyjnych ? Czy m ożna ograni­

czyć zakres przechowywanej informacji bez strat informacji użytecznej ? Niestety, świadomość znaczenia tych kosztów jest słaba.

Trudności pomiaru kosztów przechowywania informacji nie m ają polegają na tym, że nie ma metod m ierzenia kosztów. Przecież w systemach, których pod­

stawową funkcją jest przechowywanie informacji (archiwa, biblioteki, muzea, niektóre systemy informatyczne przechowujące informacje w form ie baz danych, witryny internetowe) łatwo można obliczyć, jakie są koszty przechowywania in­

formacji. Jest bowiem prowadzona odpowiednia ewidencja kosztów. Podmioty zarządzające systemami informacyjnymi, w których przechowywanie informacji jest funkcją pom ocniczą nie prow adzą wydzielonej ewidencji kosztów nawet wte­

dy, gdy łatwo zauważyć, że są to znaczące koszty całej działalności. Ewidencje przedsiębiorstw nie dają możliwości prostej identyfikacji przechowywania infor­

macji jako miejsca powstawania kosztów w przedsiębiorstwie lub w innym pod­

m iocie ekonomicznym czy społecznym. W ypracowanie prostych m etod szacunku kosztów przechowywania informacji, bez wprowadzania istotnych zmian w ist­

niejących ewidencjach oraz wskazanie metod ograniczania tych kosztów jest nie

tylko problemem badawczym ekonomiki informacji, ale, powinno stać się obo­

wiązkiem każdego, kto uczestniczy w kształtowaniu systemów informacyjnych.

Koszt przetwarzania informacji jest relatywnie łatwo zidentyfikować i zmierzyć dla dobrze zdefiniowanego i udokumentowanego procesu i systemu in­

formacyjnego. W przypadku systemów informatycznych koszt ten można mierzyć precyzyjnie. Pewne trudności powstają wtedy, gdy mamy do czynienia ze złożo­

nymi usługami informacyjnymi, np. usługami doradczymi, których elementem jest przetworzenie informacji. W takich wypadkach nie potrafimy oddzielić kosztu przetworzenia od kosztu udostępnienia informacji.

Do kosztów przechowywania informacji nie powinno się zaliczać kosztów tzw. "przechowywania technologicznego" w procesie lub systemie. Przez

"przechowywanie technologiczne" rozumiemy przechowywanie informacji mię­

dzy kolejnymi fazami procesu informacyjnego oraz przechowywanie zbiorów informacji będących produktami kolejnych etapów fazy przetwarzania. Przecho­

wywanie technologiczne trwa tylko tyle czasu, ile jest niezbędne do zrealizowania danego cyklu życia (funkcjonowania) procesu lub systemu informacyjnego. Po jego zakończeniu informacje m ogą być usunięte. Czas przechowywania technolo­

gicznego w ynika z reżimów technologicznych danego procesu informacyjnego.

Zwykle jest to czas krótki, ograniczony do jednego, co najwyżej kilku cykli funk­

cjonowania procesu lub systemu. Jeżeli jednak cykl życia procesu trwa długo, jeżeli poszczególne fazy procesu są długotrwałe, to czas ten może być także dość

długi.

N a przykład, w procesie informacyjnym edukacji w liceum uczeń zwykle przechowuje podręczniki i zeszyty ze wszystkich klas aż do egzaminu dojrzałości i dopiero po jego zdaniu decyduje się na ich - czasem uroczyste - zniszczenie. Pracownik naukowy opracowując jakiś temat badawczy gromadzi i przechowuje wszystkie robocze notatki, materiały cząstkowe od rozpoczęcia prac aż do zakończenia badań i dopiero po opracowaniu raportu końcowego dokonuje eliminacji informacji, które przechowywał "dla celów technologicznych" przez cały cykl badawczy. Podobnie długotrwałe przechowywanie technologiczne wy- stępuje w procesach informacyjnych w administracji, w systemach zarządzania.

W szeregu procesach i systemach informacyjnych nie odróżnia się prze­

chowywania technologicznego od przechowywania informacji jako oddzielnej fazy procesu informacyjnego. W administracji, w zarządzaniu instrukcje kancela­

ryjne wym agają przechowywania wszystkich zbiorów informacji ("dokumentów") niezależnie od tego, czy dany zbiór ("dokument") spełnia tylko funkcje technolo­

giczne, czy zawiera rzeczywiście informacje wymagające przechowywania. Se­

gregatory biur i archiwa zakładowe zapełnione są różnymi "pismami przewodni­

mi" typu "W załączeniu p rzesy ła m y Z poważaniem ", oraz innymi pozorny­

mi "dokumentami" nie m ającym i żadnego znaczenia merytorycznego, które prze­

chowuje się przez dziesiątki lat. O czasie przechowywania decyduje bowiem in­

strukcja kancelaryjna i formalne cechy nośnika m aterialnego informacji, a nie treść i funkcje samej informacji. W ydaje się, że w wielu systemach informacyj­

nych można by znacznie zredukować koszty przechowywania informacji, gdyby ograniczyć przechowywanie technologiczne do niezbędnego m inimum .

Koszty przechowywania informacji są wysokie i stale rosną wraz ze wzro­

stem ilości materialnych nośników informacji. Przyczyną tak wysokich i rosną­

cych kosztów przechowywania informacji w wielu procesach i systemach infor­

m acyjnych nie są błędy ich projektantów lub administratorów. W iększość wyma­

gań dotyczących przechowywania informacji jest ustalana w ogólnie obowiązują­

cych przepisach prawnych. Ich autorami są prawnicy lub księgowi. Ustalając za­

sady przechowywania informacji kierują się przede wszystkim m otyw am i formal­

no - prawnymi, najczęściej potrzebą zachowania dokum entów mających moc praw ną dowodu w przypadku postępowania sądowego. Aspekt merytoryczny ma znaczenie drugorzędne. Aspekt technologiczny nie jest w ogóle brany pod uwagę.

W szczególności nie uwzględnia się możliwości przechowywania informacji w warunkach nowoczesnych technologii informacyjnych równie bezpiecznego, jak w przypadku nośników tradycyjnych, papierowych. Z wyjątkiem banków i rynku papierów wartościowych, w których prawo częściowo dopuszcza dokum ent elek­

troniczny jako równoważnik dokum entu papierowego, we pozostałych systemach informacyjnych tylko papier jest uznawany jako nośnik m aterialny, na którym informacja powinna być przechowywana.

Należy jednak oczekiwać, że ju ż w niedługiej przyszłości zmienione zo­

staną zasady przechowywania wielu rodzajów informacji. Papier - tam , gdzie ze względów prawnych będzie to możliwe - zostanie zastąpiony nośnikami elektro­

nicznymi, które um ożliw iają przechowywanie zagęszczonej informacji w sposób

znacznie tańszy, a przy tym równie bezpieczny. Zadaniem badawczym, którym należałoby zająć się w ramach ekonomiki informacji, jest określenie tych rodza­

jów informacji, które ju ż w obecnych warunkach m ożna by przechowywać na nośnikach elektronicznych, bez zagrożenia dla funkcjonowania system ów ekono­

micznych i społecznych, w ramach obowiązujących regulacji prawnych. Zadaniem badawczym powinno być także wskazanie zmian, jakie należy dokonać w prawie, aby rozszerzyć możliwości przechowywania informacji na nośnikach elektronicz­

nych.

Dla każdego systemu i zasobu informacyjnego w gospodarce możem) określić koszty przechowywania informacji. M ożemy je także określić dla syste­

mów projektowanych i wdrażanych. Takich badań jednak nie prowadzi się. Nie wiemy, na przykład, ile kosztuje podatników w Polsce wykonywanie przez nich obowiązku przechowywania przez 5 lat wszystkich dokum entów niezbędnych de rozliczenia podatku tylko dlatego, że dla wygody urzędów skarbowych, które chcą mieć prawo kontroli podatków przez okres 5 lat (co jest zresztą sprzeczne z ogól­

nymi zasadami prawa cywilnego), zastrzegł to sobie "ustawodawca". Ów tajemni­

czy "ustawodawca" w tym wypadku „przerzucił” na podatników koszty przecho­

wywania znacznej części informacji dla systemu podatkowego POLTAX.

Należałoby zapytać, jakie zbędne koszty przechowywania informacji po­

nosi gospodarka narodowa wskutek nie optymalnego określenia zasad przecho­

wywania informacji w systemie ubezpieczenia społecznego, we wszystkich jego ogniwach i filarach ( informacje przechowywać powinny miliony ubezpieczonych, miliony pracodawców, organy ubezpieczenia społecznego, fundusze emerytalne, agenci transferowi itd., i to przez kilkadziesiąt lat). A w systemie ubezpieczenia zdrowotnego ? N ie wiadomo, ile zbędnych kosztów ponoszą przedsiębiorstwa w związku ze zbyt długim przechowywaniem dokumentów administracyjnych, cza­

sem przez wiele lat po całkowitej dezaktualizacji zawartych w nich informacji.

Nie znam y dokładnych kosztów przechowywania informacji w systemach informacyjnych administracji publicznej. Wiemy tylko, że zasoby przechowywa­

nej informacji system atycznie rosną. Jest to, naszym zdaniem, jedna z przyczyn stałego rozrostu biurokracji. Trzeba przy tym pamiętać, że przechowywanie in­

formacji wym aga także działań konserwujących nośniki i zbiory danych.

W ym agania odnośnie przechowywania informacji w państwie, w gospo­

darce, są determinowane poza systemami informacyjnymi. O tym, jakie informa- cje, w jaki sposób, ja k długo m ają być przechowywane, decydują obowiązujące akty prawne, a więc ostatecznie prawnicy, a nie informatycy lub specjaliści z za­

kresu organizacji i zarządzania. Autorzy tych aktów prawnych i uchwalające je organy zwykle nie zadają sobie trudu oszacowania, jakie koszty będzie musiała ponieść gospodarka i społeczeństwo w związku z ich pomysłami przechowywania wielkich zbiorów informacji przez lata, "na wszelki wypadek".

W ypracowanie m etod oceny kosztów przechowywania informacji i zasad, jakimi powinni kierować się twórcy prawa oraz gestorzy i projektanci systemów informacyjnych, aby koszty me minimalizować, jest ważnym zadaniem ekonomi­

ki informacji.