Marek KLOC
Streszczenie: Opracowanie przedstawia wybór, wdrożenie i rozwój Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP firmy GEAC (dawniej:
JBA) “SYSTEM 21” w Lubuskiej Wytwórni Wódek Gatunkowych “POLMOS”
S.A. w Zielonej Górze.
Wybór rozwiązania
Decyzję o konieczności wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) podjęto w połowie 1993 roku. Przyjęto, iż wybrane rozwiązanie będzie obsługiwało wszelkie obszary funkcjonalne przedsiębiorstwa i wszystkie szczeble zarządzania. Spośród otrzymanych ofert został wybrany system BIZNES400” firmy JBA Polska. W grudniu podpisano umowę na wdrożenie systemu oraz dostawę platformy sprzętowej IBM AS/400.
Podczas procesu wyboru rozwiązania przyjęto wiele założeń i wymagań co do:
oferty i umowy,
funkcjonalności i zakresu systemu,
dopasowania do specyfiki przedsiębiorstwa i branży, poziomu i zakresu świadczonego serwisu,
dalszego utrzymania i perspektyw rozwoju, spodziewanych korzyści.
Istotne było, aby wybrany system był zintegrowany i kompleksowy. Wszelkie informacje raz wprowadzone miały być dostępne natychmiast we wszystkich modułach systemu. Ponadto musiał być w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami, spolszczony, spełniający specyficzne wymagania branżowe m.in.
pełną funkcjonalność obsługi obszaru podatku akcyzowego, sterowania produkcją alkoholu. W ybrana platforma sprzętowa miała zapewnić wysokie bezpieczeństwo zgromadzonych danych, bezawaryjność, ciągłość i łatwość skalowalności.
Dostawca miał zagwarantować wdrożenie w zakładanych kosztach i przyjętym czasie realizacji.
Wybór systemu w roku 1993 nie był procesem łatwym, zdawaliśmy sobie sprawę iż jest to decyzja bardzo ważna dla firmy o konsekwencjach długofalowych.
Trudno było oszacować doświadczenie, wiarygodność, potencjał i zdolność do realizacji przedsięwzięcia przez wybranych dostawców. Firmy funkcjonujące na polskim rynku nie posiadały kompleksowych wdrożeń w kraju.
Z drugiej strony nie było możliwe dalsze efektywne zarządzanie firm ą podejmowanie trafnych decyzji operacyjnych i strategicznych, prowadzenie jej rozwoju bez odpowiednich rozwiązań informatycznych wspomagających wszelkie procesy zachodzące w firmie.
Firma, która spełniała nasze warunki nie posiadała wdrożeń i referencji w kraju.
Pragnąc zabezpieczyć inwestycję na przyszłość, postanowiliśmy wprowadzić zapis do umowy iż w sytuacji wystąpienia problemów z realizacją projektu, nastąpi
umowa na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP - JBA “BIZNES400” na platformie sprzętowej IBM AS/400,
instalacja i konfiguracja systemu IBM AS/400, JBA
“BIZNES400”, oraz przygotowanie odpowiedniego zaplecza i pomieszczeń do przeprowadzania wstępnych szkoleń z tymczasową instalacją sieciow ą
wybór dostawcy w zakresie budowy strukturalnej sieci komputerowej, rozpoczęcie i budowa instalacji,
opracowanie i przyjęcie szczegółowego harmonogramu szkoleń i wdrożenia,
tworzenie infrastruktury centralnego podtrzymania zasilania, przygotowanie środowiska testowego w JBA “BIZNES400” , powołane zespoły wdrożeniowe w podprojektach (Finanse, Sprzedaż, Zaopatrzenie, Produkcja),
zakończenie wdrożenie systemu oprócz części produkcyjnej, przeniesienie wymaganych danych z dotychczasowego systemu informatycznego, uruchomienie systemu,
rozpoczęcie pracy systemu w środowisku rzeczywistym, rozpoczęcie wdrożenia części produkcyjnej systemu, podłączenie zdalne Oddziału Zakładu nr 2,
przejście z wersji systemu “BIZNES400” do “System 21”, audyt rozwiązania, optymalizacja systemu,
zintegrowany interfejs importu/exportu danych z magazynu zamiejscowego,
hurtownia danych na bazie produktów firmy Cognos weryfikacja wdrożenia w zakresie produkcji,
testy na zgodność z “Problemem Roku 2000”,
uruchomienie systemu poczty elektronicznej oraz obiegu dokumentów na platformie Lotus Notes,
uruchomienie rozwiązania internetowego e-commerce21 rozbudowa i integracja z “Systemem21” hurtowni danych
uruchomienie i rozpoczęcie wdrożenia systemu analiz finansowych Active Reporter (Applix TM1).
Wspótpraca
Kompetencje, umiejętność postrzegania potrzeb firmy oraz dostarczanie odpowiednich rozwiązań jest niezbędne do osiągania założonych efektów z wdrożenia, utrzymania prawidłowego kierunku rozwoju systemu oraz zwrotu inwestycji.
Z perspektywy dotychczasowych doświadczeń istotne było budowanie zasad partnerstwa pomiędzy klientem a dostawcą.
Trudno jest przewidzieć jak firma będzie funkcjonowała za kilka lat, ciągłe zmiany wewnętrzne i zewnętrzne wymagają dostarczania odpowiednich narzędzi i wiedzy dostosowanych do zmieniającego się otoczenia.
Wybór odpowiedniego dostawcy-partnera oraz systemu informatycznego jest bardzo ważnym czynnikiem zabezpieczenia prawidłowego rozwoju firmy dostosowanego do aktualnych i przyszłych potrzeb.
Wymagania te wymuszają dobór wysokiej klasy konsultantów-praktyków, znajomości procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, odpowiedniego transferu wiedzy, właściwej organizacji ze strony dostawcy i klienta.
Organizacja i przebieg wdrożenia
Powołano zintegrowane zespoły wdrożeniowe po stronie JBA Polska oraz LWWG POLMOS” S.A. w obszarach Podprojektów: Finanse, Sprzedaż, Zaopatrzenie, Produkcja.
Rys. 1. Organizacja LWWG “POLMOS” S.A.
Przyjęto dokładny plan wdrożenia systemu oraz szkoleń użytkowników końcowych, kontrolowany na bieżąco przez Radę Projektu Komputeryzacji, która porządkowała i dyscyplinowała przebieg przedsięwzięcia oraz postęp prac.
Biorąc pod uwagę, iż wdrożenie systemu ma duży wpływ na całą organizację w firmie, w skład projektu weszły osoby z kierownictwa i zarządu firmy. Zarząd Firmy udzielił wymaganych uprawnień i kompetencji do przeprowadzenia wdrożenia.
Dodatkowo powołano grupę tzw. koordynatorów podprojektów, składającą się z osób które w największym stopniu angażowały się w projekt. Były to osoby, które widziały szansę swojego rozwoju i awansu poprzez aktywne uczestnictwo w przeprowadzanym projekcie. Będąc na co dzień pracownikami w obszarze danego podprojektu pośredniczyli pomiędzy użytkownikiem końcowym a Radą Projektu. Pozwoliło to na dokładną analizę pracy użytkowników oraz bieżącą kontrolę procesu wdrożenia. Koordynatorzy funkcjonujący w poszczególnych Podprojektach byli odpowiedzialni za opracowywanie wniosków oraz zgłaszanie uwag do.Rady Projektu.
Przyjęta struktura zdała egzamin i obowiązuje do chwili obecnej.
Rys. 2. Organizacja JBA Polska
Po stronie dostawcy powstała podobna struktura organizacyjna porządkująca proces wdrożenia. Kontakty odbywały się pomiędzy Kierownikami Projektu, Szefami Podprojektów i konsultantami odpowiedzialnymi za dany obszar funkcjonalny.
Istotne elementy na ścieżce wdrożeniowej
Inwentaryzacja otoczenia organizacyjnego przed wdrożeniem systemu, wybór użytkowników, zaprojektowanie przyszłego otoczenia organizacyjnego i systemowego to bardzo ważne procedury przygotowania wdrożenia.
Jednym z kluczowych elementów unikania potencjalnych zagrożeń w realizacji projektu było przestrzeganie harmonogramu wdrożenia, wykonywanych prac i ich terminowości (syndrom studenta) oraz właściwy transfer wiedzy.
Niezbędne było precyzyjne określenie i ewentualne zmodyfikowanie Zakładowego Planu Kont do realizacji elementów związanych z późniejszym uruchomieniem rachunku kosztów, uzyskiwaniem odpowiednich analiz, rentowności wyrobów czy budżetowaniem.
Utw° rzenie prawidłowo opisanej bazy indeksów materiałowych pozwoliło na późniejsze otrzymywanie danych w różnych przekrojach, łatwiejsze wdrożenie hurtowni danych i rozwiązań e-commerce. Do tego zadania powołano osoby odpowiedzialne za definiowanie i utrzymywanie bazy katalogów. Ze strony tych użytkowników wymagana jest szczególna dokładność i precyzja, gdyż wszelkie błędy popełnione w tym obszarze mają wpływ na naliczanie np. podatku akcyzowego (błędna moc, pojemność czy grupa akcyzowa).
Strukturalna sieć komputerową z centralnym podtrzymaniem zasilania zapewnia ciągłość przetwarzania i bezpieczeństwo danych.
Szczegółowy zakres autoryzacji oraz prawo dostępu do wybranych ekranów, opcji i funkcji gwarantuje bezpieczeństwo danych.
Unikanie zagrożeń
Warunkiem sukcesu wdrożenia był udział w projekcie kompetentnych i zaangażowanych osób oraz poparcie Zarządu Firmy.
W początkowej fazie należało zidentyfikować te grupy pracowników, które miały największy wpływ na powodzenie projektu.
Osoby odpowiedzialne za koordynację wdrożenia, w tym informatycy zakładowi nie powinni myśleć wyłącznie kategoriami “bitów” lecz zacząć postrzegać system informatyczny kategoriami biznesowymi zachodzącymi w firmie.
Wszystkie cele powinny być jasno sprecyzowane i realizowane przez wyznaczone osoby o pozytywnej postawie wobec postawionych zadań.
Uruchomiono program konsultacji i informacji dla pracowników, który zmniejszał na etapie wdrożenia opór przed zmianami. Poczucie zagrożenia, zbędności dotychczas wykonywanej pracy, niedoinformowanie, złe zrozumienie procesów zachodzących w firmie mogło w efekcie powodować brak właściwego zaangażowania, sceptycyzm, pasywność lub krytykę.
Konieczna była również szybka reakcja w sytuacjach konfliktowych. Strony umowy musiały być elastyczne i podatne na wybór dopuszczalnych rozwiązań. Nie można było trwać w sztywnej postawie “tak musi być, lub tak było kiedyś”, należało zawsze rozważyć możliwość zastosowania innego rozwiązania.
Ważne było zapewnienie stabilności kadry wdrażającej system, bowiem każda zmiana personalna w zespole mogła skutkować opóźnieniem projektu.
Rozszerzenia systemu
System Informowania Kierownictwa
Hurtownia Danych została zbudowana na bazie produktów firmy COGNOS (PowerPlay, Impromptu). W systemie ERP następuje wstępne wydzielanie 1 Przygotowywanie tematyczne danych do dalszego przetwarzania. Zostają
zbudowane tematyczne, wielowymiarowe kostki, na bazie których można prowadzić analizy, sporządzać raporty i sprawozdania, obserwować trendy.
Obsługa Podatku Akcyzowego
Przygotowano specjalizowany moduł systemu, zintegrowany z Systemem21 do obsługi podatku akcyzowego. Umożliwia on naliczanie zaliczek dziennych, wyliczanie podatku akcyzowego, sporządzanie obrachunku wyrobów spirytusowych za wybrany okres oraz przeprowadzanie inwentaryzacji.
Metody i funkcjonalność modułu są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami, opierają się na rzeczywistej gospodarce magazynowej przedsiębiorstwa.
System Analiz Finansowych Active Reporter
Jest to rozwiązanie zintegrowane z Rejestrem Głównym Systemu21. Bazuje na produkcie klasy OLAP (On-Line Analitycal Processing) firmy Applix o nazwie
“TM 1” . Pozwala na uzyskiwanie wszelkich informacji, raportów i zestawień na bazie zapisów w rejestrze głównym (np. automatyzuje tworzenie zestawienia przepływu środków pieniężnych, różnych sprawozdań finansowych) w układzie wielowymiarowym.
E-commerce21
System został dostarczony i uruchomiony przez Geac Polska. Jest w pełni zintegrowany z systemem ERP. Stanowi platformę handlu elektronicznego dla wybranych odbiorców Spółki. Wprowadzono do przyjętego rozwiązania model biznesowy który funkcjonuje w firmie.
Technologicznie został zaprojektowany i wykonany zgodnie z najnowszą technologią internetową - Java 2 Platform Enterprise Edition - J2EE. Serwerem aplikacji jest WebSphere Application Server 3.5 Advanced Edition firmy IBM Co.
(zawiera również serwer HTTP).
M arek Kloc
Koordynator ds. Informatyki
Z-ca Przewodniczącego Rady Komputeryzacji LW W G “POLMOS” S.A.
ul. Jedności 59 65-018 Zielona Góra
e-mail: marek kloc@polmos.zgora.pl
TRANSFORMACJA WIZJI BIZNESOWEJ NA WYMAGANIA DLA