Koszt udostępniania informacji

Badając koszty udostępniania informacji powinniśmy wyróżnić następują­

ce sytuacje:

a) udostępnienie informacji poprzez przekazanie materialnego nośni­

ka informacji konkretnemu użytkownikowi, np. koszt wypożycze­

nia książki w bibliotece,

b) upowszechnienie informacji, np. koszt emisji programu telewizyj­

nego lub koszt emisji reklamowego "wideoklipu",

c) zapewnienie dostępu do zasobów informacyjnych, np. koszt zało­

żenia i utrzymania strony w internecie,

d) udostępnienie informacji w form ie usługi informacyjnej, np. koszt wynajęcia konsultanta lub doradcy współpracujący ze zlecenio­

dawcą.

W każdym z tych przypadków inaczej definiujemy koszt informacji i inne składniki uwzględniamy przy jego mierzeniu. Istotne jest, aby uwzględniać wszystkie koszty udostępniania informacji w danym procesie. Chodzi tu o nastę­

pujące składniki kosztów:

1) koszt dostosowania informacji do udostępniania, np. zredagowanie infor­

macji w formie przeznaczonej do udostępniania określonej grupie użyt­

kowników, oprawienie często wypożyczanego podręcznika w bibliotece w tw ardą oprawę, przeniesienie informacji na CD ROM udostępniany od­

biorcy, przygotowanie danych do umieszczenia na stronie internetowej, koszt wydrukowania odpowiedniej liczby kopii informacji (nakład gazety lub książki);

2) koszty osobowe i koszty urządzeń służących udostępnianiu informacji, np.

koszty osobowe i techniczne wypożyczalni i czytelni w bibliotece, koszty utrzym ania informatorium w centralnym urzędzie statystycznym (lokal, kadra, urządzenia techniczne, końcówki do baz danych itd.) bądź innych informatoriów, koszty utrzymania strony internetowej;

3) koszty bezpośrednie udostępnienia informacji użytkownikowi, kadrowe i techniczne: wypożyczenie książki przez bibliotekarza, obsługa osoby od­

wiedzającej informatorium, koszty sporządzenia kopii informacji, koszt udzielenia informacji telefonicznej, koszty kolportażu książek lub czaso­

pism, koszt drukowania i udostępniania wyciągów bankowych, "pasków wypłat pracowników;

4) koszty odebrania udostępnionej informacji przez użytkownika: czas i koszt potrzebny na odwiedzenie biblioteki, koszt kontaktu telefonicznego z informatorium, koszt odwiedzenia strony internetowej, koszt i czas użytkownika potrzebny na odwiedzenie księgam i oraz koszt kupna książki lub czasopisma, czas potrzebny na odnalezienie poszukiwanej informacji w wielostronicowej gazecie, czas zmarnowany przez telewidza oczekują­

cego ważnych informacji politycznych na obejrzenie całego "dziennika . Jako widać, koszty udostępniania informacji są niem ałe nie tylko w syste­

mach, których główną funkcją jest udostępnianie informacji, ale w wielu innych systemach informacyjnych. Optym alizacja kosztu udostępniania informacji po­

winna polegać na wyborze odpowiednich metod organizacji danych w zbiorach przeznaczonych do udostępniania, technik udostępniania, w tym właściwego do­

boru nowoczesnych technologii informacyjnych, duże zmiany w dziedzinie kosztu udostępniania informacji wprow adzają nowoczesne technologie telekomunikacyj­

ne, a zwłaszcza Internet.

Szczególną form ą udostępniania informacji jest ich upowszechnianie.

Upowszechnianie informacji jest to udostępnienie informacji nie zidentyfikowanej zbiorowości użytkowników. Np. emisja programu radiowego lub telewizyjnego, przekazanie do kolportażu kilkusettysięcznego nakładu czasopisma, a obecnie także zam ieszczenie informacji na stronie w Internecie.

Upowszechnianie informacji jest "rozrzutną" z ekonomicznego punktu wi­

dzenia form ą udostępniania informacji w przypadku tradycyjnych nośników mate­

rialnych (inform acje drukowane na papierze lub na innych nośnikach material­

nych). Koszt upowszechnienia informacji na tradycyjnych nośnikach trwałych zależy bowiem od wielkości zbioru danych oraz jest od liczby wyprodukowanych nośników materialnych. Np. jeżeli chcemy zwiększyć zasięg upowszechnienia gazety, musim y wydrukować większy nakład, jeżeli polityk chce dotrzeć do wy­

borców bezpośrednio, jego sztab wyborczy musi zorganizować więcej mityngów politycznych w różnych miejscowościach kraju.

W przypadku nietrwałych nośników elektronicznych (transmisja telewi­

zyjna lub radiowa) koszt upowszechnienia informacji jest stały niezależnie od liczby odbiorców. Koszt upowszechnienia informacji przez radio czy telewizję jest taki sam, niezależnie od tego, czy ogląda lub słucha program kilkunastu odbior­

ców, czy kilkanaście milionów.

Ta istotna różnica jakościow a między kosztem upowszechnienia informa­

cji w warunkach nośników tradycyjnych i mediów elektronicznych pozwala na optymalizowanie kosztu udostępniania i upowszechniania informacji. Możemy obliczyć dość precyzyjnie, jaki jest całkowity koszt udostępnienia (upowszechnie­

nia) określonej informacji oraz jaki koszt przypada na jednego użytkownika.

Można więc precyzyjnie ustalić, dla jakiej liczby użytkowników koszt udostępnie­

nia informacji jednem u użytkownikowi na nośnikach tradycyjnych będzie równy / większy / m niejszy od kosztu udostępnienia informacji na pomocą mediów elek­

tronicznych (radio, telewizja, internet).

Trzeba jednak pamiętać, że nie ma pełnej funkcjonalnej substytucji mię­

dzy nośnikami m aterialnym i informacji. Obejrzenie kilkunastosekundowej wia­

domości w telewizji nie jest pełnym funkcjonalnym substytutem tej samej wiado­

mości wydrukowanej w gazecie. Przestudiowanie drukowanego artykułu nauko­

wego nie może być zastąpione przez wykład, i odwrotnie, artykuł nie zastąpi wy­

kładu. Ten sam wykład w "uniwersytecie radiowym" jest substytutem wykładu w auli uniwersyteckiej. Udział w mityngu wyborczym jest czym innym, aniżeli obej­

rzenie transmisji telewizyjnej z tegoż mityngu. Każda z form techniczno - organi- zacyjnych udostępniania informacji (radio, telewizja, czasopismo, wykład, mi­

tyng) pociąga za sobą inne koszty udostępniania, tak całkowite, jak i koszty jed ­ nostkowe tzn. koszt udostępnienia danej informacji jednem u użytkownikowi. Z punktu widzenia nadawcy informacji ważne są koszty jednostkowe udostępnienia mformacji. Dąży się do tego, aby były one jak najniższe. Nie można jednak mini­

malizować kosztów jednostkowych udostępniania informacji "za w szelką cenę , zwłaszcza nie wolno zapominać o specyfice danego nośnika materialnego. Wykład uniwersytecki dla 1200 słuchaczy (bo tyle może pom ieścić Audytorium Maximum w Uniwersytecie W arszawskim) nie zastąpi "kameralnego" wykładu około stu słuchaczy, a seminarium daje dobre efekty wtedy, gdy uczestniczy w nim kilkana­

ście osób. Z kolei reklama proszku do prania może być upowszechniana masowe­

mu odbiorcy przez telewizję, najlepiej "w godzinach największej oglądalności , ponieważ wtedy koszt jednostkowy udostępnienia informacji jest najniższy. Na podstawie oceny kosztów jednostkowych udostępnienia informacji stacje telewi­

zyjne i wydawcy prasowi kształtują ceny za ogłoszenia płatne. N ie jest to poparte zwykłe precyzyjnym i kalkulacjami kosztów udostępniania, ale wystarczającymi dla praktyki szacunkami "oglądalności" i "czytelnictwa".