BAZIE SYSTEMU ERP ORAZ APLIKACJI INTERNETOWYCH
Piotr PACZKOWSKI
Wstęp
Łańcuch dostaw definiowany jest jako proces przepływu materiałów, produktów oraz usług, a także informacji i środków pieniężnych w celu realizacji potrzeb finalnego odbiorcy. W łańcuchu dostaw funkcjonują następujące ogniwa:
- dostawca;
- transport;
- producenci;
- dystrybutorzy;
- detaliści;
- konsumenci.
N a prawidłowe, efektywne i sprawne funkcjonowanie tak rozumianego łańcucha dostaw m ają wpływ następujące czynniki:
- technologia informatyczna;
- strategia;
- ludzie.
W ostatnich latach zauważalny jest istotny postęp w zarządzaniu łańcuchem dostaw poprzez kreowanie w ramach poszczególnych czynników nowocześniejszych metod i narzędzi kierowania przedsiębiorstwem. Ich wykorzystanie powoduje, że w procesie ewolucyjnym następuje coraz to większa integracja poszczególnych ogniw rynkowych łańcucha dostaw. Biorąc pod uwagę wpływ poszczególnych czynników i ich oddziaływanie w ramach wspomnianego ewolucjonizmu możemy wyróżnić następujące formy modelowe łańcucha dostaw:
- model piramidy;
- model piramidy procesowej;
- model przedsiębiorstwa zintegrowanego;
- model przedsiębiorstwa sieciowego.
Model piramidy zbudowany jest na bazie niezależnie funkcjonujących oprogramowań w wybranych departamentach i namiastki systemów transakcyjnych. Koncentruje się on na integracji funkcjonalnej w ramach przedsiębiorstwa, co powoduje w efekcie, że miary efektywności pracy skoncentrowane są w departamentach, w których zlokalizowani są eksperci w swoich dziedzinach. W takim modelu pracownicy skoncentrowani są na swoich stanowiskach pracy i zadaniach jakie maja do wykonania. Przepływ Informacji ma charakter nieformalny i występuje tylko pomiędzy wybranymi pracownikami.
125
Ma on raczej charakter przypadkowy a nie zamierzonego kierunku jego
przepływu. _ .
Model piramidy procesowej wynika z wprowadzenie różnej technologu informatycznej w skali całego przedsiębiorstwa. Model taki pozwala na międzyfunkcjonalną integrację poszczególnych działów. Rozszerzenie technologii informatycznej na znacznie w iększą ilość pionów organizacyjnych i ich połączenie w zakresie przekazu i wykorzystania informacji, powoduje powstanie grup pracowniczych odpowiedzialnych za realizacje procesów.
Ponadto taki model umożliwia wprowadzenie mierników pomiaru efektywności pracy. W modelu piramidy procesowej technologia informatyczna zamyka się w granicach przedsiębiorstwa. N ie występuje jeszcze integracja z dostawcami i klientami.
Powstanie modelu przedsiębiorstwa zintegrowanego jest następstwem zaawansowanego rozwoju technologii informatycznej poprzez wprowadzanie na rynek wyspecjalizowanych systemów ERP, dedykowanych nie tylko dla jednego przedsiębiorstwa ale dla poszczególnych branż bądź sektorów gospodarki.
Systemy ERP integrują działalność całego przedsiębiorstwa oraz umożliwiają kontakty handlowe z niektórymi partnerami biznesowymi. Następuje częściowa integracja sąsiadujących ogniw łańcucha dostaw. Procesy wychodzą poza ramy przedsiębiorstwa oraz powstają samodzielne grupy zadaniowe z właścicielem procesów na czele, z wyraźnie zdefiniowanymi celami i rozliczanymi za efekty końcowe. W prowadza się również międzyfunkcjonalne podejmowanie decyzji wraz z systemem ocen pracowników.
Model przedsiębiorstwa sieciowego zbudowany jest na takiej architekturze informatycznej, która wspomaga funkcjonowanie łańcucha dostaw poprzez wykorzystanie aplikacji internetowych. Pozwala to na wprowadzenie strategii szybkiej reakcji na nowe potrzeby rynku oraz integracji „end to end czyli całego łańcucha dostaw. Procesy ustawione są przede wszystkim na szanse i maksymalizowanie wartości dodanej a grupy zadaniowe przedsiębiorstwa skoncentrowane są na relacjach z partnerami handlowymi.
W obecnej dobie rozwoju gospodarczego jak również realizacji potrzeb klienta uzyskanie pozycji konkurencyjnej uwarunkowane jest osiągnięciem pozycji modelu przedsiębiorstwa sieciowego. Pozycja rynkowa, jaką przedsiębiorstwo osiągnie, zależy od obecnego potencjału konkurencyjnego i od strategii rozumianej jako sposób zmiany zasobów tworzących potencjał przedsiębiorstwa.
Tak jak łańcuch dostaw charakteryzuje się pew ną określoną drogą przemian ewolucyjnych tak każde przedsiębiorstwo im podlega. Nie jest zatem możliwe wejście przez firmę w fazę modelu przedsiębiorstwa sieciowego z pominięciem faz poprzedzających.
Większość polskich przedsiębiorstw znajduje się na pograniczu modelu piramidy procesowej a przedsiębiorstwa zintegrowanego.
Jak zostało wspomniane wcześniej w modelu przedsiębiorstwa zintegrowanego, zachodzące procesy opuszczają ramy przedsiębiorstwa i integrują się z otoczeniem. Pierwszym procesem obejmującym swoim zasięgiem
partnerów handlowych jest proces sprzedaży. Wynika to z faktu, że jest on jednym z podstawowych elementów strategii przedsiębiorstw. Proces sprzedaży obejmuje takie czynniki jak:
- prognozę sprzedaży;
- prezentację oferty;
- obsługę klienta;
- dystrybucję, jak również
- reklamę i promocję;
- relacje z klientami;
- planowanie i kontrolę marketingu.
Brak właściwego zasobu informacyjnego, lokalizacji informacji, identyfikacji adresata informacji uniemożliwia realizacje skutecznego procesu sprzedaży. Podstawowym narzędziem zwiększającym skuteczność procesu jest wprowadzenie do przedsiębiorstwa takiego systemu ERP, który zintegruje z sobą wszystkie elementy wpływające na efektywna sprzedaż. Systemy te z uwagi na swoją bogatą architekturę aplikacyjną pozwalają obsłużyć wszystkie funkcje obszaru sprzedaży. Rozszerzenie zasobów systemu ERP o aplikacje CRM umożliwiają zarządzanie strategicznym celem każdego przedsiębiorstwa jakim jest klient.
Studium przypadku - system ERP w przedsiębiorstwie dystrybucyjnym Efekty wdrożenia systemu ERP i wpływ na proces sprzedaży w przedsiębiorstwie dystrybucyjnym
Wewnętrzna restrukturyzacja podparta wysoko wyspecjalizowanym narzędziem informatycznym (system ERP) przyniosła wymierne efekty tak wewnątrz-organizacyjne jak i rynkowe. Na szczególna uwagę zasługują:
1. Posiadanie bieżącej informacji o wyniku finansowym przedsiębiorstwa poprzez:
□ Otrzym ywanie raportów miesięcznych jeden dzień po zakończeniu miesiąca;
□ Możliwości bieżącego generowania starzenia się należności i zobowiązań;
□ Ścisłe kontrolowanie limitów kredytowych kontrahentów;
□ Natychm iastowy dostęp do statystyk dystrybucyjnych i finansowych 2. Zmniejszenie kosztów obsługi zleceń zakupu:
□ W oparciu o stary system 16 osób obejmowało 27000 pozycji asortymentowych a warunkach nowego systemu 50.000 pozycji asortymentowych realizuje 8 osób;
□ W zakresie obsługi zleceń wewnętrznych w starym systemie 27.000 pozycji asortymentowych wymagało obciążenia 6 godzin natomiast przy wykorzystaniu nowego systemu 3 godziny na 50.000 pozycji;
□ Stopień realizacji zleceń wewnętrznych wzrósł z 75% do 9 2 /o.
3. Racjonalniejsze zarządzanie zapasami a w szczególności:
a P o p ra w a rotacji za p asam i o 20%;
□ Możliwość dokonywania szybkiej segmentacji zapasów i na tej podstawie tworzenie zapasów optymalnych w skali całej sieci.
4. Stworzenie nowego kanału dystrybucji - Internet co pozwoliło w efekcie na:□ Dotarcie do nowego klienta (warsztat) leżącego poza zasięgiem
działania jednego z oddziałów;
□ Brak konieczności zatrudniania nowych pracowników do obsługi
zleceń internetowych; _
□ Możliwość dostarczenia klientowi informacji technicznej tak bezpośrednio przed zakupem jak i po;
□ Możliwość dostarczania bieżącej informacji o dostępności towaru,
□ Bieżące śledzenie statusu zleceń sprzedaży;
□ Dostęp przez klienta do wszystkich swoich rozrachunków.
Wdrożenie systemu klasy ERP wpłynęło w sposób znaczący na popraw?
funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. W ymuszone zostały zmiany organizacyjne, które spowodowały obniżenie kosztów o 25%. Patrząc na zakres przedsięwzięć zrealizowanych w przedsiębiorstwie należy stwierdzić, że firma ma otwartą drogę do dalszego rozwoju jako platforma rozwijająca nowe lokalizacje i produkty. Stworzenie nowego kanału dystrybucji poprzez wykorzystanie aplikacji internetowych umożliwiło wykreowanie nowej formy funkcjonowania całego łańcucha dostaw.
Piotr Paczkowski ComputerLand S.A.
OUTSOURCING W INFORMATYCE - KORZYŚCI I