Zastosowanie „PRINCE2”

Planowanie rzeczowe: Głównym pomysłem organizującym wszystkie pozostałe składniki konstrukcyjne metodyki „Prince2” jest planowanie rzeczowe.

Planowanie rzeczowe - w przeciwieństwie do planowania zorientowanego na działania - jest zabiegiem psychologicznym domagającym się od projektanta planu pracy namacalnych konkretów pomiędzy którymi nie ma m iejsca na czynności niepotrzebne. Planowanie rzeczowe, pod warunkiem użycia właściwej technologii budowania systemu - o czym za chwilę - dzięki zastosowaniu swoistego rozwinięcia materiałowego produktu końcowego, w sposób naturalny - z definicji - powoduje budowanie minimalnych ale zupełnych planów. Innymi słowy, nie tylko przedsięwzięcie nie jest zaplątane w wykonywanie zadań nadmiarowych, ale ma także swoiste zapewnienie, że o niczym nie zapomniano.

Optymalizacja działań: Dzięki temu, że najważniejszym jest produkt oraz dzięki pełnej ewidencji produktów składowanych w „magazynie wyrobów gotowych”, planowanie rzeczowe umożliwia kierownikowi projektu zdroworozsądkową optymalizację pracy w szędzietam gdzie chwilowy splot uwarunkowań w sposób przejrzysty to umożliwia a których to sytuacji nie można było wcześniej przewidzieć. Porównując planowanie rzeczowe do planowania działań zauważamy, że planowanie rzeczowe pozostawia kierownikowi projektu znaczniejszą swobodę do obchodzenia barier bez naruszania wymagań kontraktowych, co znacznie ułatwia pracę i łagodzi napięcia niezmiennie towarzyszące dużym projektom.

Technologia budowania systemu docelowego: M etodyka „Prince2” jest ogólną m etodą organizacyjną, administracyjną oraz ewidencjonowania i nie wypowiada się na temat poprawności technologicznej prowadzonych prac oprócz

pozostawienia miejsca dla technologii zarówno w planie rzeczowym jak i przy harmonogramowaniu etapów technicznych. „Prince2” wymaga zastosowanie dwóch etapów rozpoczynających projekt oraz jednego etapu kończącego projekt.

Pomiędzy nimi znajdują się etapy techniczne, które się planuje w zgodzie z zastosowaną technologią - np. w przypadku wdrażania systemów informatycznych: metodyki AIM, ASAP, Target, Implex i inne. W typowym projekcie wdrożeniowym systemu informatycznego w firmie jednozakładowej mogą to być etapy: analizowania potrzeb i specyfikowania wymagań, projektowania technicznego, rozwoju systemu i szkoleń wstępnych, instalacji, testowania i szkoleń docelowych, odbioru. W firmie wielozakładowej projekt można podzielić na etapy zorientowane na poszczególne zakłady, itd. „Prince2”

wymaga tylko by każdy etap wytworzył jasno określony i odrębny produkt.

Odpowiedzialność: System odpowiedzialności w „Prince2” zbudowano w oparciu o hierarchię zespołów wykonawczych z trzyosobowym zespołem sterującym na czele. Każdy szczebel organizacji jest obarczony

„Niezbywalnym Obowiązkiem Dostarczenia Określonego Produktu, W Określonym Terminie i Za Określone Nakłady” .

Trzy osobowy skład zespołu sterującego jest rozwiązaniem szalenie istotnym.

Zasiadają w nim przedstawiciele trzech interesów: właściciela, użytkownika końcowego oraz wykonawcy. Wszystkie decyzje zespołu sterującego wymagają pełnej zgodności zdań. Niedopuszczalnym jest podejmowanie decyzji przez głosowanie. Kierownik projektu składa regularne sprawozdania z postępów pracy przed całym zespołem - w przypadku wdrożeń systemów informatycznych nie rzadziej niż raz w tygodniu.

Zorientowanie rzeczowe postulowane przez „Prince2” deleguje odpowiedzialność za dostawy w dół, na pierwszym miejscu stawiając na odpowiedniej jakości produkt, sposób wykonania z zasady pozostawiając wymogom technologicznym oraz wykonawcy. System delegowania odpowiedzialności rzeczowej umożliwia dopasowanie poziomu kontroli właściwego do zakresu doświadczeń powołanych zasobów ludzkich. Zespoły wykonawcze „Prince2” są wspomagane przez szereg zespołów pomocniczych zapewniających kierownikowi projektu odpowiednie wsparcie administracyjne, księgowe i planistyczne a także zaplecze metodyczne, rewizyjne oraz doradczo konsultacyjne.

Uzasadnienie efektywności ekonomicznej: Planowanie rzeczowe będąc zorientowanym na dostawę produktu końcowego ułatwia ułożenie uzasadnienia efektywności ekonomicznej inwestycji dając sponsorowi projektu klarowną podstawę do szukania go w strategii przedsiębiorstwa. Zgodnie z zaleceniami Roberta Kapłana i Davida Nortona ze strategii powinno niezbicie wynikać czego oczekują klienci przedsiębiorstwa oraz jakie czynniki powodzenia musi spełnić wyposażenie organizacyjno-techniczne przedsiębiorstwa by to w sposób opłacalny

klientom dostarczyć. Strategia zatem informuje, które fragmenty działalności operacyjnej wym agają usprawnienia oraz jakich to wymaga możliwości technicznych, za ile i na kiedy - tak by utrzymać przedsiębiorstwo w równowadze.

W trakcie planowania - zwłaszcza systemów informatycznych - należy ciągle jasno stawiać pytanie, które fragmenty systemu będzie taniej zakupić w postaci gotowych dostępnych na rynku produktów. Planowanie rzeczowe jest idealnym mechanizmem ułatwiającym stawianie tego rodzaju pytań oraz znajdowania właściwych odpowiedzi na nowo, praktycznie na każdym etapie przedsięwzięcia.

Zapewnianie jakości: Planowanie rzeczowe umożliwia łatwe zaplanowanie oraz wdrożenie systemu kontroli - a w powiązaniu z rozwiązaniami dotyczącymi diagnozowania przedsięwzięcia także zapewniania - jakości. Najprościej ujmując sprawę zauważamy, że plan rzeczowy daje podstawę do przypisywaniu właściwych i jednorodnych kryteriów odbioru całym grupom wyrobów projektu w zgodzie ze standardami przedsiębiorstwa, bądź specjalnie do tego opracowanymi standardami przedsięwzięcia. Zalecanym przez autora niniejszego opracowania rozszerzeniem normy „Prince2” jest uzupełnienie planu jakości o kryteria gotowości do rozpoczynania wytwarzania poszczególnych produktów.

Kontrolowanie zmian: Plan rzeczowy jest odpowiednikiem „rozwinięcia materiałowego produktu końcowego” które daje solidną i oczywistą podstawę do zaprowadzenia nadzoru konstrukcyjnego (czytaj: kontrolowania zmian) w całym procesie produkcyjnym projektu.

Nadzór produkcyjny: Kierownik projektu posługuje się planem rzeczowym do wypisywania kart zdań oraz rozliczania wykonanych prac. Każdy produkt projektu prowadzonego zgodnie z zasadami „Prince2” jest ewidencjonowany i rozliczany przedmiotowo a tylko namacalny wkład rzeczowy przynosi wartość biegnącej inwestycji.

Rozpoznanie: Plan rzeczowy „Prince2” będąc podstaw ą do prowadzenia ewidencji dostaw, kosztów oraz terminów daje solidny fundament do wykonywania bieżącej oceny „zdrowia” przedsięwzięcia. W ocenie znajduje się dokładne rozpoznanie postępów, odchylenie od planu oraz prognoza terminów i kosztów dostawy produktu końcowego. Dane ewidencyjne dostaw pozw alają na skuteczne ostrzeganie kierownika projektu o nawarstwiających się zagrożeniach wewnątrz oraz w otoczeniu organizacji projektowej.

Zarządzanie: Administracyjne systemy ewidencjonowania oraz oceny jakości dostaw, wraz z systemem spotkań projektowych i kart zadaniowych daje kierownikowi projektu pełnię kontroli administracyjnej nad projektem. Tworzy to możliwość łatwego rozbudowania metodyki „Prince2” o właściwe systemy zarządzania. Niniejszym zaleca się by była to przynajmniej systematyczna diagnoza i doskonalenie organizacji projektu, oraz system sterowania wynikami tak

by zrealizować główny postulat określonego zakresu, terminu i nakładów bez względu na ilość zmian wewnątrz oraz w otoczeniu projektu.

Diagnozowanie i Doskonalenie procesów projektowych: Diagnozowanie i doskonalenie organizacji projektu powinno się odbywać w cyklu tygodniowym i można je bardzo skutecznie zrealizować w oparciu o typowe dla sterowania procesami narzędzia SPC (Statystycznej Kontroli Procesów) włącznie z zastosowaniem:

• klasyfikowania zdarzeń projektowych na przypadkowe i systemowe

• doraźnego usuwania i naprawiania skutków zdarzeń przypadkowych

• diagnozowania i trwałego usuwania przyczyn zdarzeń systemowych, włącznie z wynajdywaniem i grupowaniem przyczyn (np. na wykresie ości rybich) oraz wyważaniem przyczyn i wynajdywaniem najskuteczniejszych działań naprawczych (np.: pareto i korelacja)

D ynamiczne sterowanie w pogoni za celem: W sytuacji ciągłych zmian wyniki tylko w części zależą od skutecznego diagnozowania i usuwania problemów organizacyjnych, technicznych a nawet decyzyjnych projektów. W rzeczywistości prowadzenie kompleksowego i rozciągniętego w czasie projektu ma niewiele wspólnego z podążaniem wzdłuż wytyczonej ścieżki i bardziej przypomina pogoń rakiety ciepłoczułej za samolotem (bądź utrzymywanie pionu na pokładzie rozhuśtanej na wzburzonej fa li łodzi) gdzie zmieniać można (i należy) wszystko za wyjątkiem produktu końcowego - czyli kontraktem określonego zakresu, terminów oraz nakładów. Doświadczony kierownik projektu dysponuje całą gamą możliwości sterowania włącznie z kierowaniem zasobami, żonglowaniem priorytetami, wykorzystywaniem (ostatnio głośnych) buforów czasowych a nawet optymalizowaniem jednych wyników kosztem innych oraz w krańcowym przypadku kontraktowym redefiniowaniem zakresu. „Prince2” prowadząc pełną ewidencję postępów oraz posiadając skuteczny aparat kontroli administracyjnej nad projektem daje do ręki kierownikowi projektu wszystkie potrzebne mu narzędzia do zastosowania najodpowiedniejszego w danej sytuacji systemu sterowania.

Źródła wiedzy o „Prince2”: Na świecie, a szczególnie w W ielkiej Brytanii powstało szereg przedsiębiorstw zajmujących się popularyzacją „Prince2” oraz świadczeniem usług zgodnych z jej normą. Istnieją instytucje, także i w Polsce, gdzie można zakupić materiały oraz uzyskać certyfikat osoby posiadającej odpowiednią wiedzę.

Podsum owując: „Prince2” jest sprawdzoną metodą systematyzowania, ewidencjonowania i zarządzania pracami projektowymi dzięki czemu kierownik zyskuje skuteczne narzędzie sterowania do celu jakim niezmiennie pozostaje :

• dostawa określonego zakresu produktów,

• w określonym przedziale czasowym,

• za określone pieniądze.

19