W praktyce gospodarczej przedsiębiorstwa mają do wyboru wiele systemów informatycznych, których zadaniem jest ułatwienie i przyspieszenie przepływu informacji, przyspieszenie realizacji procesów gospodarczych, podejmowania decyzji, oceny sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa, tworzenie podstaw stra-tegii rozwojowych i scenariuszy konkretnych działań. To od świadomości kadr zarządzających zależy w dużej mierze, jakiej użyteczności i funkcjonalności oczekują od systemów informatycznych, jakim zakresem systemy te powinny dysponować, jakie procesy i zasoby w przedsiębiorstwie będą poddane zarzą-dzaniu poprzez systemy informatyczne. Ich efektywny dobór sprzyja jakości i sprawności kształtowania się systemów informacyjnych, obejmujących wielo-poziomową strukturę, pozwalającą na gromadzenie, przetwarzanie i wykorzy-stanie informacji w zarządzaniu przedsiębiorstwem.
Niebagatelną rolę odgrywają też zasoby finansowe przedsiębiorstwa, gdyż zakup tego typu gotowych systemów informatycznych lub opracowanie takiego systemu dla potrzeb konkretnego podmiotu jest przedsięwzięciem dość kosz-townym. Najczęściej przedsiębiorstwa w pierwszej kolejności zaczynają od zakupu prostych systemów magazynowo-księgowych, poprzez systemy transak-cyjne, a kończą na systemach informowania kierownictwa, czy systemach eks-perckich. Te ostatnie mają już postać bardzo zaawansowanych systemów infor-matycznych, często dedykowanych i dostosowanych do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Umożliwiają one prowadzenie wielowymiarowej analizy przedsiębiorstwa i otoczenia, w którym ono funkcjonuje. Ogólnie rzecz ujmu-jąc, celem wdrażania tych wszystkich systemów jest przyspieszanie i wspoma-ganie procesów decyzyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Wśród systemów informatycznych mających zastosowanie w tych procesach można wymienić:
• Systemy transakcyjne (Transaction Processing Systems – TPS),
• Systemy nowoczesnego biura (Office Automation Systems – OAS),
• Systemy informacyjne zarządzania (Management Information Systems – MIS),
• Systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems – DSS),
• Systemy informowania kierownictwa (Executive Information Systems – EIS),
• Systemy wspomagające kierownictwo (Executive Support Systems – ESS),
• Systemy eksperckie (Expert Systems – ES).
Systemy transakcyjne przetwarzania danych i systemy nowoczesnego biura służą ułatwieniu prowadzenia określonych działań w przedsiębiorstwie na poziomie operacyjnym. Mają zastosowanie w zarządzaniu gospodarką magazy-nową, zapasami, ułatwiają prowadzenie księgowości, rozrachunków
z dostaw-cami i odbiorz dostaw-cami. Mogą też służyć prowadzeniu korespondencji, ewidencji określonych zdarzeń i operacji gospodarczych.
Informatyczny system zarządzania (MIS) jest najważniejszą i największą częścią systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Opiera się głównie na bazach danych i na stosunkowo prostym ich przetwarzaniu oraz prezentacji w postaci raportów. Pracownicy i kadra zarządzająca na bieżąco ma dostęp do podstawowych danych na temat procesów zaopatrzenia, sprzedaży i dystrybu-cji, przepływów środków pieniężnych, itp.
System wspomagania decyzji (DSS) to system informatyczny dostarczający informacje z konkretnego obszaru przedsiębiorstwa. Wykorzystuje on ana-lityczne modele decyzyjne z dostępem do baz danych w celu wspomagania zarządzających w skutecznym działaniu. Zarządzający uzyskują w ramach tego systemu zestaw określonych raportów i analiz opisujących dotychczasową dzia-łalność przedsiębiorstwa, jego wyniki ekonomiczno-finansowe, które z kolei stanowią podstawę decyzyjną na przyszłość. System ten ułatwia podejmowanie decyzji np. w zakresie:
• ustalenia optymalnych wariantów planów produkcji i sprzedaży, przy róż-nych zestawach zasobów,
• oceny wpływu różnych czynników na zmiany danego wariantu planu,
• oceny przyszłych warunków działania,
• wyboru kryteriów oceny wariantów działania,
• ustalenia niezbędnych nakładów dla realizacji przyjmowanych zamierzeń,
• oceny występujących ograniczeń dla nakładów,
• ustalenia limitów budżetowych,
• rozwiązań preferowanych przez konkurencję,
• obszarów problemowych, które mogą się pojawić w trakcie realizacji przy-jętych planów.
System informowania kierownictwa EIS i system wspomagania kierownic-twa ESS pomagają kierownictwu przedsiębiorskierownic-twa prowadzić monitoring dzia-łalności, skupiając uwagę bardziej na ogólnym, sprawnym oraz efektywnym funkcjonowaniu firmy niż na optymalizacji konkretnych decyzji. Służą temu rozbudowane systemy zapytań oraz indywidualizacja przedstawianych rapor-tów. Systemy te umożliwiają graficzne zestawienie wielu informacji w ujęciu wartościowym i ilościowym. System EIS oferuje zestaw narzędzi służących do analizy m.in. bilansu, rachunku zysków i strat, przepływów pieniężnych, war-tości rzeczywistych kilkudziesięciu wskaźników opisujących sytuację ekono-miczno-finansową i ich zmiany w czasie. Umożliwiają one również prześle-dzenie danych w układzie historycznym za np. ostatnie pięć lat. Dodatkową rolą, jaką pełni EIS to koordynacja i standaryzacja gromadzonych w przedsię-biorstwie informacji. Dobry EIS musi być systemem otwartym, oczekującym na zmiany i nigdy do końca niezakończonym.
29
Rozdział 1. Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)…
Główne cechy systemu informowania kierownictwa (EIS) są następujące:
• zaprojektowany jest pod kątem zaspokajania potrzeb najwyższego kierow-nictwa,
• uwzględnia indywidualność i specyfikę stylu zarządzania stosowanego przez to kierownictwo,
• wykorzystywany jest głównie dla sterowania działalnością firmy i jej moni-torowaniu,
• jest nastawiony na klienta i jego zastosowanie wyzwala możliwości pozwa-lające lepiej realizować strategię przedsiębiorstwa.
Systemy eksperckie (ES) dają możliwość uzyskania szerszego kontekstu dla działania przedsiębiorstwa. Polegają na gromadzeniu jak najbardziej kompletnej wiedzy z danej dziedziny oraz stwarzają możliwość jej permanentnej aktualiza-cji zgodnie z następującym w niej postępem naukowym. Służą diagnozowa-niu makrootoczenia i otoczenia konkurencyjnego danego przedsiębiorstwa.
Pozwalają przygotować przedsiębiorstwo na zmiany, stanowią swoisty system wczesnego ostrzegania na temat warunków funkcjonowania danego podmiotu gospodarczego. Rezultatem przetwarzanych zewnętrznych informacji są analizy i prognozy na temat rozwoju sytuacji ekonomicznej, prawnej, demograficznej, społecznej, technologicznej kraju, regionu, w którym działa przedsiębiorstwo.
Wytyczają one określone ramy dla tworzenia strategii rozwojowych przedsię-biorstwa, dla formułowania bieżących modeli biznesowych.
Podsumowując dotychczasowe rozważania można zauważyć, iż proces zasto-sowania systemów informatycznych w przedsiębiorstwie cechuje określona sekwencja. Przedsiębiorstwa rozpoczynając wdrażanie systemów informa tycz-nych najczęściej zaczynają od zakupów systemów transakcyjtycz-nych, finanso-wo-księgowych, po tym rośnie ich zapotrzebowanie na bardziej wydajne systemy, na bazie których dostępne są raporty, analizy opisujące sytuację eko-nomiczno-finansową przedsiębiorstwa, umożliwiające tworzenie planów i sce-nariuszy działań na przyszłość. Na końcu tej drogi są systemy informatyczne, które opisują nie tylko przedsiębiorstwo, ale i szeroko rozumiane otoczenie, dostarczając kadrze zarządzającej określone analizy i prognozy, co do przy-szłych warunków funkcjonowania. Są one podstawą opracowywania analiz SWOT, tworzenia scenariuszy rozwoju przedsiębiorstwa w konkretnych warun-kach rynkowych.
Przedstawione powyżej kolejne poziomy zastosowania systemów informa-tycznych w przedsiębiorstwie znajdują swe pełne i dojrzałe odzwierciedlenie w systemach Business Intelligence7. Mając na uwadze użyteczność tych systemów obejmują one zintegrowany system narzędzi, technologii służących do zbierania danych z rozproszonych źródeł, ich integrowania, analizowania i udostępniania
7 Szerzej [Surma, 2009].
zarządzającym w postaci różnego rodzaju raportów, zestawień, analiz. Celem tych systemów jest ułatwienie menedżerom podejmowania decyzji, przygoto-wanie procesu decyzyjnego opartego na wielu wariantowych danych. Dzięki temu możliwe jest zmniejszanie ryzyka podjęcia nietrafionych i nieefektyw-nych decyzji biznesowych. Systemy te mogą wspomagać podejmowanie decyzji na wszystkich poziomach zarządzania, tak strategicznego, jak i operacyjnego, mogą też dotyczyć konkretnych zasobów przedsiębiorstwa (np. marketing intel-ligence, financial intelligence). Na poziomie strategicznym systemy te pozwalają na precyzyjne określanie celów strategii i ocenę stopnia ich realizacji, umożli-wiają dokonywanie ocen opłacalności planowanych przedsięwzięć biznesowych.
Wiele rozwiązań z tych systemów jest użytecznych na operacyjnym poziomie zarządzania, m.in. poprzez monitorowanie bieżącej działalności przedsiębior-stwa, ocenę rentowności rynków, klientów docelowych, poziomu ich lojalno-ści, monitoring kondycji finansowej, wypłacalnolojalno-ści, ocenę kosztów procesów operacyjnych, czasu ich trwania, itp. Tworzenie w tych obszarach raportów zdecydowanie może ułatwiać podejmowanie efektywnych decyzji i działań oraz przyczyniać się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Interesującym zjawiskiem obserwowanym w ostatnich 2-3 latach, w zakresie zastosowań technologii informacyjno-komunikacyjnych w przedsiębiorstwach jest wykorzystanie oprogramowania i systemów informatycznych, dostarcza-nych w formie usług8. Jest to model Software as a Service (SaaS) polegający na wykorzystaniu systemów informatycznych dostępnych przez przeglądarkę inter-netową, a posiadających te same funkcje, które występują w systemach trady-cyjnych. Użyteczność i funkcjonalność systemów internetowych wspomagają-cych zarządzanie przedsiębiorstwem jest podobna, jak wcześniej omawianych, inny jest jednak sposób ich dostarczenia. Nie ma potrzeby zakupu komplek-sowych, rozbudowanych systemów informatycznych, przedsiębiorstwo korzysta z wybranych przez siebie modułów na zasadzie wykorzystania zewnętrznych usług. Użytkowanie oprogramowania jest niezależne od geograficznej lokaliza-cji przedsiębiorstwa i pracowników. Poza tym istnieje możliwość wykorzystania określonych modułów systemów informatycznych w z góry określonym czasie.
Taka forma dostępu do systemów informatycznych jest szczególnie istotna dla mniejszych podmiotów gospodarczych, których nie stać na kosztowne inwesty-cje w informatyzację oraz długotrwałe procedury wdrożeniowe.
Ponadto ten model wykorzystywania systemów informatycznych daje przedsiębiorstwom elastyczne możliwości wykorzystania najbardziej efek-tywnych technologii informacyjno-komunikacyjnych. Przedsiębiorstwo może w ten sposób ograniczyć ryzyko związane z inwestycjami w technolo-gie informacyjno-komunikacyjne, bo w zasadzie ponosi je dostawca usługi.
8 Szerzej [Małyszko, 2008].
31
Rozdział 1. Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)…
On też ponosi odpowiedzialność za sprawność i niezawodność funkcjonowa-nia systemu informatycznego. Oprogramowanie oferowane w formie usługi jest też na ogół aktualizowane znacznie częściej niż standardowe systemy informatyczne, będące w dyspozycji przedsiębiorstwa. Stąd wynika ich lepsze dopasowanie do rzeczywistości gospodarczej. Istotną kwestią jest również fakt, iż poprawki w systemach internetowych oparte są na uwagach ich użytkowni-ków, nierzadko zebranych w serwisach społecznościowych. Takie podejście do współpracy z użytkownikami systemów internetowych umożliwia zatem proces ciągłego doskonalenia użyteczności danego systemu oraz jego dopasowania do konkretnych potrzeb użytkowników. Wydaje się więc, iż rozwój systemów interne towych, które mogą wspomagać procesy zarządzania przedsiębiorstwem, jest procesem nieuniknionym. Zmieni on poziom wykorzystania technologii ICT, będzie zdecydowanie przyspieszał wirtualizację działalności przedsiębiorstw, również w polskiej praktyce gospodarczej. Na polskim rynku funkcjonuje już wiele przykładów zastosowań modelu SaaS w działalności biznesowej, np. związanej z prowadzeniem sklepów internetowych, czy rozwiązań infor-matycznych przydatnych do prowadzenia interaktywnych spotkań, pokazów, seminariów czy też systemów wspomagających relacje z klientami, systemów związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa infrastruktury IT w przedsię-biorstwie [WWW.Saascentr.pl]. Istotnym zjawiskiem w zakresie optymalizacji wykorzystywania systemów informatycznych w przedsiębiorstwie jest rów-nież możliwość poszukiwania i korzystania z wybranych, bezpłatnych syste-mów informatycznych, czyli Wolnego i Otwartego Oprogramowania (WOO), o czym szeroko w dalszych fragmentach pracy. Jednak wiedza przedsiębiorców na temat możliwości wykorzystania modelu SaaS czy WOO w praktyce jest jeszcze stosunkowo ograniczona. Potrzebny jest zatem czas oraz wiele działań informacyjno-promocyjnych ze strony dostawców tych usług, by ten stan rzeczy zmienić.
1.4. Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych