Wraz z rozwojem technologii informacyjno-komunikacyjnych zmieniał się też poziom ich wykorzystywania w działalności biznesowej3. Początkowo w latach 60. XX wieku, systemy informatyczne, rozumiane jako skompute-ryzowane, wydzielone części systemu informacyjno-komunikacyjnego, służyły głównie przetwarzaniu danych w celu automatyzacji określonych czynności administracyjnych. Były to działania cyklicznie powtarzalne, wykonywane na dużą skalę, najczęściej w wielkich organizacjach. Ułatwiały procedury księ-gowania, rozliczania pracy i płac pracowników. W latach 70. zeszłego wieku pojawiają się w praktyce funkcjonowania przedsiębiorstw tzw. Systemy infor-macyjne zarządzania (ang. MIS – Management Information Systems) – systemy sprawozdawczości zaspokajające potrzeby informacyjne kadry kierowniczej.
Dotyczyły one głównie gospodarki magazynowej, zarządzania zapasami, zarzą-dzania finansami w zakresie raportowania stanu środków pieniężnych, należ-ności, zobowiązań, poziomu sprzedaży, zarządzania płacami, itp. Z pewnością przyczyniły się one do szybszego dostępu kierownictwa przedsiębiorstwa do podstawowych danych na temat zrealizowanych działań, ich rezultatów, stanu poszczególnych kategorii ekonomiczno-finansowych w przedsiębiorstwie. Na bazie tego kierownicy mogli szybciej podejmować określone decyzje biznesowe, a także sprawniej reagować na zmiany zachodzące w otoczeniu. W kolejnej dekadzie w działalności przedsiębiorstw znajdują zastosowanie systemy infor-matyczne, które służą nie tylko przetwarzaniu danych i raportowaniu okre-ślonych informacji kierownictwu, ale również ułatwiają podejmowanie decyzji – arkusze kalkulacyjne, jak i usprawniają wszelkie procesy administracyjno--biurowe w przedsiębiorstwach (wykorzystanie indywidualnych komputerów przez pracowników).
Lata 90. XX wieku stają się przełomowymi dla wykorzystania systemów informatycznych w przedsiębiorstwach. Stają się one czynnikiem integrującym różne dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstwa, a także powodują restruktu-ryzację jego działalności przyczyniając się do powstania nowego modelu bizne-sowego, nowych typów organizacji, gwałtownych zmian w zakresie reguł kon-kurowania. Systemy informatyczne wychodzą poza gromadzenie
i przetwarza-3 Szerzej [Kolbusz, Olejniczak, Szyjewski, 2005].
23
Rozdział 1. Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)…
nie informacji, następuje ich integracja z procesami komunikacji. Stało się to możliwe dzięki Internetowi, jego wykorzystaniu w procesach komunika-cji zarówno wewnątrz danego przedsiębiorstwa, jak i z podmiotami zewnętrz-nymi. I tak pojawiają się technologie informacyjno-komunikacyjne ICT, które współcześnie dominują w zastosowaniu, w przedsiębiorstwach. Pozwalają one tworzyć i stosować wysoko wydajne systemy pracy grupowej w danym przed-siębiorstwie, systemy zintegrowane oraz systemy międzyorganizacyjne (systemy łączące niezależne przedsiębiorstwa za pomocą sieci). Ideę rozwoju technolo-gii ICT zaprezentowano na wykresie 1.2.
W y k r e s 1 . 2
Technologie informacyjno-komunikacyjne we współczesnym przedsiębiorstwie
Technologia
Źródło: opracowanie na podstawie [Kolbusz, Olejniczak, Szyjewski, 2005, s. 38].
Systemy pracy grupowej mające zastosowanie w przedsiębiorstwach, poprzez wykorzystanie wewnętrznej sieci informatycznej (Intranet), pozwalają na szybką wymianę informacji między pracownikami (poczta elektroniczna), wspólne tworzenie dokumentów, umożliwiają grupowy dostęp do informacji i baz danych. W ten sposób przyspieszają obieg informacji w przedsiębiorstwie, a tym samym reakcję na zmiany zachodzące w otoczeniu. Zawierają też apli-kacje do pracy grupowej, dzięki temu wspomagane są procesy podejmowania
decyzji, na bieżąco mogą być zatem korygowane założenia tych decyzji, anali-zowane skutki ich realizacji oraz ich efektywność. Systemy takie usprawniają również ustalanie harmonogramu zadań pracowników, zarządzania procesami i określonymi projektami. Mogą mieć również zastosowanie w automatyzacji określonych czynności w przedsiębiorstwie, sterują w sposób automatyczny przepływem informacji oraz transportują takie dokumenty, jak zlecenia, rachunki, itp. od stanowiska pracy do stanowiska pracy.
Systemy zintegrowane stosowane w działalności przedsiębiorstwa, umoż-liwiają objęcie całości problemów decyzyjnych w poszczególnych zasobach, czy też procesach gospodarczych. Tworzą one portale korporacyjne, mające na celu optymalizację procesów gospodarczych, skrócenie czasu ich trwania, przyspieszenie podejmowania decyzji, a tym samym zwiększenie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa4. Wśród nich można wymienić:
• systemy przeznaczone do zarządzania zasobami finansowymi obejmujące:
– systemy finansowo-księgowe (tzw. F/K), – systemy controllingu,
– systemy budżetowania,
– systemy zarządzania w zakresie środków trwałych i inwestycji.
• systemy przeznaczone do zarządzania zasobami ludzkimi, do których zali-cza się:
– narzędzia zarządzania czasem, – systemy wspomagania decyzji, – komputerowe systemy nauczania,
– systemy administracji i ewidencji personelu organizacji.
• systemy przeznaczone do zarządzania zasobami rzeczowymi (MRP, ERP):
– systemy produkcyjne – systemy kontrolujące i zarządzające różnymi rodzajami procesów produkcyjnych (np. linie technologiczne),
– systemy monitorowania i zabezpieczenia dostępu użytkowników do miejsc produkcyjnych,
– systemy kontroli służące do wyznaczania tras oraz czasów w dystrybucji i transporcie,
– systemy magazynowe, automatyzujące czynności związane z przyjmowa-niem, przechowywaniem i wydawaniem zapasów,
– systemy logistyczne.
• systemy do zarządzania relacjami (CRM):
– systemy pozwalające tworzyć bazy danych o klientach,
– systemy pozwalające na analizowanie informacji o klientach w celach marketingowych (ustalanie cen, zarządzanie promocjami, definiowanie kanałów dystrybucji).
4 Szerzej [Olszak, Ziemba, 2007].
25
Rozdział 1. Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)…
Systemy zintegrowane pozwalają stworzyć trwałą infrastrukturę informa-cyjną dla potrzeb zarządzania przedsiębiorstwem, zapewniając dostęp do sze-rokiego zakresu funkcji i możliwych scenariuszy biznesowych. Ścisła integracja obejmuje wszystkie obszary funkcyjne systemu informatycznego, dzięki czemu nie ma potrzeby wielokrotnego wykonywania tych samych procedur, a dane są wprowadzane do systemu tyko raz. Oznacza to, że dane w systemie są dostępne natychmiast i niezależnie od miejsca, w jakim przebywa użytkownik tych infor-macji. Informacje wprowadzane w jednym dziale przedsiębiorstwa np. w dziale inwestycji natychmiast, w czasie rzeczywistym, dostępne są w innym właściwym obszarze, w obszarze finansowym. Dane są zatem dostarczane w odpowiednim miejscu, czasie i formie5
.
Systemy międzyorganizacyjne to systemy, których zasięg wykracza poza granice pojedynczego przedsiębiorstwa. Taki system funkcjonuje łącząc różne podmioty gospodarcze, umożliwiając między nimi szybką, wydajną i efektywną komunikację elektroniczną. Dzięki istnieniu systemów międzyorganizacyjnych – zwanych także systemami IOS (ang. Interorganisational Systems) – podmioty gospodarcze są w stanie utrzymywać bezpośrednią łączność elektroniczną ze swymi klientami, dostawcami, kontrahentami, a nawet konkurentami. Możliwa jest zatem współpraca on-line, w czasie rzeczywistym, a wiele procesów zostaje zautomatyzowanych.
M
ożliwa jest np. automatyczna rejestracja zapytań ofer-towych i odpowiadanie na nie, rejestracja wszystkich transakcji handlowych, automatyczne zamawianie towarów u dostawców, związane z określonym puła-pem stanów magazynowych. Dzięki temu przedsiębiorstwa powiązane ze sobą biznesowo, tworzące łańcuch wartości, mogą sprawniej i efektywniej zarzą-dzać przepływem informacji oraz realnym strumieniem materiałów, surowców i towarów. Ulega wtedy skróceniu czas realizacji zamówień oraz konkretnych przedsięwzięć gospodarczych. Szybsza jest też reakcja przedsiębiorstw na zmiany potrzeb uczestników łańcucha wartości. Mogą też one reagować w spo-sób bardziej elastyczny na te zmiany.Poprzez eliminację powtarzających się lub zbędnych czynności można też uzyskać określone obniżki kosztów operacyjnych, co niejednokrotnie jest głów-nym czynnikiem sprzyjającym wdrażaniu tego typu rozwiązań informatycznych.
Osiągnięcie rezultatów związanych z podniesieniem efektywności jest możliwe
5 Jednym z najbardziej znanych dostawców systemów zintegrowanych jest niemiecka firma SAP. Moduły systemu SAP obejmują m.in. Rachunkowość Finansową (FI), Controlling (CO), Zarządzanie Środkami Pieniężnymi (TR.), Zarządzanie Majątkiem Trwałym (AM), Zarządzanie Inwestycjami (IM), Gospodarkę Materiałową (MM), Sprzedaż i Dystrybucję (SD), Planowanie Produkcji Procesowej (PP – PI), Gospodarkę Remontową (PM), Zintegrowany Moduł – System Projektowy (PS), System Zapewnienia Jakości (QM), System Zarządzania Kadrami (HR), Controlling Przedsięwzięć – System Informowania Kiero-wnictwa (EC).
tylko wówczas, gdy przedsiębiorstwa w łańcuchu wartości posługują się takimi samymi systemami informatycznymi oraz gdy chcą połączyć je ze sobą w jeden, wspólny system. Nie zawsze jest to możliwe. W dużej mierze zależy to od siły przetargowej poszczególnych uczestników łańcucha wartości oraz ich podejścia do tego typu innowacyjnych rozwiązań. Jednak, jak pokazuje wiele przykładów z praktyki gospodarczej, przedsiębiorstwa wykorzystujące systemy międzyor-ganizacyjne osiągają określone efekty ekonomiczne, wyższe niż przeciętnie, są bardziej wrażliwe na zmiany w otoczeniu, szybciej się do niego dostosowują6. Tym samym mogą efektywniej i pełniej kontrolować swe relacje z szeroko rozu-mianymi interesariuszami.
Reasumując dotychczasowe rozważania można stwierdzić, że technologie informacyjno-komunikacyjne oraz systemy informatyczne, które mają być uży-teczne i efektywne dla przedsiębiorstwa, powinny charakteryzować się nastę-pującymi cechami:
• zapewniać stały dostęp do zgromadzonych w przedsiębiorstwie danych i informacji statystycznych,
• udostępniać w odpowiedniej formie (raporty, wykresy, zestawienia, itp.,) dane i informacje rozproszone w różnych systemach i bazach danych,
• integrować i udostępniać aplikacje biznesowe,
• automatyzować standardowe i powtarzalne procedury biznesowe,
• wspomagać komunikację i pracę grupową,
• tworzyć środowisko do rozwijania sieci powiązań i tworzenia społeczności, np. ekspertów pracujących nad wspólnym projektem,
• wspomagać zarządzanie wiedzą o podmiotach działających w przestrzeni wirtualnej,
• umożliwiać definiowanie procesów i ich przebiegu, a tym samym wspierać efektywność zarządzania procesami,
• umożliwiać optymalizowanie wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa,
• umożliwiać pracownikom zdobywanie i doskonalenie umiejętności bizneso-wych oraz podnoszenie sprawności podejmowania decyzji [Sobieska-Karpiń-ska, 2010, s. 84].
Jednak czy system informatyczny będzie obejmował wszystkie te cechy, w dużej mierze zależy od potrzeb zgłaszanych przez przedsiębiorstwo, jak i świadomości kadr zarządzających w zakresie wykorzystania możliwości, jakie tworzą dziś dla przedsiębiorstw technologie ICT.
6 Szerzej [Wajda-Janoszka, 2010].
27
Rozdział 1. Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)…
1.3. Rodzaje systemów informacyjnych wspomagających zarządzanie