Zrównoważone zarządzanie eventami

Obecnie można obserwować wzrost znaczenia w gospodarce turystycznej oraz rekreacji różnego rodzaju eventów tj. konferencje, kongresy, zawody, meetingi, wystawy, targi i zawody sportowe. Organizacja tych imprez niesie za sobą wiele korzyści ekonomicznych i społecznych dla miasta czy regionu w postaci bezpośrednich dochodów ze sprzedaży usług, towarów, wpływów podatkowych i opłat oraz pośrednich w postaci spadku bezrobocia, napływu inwestycji, wzroście rozpoznawalności i budowaniu marki miejsca.

Należy mieć jednak na uwadze, że źle zarządzana impreza może przynieść negatywne efekty dla gospodarki miast lub regionu, jego mieszkańców oraz środowiska naturalnego. Stąd narodziła się idea stworzenia normy międzynarodowej, która służyłaby jako dobra praktyka w organizacji różnego rodzaju imprez. Norma ISO 20121:2012 Event sustainability management system – Requirements with guidance¹⁴² (Zrównoważone zarządzanie eventami – wymagania z przewodnikiem) została opublikowana w 2012 r. (jest to jej pierwsza edycja)¹⁴³. Celem normy jest wsparcie organizatorów eventów (indywidualnych oraz organizacji) w doskonaleniu zarządzania relacjami w związku z organizacją różnego rodzaju

142 Norma ISO 20121:2012 Event sustainability management system – Requirements with guidance, ISO Geneva 2012 (wersja angielska).

143 Norma nie została przetłumaczona na język polski. Wszystkie tłumaczenia pochodzą od Autora.

imprez. Norma jest przeznaczona dla wszystkich typów organizacji zaangażowanych w projektowanie i realizację eventów bez względu na zróżnicowanie geograficzne, kulturowe oraz społeczne. Zgodnie z wymaganiami Normy oczekuje się od organizatora imprezy identyfikacji zakresu i rodzaju relacji z otoczeniem społecznym, określenia wpływu imprezy na społeczeństwo oraz oczekiwań społecznych w stosunku do imprezy. Podstawowym pojęciem używanym w Normie jest pojęcie: zrównoważenie. Zrównoważenie jest to stopień w osiągnięcia zrównoważonego rozwoju w organizacji lub w imprezie. Ponadto, zrównoważony rozwój to rozwój, który zaspokaja potrzeby obecnego pokolenia bez umniejszania szans przyszłych pokoleń do zaspokajania własnych potrzeb. Mówiąc najprościej, jest to trwałe i zrównoważone podejście do działalności gospodarczej, odpowiedzialności za środowisko naturalne i postępu społecznego¹⁴⁴.

Wymagania normy mogą być zintegrowane z innymi znormalizowanymi systemami zarządzania stosowanymi w organizacji np. z Normą PN- EN ISO 9001:2015. Norma być wykorzystana na potrzeby samoceny organizacji (ocena pierwszej strony), auditu stron zainteresowanych (audit drugiej strony) oraz niezależnego auditu trzeciej strony (np. jednostki certyfikującej). Model zrównoważonego zarządzania eventami określony w normie prezentuje rysunek 3.6.

144 The Role of ISO 20121 in the Events Industry, https://pecb.com/pdf/articles/21-pecb_the-role-of-iso-20121-in-the-events-industry.pdf (dostęp: 8.03.2017).

Identyfikacja i zaangażowanie stron zainteresowanych (4.2)

Określenie zakresu systemu zarządzania (4.3)

Zdefiniowanie zasad regulujących zrównoważony rozwój (4.5)

Ustanowienie i udokumentowanie polityki (5.2)

Ustalenie i komunikacja ról i zakresów odpowiedzialności (5.3)

Identyfikacja i ocena próblemów. ustanoweinie celów oraz planów ich osiągnięcia (6)

Dostarczenie zasobów i zapewnienie wystarczajacych kompetencji i wiedzy (7.1-7.3)

Zarządzanie komunikacją wewnętrzną oraz zewnętrzną (7.4)

Stworzenie oraz zarządzanie dokumentacją i procedurami wymaganymi dla skuteczności systemu (7.5)

Ustanowienie oraz impelmentacja procesów kontroli operacyjnej i zarzadzania łąńcuchem dostaw (8)

Monitorowanie i ocena działania systemu, z włączeniem wewnętrznych audytów i przeglądów kierownictwa (9)

Identyfikacja niezgodności i podejmowanie działan korygujących (10.1).

CHECK PLAN

DO

ACT CONTINUAL IMPROVEMENT NIEUSTANNE DOSKONALENIE

Rys. 3.6. Model zrównoważonego zarządzania eventami określony w normie ISO 20121

Źródło: Norma ISO 20121:2012, op. cit.

Jak widać na rysunku 3.6 Norma jest skonstruowana w taki sposób, aby umożliwić organizacji realizację procesu nieustannego doskonalenia opartego na modelu PDCA.

Norma składa się z 10 rozdziałów, w tabeli 3.13. dokonano ich krótkiej charakterystyki.

Tabela 3.13.

Charakterystyka wymagań normy ISO 20121 Zrównoważone zarządzanie eventami

Numer

rozdziału Nazwa Charakterystyka

1 Zakres normy. Cel i zakres oraz przeznaczenie normy.

2 Odniesienia

normatywne.

Brak.

3 Zasady i definicje. Zdefiniowanie 44 pojęć związanych z zakresem normy.

4 Kontekst organizacji.

4.1 Zrozumienie

organizacji i kontekstu jej działania.

Organizacja powinna zdefiniować zewnętrzne i wewnętrzne kwestie, które są powiązane z jej celami i oddziałują na jej zdolność do osiągania rezultatów założonych w systemie zrównoważonego zarządzania eventami.

4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych.

Organizacja powinna określić strony zainteresowane eventem oraz ich wymagania (własne, zwyczajowe, organizacyjne i obligatoryjne), a także rolę w łańcuchu wartości eventu. Powinna ustalić procedurę w

W formie dokumentu organizacja powinna określić granice oraz zakres zastosowania systemu zarządzania, mając na uwadze kontekst działania oraz wymagania i oczekiwania stron zainteresowanych.

4.4 System

zrównoważonego zarządzania eventami.

Organizacja powinna ustalić, wdrożyć, zarządzać oraz nieustannie doskonalić system zarządzania zgodnie z wymaganiami Normy.

4.5 Zasady

zrównoważonego rozwoju, deklaracja celów i wartości.

Organizacja powinna zdefiniować i udokumentować zasady regulujące zrównoważony rozwój w formie deklaracji celów i wartości, które powinny stanowić ramy dla polityki oraz celów. Deklaracja powinna zawierać przynajmniej: zagadnienia dotyczące gospodarowania, wykluczenia (np. społecznego), prawości, transparentności.

5 Przywództwo

5.1 Przywództwo i

zaangażowanie. Naczelne kierownictwo powinno demonstrować swoje zaangażowanie w system zrównoważonego zarządzania eventami poprzez:

 zapewnianie, że polityka i cele systemu są spójne z kierunkami strategicznymi organizacji,

 zapewnienia, że wymagania systemu są zintegrowane z procesami organizacji.

 zapewnienie odpowiednich zasobów, komunikacji oraz kierowania i wsparcia osób zaangażowanych, zapewnienie, że system osiągnie założone cele.

 promowanie nieustannego doskonalenia.

 inne działania mające na celu demonstrowanie zaangażowania i odpowiedzialności.

5.2 Polityka. Naczelne kierownictwo powinno ustalić odpowiednią politykę, która powinna być udokumentowana, zakomunikowana w organizacji i jej stronom zainteresowanym. Polityka powinna zawierać podstawy dla wszystkich przedsięwzięć o charakterze eventu, produktów i usług, oraz wymagania związane z łańcuchem dostaw, cyklem eventu (od planowania do działań po-eventowych), efektów dla zainteresowanych stron, potrzeby ostatecznych odbiorców, kwestie prawne.

5.3 Role organizacyjne, odpowiedzialność i władze.

Naczelne kierownictwo powinno zapewnić, że władza i odpowiedzialność dla określonych ról są określone i zakomunikowane w organizacji.

6 Planowanie.

6.1 Działania w celu określenia ryzyka i możliwości.

Organizacja powinna zaplanować działania w celu określenia ryzyka (prawnego, środowiskowego, społecznego i ekonomicznego) oraz możliwości, jak zintegrować i wdrożyć działania w procesy realizowane w systemie zarządzania oraz ocenić ich skuteczność.

6.2 Cele zrównoważonych eventów i sposoby ich osiągania.

Organizacja powinna ustalić cele dla odpowiednich funkcji i poziomów. Cele powinny być: spójne z polityką, mierzalne, zgodne z wymaganiami, monitorowane, zakomunikowane, aktualizowane jeśli jest to konieczne oraz zgodne z innymi wymaganiami i dokumentami (organizacji, prawnymi, technicznymi, finansowymi, stron zainteresowanych itd.). Aby zrealizować cele, organizacja powinna określić: co chce robić, jakie zasoby będą potrzebne, kto będzie odpowiedzialny, kiedy zadani będą ukończone, jak będą oceniane rezultaty.

7 Wsparcie.

7.1 Zasoby. Organizacja powinna zapewniać odpowiednie zasoby dla

funkcjonowania systemu zrównoważonego zarządzania eventami.

7.2 Kompetencje. Organizacja powinna: określić kompetencje osób niezbędne do realizacji eventów, zapewnić, że pracownicy mają odpowiednie wykształcenie, przygotowanie oraz doświadczenie, w razie potrzeby podejmować działania na rzecz pozyskiwania potrzebnych kompetencji (oceniać skuteczność podejmowanych działań), posiadać dokumentację potwierdzająca kompetencje, przeglądać okresowo i aktualizować programy, aby zapewnić, że kompetencje są identyfikowane i dostarczane.

7.3 Świadomość/wiedza. Pracownicy w organizacji powinny mieć wiedzę na temat: polityki, roli w systemie zarządzania oraz wkładu do podnoszenia jego skuteczności, konsekwencji niezgodności z wymaganiami.

7.4 Komunikacja. Organizacja powinna określić komunikację zewnętrzną oraz wewnętrzną, a w szczególności: co będzie komunikowane, kiedy, do kogo oraz jak. Organizacja powinna ustanowić procedurę komunikacji zewnętrznej z dostawcami i innymi stronami zainteresowanymi.

Norma określa również wymagane elementy komunikatów.

7.5 Dokumentowanie

informacji.

System zrównoważonego zarządzania eventem powinien obejmować również: udokumentowane informacje wymagane Normą, dokumenty niezbędne do oceny skuteczności systemu, dokumenty niezbędne organizacji dla zapewnienia skutecznego planowania, działalności operacyjnej oraz kontroli procesów. Organizacja powinna określić metody tworzenia, aktualizowania, przechowywania, dostępu oraz kontroli dokumentacji.

8 Działania operacyjne.

8.1 Planowanie i kontrola procesów.

Organizacja powinna planować, wdrażać oraz kontrolować procesy niezbędne do spełnienia wymagań. Powinny być ustalone kryteria dla procesów, wdrożony system kontroli w odniesieniu do tych kryteriów oraz dokumentacja.

8.2 Modyfikacja

działalności, produktów i usług.

W trakcie zmian w procesach, usługach i produktach lub innych warunków działania cały system zrównoważonego zarządzania eventem powinien zostać zmieniony (cele, wartości, polityka, ryzyka itd.).

8.3 Zarządzanie

łańcuchem dostaw. Organizacja powinna ustalić jaka część każdego z celów i planów przypada dla poszczególnego dostawcy wyłonionego w drodze przetargu, oraz powinna posiadać odpowiednie dokumenty potwierdzające jego zdolność do jego realizacji ( w zakresie kosztów, jakości, skuteczności).

9 Ocena efektów działalności.

9.1 Działalność a zarządzanie zasadami zrównoważonego rozwoju.

Organizacja powinna oceniać działalność poprzez zasady regulujące zrównoważony rozwój w formie deklaracji celów i wartości.

9.2 Monitorowanie, pomiar, analiza i ocena.

Organizacja powinna określić: co powinno być monitorowane i mierzone, stosowane metody, czas, okresowość oceny, oraz kiedy wyniki monitorowania i pomiaru powinny być analizowane i oceniane.

Organizacja powinna oceniać event oraz skuteczność systemu zarządzania. Organizacja powinna podejmować działania w razie zmiany trendów oraz pojawienia się niezgodności, oraz zbierać informacje i wnioski nt. innych eventów o podobnym charakterze.

9.3 9.4

Audit wewnętrzny.

Przegląd zarządzania. Metody oceny określone w normie to: audit wewnętrzny oraz przegląd kierownictwa.

10 Doskonalenie.

10.1 Niezgodności i

działania korygujące. Organizacja powinna w razie pojawienia się niezgodności:

zidentyfikować niezgodność, podjąć odpowiednie działania (kontrola i korekta niezgodności, radzenie sobie z konsekwencjami), określenie źródeł niezgodności, podjęcie odpowiednich działań, ocena ich skuteczności, dokonanie ewentualnych zmian w systemie, zalecenie działań profilaktycznych, zapewnienie, że dostawcy również odpowiednio zarządzają niezgodnościami.

10.2 Nieustanne

doskonalenie.

Organizacja powinna nieustannie doskonalić adekwatność lub skuteczność systemu zrównoważonego zarządzania eventami.

Załączniki Załącznik A Przewodnik dla planowania i wdrażania Normy.

Załącznik B Zarządzanie łańcuchem dostaw.

Załącznik C Ocena.

Źródło: opracowanie własne na podstawie: ISO 20121:2012, op. cit.

Do normy dołączone są załączniki, które uszczegółowiają wymagania normy oraz stanowią pomoc w ich wdrażaniu. Załącznik A zawiera m.in. macierz oceny dojrzałości organizacji w kierunku zrównoważonego rozwoju. Ocena obejmuje cztery kryteria wymienione w punkcie 4.5 normy. Są to:

 wykluczenie rozumiane jako niedoinformowanie, brak korzyści bądź brak wzięcia pod uwagę interesów stron zainteresowanych eventem,

 uczciwość, prawość rozumiana radzenie sobie ze zróżnicowaniem, unikanie korupcji, opresji, nadużyć, przemocy związanej z alkoholem i narkotykami, zgodność z prawem, etyczny proces podejmowania decyzji,

 dobre gospodarowanie interpretowane jako ocena wpływu decyzji na środowisko naturalne oraz społeczność, ekonomię, monitorowanie zużycia zasobów,

 transparentność definiowaną jako dostęp do taniej, pełnej i porównywalnej informacji, skuteczne komunikowanie decyzji i zmian zainteresowanym stronom.

Kryteria te są oceniane poprzez opisy w następującej skali: poziom minimalny, doskonalenie, zaangażowanie. Załącznik B opisuje dokładnie kwestie związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw, co ma istotne znaczenie przy organizacji imprez. Specyfika imprez polega na tym, że organizacje korzystają w dużej mierze z zasobów zewnętrznych użyczonych na podstawie

odpowiednich umów. Jakość dostawców oraz ich produktów ma zasadniczy wpływ na jakość eventu oraz skuteczność systemu zarządzania.

Wdrożenie systemu zrównoważonego zarządzania eventami może składać się z następujących etapów¹⁴⁵:

 Określenie polityki zrównoważonych eventów (może ona zawierać zasady i wartości na jakich opiera się system oraz zobowiązania naczelnego kierownictwa do realizacji celów organizacji oraz spełniania wymagań Normy).

 Określenie zakresu i stworzenie ram systemu poprzez:

10. powołanie Komitetu, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie i doskonalenie systemu (komitet powinien mieć charakter międzyfunkcjonalny), 11. stworzenie podręcznika zrównoważonego zarządzania eventami,

12. identyfikację procesów operacyjnych oraz ustanowienie procedur,

13. określenie wskaźników pomiaru procesów w aspektach np. tj. zużycie energii, zanieczyszczenia, świadomości i zaangażowanie, lokalna społeczność, dostawcy i zakupy (w tym samoocena dostawców pod kątem zrównoważonego rozwoju, wymóg posiadania certyfikatów potwierdzających zgodność produktów żywieniowych z międzynarodowymi wymaganiami), zrównoważone pakiety usług dla klientów. W każdym z wymienionych aspektów może być podejmowanych szereg działań mających na celu osiągnięcie optymalnych wartości założonych w celach i planach organizacji wskaźników procesów.

 Realizacja celów i planów organizacji w zakresie zrównoważonego zarządzania eventami poprzez działania we wskazanych zakresach np.:

1. w zakresie ograniczenia zużycia energii mogą być podejmowane działania tj.

wymiana żarówek na typu LED, zapewnienie sprawności klimatyzacji tak, aby utrzymywana była stała temperatura w pomieszczeniach,

2. w zakresie zanieczyszczenia działania mogą dotyczyć: sortowania śmieci oraz redukcji odpadów żywnościowych, redukcji zużycia plastikowych butelek, tuszu do drukarek, papieru, zwiększenia zużycia papieru z odzysku,

3. w obszarze świadomości i zaangażowanie można wyróżnić następujące działania: szkolenia w zakresie wymagań normy, spotkania, w tym online,

145 Opracowano na podstawie: Green Meetings Industry Council Presentation on ISO 20121 Plaza Athenee Bangkok, A Royal Meridien Hotel. www.imex-frankfurt.com/media/395519/SH16 - Pattanachai Singhavara (dostęp: 9.03.2017).

organizacja Dni Zrównoważonego Zarządzania oraz konkursów dla pracowników,

4. w zakresie działań na rzecz lokalnej społeczności: działania charytatywne, przekazywanie jedzenia, zbiórki, krwiodawstwo,

5. poprzez współpracę z dostawcami w zakresie: redukcji zanieczyszczeń, używania materiałów i opakowań przyjaznych środowisku, optymalizacji środowiska pracy, spełniania wymagań kodeksów biznesowych, przekazywania wiedzy w trakcie spotkań i szkoleń, działania na rzecz lokalnej społeczności, samooceny dostawców,

6. projektowania zrównoważonych pakietów usług dla klientów – uczestników imprez, ze szczególnym uwzględnieniem celów i zobowiązań określonych w polityce organizacji (np. w pakietach proponuje się klientom korzystanie z ekologicznych materiałów, dostarcza zasoby, produkty i usługi odpowiednie do potrzeb klienta pod względem ilościowym oraz jakościowym, aby ograniczyć marnotrawstwo).

 Identyfikowanie obszarów do poprawy i realizacja procesu nieustnnego doskonalenia systemu zrównoważonego zarządzania eventami.

Pierwszym eventem, do zarządzania którym zastosowano wymagania normy ISO 20121 była Olimpiada w Londynie w 2012 r. Plan dla Londynu w 2012 r. został zorganizowany wokół pięciu tematów zrównoważonego rozwoju – zmiany klimatyczne, odpady, różnorodność biologiczna, integracji i zdrowego stylu życia¹⁴⁶. Innym przykładem jest Hotel Plaza Athénée w Bangkoku, który jako pierwszy otrzymał certyfikat ISO 20121 dla planowania i realizacji zrównoważonych spotkań. Hotel m.in. ograniczył emisję dwutlenku węgla poprzez zmniejszenie zużycia energii, papieru i wody¹⁴⁷. Innymi przykładami zastosowania tej normy są: certyfikat ISO 20121 dla Duńskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych dla organizacji spotkań w czasie prezydencji w UE, certyfikat ISO 20121 dla Fitzer Catering wiodącej firmy cateringowej w Irlandii¹⁴⁸.

Do głównych korzyści z wdrożenia systemu zrównoważonego zarządzania eventami zalicza się: redukcję negatywnego wpływu imprez na środowisko, podniesienie poziomu zaangażowania w sprawy lokalnej społeczności, podniesienie poziomu świadomości klientów

146 G. Lambert, Event sustainability management - ISO 20121 passes 2012 Olympic Games test, 9 January 2013, https://www.iso.org/news.html (dostęp: 16.10.2017); London 2012 - helping set sustainability standards, https://www.theguardian.com/sustainable-business/blog (dostęp: 16.10.2017).

147 http://www.plazaatheneebangkok.com/sustainability (dostęp: 8.03.2017).

148 http://www.sgs.pl/pl-PL/Sustainability/Management-and-Compliance/Organization-and-Events/ISO-20121-Sustainable-Events.aspx (dostęp: 8.03.2017).

– uczestników imprez w oraz poprawę wyników finansowych poprzez restrukturyzację procesów oraz minimalizację marnotrawstwa.

Inne normy, które mogą być przydatne w obszarze organizacji eventów opublikowane przez ISO to:

 ISO 25639-1:2008 Exhibitions, shows, fairs and conventions - Part 1: Vocabulary (Wystawy, pokazy, targi i konventy – Część 1: Słownik terminologiczny).

 ISO 25639-2:2008 Exhibitions, shows, fairs and conventions – Part 2: Measurement procedures for statistical purposes (Wystawy, pokazy, targi i konventy – Część 2:

Procedury pomiaru na potrzeby statystyki).

 ISO 37500:2014 Guidance on outsourcing (Przewodnik dla outsourcingu).

 ISO 10667-1:2011 Assessment service delivery - Procedures and methods to assess people in work and organizational settings - Part 1: Requirements for the client (Ocena usług dostawy – Procedury i metody oceny pracowników i jednostek organizacyjnych – Część 2: Wymagania dla klientów).

 ISO 10667-2:2011 Assessment service delivery - Procedures and methods to assess people in work and organizational settings – Part 2: Requirements for service providers (Ocena usług dostawy – Procedury i metody oceny pracowników i jednostek organizacyjnych – Część 2: Wymagania dla dostawców usług).

3.5.2 Znormalizowane systemy zarządzania jakością i bezpieczeństwem w

W dokumencie Zarządzanie jakością usług rekreacyjnych w mieście i gminie (Stron 180-188)