Jednym ze strategicznych instrumentów controllingu jest analiza portfolio. Może ona po-służyć do analizy całej organizacji z podziałem na obszary organizacyjne, ekonomiczne etc. Jest szczególnie użyteczna przy tworzeniu oferty produktów i usług, gdyż pozwala wyeksponować ich potencjał.
W roku 2013 dla Państwowej Szkoły Muzycznej I i II stopnia X została opracowana analiza portfolio. Wynik przedstawia rysunek 1.
Rysunek 1. Analiza portfolio Państwowej Szkoły Muzycznej X w roku 2013
Legenda
1. Lekcje gry na instrumencie na poziomie I stopnia 2. Lekcje gry na instrumencie na poziomie II stopnia 3. Kształcenie teoretyczne 4. Rytmika 5. Zajęcia chóralne 6. Śpiew 7. Zespoły kameralne 8. Orkiestra 9. Koncerty szkolne 10. Wypożyczenie instrumentu Źródło: opracowanie własne.
Państwowa Szkoła Muzyczna posiada w ofercie naukę gry na wybranych instrumen-tach. Dzieci i młodzież rozpoczynające naukę kształcą się na poziomie I stopnia. W za-kresie nauczania początkowego istnieje mała konkurencja na rynku, ale funkcjonują już małe prywatne szkoły muzyczne. Z lekcji gry na instrumencie na poziomie II stopnia korzystają absolwenci I stopnia kontynuujący naukę. Państwowa Szkoła Muzyczna jest w praktyce jedyną placówką oferującą kształcenie na tym poziomie.
Równolegle do zajęć instrumentalnych odbywają się lekcje teorii muzyki prowadzo-ne przez absolwentów wydziałów teorii akademii muzycznych. Rytmika oraz zajęcia chóralne są dedykowane młodym uczniom w pierwszych latach nauki i mają na celu ogólny rozwój muzyczny. Żadna inna placówka nie prowadzi takich zajęć.
Państwowa Szkoła Muzyczna jako jedyna placówka w regionie oferuje lekcje śpie-wu oraz gry w zespołach kameralnych. Są to lekcje śpieśpie-wu klasycznego (liryka wokalna,
repertuar operowy i oratoryjno-kantatowy). Skład i repertuar zespołów kameralnych jest dobierany tak, aby wykonywać utwory muzyki klasycznej.
Możliwość gry w orkiestrze (na poziomie amatorskim oraz półprofesjonalnym) jest oferowana przez Państwową Szkołę Muzyczną oraz dwie miejskie orkiestry dęte. Jedna z nich znajduje się przy zespole szkół ponadpodstawowych, natomiast druga przy jed-nym z większych zakładów pracy.
W trakcie roku szkolnego placówka organizuje wydarzenia artystyczne w auli włas-nego budynku. Są to przede wszystkim popisy uczniów oraz koncerty okazjonalne. Wstęp jest bezpłatny dla wszystkich chętnych. Ze względu na nieprofesjonalny poziom nie stanowią one konkurencji dla koncertów filharmoników oraz impresariatów.
Uczniowie Państwowej Szkoły Muzycznej mają możliwość wypożyczenia instrumen-tu, aby w pierwszych latach nauki nie byli zobligowani do kupna własnego. Następnie, przechodząc do wyższych klas, wymieniają instrument na większy, a jeśli nie jest on do-stępny, muszą zakupić własny.
Wyniki analizy zinterpretowano i podjęto działania, by zgodnie z wytycznymi BCG rozwijać usługi i produkty. Następnie w roku 2018 ponownie przeprowadzono analizę portfolio. Wyniki tej analizy różnią się nieco od wcześniejszych. Przedstawia je rysunek 2. Rysunek 2. Analiza portfolio Państwowej Szkoły Muzycznej X w roku 2018
Legenda
1. Lekcje gry na instrumencie na poziomie I stopnia 2. Lekcje gry na instrumencie na poziomie II stopnia 3. Kształcenie teoretyczne
4. Rytmika 5. Zajęcia chóralne
6. Śpiew
7. Zespoły kameralne 8. Orkiestra 9. Koncerty zlecone
10. Płyty DVD z nagraniami koncertów na żywo 11. Wypożyczenie instrumentu
12. Naprawa instrumentów (lutnik, stroiciel) Źródło: opracowanie własne.
Państwowa Szkoła Muzyczna X nadal prowadzi naukę gry opartą na repertuarze kla-sycznym, ale rozszerzyła ofertę o profil muzyki jazzowej. Młodzież rozpoczynająca naukę kształci się na poziomie I stopnia. W zakresie nauczania początkowego istnieje duża kon-kurencja na rynku (instytucje prywatne oraz lekcje prywatne). Jednocześnie zauważono wzrost liczby chętnych do nauki gry na poziomie amatorskim. Z lekcji gry na instrumencie na poziomie II stopnia korzystają absolwenci I stopnia kontynuujący naukę. Państwowa Szkoła Muzyczna jest w praktyce jedyną placówką oferującą kształcenie na tym poziomie, jednak liczba osób chętnych jest znacznie mniejsza niż w przypadku I stopnia.
Równolegle do zajęć instrumentalnych odbywają się lekcje teorii muzyki prowadzo-ne przez absolwentów wydziałów teorii akademii muzycznych. Rytmika oraz zajęcia chóralne są dedykowane młodym uczniom w pierwszych latach nauki i mają na celu ogólny rozwój muzyczny. Takie zajęcia są oferowane, jednak już odpłatnie, także przez inne instytucje kulturalne lub oświatowe na terenie miasta.
Popularność lekcji śpiewu oraz gry w zespołach kameralnych wzrosła wraz z poja-wieniem się programów telewizyjnych odkrywających młode talenty. Wraz ze wzrostem zainteresowania pojawiły się również oferty nauczania ze strony innych podmiotów. Oferta repertuaru została rozszerzona o muzykę rozrywkową. Możliwość gry w orkie-strze (na poziomie amatorskim oraz półprofesjonalnym) oferuje natomiast wyłącznie Państwowa Szkoła Muzyczna, choć liczba chętnych jest ograniczona ze względu na licz-bę miejsc w składzie.
Coraz więcej podmiotów zewnętrznych zamawia oprawę muzyczną organizowa-nych wydarzeń. Wcześniej takie usługi znajdowały się wyłącznie w ofercie orkiestr fil-harmonii oraz podmiotów prywatnych. Oferta Państwowej Szkoły Muzycznej stoi na niższym poziomie z powodu mniejszego stopnia profesjonalizmu, jednak jest bardziej konkurencyjna cenowo –nie wymaga ponoszenia żadnych opłat.
Nagrania wideo z koncertów wewnętrznych (szkolnych) oraz zleconych są utrwalane na płytach DVD i sprzedawane przez stowarzyszenie działające przy szkole. Mimo że nie są to produkty profesjonalne i tak znajdują odbiorców, którzy traktują zapis wideo jako pamiątkę z uczestnictwa w wydarzeniu kulturalnym.
Możliwość wypożyczenia instrumentu jest oferowana przede wszystkim uczniom Pań-stwowej Szkoły Muzycznej, którzy rozpoczynają naukę i nie chcą inwestować we własny in-strument. Wraz ze wzrostem ucznia należy wymienić instrument na większy. W przypadku instrumentów smyczkowych pojawiły się oferty lutników, którzy za niewielką dopłatą od-bierają zakupiony wcześniej instrument i dostarczają większy. W wybranych przypadkach istnieje możliwość wypożyczenia instrumentu osobie, która nie jest związana z placówką.
Naprawa i strojenie instrumentów są nieodłącznym elementem nauki gry, dlatego zostały włączone do działalności Państwowej Szkoły Muzycznej. Zapotrzebowanie na te usługi utrzymuje się na stałym, wysokim poziomie.
Państwowa Szkoła Muzyczna X, wykonując analizę portfolio w 2013 roku, zebrała i usystematyzowała informacje na temat własnego funkcjonowania oraz otoczenia. Wskazano dzięki niej mocne i słabe strony placówki, co dało impuls do modyfikacji i roz-woju procesu kształcenia muzycznego. Analiza wykonana w 2018 roku ukazuje zmiany, jakie zaszły w otoczeniu, a także w działalności samej placówki. Podkreślić należy przede wszystkim wzrost zainteresowania kształceniem na poziomie amatorskim, a co za tym idzie, zwiększenie aktywności podmiotów konkurencyjnych na rynku edukacji muzycz-nej. Co prawda, pozostają obszary, w których Państwowa Szkoła Muzyczna X nadal jest monopolistą, ale to dzięki zmianom oraz poszerzeniu oferty podmiot nadal pozostaje kluczowym graczem na rynku. Oferta klasy instrumentalnej o profilu jazzowym oraz klasy śpiewu z muzyką rozrywkową pozwoliła przyciągnąć nowych zainteresowanych. Koncerty zlecone oraz produkty w postaci nagrań DVD promują działalność placówki.
Dostosowanie oraz zaimplementowanie narzędzi controllingu w szkolnictwie arty-stycznym jest jak najbardziej możliwe. Do najważniejszych zadań controllingu w oświa-cie zaliczyć można [Nahotko 2000, s. 5]:
· obniżanie kosztów usług,
· sprostanie wymaganiom nawet najbardziej wymagających klientów, czyli wprowa-dzenie mechanizmów, które spowodują wzrost satysfakcji klientów danej jednostki,
· zwiększanie efektywności świadczonych usług, · wzrost efektywności funkcjonowania całej placówki,
· opracowanie oraz wdrożenie instrumentów controllingu (planowanie, kontrola, zbieranie oraz wykorzystywanie informacji).
W nawiązaniu do koncepcji controllingu, zaproponowanej przez H.J. Vollmutha, na-leży wykazać założenia dotyczące controllingu w instytucjach kultury czy szkolnictwie artystycznym. Są to [Vollmuth 2017 s. 15]:
· Orientacja na cel – potrzebna jest do tego ścisła współpraca pomiędzy dyrekcją a ka-drą kierowniczą. Instytucja powinna sformułować cele, kwantyfikować je i uszczegół-awiać, skupiać na nich swoją uwagę;
· Orientacja na klienta – dla instytucji tego typu równie ważne powinno być optymal-ne zadowolenie klientów. Takie działania powinni podejmować zarówno dyrektorzy, jak i pozostali pracownicy placówki;
· Orientacja na rynek – otoczenie stale się zmienia, dlatego ważne jest, aby umieć do-stosować się do sytuacji rynkowej. Kluczem do tego jest stawanie się coraz bardziej konkurencyjnym oraz dokonywanie identyfikacji trendów rynkowych;
· Orientacja na przyszłość – budowanie wciąż nowych koncepcji, gromadzenie szcze-gółowych informacji dotyczących przyszłego rozwoju placówki;
· Orientacja na wąskie gardła – zwrócenie szczególnej uwagi na najsłabsze punkty w da-nej placówce. Mogą one niekorzystnie wpływać na wydajność całej organizacji. Niewy-eliminowanie wąskich gardeł spowoduje powstanie barier w rozwoju organizacji.
Controlling powinien prowadzić do działania zgodnego z misją danej placówki. Na podstawie misji powinno się budować system controllingu w danej szkole/placówce. [Nahotko 2000 s. 5]. Strategia będzie dobrze budowana i realizowana wówczas, gdy od-powiednio dobierze się instrumenty controllingu.
Zakończenie
Zastosowanie wybranych instrumentów controllingu w szkolnictwie artystycznym umoż-liwi sprawniejsze zarządzanie instytucją, przygotowanie budżetu, a co za tym idzie, zwe-ryfikowanie wykonalności finansowej założeń, które były przyjęte na etapie planowania.
Narzędzia controllingu z całą pewnością mogą i powinny być stosowane zarówno w przedsiębiorstwach, instytucjach kultury, jak i w szkolnictwie artystycznym. Przepro-wadzenie analizy korzyści będących rezultatem zastosowania narzędzi controllingu pozwala efektywniej zarządzać placówką. Ułatwia pracę zarówno przedsiębiorstwom, które działają w warunkach komercyjnych, jak i instytucjom kultury, finansowanym ze środków publicznych.
Bibliografia
Chachuła D. (2010), Controlling. Koncepcje, narzędzia, modele, Difin, Kraków, ss. 13–21.
Jędralska K., Woźniak-Sobczak B. (2001), Metoda controllingu strategicznego i jej implemen-tacja w zarządzaniu biznesem, Wydawnictwo Uczelniane Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach, Katowice, s. 61.
Kaplan S., Cooper R. (2000), Zarządzanie kosztami i efektywnością, Oficyna ekonomiczna, Kraków.
Mayer E., Mann R. (1992), Controlling w twojej firmie, Warszawa, s. 9.
Nahotko S. (2000), Podstawy kontrolingu finansowego, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego Sp. z o.o., Bydgoszcz, s. 5.
Sobańska I. (2010), Rachunkowość zarządcza. Pojęcie operacyjne i strategiczne, C. H. Beck, War-szawa, s. 28.
Świerk J. (2002), Controlling jako instrument zarządzania, „Annales Universitatis Mariae Curie-Skłodowska. Sectio H, Oeconomia”, 36, Lublin, ss. 167–182.
Volmuth H.J. (2017), Controlling, planowanie, kontrola, zarządzanie, Placet, Warszawa, s. 15.
Wasilewski W., Witkowski K., Kozaryn M. (2016), Wybrane zagadnienia controllingu
logistycz-nego w przedsiębiorstwie [w:] K. Witkowski, S. Saniuk (red.), Nowe trendy w logistyce – rozwiąza-nia IT, Uniwersytet Zielonogórski, Zielona Góra, ss. 194–199.
Cezary Kąkol |
cezarykakol@wp.plUniwersytet Zielonogórski, Wydział Ekonomii i Zarządzania, Zakład Zarządzania Bezpieczeństwem