Grupa jako firma – planowanie, organizowanie i finansowanie działalności

podatek dochodowy od osób prawnych,

deklaracji o odprowadzaniu należnych podatków VAT i akcyzowego. •

W przypadku zatrudniania pracowników na umowę o pracę grupa zobowiązana jest także do odprowadzania zaliczek na podatek od osób fizycznych, od dochodów uzyskiwa-nych przez pracownika oraz składkę ZUS [Ejsmont, Milewski 2005].

6.5.3. Grupa jako firma – planowanie, organizowanie

i finansowanie działalności

Wiele funkcjonujących grup nie przywiązuje należytej wagi do prozaicznych detali działal-ności gospodarczej, np. do posiadania biura i tablicy informacyjnej z nazwą. Niekorzystnie wpływa to na wizerunek grupy i jej ocenę przez potencjalnych kontrahentów. Grupa, która chce być postrzegana jako solidna i warta zaufania, powinna zadbać o odpowiedni lokal, zawiesić tablicę informacyjną, podać do publicznej wiadomości numer telefonu, faksu, adres poczty elektronicznej, a także wyposażyć przedstawicieli grupy w wizytówki i przygotować ulotki informujące o ofercie handlowej.

Zarząd grupy jest odpowiedzialny m.in. za planowanie i realizację zadań oraz rozli-czenia zewnętrzne grupy. Ważne jest, żeby ustalić system monitorowania prowadzonej dzia-łalności. Pozwala on na bieżącą kontrolę realizacji zadań i sprawne podejmowanie niezbęd-nych decyzji. Kierowanie bieżącą działalnością grupy zarząd przekazuje jednemu ze swoich członków, posiadającemu odpowiednie kompetencje lub osobie z zewnątrz, menadżerowi. Grupa może też wybrać inne rozwiązanie, często występujące w państwach zachodnich, po-legające na zleceniu wykonania funkcji, np. przedstawicielstwa handlowego wyspecjalizo-wanej firmie.

Do efektywnego zarządzania może przyczynić się realizacja następujących zasad: zebrania zarządu odbywają się regularnie, w określonym dniu miesiąca lub tygo-•

dnia, o wyznaczonej godzinie i zawsze w tym samym miejscu;

członkowie zarządu powinni każdorazowo otrzymywać informacje o prowadzo-•

nych i planowanych pracach oraz informacje finansowe; tematyka zebrań jest przygotowana z wyprzedzeniem; •

należy ustalić odpowiedni system informowania członków grupy o jej sytuacji •

i planowanych działaniach;

w zebraniach powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna za omawiane działanie •

grupy, o ile roli tej nie pełni ktoś z członków z zarządu;

zebrania zarządu powinny być protokołowane, a wnioski i zalecenia przekazywa-•

ne odpowiednim osobom bądź organom.

Podejmując decyzje, menadżerowie uwzględniają informacje rynkowe, dotyczące m.in. konkurencji i klientów oraz te wynikające z analizy finansowej grupy. Poprawna ana-liza finansowa jest dla menadżera punktem wyjścia do podejmowania trafnych i bardziej świadomych decyzji [Berman i wsp. 2006]. Obok menadżera ważną postacią jest osoba, której stanowisko nazywane jest różnie: asystent, sekretarka, pracownik administracyjny itp. Osoba ta może być zatrudniona na pełny etat lub jego część, a do jej obowiązków powinno należeć:

prowadzenie korespondencji, •

organizowanie zebrań zarządu oraz zebrań całej grupy, a od strony administracyj-•

nej – przygotowanie dokumentów i informacji na zebrania,

protokołowanie zebrań, wysyłanie wniosków i zaleceń, przekazywanie informacji •

członkom grupy,

prowadzenie kasy, sporządzanie i gromadzenie dokumentów księgowych. •

Poza wyżej wymienionymi stanowiskami zatrudnione mogą być inne osoby (jeżeli wynika to z potrzeb prowadzonej działalności i ma pokrycie w finansach grupy).

W początkowym okresie działania szczególnie ważne jest właściwe zorganizowanie obsługi księgowej i prawnej grupy.

Majątek przedsiębiorstwa, a zwłaszcza sposób jego wykorzystania mają istotny wpływ na rozmiar i charakter prowadzonej działalności oraz na sytuację finansową przedsię-biorstwa [Gabrusiewicz, Kołaczyk 2005]. Musi umożliwiać realizację zadań, prowadzenie działalności produkcyjnej, handlowej lub usługowej. Wszystkie zmiany majątku należy tak-że ewidencjonować w rachunkowości przedsiębiorstwa.

Majątek przedsiębiorstwa dzieli się na dwie podstawowe kategorie: majątek trwały (środki trwałe),

•

majątek obrotowy (środki obrotowe). •

Takie składniki majątkowe, jak maszyny, urządzenia produkcyjne, budynki, środki transportu zalicza się do środków trwałych. Charakteryzują się one tym, że:

wykorzystywane są w długim okresie i służą do produkcji wielu wyrobów, przez •

cały okres użytkowania zachowując swoją naturalną postać, zużywają się stopniowo i powoli tracą swoją wartość użytkową, •

przedstawiają określoną wartość pieniężną, której odpowiednie części stopniowo •

są przenoszone na wytwarzane za ich pomocą produkty.

Do środków trwałych zalicza się również pewne wartości niematerialne, będące wła-snością przedsiębiorstwa, np. patenty, rozwiązania techniczne i organizacyjne.

Składniki majątkowe, które zastosowane w procesie produkcji zużywają się całkowi-cie lub zmieniając swoją naturalną postać, zaliczane są do środków obrotowych. Do grupy tej należą materiały, paliwo i energia, produkcja w toku, wyroby gotowe czy środki pienięż-ne w rozrachunkach, np. należności pieniężpienięż-ne u kontrahentów przedsiębiorstwa [Milewski 2002].

Działanie w grupie opiera się na wspólnym podejmowaniu decyzji. Zjawiskiem na-turalnym jest sytuacja, w której członkowie grupy mają różne poglądy na dany temat. Mimo tych różnic konieczne jest sprawne i skuteczne podejmowanie decyzji zgodnych z wolą większości i poszanowaniem mniejszości.

Warunkiem koniecznym jest więc uzgodnienie i wdrożenie jednoznacznie określo-nych procedur, obowiązujących przy podejmowaniu każdej decyzji.

Jednoznaczne określenie wszelkich spraw, dotyczących zasad funkcjonowania i współpracy w grupie, powinno być zawarte w przyjętych przez walne zgromadzenie i pod-pisane przez wszystkich członków regulaminach wewnętrznych, które nie podlegają reje-stracji, a stanowią jedynie wewnętrzne uregulowania pracy grupy. Wśród podstawowych uregulowań, które powinny być przyjęte przez każdą grupę, należy wymienić następujące:

porozumienie/umowy członkowskie, •

regulamin pracy walnego zgromadzenia oraz innych organów statutowych, •

regulamin wyborów. •

Ponadto, zależnie od prowadzonej przez grupę działalności powinno uchwalić się inne regulaminy, np. określające zasady wspólnego użytkowania maszyn i sprzętu, zasady finansowania inwestycji czy też zasady przygotowania i oznaczenia produktów przeznaczo-nych do wspólnego przechowywania.

Lider to osoba, której powierzono pieczę nad funkcjami przywódczymi w grupie. Dobry lider potrafi dokonać trafnej analizy sytuacji i zaproponować drogi osiągania celów, a obowiązki podzielić tak, by osiągnięcie celu było zasługą wszystkich. Przestrzenią działań lidera jest grupa ludzi i system powiązań między nimi. Tam też należy szukać efektów jego działania, bowiem jego społeczne znaczenie widoczne jest przede wszystkim w zjednywaniu sobie ludzi, skupianiu zwolenników wokół jakieś idei. Stąd też można scharakteryzować lidera jako osobę, która:

gromadzi wokół siebie ludzi gotowych do współpracy, oczekujących zrealizowa-•

nia, pod jego przywództwem, swoich celów (stwarza sytuację pozwalającą na wy-twarzanie się między skupiającymi się wokół niego ludźmi bezpośrednich związ-ków prowadzących do powstania grup);

stwarza atmosferę sprzyjającą rozwojowi grupy, dając jej członkom okazję do •

spotykania się, poznawania czy dzielenia się doświadczeniami;

wpływa na wzrost atrakcyjności grupy (jej członkowie nabierają przekonania, że •

grupa stanowi gwarancję zrealizowania indywidualnych potrzeb, wzmacnia się ich poczucie bezpieczeństwa, wzrasta chęć działania dla jej rozwoju; z perspek-tywy osób pozostających poza grupą wzrost atrakcyjności grupy widoczny jest w postrzeganiu jej jako spójnej, silnej, sprawczej, skonsolidowanej, a jednocze-śnie dostępnej, otwartej na współpracę z innymi jednostkami i grupami) [Brzeziń-ska, Potok 1996].

Każda grupa producentów przygotowując się do działalności lub rozpoczynając kon-kretne przedsięwzięcie, musi posiadać dobry sformalizowany plan. Optymizm i wiara w suk-ces, które cechują podejmujących działania, są niezbędne, ale niewystarczające do osiągnię-cia wyznaczonych celów. Osiągnięcie sukcesu na rynku wymaga dostosowania metod pracy, organizacji i zarządzania do wymagań gospodarki rynkowej. W praktyce działania grupowe powinny dać efekt ekonomiczny, wyrażający się niższymi kosztami produkcji i korzystniej-szą sprzedażą wyprodukowanych towarów.

Koszty prowadzenia działalności stanowią podstawę naliczania opłat członkowskich i marży. Opłata operacyjna od obrotu jest odliczana od ceny uzyskanej ze sprzedaży produk-tów w imieniu członków grupy bądź jako koszt od tony lub innej miary. Opłaty operacyjne są zazwyczaj ustalone na każdy rok i wpisywane w umowy członkowskie albo do aneksu do umów. Są to opłaty wstępne i mogą być dostosowane na koniec roku finansowego do faktycznie poniesionych kosztów.

Grupy producentów powinny w fazie początkowej być finansowane głównie przez swoich członków, drogą kapitału pierwotnego, czyli wpisowego i udziałów, pożyczek lub zatrzymanej nadwyżki, tzw. rezerw. Doświadczenie pokazuje, że producenci są skłonni wspierać swoją organizację w większym stopniu, gdy jest ona finansowana z ich własnych środków. Jeżeli grupa zdecyduje się na zwiększenie rezerw kapitałowych poprzez zacho-wanie całości lub części nadwyżki z działalności za dany rok finansowy, powinny być one przypisane członkom zgodnie z ich sprzedażą przez grupę w danym roku, po dokonaniu wszelkich wpłat na fundusze lub cele określone przepisami wewnętrznymi.

Opłata operacyjna jest naliczana tak, aby pokryć koszty całorocznej działalności, takie jak koszty transportu, rozmów telefonicznych, płacy personelu i kierownictwa, koszty prze-chowywania, spłaty oprocentowania pożyczek itp. Przy ustalaniu wysokości opłat ważne jest, aby były one oparte na dokładnych prognozach, włącznie z rezerwami na nieściągalne wierzytelności, także z uwzględnieniem czynników losowych. Jeżeli opłata operacyjna zo-stała ustalona na zbyt niskim poziomie, na członków grupy mogą zostać nałożone dodatkowe opłaty proporcjonalnie do ich sprzedaży przez grupę. Znacznie lepsza jest sytuacja, w której można z końcem roku zwrócić członkom gotówkę, a nie żądać od nich dodatkowej opłaty [Boguta 2008].