Rozdział IV. Wszczęcie postępowania mediacyjnego i umowa o przeprowadzenie mediacji i umowa o przeprowadzenie mediacji
4.4. Skierowanie stron do mediacji przez sąd
4.4.2. Spotkanie informacyjne dla stron dotyczące mediacji
Artykuł 1838 § 4 k.p.c. zawiera nowe rozwiązanie polegające na możliwości nakazania stronom udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów, w szczególności mediacji, przed wyznaczeniem pierwszego posiedzenia przeznaczonego na rozprawę. Instytucja spotkania informacyjnego została przewidziana w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z 21 maja 2008 r. (art. 5 ust. 1). W uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizacyjnej wskazano, że spotkanie to ma stanowić dodatkowy sposób zachęcenia do mediacji lub wyboru innej metody pozasądowego rozwiązania sporu przez
582 Tak, O. Piaskowska, [w:] Mediacja w postępowaniu…, s. 51 i cytowane tam orzeczenia.
informowanie poza rozprawą o możliwościach i korzyściach związanych z polubownymi metodami rozwiązywania sporów.
Sposób przeprowadzania spotkań informacyjnych może być zróżnicowany, zależnie od indywidualnych możliwości organizacyjnych w poszczególnych sądach.
Spotkania informacyjne mogą prowadzić odpowiednio przeszkoleni sędziowie, referendarze sądowi, asystenci sędziego, a także wyznaczeni urzędnicy sądowi. Nie ma przy tym przeszkód, aby był to inny sędzia niż orzekający w sprawie. Spotkania mogą być również prowadzone przez stałych mediatorów, o ile zgodzą się poprowadzić je nieodpłatnie. Osoby wpisane na listę stałych mediatorów, których wiedza i umiejętności będą przy tej okazji podlegały weryfikacji, powinny zapewnić odpowiednią jakość udzielanych informacji. Decyzja, z którymi mediatorami lub ośrodkami mediacyjnymi nawiązać współpracę, aby zagwarantować wysoki poziom prowadzonych spotkań i rzetelność udzielanych informacji, należy do prezesa właściwego sądu.
Spotkania informacyjne prowadzone przez mediatorów mogą odbywać się w ramach dyżurów mediacyjnych. Aktualnie dyżury odbywają się w niektórych sądach na podstawie porozumień zawartych pomiędzy lokalnymi ośrodkami mediacyjnymi i prezesami właściwych sądów, przy aktywnym wsparciu koordynatorów ds. mediacji.
Współpraca sądów i mediatorów na szczeblu lokalnym nie tylko przyczynia się do upowszechniania wiedzy o mediacji, ale również sprzyja budowaniu zaufania wśród sędziów i stron sporu do jakości pracy mediatorów, co przekłada się na podejmowanie decyzji o stosowaniu mediacji. Ośrodki mediacyjne uzyskają możliwość upowszechniania idei mediacji, a także informowania o swojej działalności, strony zaś otrzymają rzetelną informację o mediacji pochodzącą bezpośrednio od mediatora. Nie ma też przeszkód, aby organizowane były również grupowe spotkania informacyjne, w których mogłyby uczestniczyć strony więcej niż jednego sporu583.
Można spotkać pogląd, że przedstawione założenia twórców ustawy nie uwzględniają w pełni realiów polskiego wymiaru sprawiedliwości. W sytuacji dużej liczby spraw przypadających na jednego sędziego czy referendarza sądowego, nie
583 Uzasadnienie projektu…, s. 20-21.
wydaje się racjonalne nakładanie na nich dodatkowych obowiązków związanych z prowadzeniem posiedzeń informacyjnych. Z wyżej wskazanych przyczyn, ciężar prowadzenia posiedzeń informacyjnych spada na urzędników sądowych i asystentów584. Ponadto wątpliwości niektórych autorów budzi twierdzenie zawarte w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizacyjnej, że „ośrodki mediacyjne uzyskają bezpośrednią możliwość upowszechniania idei mediacji, a także informowania o swojej działalności, strony natomiast - rzetelną i wyczerpującą informacje o mediacji, pochodzącą bezpośrednio od mediatora585.”Powstaje obawa, że w praktyce może dojść w ten sposób do reklamowania usług wybranych przez prezesa właściwego sądu ośrodków mediacyjnych lub mediatorów586.
Sprawy organizacyjne związane z przeprowadzeniem tego rodzaju spotkań zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych587 (§132-§139). Celem postępowania informacyjnego jest zapoznanie stron z możliwościami i korzyściami wynikającymi z polubownego rozwiązania sporu, w szczególności z mediacji (§132 r.u.s.p.). Spotkanie informacyjne jest nieodpłatne dla stron i uczestników postępowania nieprocesowego (§ 135 r.u.s.p.). Ponadto w w/w regulaminie wskazano, że wyznaczenie spotkania informacyjnego pozostaje bez wpływu na terminy rozpraw lub posiedzeń (§135 r.u.s.p.). Przewodniczący może wyznaczyć spotkanie informacyjne dla stron w budynku sądu albo poza budynkiem sądu (§137 r.u.s.p.). Warto też zaznaczyć, że takie spotkanie może być organizowane dla stron lub uczestników postępowania nieprocesowego więcej niż jednej sprawy (§138 r.u.s.p). Spotkanie ma stanowić jedynie sesję informacyjną, na której przekazywane są ogólne informacje dotyczące mediacji.
Nie powinny być na nim prezentowane stanowiska stron w konkretnej sprawie588. Z
584 Tak, M. Malczyk, Komentarz do art. 1838 k.p.c. [w:] Kodeks postępowania cywilnego…, Legalis 2016.
585 Uzasadnienie projektu…, s. 21.
586 Tak, M. Malczyk, Komentarz do art. 1838 k.p.c. [w:] Kodeks postępowania cywilnego…, Legalis 2016.
587 Dz.U. z 2015 r., poz. 2316 ze zm.
588 Por. J. Suter - Kunach, Nowe regulacje dotyczące mediacji, „Na wokandzie” 2/2016, artykuł dostępny na stronie: https://nawokandzie.ms.gov.pl/numer-29/dobre-praktyki-2-numer-29/nowe-regulacje-dotyczace-mediacji.html[dostęp w dn. 25.11.2017 r.]; odmiennie, K. Antolak-Szymanski, [w:] Mediacja w postępowaniu cywilnym…, s. 181.
postępowania tego sporządza się notatkę urzędową.Zgodnie z §139 r.u.s.p., notatka ta zawiera informację o stawiennictwie stron, dołącza się do niej zwrotne potwierdzenia odbioru wezwań i zawiadomień oraz pisma przedłożone przez strony. Notatkę wraz z tymi załącznikami dołącza się do akt sprawy.
Społeczna Rada ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości opracowała scenariusz spotkania informacyjnego. Wynika z niego, że notatka może zawierać informacje o zgodzie stron na mediację, lecz nie może zawierać stanowisk ani wypowiedzi stron589.
Efektem właściwie przeprowadzonego spotkania informacyjnego powinno być przekonanie stron do wyboru polubownego sposobu rozwiązania sporu, w szczególności mediacji. Gdy w wyniku mediacji strony zawrą ugodę, postępowanie sądowe zostanie umorzone. W rezultacie nie będzie potrzeby wyznaczania rozprawy i merytorycznego rozstrzygania sprawy, a postępowanie w sprawie ulegnie skróceniu590. Zgodnie z art. 1838 §6 k.p.c., w przypadku nieuzasadnionej nieobecności strony na spotkaniu informacyjnym, sąd może obciążyć ją kosztami nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony przeciwnej w orzeczeniu kończącym postępowanie w sprawie. O tego rodzaju sankcji strony są pouczane w wezwaniu (§133 r.u.s.p.). Ta sankcja ma charakter fakultatywny. Moim zdaniem, należy ją stosować z ostrożnością, by strony nie zniechęciły się do mediacji przez nadmierne restrykcje.
W mojej ocenie, wystarczający jest udział w spotkaniu informacyjnym albo samej strony albo pełnomocnika posiadającego umocowanie do zawarcia ugody. Należy wskazać, że rozwiązanie przewidziane w art. 1838 §6 k.p.c. przypomina regulację zawartą w art. 186 k.p.c. dotyczącym posiedzenia pojednawczego. Zgodnie z tym ostatnim przepisem, w wypadku niestawiennictwa przeciwnika bez usprawiedliwienia - na wyznaczone posiedzenie wnioskodawcy może on być obciążony, na żądanie obecnego na posiedzeniu przeciwnika, obowiązkiem zwrotu kosztów wywołanych
589 Propozycja scenariusza spotkania informacyjnego opracowanego przez Społeczną Radę ds.
Alternatywnych Metod Rozwiązywania Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości - uchwała nr 2/2017, znajduje się na stronie www.ms.gov.pl
590 Ibidem.
podjętą próbą ugodową. W obu przypadkach chodzi o osiągnięcie tego samego celu - ustawodawca chce zadbać o skuteczne i sprawne przeprowadzenie spotkania informacyjnego i posiedzenia pojednawczego. Groźba sankcji ma na celu zabezpieczenie przed czynnościami wykonywanymi jedynie dla pozoru.
Spotkałam się jednak z poglądem, że udział pełnomocnika w spotkaniu informacyjnym nie jest obowiązkowy i należy go jedynie zawiadomić o spotkaniu, podczas gdy strony wzywa się do osobistego udziału, pouczając jednocześnie o skutkach nieusprawiedliwionego niestawiennictwa591.
Ponadto, w doktrynie zwraca się uwagę, że ta regulacja prawna jest sprzeczna z zasadą dobrowolności mediacji592, gdyż jest to próba wprowadzenia tzw. mediacji obligatoryjnej593. Niektórzy autorzy uważają, że jest ona nieudana i świadczy o niezrozumieniu istoty mediacji594. Moim zdaniem, za wcześnie jest na krytyczną ocenę.
Nie wiemy bowiem, jak przyjmą tę zmianę strony sporów. Statystyki Ministerstwa Sprawiedliwości będą istotnym źródłem informacji w tym zakresie. Należy, moim zdaniem, docenić wysiłki ustawodawcy, który pragnie usprawnić funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości.