W sklepach badanego przedsiębiorstwa wykorzystywany jest system ISMBP, w któ-rym możliwe jest śledzenie procesu przyjęcia, składowania i wydawania towaru dla klienta. Jednym z kluczowych działań w procesie przyjęcia towaru na magazyn jest odpowiednia jego indeksacja w systemie ISMBP. Jest to bardzo ważny etap, po-nieważ błędy jakie mogą pojawić się podczas wprowadzania danych do systemu, przekładać się mogą na trudności w identyfikacji danego produktu na magazynie i w procesie sprzedaży, podnosić koszty magazynowania i wpływać na opóźnienie w dostawach do klientów. W związku z tym, poddano szczegółowej analizie pro-ces indeksacji. Na rysunku 1 przedstawiono schemat propro-cesu indeksacji towarów w systemie ISMBP badanego przedsiębiorstwa, jako kluczowy proces omawiany w niniejszym opracowaniu.
Rysunek 1. Schemat procesu indeksacji towarów w badanym przedsiębiorstwie
Źródło: Opracowanie własne na podstawie przeprowadzonych badań.
Wprowadzanie nowych pozycji do systemu ISMBP jest bardzo żmudną i powolną pracą. Wynika to z faktu, iż analizowany produkt nie należał początkowo do oferty firmy, natomiast wprowadzono go w celu poszerzenia oferty produktowej, rozwo-ju firmy i jej ekspansji na rynku regionalnym i krajowym. Problematyka tej grupy produktowej wynika też z faktu, iż znaczna większość produktów, jaka trafia do
Irena Jałmużna, Damian Jasiaczyk, Jan Królikowski
magazynu centralnego albo sklepów to konkretne modele, które klient wybiera z katalogów danych producentów. Nie jest niestety możliwym ujednolicenie tej grupy, gdyż produkty te mogą pochodzić od wielu producentów, a każdy z nich ma swoją własną politykę dotyczącą nazewnictwa konkretnych modeli oraz szero-ką gamę wariantów produktowych.
Ponadto z analizy dokumentów dostarczanych przez producentów analizo- wanego produktu wynika, że nie są one tworzone według jednego wzorca. Każdy z dostawców przygotowuje go w inny sposób. Ponadto, dokumenty od jednego z dostawców nie posiadają kodów EAN, co generuje w procesie przyjmowania na magazyn szereg dodatkowych czynności.
Z analizy procesu przyjęcia wynika, że na tym etapie procesu dla pracownika wprowadzającego dane do systemu istotne znaczenie stanowią dwie podstawowe dane, są to:
• nazwa produktu, • kod EAN.
Pracownik sprawdza, które pozycje istnieją już w systemie poprzez ręczne ko-piowanie pojedynczego kodu EAN do wyszukiwarki wbudowanej w system ISMBP, albo poprzez ręczne przepisywanie nazwy produktu do wcześniej wspomnianej wyszukiwarki, jeśli dany dostawca nie umieszcza na dokumentach kodu EAN. Dru-ga forma wyszukiwania jest bardzo żmudna i zajmuje w zależności od długości na-zwy od 3 do 5 razy więcej czasu.
Jeśli dany produkt nie znajduje się w systemie, co dla tej grupy produktów jest bardzo powszechnym zjawiskiem, pracownik musi dodać nową pozycję wypełnia-jąc ręcznie pojawiawypełnia-jące się w systemie pola i zatwierdzić dodanie nowej pozycji.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pozycji pracownik zatwierdza daną pozycję i przechodzi do następnego okna, przy którym w sytuacjach wyjątkowych jest zobligowany do wypełnienia dwóch pól, w których należy podać:
• kod u kontrahenta, • nazwę u kontrahenta.
Kolejnym utrudnieniem jakie pojawia się w procesie indeksacji jest wykonywa-nie dodatkowych czynności, powykonywa-nieważ w przypadku wykonywa-niektórych dostawców, w celu wprowadzenia nowej pozycji do systemu pracownik musi zgłosić się po dodatko-we dane (cena produktu albo marża) do pracownika działu zakupów. Po zebraniu wszystkich danych, pracownik tworzy w systemie ISMBP nową pozycję opatrzoną unikatowym indeksem w oparciu o wytyczne dotyczące całej procedury, dane z dokumentów przesłanych przez dostawcę oraz dodatkowe dane otrzymane z działu zakupów (jeśli było to konieczne dla danego dostawcy). Po zakończeniu
153
Techniki rozpoznawania obrazów i ekstrakcji informacji a podniesienie sprawności identyfikacji towarów – studium przypadku
procesu identyfikacji podstawowych danych w procesie indeksacji, pracownik zo-staje przekierowany przez system do okna z kartoteką towarów, gdzie widnieje już jego nowo założona pozycja.
Przedstawiona analiza procesu ręcznego wprowadzania produktu do systemu ISMBP, w sytuacji, gdy produkt nie posiada kodu EAN na przesłanych przez dostaw-cę dokumentach, stanowi dla badanego przedsiębiorcy istotną stratę.
Wykonanie szczegółowej analizy procesu przyjęcia towaru na magazyn i iden-tyfikacji towarów w informatycznym systemie badanego przedsiębiorstwa ISMBP pozwoliła wskazać szereg strat – tabela 1.
Tabela 1. Straty zidentyfikowane w procesie indeksacji w ISMBP Rodzaj straty Opis straty
Zbędne procesy
1. Sprawdzenie przez pracownika czy dana pozycja figuruje w systemie ISMBP
2. Wpisywanie słów kluczowych z nazw produktów do wyszu-kiwarki ISMBP w celu wyszukania istniejących indeksów 3. Ręczne uzupełnianie kodów EAN, nazwy produktu, kodu
u kontrahenta, nazwy u kontrahenta, ceny produktu oraz marży
Oczekiwanie 4. Pracownik musi czekać na informacje z działu zakupów by nadać indeks w systemie ISMBP Błędy jakościowe 5. Błędy przy wprowadzaniu danych do systemu
Źródło: opracowanie własne na podstawie przeprowadzonych obserwacji w procesie indeksacji produktów.
Analiza przedstawionych w tabeli 1 strat, pozwoliła wskazać najbardziej czaso-chłonne procesy. W pierwszej kolejności należy do nich weryfikacja przez pracow-nika działu Data Team czy dana pozycja widnieje już w systemie ISMBP. Wypracow-nika to z faktu, iż w większości przypadków:
• dokumenty od dostawców są przysyłane w dużych ilościach,
• każdy dokument zawiera różną ilość pozycji jakie pracownik musi sprawdzić w sys-temie ISMBP,
• kody EAN są ręcznie kopiowanie do systemu ISMBP,
• w celu sprawdzenia czy dany produkt posiada kod EAN należy wpisywać w wyszu-kiwarce systemu ISMBP słowa kluczowe z nazw produktów.
Irena Jałmużna, Damian Jasiaczyk, Jan Królikowski
W związku z powyższym, w tabeli 2 przedstawiono uśrednione wyniki pomia-rów czasów związanych z obsługą różnych dokumentów, liczbę pozycji przyjmo-wanych na stan magazynowy w badanym okresie oraz średni czas potrzebny na indeksację (CPNI) jednej pozycji w systemie ISMBP (1),
gdzie: CPNI – czas potrzebny na indeksację jednej pozycji materiałowej w systemie informatycznym,
– średni czas potrzebny na indeksację wprowadzanych pozycji do systemu in-formatycznego,
LPP – liczba przyjętych pozycji w systemie informatycznym na przestrzeni ba-danego okresu czasu.
Badania przeprowadzono na przestrzeni 6 tygodni zaczynając od 14 do 19 ty-godnia roku 2017.
Tabela 2. Wyniki badań dotyczących procesu weryfikacji danego indeksu w sys- temie ISMBP przez pracownika działu Data Team badanego przedsiębiorstwa
Lp. tygodniaNumer LPP [min] CPNI [min/pozycję] CPNI [s/pozycję] 1 14 274 93,23 0,34026 20,4156 2 15 384 130,72 0,34042 20,4252 3 16 242 82,4 0,34049 20,4294 4 17 251 85,58 0,34096 20,4576 5 18 192 65,42 0,34071 20,4426 6 19 166 56,67 0,34136 20,4816
155
Techniki rozpoznawania obrazów i ekstrakcji informacji a podniesienie sprawności identyfikacji towarów – studium przypadku
Na podstawie przeprowadzonych badań określono w systemie ISMBP oraz lenie standardowe SD=0,024 s, odchylenie standardowe SD=76,2; = 85,67 s odchy-lenie standardowe SD=25,88 s.
Bazując na próbie przedstawionej w tabeli 2 wyliczono, iż sprawdzenie 100 po-zycji zajmuje średnio 34,07 minuty.