Dieta w podróży zagranicznej

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia (75% kwoty diety) i inne drobne wydatki (25% kwoty diety).

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży za- granicznej, określonej w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. Pań-stwem docelowym jest to państwo, w którym pracownik ma wykonywać zadania zlecone mu przez pracodawcę.

PRZYKŁAD 76

Pracownik jednostki ma odbyć podróż służbową do Francji. Będzie jechał ko-leją, tranzytem, z przesiadkami na terenie Niemiec: w Berlinie i we Frankfurcie nad Menem. W obu miejscach przesiadki czas oczekiwania na kolejny pociąg wyniesie po kilka godzin. Czy w takim razie w celu określenia wysokości diety należy ustalić, że państwem docelowym będą Niemcy i Francja?

Nie, takie ustalenie będzie nieprawidłowe. Prawidłowo należy ustalić jedno miejsce docelowe – Francję. Za cały pobyt w podróży zagranicznej nalicza się diety w ta-kiej wysokości, jaka jest ustalona dla Francji jako państwa docelowego (50 euro za dobę). Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

88

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

podróży zagranicznej (§ 13 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Praco-dawca w przypadku podróży do dwóch lub więcej państw, może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Nie dotyczy to jednak podróży tranzytowych. W przypad- ku takich podróży państwo docelowe, w którym pracownik będzie wykonywał zada-nie służbowe, jest jedno. Państwa będące po drodze, przez które pracownik tylko przejeżdża w drodze do państwa docelowego, nie mogą więc być uznane za dodat-kowe państwa docelowe, nawet jeśli pracownik przebywa w tych państwach przez dłuższy czas w związku z oczekiwaniem na przesiadkę. Więcej niż jedno państwo docelowe można ustalić wtedy, gdy pracownik będzie kolejno przebywał w różnych państwach, w których pobyt nie będzie związany tylko z koniecznością przejazdu do państwa docelowego, ale z wykonywaniem określonego zadania na polecenie pracodawcy.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodaw-ca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Na przykład pracodawW przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodaw-ca może ustalić, że pracownik odbędzie podróż do Niemiec (Berlin) i Francji (Paryż), zatrzymując się w każdym z tych państw i wypełniając różne zadania:

■

■ najpierw w Berlinie poprowadzi wykład w ramach konferencji,

■

■ następnie w Paryżu weźmie udział w targach.

Przepisy wprowadzają możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego.

Pracodawca może więc ustalić więcej niż jedno państwo docelowe, ale nie musi. Kon-sekwencją ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego jest liczenie diet według różnych stawek (ustalonych dla poszczególnych państw). W takich przypadkach diety nalicza się dla danego państwa za czas podróży od/do przekroczenia granicy tego pań-stwa. Za niepełne doby diety przelicza się proporcjonalnie.

PRZYKŁAD 77

Pracodawca wysłał pracownika jednostki w podróż służbową. Ustalił dwa państwa docelowe: Niemcy i Francję. Zadania służbowe pracownik ma wykonywać kolejno w Monachium i Paryżu. Pracownik odbywał podróż własnym samochodem. Nie miał zapewnionych posiłków. Czas trwania podróży przedstawiał się następująco:

■

■ przejazd z Wrocławia do Monachium – wyjazd z Wrocławia 8 stycznia 2019 r.

o godz. 7.30, przekroczenie granicy w Zgorzelcu o godz. 9.45, przyjazd do Mo-nachium o godz. 15.00,

■

■ przejazd z Monachium do Paryża – wyjazd z Monachium 10 stycznia 2019 r.

o godz. 16.30, przekroczenie granicy w Baden-Baden o godz. 19.15, przyjazd do Paryża 11 stycznia 2019 r. o godz. 2.35,

■

■ przejazd z Paryża do Wrocławia – wyjazd z Paryża 14 stycznia 2019 r. o godz. 5.30, przekroczenie granicy w Zgorzelcu o godz. 22.45, przyjazd do Wrocławia 15 stycz-nia 2019 r. o godz. 0.55.

Pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej: 6 pełnych dób i 13 godzin.

W związku z tym należy mu się 7 pełnych diet. Diety te rozlicza się proporcjonalnie

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX

89

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

stwach docelowych. Z tego na terenie Niemiec (od przekroczenia granicy w drodze tam do przekroczenia granicy z Francją) – dwie pełne doby i 9 godzin 30 minut.

Ponieważ drugim miastem docelowym jest Paryż, diety za pobyt w Paryżu i po-dróż powrotną nalicza się według stawki diety obowiązującej we Francji, mimo że trasa powrotna wiedzie częściowo przez Niemcy (tranzyt). W efekcie za czas po-bytu w Niemczech pracownik otrzyma 2,5 diety naliczonej według stawki 49 euro (2,5 × 49 euro = 122,5 euro), za czas pobytu we Francji 4,5 diety naliczonej według stawki 50 euro (4,5 × 50 euro = 225 euro).

Należność z tytułu diet oblicza się w odniesieniu do czasu trwania podróży zagranicznej w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

■

■ do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

■

■ ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

■

■ ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

PRZYKŁAD 78

Docelowo pracownik jednostki został delegowany do Paryża (Francja) od 12 do 19 listopada 2018 r. Dieta we Francji wynosi 50 euro. Pracownik przekroczył grani-cę polsko-niemiecką, jadąc samochodem służbowym, 12 listopada 2018 r. o godz.

13.00. W drodze powrotnej 19 listopada 2018 r. granicę polsko-niemiecką przekro- czył o godz. 6.37 rano. W podróży pracownik przebywał 6 pełnych dób oraz siód- mą rozpoczętą dobę, spędzoną w podróży powyżej 12 godzin (17 godzin i 37 mi-nut). W związku z tym należność z tytułu diet pracownika wyniosła: 7 × 50 euro =

= 350 euro.

Ponieważ dieta w podróży zagranicznej jest przeznaczona nie tylko na pokrycie kosztów wyżywienia, ale też innych drobnych wydatków, dieta przysługuje także pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie.

Dieta w takiej sytuacji wynosi 25% diety faktycznie należnej, ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych.

PRZYKŁAD 79

Pracownik jednostki został delegowany do Berlina (Niemcy) od 12 do 19 listopada 2018 r. Dieta w Niemczech wynosi 49 euro. Pracownik przekroczył granicę polsko--niemiecką, jadąc samochodem służbowym, 12 listopada 2018 r. o godz. 21.00.

W drodze powrotnej 19 listopada 2018 r. granicę polsko-niemiecką przekroczył o godz. 4.30 rano. W podróży pracownik przebywał 6 pełnych dób oraz siódmą rozpoczętą dobę, spędzoną w podróży poniżej 8 godzin (7 godzin i 30 minut).

W związku z tym należność z tytułu diet pracownika wyniosła łącznie 310,33 euro (6 dób × 49 euro = 294 euro plus 1 doba do 8 godz. – 1/3 × 49 = 16,33 euro).

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

90

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

Ponieważ jednak pracownik miał zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie, należność z tytułu diet została obniżona do 25% faktycznie przysługujących mu diet. Wyniosła więc: 310,33 euro × 25% = 77,58 euro.

Do drobnych wydatków ponoszonych w związku z podróżami zagranicznymi zalicza się np. wydatki na napoje i przekąski w pociągach i samolotach, opłaty za toalety, opłaty za prysznic, opłaty bagażowe. Faktu poniesienia tych wydatków nie trzeba dokumentować, ani też składać oświadczeń o ich poniesieniu lub nieponiesieniu. Ryczałt przyznany na ich pokrycie nie jest uzależniony od ich faktycznego poniesienia ani ich rzeczywistej wy-sokości.

W razie zapewnienia pracownikowi częściowego bezpłatnego wyżywienia kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że każ-dy posiłek stanowi odpowiednio:

■

■ śniadanie – 15% diety,

■

■ obiad – 30% diety,

■

■ kolacja – 30% diety.

Potrącenia te stosuje się odpowiednio w razie korzystania przez pracownika z usługi ho-telarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

PRZYKŁAD 80

Pracownik jednostki został delegowany do Berlina od 12 do 19 listopada 2018 r. Die-ta w Niemczech wynosi 49 euro. Pracownik przekroczył granicę polsko-niemiecką, jadąc samochodem służbowym, 12 listopada 2018 r. o godz. 21.00. Noclegi miał zapewnione w wymiarze 6 dób hotelowych, w ramach których było serwowane śnia- danie. W drodze powrotnej 19 listopada 2018 r. granicę polsko-niemiecką przekro- czył o godz. 4.30 rano. W podróży pracownik przebywał 6 pełnych dób oraz siód-mą rozpoczętą dobę, spędzoną w podróży poniżej 8 godzin (7 godzin i 30 minut).

W związku z tym należność z tytułu diet pracownika wyniosła łącznie 310,33 euro (6  dób  ×  49  euro  =  294  euro plus 1 doba do 8 godz., czyli 1/3 ×  49  euro  =

=  16,33  euro). Ponieważ pracownik miał zapewnionych 6 śniadań, należność z ty tułu diet została obniżona odpowiednio o 15% diety za każdy z 6 dni. Wyniosła więc: 310,33 euro – (7,35 euro × 6 dni) = 310,33 euro – 44,10 euro = 266,23 euro.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa niż dieta, pra-cownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podró-ży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.