w jednostkach sektora publicznego
1. Podróż służbowa
1.4. Termin podróży
Za wyznaczenie terminu podróży odpowiada pracodawca. Termin ten wskazuje się w po-leceniu wyjazdu służbowego jako:
■
■ konkretną datę – gdy podróż ma trwać dzień,
■
■ datę początkową (wyjazdu) i końcową (powrotu) – w przypadku podróży służbo-wych trwających dłużej niż dzień.
Pracodawca powinien także określić godziny wyjazdu i powrotu, jeśli jest to możliwe (je- żeli da się określić, ile czasu zajmie realizacja zadania służbowego) lub jeśli jest to wska-zane z różnych względów (np. gdy pracodawca poleca wyjazd i powrót w określonym przedziale czasowym, ze względu na konieczność zapewnienia odpoczynku dobowego lub tygodniowego pracownika albo gdy pracownik ma przed wyjazdem lub po powro-cie wykonać określone zadania służbowe w stałym miejscu pracy). Wstępne wskazanie godzin wyjazdu i powrotu jest również warunkiem sporządzenia prawidłowej kalkulacji kosztów podróży, w odniesieniu do należności, które zależą od czasu jej trwania.
Zwrot kosztów podróży służbowej należy się, jeśli została odbyta w terminie wskazanym przez pracodawcę (§ 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Jeżeli w trakcie podró-ży zajdą okoliczności niezależne od pracownika, które uniemożliwią powrót w terminie, należy niezwłocznie zgłosić je pracodawcy. Pracodawca powinien podjąć decyzję o no- wym terminie powrotu, a także, jeśli to konieczne, o zmianie środka transportu właściwe- go do powrotu. Decyzje te powinien podejmować pracodawca, ponieważ ma bezpośred-ni wpływ na wzrost kosztów podróży służbowej.
PRZYKŁAD 29
Z powodu mgły odwołano wszystkie loty z lotniska w Londynie. Przewoźnik poinfor-mował, że loty zostaną wznowione nad ranem następnego dnia i będą realizowane w kolejności od lotów najbardziej opóźnionych. Pracodawca po uzyskaniu informacji od pracownika jednostki zdecydował, że pracownik ma czekać na wznowienie lo- tów. Ostatecznie pracownik wrócił do kraju po spędzeniu dodatkowej doby w podró-ży służbowej. Za czas ten pracodawca wypłacił mu diety i ryczałt za nocleg.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
50
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
PRZYKŁAD 30
Pracownik jednostki został zatrzymany na lotnisku we Francji z powodu strajku ob- sługi naziemnej lotniska. Strajk został ogłoszony na dwa dni, z możliwością przedłu- żenia o kolejne dni, jeśli związki zawodowe i pracodawca nie osiągną porozumie-nia w sprawie postulatów strajkowych. Pasażerom, których loty przypadały na czas trwania strajku, zaproponowano zwrot ceny biletów albo oczekiwanie na wznowienie lotów – z opcją bezpłatnego przebukowania biletów. Pracodawca po uzyskaniu tych informacji od pracownika zdecydował, że pracownik ma wrócić do kraju pociągiem.
1.4.1. Termin odbycia podróży służbowej krajowej
Termin odbycia podróży służbowej krajowej nie jest osobno zdefiniowany w rozporządze-niu o podróżach służbowych.
Podróż służbowa rozpoczyna się i kończy po przekroczeniu granicy miejscowości, w któ-rej znajduje się siedziba pracodawcy, miejsce stałego wykonywania pracy przez pra-cownika lub miejsce jego czasowego lub stałego pobytu. Ustalenie dokładnej godziny wyjazdu w podróż służbową i powrotu z niej jest konieczne do prawidłowego wyli-czenia należności pracownika z tytułu odbywania tej podróży. Jednak ze względu na trudności w ustaleniu dokładnej godziny przekroczenia granicy miejscowości przyjmuje się, że pracownik rozpoczyna podróż służbową wtedy, gdy wsiada do środka transportu właściwego do jej odbycia, a kończy ją, wysiadając. Rozwiązanie to zostało zaaprobowa-ne w prawie pracy, ponieważ jest korzystniejsze dla pracownika.
PRZYKŁAD 31
Pracownik jednostki rozpoczął podróż służbową pojazdem służbowym. Wsiadł do niego przed siedzibą jednostki o godz. 6.30 rano. Kolejny pracownik dosiadł się do tego samochodu w miejscowości swojego zamieszkania, znajdującej się na tra-sie przejazdu samochodu służbowego. Ten pracownik rozpoczął podróż służbową o godz. 7.05.
PRZYKŁAD 32
Pracownik jednostki rozpoczął podróż służbową o godz. 7.54, czyli godzinie odjaz-du pociągu pospiesznego z dworca w miejscowości, w której znajduje się siedziba jednostki. Jego podróż zakończyła się w miejscu jego zamieszkania o godz. 18.04, czyli godzinie przyjazdu pociągu pospiesznego do tej miejscowości, w drodze po-wrotnej z delegacji.
W poleceniu wyjazdu służbowego termin podróży najczęściej określany jest datami.
W rozliczeniach kosztów podróży należy podać daty oraz godziny i minuty wyjazdu i powrotu.
W przypadku środków transportu publicznego podaje się je zgodnie z informacjami za- wartymi w rozkładach jazdy, planach odlotów/przylotów, planach wyjścia w morze/wej-
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
51
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
tów podróży należy podać godzinę faktyczną. Ponadto trzeba zamieścić oświadczenie na temat ewentualnego opóźnienia.
PRZYKŁAD 33
Pracownik jednostki odbywał podróż służbową pociągiem. Zgodnie z rozkła-dem jazdy pociąg w drodze tam powinien odjechać o godz. 7.30, a w dro-dze z powrotem powinien przyjechać o godz. 15.05. Pracownik w rachunku kosztów podróży wskazał jednak inne godziny. Odjazd ze stacji początkowej – o godz. 7.45, przyjazd w drodze powrotnej – o godz. 16.25. Zmiana godzin według oświadczenia pracownika była spowodowana opóźnieniami pocią-gów. Na stronie internetowej przewoźnika była zamieszczona informacja, że pociągi mogą być opóźnione ze względu na remont torów. W związku z tym pasażerowie nie mogą się ubiegać o zwrot częściowy kosztów biletu z powo-du opóźnienia. Jak rozliczyć koszty tej delegacji – według godzin z rozkłapowo-du jazdy, czy według faktycznego czasu podróży?
Koszty podróży służbowych rozlicza się według czasu faktycznego przebywania w podróży służbowej. Informacje na temat planowanego przyjazdu/odjazdu środ-ków transportu publicznego służą jedynie pomocniczo – przy planowaniu podróży służbowej i kontroli naliczenia związanych z tym kosztów. Jeśli nastąpiły opóźnie-nia, pracownik powinien w rachunku kosztów podróży służbowej wskazać faktyczne godziny wyjazdu i/lub powrotu oraz dołączyć oświadczenie na temat opóźnienia.
Oświadczenie to jest wymagane przez § 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służ- bowych. Zgodnie z tym przepisem w uzasadnionych przypadkach pracownik skła-da pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, zwrotów innych kosztów podróży lub ich wysokość. Ze względu na przepisy obo-wiązujące u niektórych przewoźników, które z opóźnieniem środka transportu wiążą prawo do otrzymania przez pasażera częściowego zwrotu ceny biletu, w oświadcze-niu tym powinny się znaleźć informacje na temat:
■
■ przyczyny wskazania innych godzin wyjazdu/powrotu niż podane w rozkładzie jazdy,
■
■ tego, czy pracownikowi przysługiwało prawo do obniżenia ceny biletu i czy fak-tycznie taką obniżkę uzyskał.
W przypadku opisanym w przykładzie zmiana godzin wyjazdu i powrotu ma wpływ na:
■
■ uzyskanie przez pracownika prawa do diety (gdyby pociąg jeździł planowo – dieta by nie przysługiwała, przy opóźnieniach pracownik nabył prawo do połowy diety),
■
■ zwrot kosztów biletu, ponieważ przewoźnik poinformował o możliwości opóźnień, pracownik nie mógł skorzystać z obniżki ceny biletu za opóźnienia.
1.4.2. Termin odbycia podróży służbowej zagranicznej
Termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej zagranicznej jest zdefiniowany w § 12 rozporządzenia o podróżach służbowych. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
■
■ lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
52
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
■
■ lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
■
■ morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wej-ścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Chwila przekroczenia granicy państwowej/startu lub lądowania samolotu, wyjścia/wej-ścia z/do portu powinna być podana w godzinach i minutach. Podaje się ją zgodnie z informacjami zawartymi w rozkładach jazdy, planach odlotów/przylotów, planach wyj- ścia w morze/wejścia do portu. Jeśli faktyczna godzina jest inna niż planowana, w rozli-czeniu kosztów podróży należy podać godzinę faktyczną oraz zamieścić oświadczenie na temat ewentualnego opóźnienia (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych).