w jednostkach sektora publicznego
1. Podróż służbowa
1.6. Wykorzystanie dla celów odbywania podróży służbowych pojazdów niebędących własnością
■ uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
■
■ optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
■
■ w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
Jeśli z punktu widzenia realizacji obowiązków służbowych przez dyrektora szkoły celowy był jego szybki powrót z delegacji służbowej po to, żeby wykonać zadanie służbowe w określonym czasie po powrocie z podróży służbowej w siedzibie szkoły, to mógł on być zrealizowany pociągiem pospiesznym IC. Podobnie, wskazaniem do podróży takim pociągiem mogłaby być również konieczność wykonywania zadań przez dyrektora w trakcie podróży, kiedy konieczny byłby dostęp do Internetu, ofe-rowany tylko w pociągach IC.
Jeśli na poleceniu służbowym pracodawca wskazał tylko jeden środek transportu:
„Kolej, pociąg zwykły, określona klasa przedziału”, to koszty podróży służbowej po- winny być rozliczone według tego wskazania. Czyli dyrektor powinien mieć rozliczo-ne takie koszty przejazdu, jakie byłyby, gdyby jechał pociągiem wskazanym przez pracodawcę. Jednak i tu, zanim główny księgowy zdecyduje o obniżeniu należności do zwrotu, należałoby zwrócić się do dyrektora o złożenie dodatkowych wyjaśnień.
Powinien on złożyć oświadczenie na piśmie na temat okoliczności, które spowodo-wały zmianę środka transportu. W czasie podróży służbowej mogą zaistnieć różne okoliczności, które uzasadniały przejazd innym środkiem transportu niż pierwotnie określony. Jeśli pracodawca uzna te okoliczności za uzasadnione, zwrot kosztów przejazdu powinien nastąpić według kosztów faktycznie poniesionych. Dla celów kontrolnych zarówno oświadczenie dyrektora, jak i decyzja pracodawcy (np. w po- staci adnotacji na oświadczeniu „Wyrażam zgodę”, opatrzonej datą i podpisem pra-codawcy) muszą być trwale dołączone do rachunku kosztów podróży służbowej.
1.6. Wykorzystanie dla celów odbywania podróży służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy
Pojazdy niebędące własnością pracodawcy mogą być wykorzystywane do odbywania podróży służbowych pod warunkami określonymi w § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia o po-dróżach służbowych. Przepis ten ogranicza pojazdy, jakie mogą być wykorzystywane w tym celu wyłącznie do samochodów osobowych, motocykli lub motorowerów. Pojazdy te mogą być wykorzystywane do odbycia podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych.
Wykorzystanie pojazdu odbywa się na wniosek pracownika. Wniosek ten musi zaakcep-tować pracodawca.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
55
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
PRZYKŁAD 39
Z przepisów o transporcie drogowym wynika, że na podstawie umów cywilno-prawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy (art. 34a). Czy w takim razie na wyjazd służbowy (do innego województwa) odbywany samo-chodem osobowym pracownika jednostki, którym będzie jechał ten pracownik i trzech innych delegowanych w to samo miejsce, trzeba zawrzeć umowę cy-wilnoprawną na piśmie?
Nie, przepisy nie wymagają w tym przypadku zawarcia pisemnej umowy cywilno-prawnej.
Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (dalej: ustawa o transporcie drogowym) określa zasady wykonywania krajowego transportu drogowego oraz niezarobkowego krajowego przewozu drogowego przez przedsiębiorców. W odnie- sieniu do podmiotów niebędących przedsiębiorcami jej przepisy stosuje się odpo-wiednio – w zakresie normującym niezarobkowe przewozy drogowe (art. 3 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy). Opisany w przykładzie przejazd spełnia definicję z art. 4 pkt 4 tej ustawy. Dotyczy niezarobkowego przewozu drogowego na własne potrzeby jed-nostki. Jest nim każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowe-go i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospo-darczej, spełniający łącznie następujące warunki:
■
■ pojazdy samochodowe używane do przewozu są prowadzone przez przedsię-biorcę lub jego pracowników,
■
■ przedsiębiorca legitymuje się tytułem prawnym do dysponowania tymi pojazdami,
■
■ w przypadku przejazdu pojazdu załadowanego – rzeczy przewożone są włas-nością przedsiębiorcy lub zostały przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione albo celem przejazdu jest przewóz osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa bądź do przed-siębiorstwa na jego własne potrzeby, a także przewóz pracowników i ich rodzin,
■
■ nie jest przewozem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.
W przypadku takich przewozów, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o transporcie drogowym, przepisów tej ustawy nie stosuje się do przewozu drogowego wyko-nywanego pojazdami samochodowymi w niezarobkowym przewozie drogo-wym pojazdami przeznaczonymi konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Podana tu definicja jest zgodna z definicją samochodu osobowego (art. 2 pkt 40 ustawy z 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym).
W efekcie do sytuacji opisanej w przykładzie stosuje się rozporządzenie o podró- żach służbowych. Zgodnie z nim pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie po-dróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracownika, na wniosek zgłoszony przez pracownika. Zarówno jedno, jak i drugie może być sfor-mułowane ustnie. Obopólna zgoda na takie rozwiązanie jest potwierdzana w formie polecenia wyjazdu służbowego. W dowodzie wystawianym przez pracodawcę jako
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
56
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
środek transportu właściwy do odbycia podróży wskazywany jest w takim przypad-ku pojazd, którym dysponuje pracownik. Należy podać w dowodzie co najmniej:
■
■ adnotację, że jest to pojazd pozostający w dyspozycji pracownika,
■
■ rodzaj tego pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower),
■
■ pojemność skokową silnika tego pojazdu.
Ta ostatnia informacja jest konieczna do rozliczenia kosztów używania tego pojaz-du, które następuje według stawek uzależnionych od pojemności skokowej silnika pojazdu.
PRZYKŁAD 40
Czy pracownik jednostki może odmówić wyjazdu służbowego własnym samo-chodem?
Tak, pracownik może odmówić odbycia podróży służbowej własnym pojazdem. Ini-cjatywa wykorzystania w celu odbycia podróży służbowej pojazdu pozostającego w dyspozycji pracownika należy do pracownika (§ 3 ust. 3 rozporządzenia o podró- żach służbowych). Zapewnienie warunków koniecznych do wypełniania przez pra-cowników obowiązków przypisanych im zgodnie z zawartą umową o pracę należy do pracodawcy. Pracodawca może m.in.:
■
■ udostępniać pracownikom do odbywania podróży służbowych pojazdy służbo-we jednostki (np. będące jej własnością lub użytkowane na podstawie umowy leasingu),
■
■ wynajmować pojazdy od zewnętrznych firm (np. samochód osobowy, bus lub autokar wraz z kierowcą),
■
■ polecać odbywania takich podróży środkami transportu publicznego.
Pracownik, który otrzyma polecenie wyjazdu służbowego, może zaproponować pracodawcy, że podróż odbędzie pojazdem pozostającym w jego dyspozycji. Osta- tecznie jednak to pracodawca decyduje, czy przystać na takie rozwiązanie. W sytua-cji odwrotnej, jeśli to pracodawca bez porozumienia z pracownikiem poleci odbycie podróży służbowej pojazdem tego pracownika, pracownik nie musi wyrażać zgody na takie rozwiązanie. Brak zgody nie wymaga żadnego umotywowania.
Pojazd wykorzystywany przez pracownika do odbycia podróży służbowej nie musi być jego własnością. Wystarczy, że pracownik może nim faktycznie dysponować.
PRZYKŁAD 41
Czy można wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem oso-bowym będącym własnością rodziców pracownika?
Tak, można wyrazić zgodę, aby pracownik odbył podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracownika. Przepisy rozporządzenia o podró-
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
57
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
dem osobowym niebędącym własnością pracodawcy odbywała się samochodem osobowym będącym własnością pracownika. Pojazd ten jedynie musi pozostawać w dyspozycji tej osoby, czyli może być np. wypożyczony od krewnych czy innych osób.
PRZYKŁAD 42
Pracownik jednostki ma zawartą umowę na wykorzystanie pojazdu prywat-nego do jazd lokalnych (samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, numer rejestracyjny XYZ 209Z). W czasie, kiedy zgłosił, że nie dysponuje tym pojazdem z powodu awarii, dostał polecenie wyjazdu służ-bowego. Zwrócił się wówczas o zgodę na jego odbycie innym pojazdem – sta-nowiącym własność jego znajomego. Czy można wyrazić zgodę na odbycie tej podróży innym samochodem niż ten, na który jest zawarta umowa?
Tak, podróż służbowa może być odbyta innym pojazdem niż pojazd użytkowany na podstawie umowy o używanie do celów służbowych pojazdu niebędącego włas-nością pracodawcy.
Umowa podana w przykładzie jest zawierana na podstawie przepisów rozporzą-dzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samocho-dów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy). Umowa ta dotyczy używania pojazdów pozostających w dyspozy-cji pracownika do odbywania jazd lokalnych, których koszty pokrywa pracodaw-ca ryczałtowo. Koszty podróży służbowych, a więc wyjazdów służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce zamieszkania pracownika, rozlicza się na zasadach określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych (§ 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy). Pracownik, który ma podpisaną umowę na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych, może zgłosić pracodawcy wniosek o odbycie podróży służbowej:
■
■ tym pojazdem, na który jest zawarta umowa,
■
■ innym pojazdem pozostającym w jego dyspozycji.
Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku ostateczną decyzję w tej sprawie po-dejmuje pracodawca.
W przypadku odbycia podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub mo-torowerem niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosz-tów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu. Stawkę ustala pracodawca. Nie może ona być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transpor- cie drogowym, czyli w przepisach rozporządzenia w sprawie używania pojazdów niebę-dących własnością pracodawcy (§ 3 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych).
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
58
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA Wysokość stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie używania pojazdów niebę-dących własnością pracodawcy jest taka sama dla podróży krajowych i zagranicznych.
Stawki te wynoszą dla:
■
■ motorowerów – 0,1382 zł/1 km,
■
■ motocykli – 0,2302 zł/1 km,
■
■ samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 m3 – 0,5214 zł/1 km,
■
■ samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3 – 0,8358 zł/1 km.
PRZYKŁAD 43
Kontrola zażądała przedstawienia zarządzenia kierownika jednostki budżeto-wej w sprawie ustalenia stawki za 1 km przebiegu do rozliczania kosztów po-dróży służbowych odbywanych pojazdami pracowników. Czy jednostka musi mieć takie zarządzenie?
Nie, z żadnych przepisów nie wynika, aby jednostka budżetowa miała obowiązek posiadania zarządzenia w tej sprawie. Jednak jego wydanie jest wskazane. Ustale- nie stawek do rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych pojazdami nie- stanowiącymi własności pracodawcy, osobno dla samochodów osobowych, o po-jemności skokowej silnika do 900 m3 i powyżej 900 m3, motocykli i motorowerów, należy do pracodawcy (§ 3 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). Można tu zastosować dwa rozwiązania:
■
■ rozwiązanie 1 – w sposób ogólny określić te stawki w zarządzeniu wewnętrznym – wtedy obowiązują one w odniesieniu do rozliczania każdego pracownika odby-wającego podróż służbową,
■
■ rozwiązanie 2 – ustalać stawkę każdorazowo z pracownikiem, który ma odbyć podróż służbową – wtedy powinna być ona wskazana na poleceniu wyjazdu służ-bowego.
Generalnie w jednostkach sektora finansów publicznych stosuje się rozwiązanie 1.
Jest to wygodne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Pracownicy, znając obowiązujące w jednostce stawki rozliczania kosztów podróży służbowych, mogą zdecydować, czy takie rozwiązanie jest dla nich do przyjęcia, czy też wolą odbywać podróże służbowe środkami komunikacji publicznej. Jednak w małych jednostkach, gdzie podróże służbowe są odbywane pojazdami niebędącymi własnością praco-dawcy jedynie incydentalnie, może być z powodzeniem stosowane rozwiązanie 2.
PRZYKŁAD 44
W jednostce budżetowej obowiązuje zarządzenie kierownika w sprawie wyso-kości „kilometrówki”. Określone w tym zarządzeniu stawki są bardzo niskie.
Stanowią połowę stawek ustalonych w rozporządzeniu w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Czy pracownik może zażądać rozliczenia kosztów podróży według stawek określonych w rozporządzeniu?
Generalnie koszty prowadzenia działalności statutowej przez jednostkę są koszta-mi działalności bieżącej tej jednostki. Tak więc koszty podróży służbowych, nie-zbędnych do realizacji zadań jednostki, są po stronie pracodawcy. W jednostkach
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX