w jednostkach sektora publicznego
2. Polecenie wyjazdu służbowego
2.2. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli wniosku o zaliczkę na koszty podróży służbowej
■ odbywania podróży na wezwanie odpowiednich organów – np. Policji, sądów, prokuratury,
■
■ krajowych i zagranicznych delegacji odbywanych na zaproszenie innych jednostek.
6 Dane delegowanego pracownika.
7 Miejscowość docelowa, w której ma być realizowane zadanie służbowe. Można podać kilka miejscowości, jeśli podróż będzie obejmowała przejazd do więcej niż jednej miejscowości, w których będą kolejno realizo-wane różne zadania. Nie podaje się natomiast miejscowości stanowiących tylko punkty zatrzymania, wynika-jące z odbywania podróży służbowej etapami (np. miejscowości, w których następuje przesiadka z pociągu na autobus).
8 Daty, w których ma nastąpić rozpoczęcie i zakończenie podróży.
W przypadku podróży jednodniowych w obu pozycjach podaje się tę samą datę.
Jeśli podróż obejmuje więcej niż jeden dzień – podaje się datę wyjazdu i powrotu.
Jeśli na jednym poleceniu zlecane jest odbycie więcej niż jednej podróży w określonym przedziale czasu (nie dłuższym niż miesiąc) do tej samej miejscowości i w tym samym celu – wskazuje się datę pierwszego dnia i datę ostatniego dnia tego okresu. W takim przypadku w rachunku kosztów podróży służbowej trzeba zamieścić adnotację o liczbie podróży odbytych w tym okresie.
9 Zwięzłe określenie zadania służbowego, jakie ma być wykonane w czasie podróży służbowej (np. konferencja samorządowców, szkolenie, przeprowadzenie kontroli, złożenie dokumentów w jednostce nadrzędnej).
10 Wskazanie środka lokomocji.
Jeśli w czasie podróży pracownik będzie korzystał z więcej niż jednego środka transportu – należy wymienić wszystkie.
W przypadku podróży pojazdem służbowym jednostki – należy podać jego rodzaj (np. służbowy samochód osobowy, służbowy motorower).
W przypadku odbywania podróży pojazdem niebędącym własnością pracodawcy – należy podać rodzaj po-jazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower), numer rejestracyjny (a dla samochodów – także pojem-ność skokową silnika)
11 Data wystawienia polecenia.
12 Czytelny podpis osoby zlecającej wyjazd, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego. Podpis może być zastąpiony parafką złożona na pieczątce imiennej.
Po wystawieniu dokument „Polecenie wyjazdu służbowego” przekazuje się delegowa-nemu pracownikowi. „Polecenie wyjazdu służbowego” należy wystawić w takim terminie, aby pracownik mógł w normalnym trybie uzyskać w jednostce zaliczkę na pokrycie kosz-tów podróży służbowej.
2.2. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli wniosku o zaliczkę na koszty podróży służbowej
Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych przewidują, że pracownik może otrzymać zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej. Przy czym w przypadku podróży:
■
■ krajowej – pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów na wniosek pracownika (§ 11 ww. rozporządzenia),
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
62
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
■
■ zagranicznej – pracownik obligatoryjnie otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów w walucie obcej lub, za swoją zgodą, w walucie polskiej (§ 20 ww. rozporządzenia).
Wniosek o wypłacenie zaliczki składa delegowany pracownik. Należy to zrobić na druku zamieszczonym na dole „Polecenia wyjazdu służbowego”. Ponieważ druk ten zostanie odcięty i złożony w księgowości przed podróżą służbową, w celu powiązania kosztów na wniosku należy podać numer „Polecenia wyjazdu służbowego”.
Kwotę zaliczki podaje delegowany pracownik. Szacuje ją na podstawie przewidywanych kosztów podróży służbowej.
PRZYKŁAD 45
Jakie koszty uwzględnia się przy szacowaniu kwoty zaliczki? Czy tylko rzeczy-wiste koszty, czy też kwoty ryczałtów i diet?
Przy szacowaniu kwoty zaliczki na koszty podróży służbowej uwzględnia się wszystkie koszty, jakie ma obowiązek zwrócić pracownikowi pracodawca w związ-ku z odbywaniem podróży. Koszty te szacuje się, biorąc pod uwagę:
■
■ koszty biletów środków transportu komunikacji publicznej (grupowej, zbiorowej), łącznie z opłatami dodatkowymi zależnymi od rodzaju i klasy środka transportu,
■
■ planowany czas podróży służbowej i sposób zapewnienia pracownikowi wyży-wienia – przy szacowaniu diet,
■
■ planowaną liczbę dób w podróży służbowej i sposób przemieszczania się po miejscowości docelowej – przy szacowaniu kwot ryczałtów na dojazdy,
■
■ planowane noclegi i sposób ich zapewnienia – przy szacowaniu kwot należności za noclegi,
■
■ szacunkową liczbę kilometrów do przejechania w podróży i stawkę za kilometr przebiegu – przy szacowaniu kosztów używania w podróży służbowej pojazdów niebędących własnością pracodawcy.
PRZYKŁAD 46
Czy w procedurach udzielania zaliczek na podróże służbowe można zawrzeć zapis, że zaliczki są udzielane na pokrycie faktycznych kosztów przejazdu i noclegów, a należności ryczałtowe są rozliczane po odbyciu podróży służ-bowej?
Nie, taki zapis jest niezgodny w prawem. Zaliczka ma obejmować niezbędne kosz-ty podróży służbowej (§ 11 i 20 rozporządzenia o podróżach służbowych). Ryczałt to tylko forma rozliczania części niezbędnych kosztów podróży służbowych, sto-sowana w sytuacji, gdy ustalenie rzeczywistych kosztów może być niemożliwe lub znacznie utrudnione. Koszty objęte ryczałtem należą jednak do niezbędnych kosz-tów podróży służbowych, które obciążają pracodawcę. Koszty te nie powinny być przenoszone na pracowników, nawet jeśli jest to rozwiązanie czasowe (od czasu ich poniesienia przez pracownika do zwrotu przez pracodawcę).
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
63
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
PRZYKŁAD 47
W jednostce przyjął się zwyczaj, że zaliczki na zagraniczne podróże służ-bowe są wypłacane tylko na koszty zakupu paliwa do pojazdu służsłuż-bowego i noclegi. Diety i inne ryczałty są wypłacane po odbyciu podróży służbowej.
Przy kilkudniowych delegacjach to nie problem, ale przy dłuższych wyjazdach koszty wyżywienia za granicą są wysokie. Czy pracownik może domagać się uwzględnienia tych kwot w zaliczce?
Tak, pracownik ma prawo do otrzymania zaliczki na pokrycie wszystkich niezbęd- nych kosztów podróży zagranicznej (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służ-bowych). Jej wypłacenie jest obligatoryjne. Jeśli pracodawca odmawia wypłacenia zaliczki w kwocie określonej przepisami, pracownik ma prawo odmówić wyjazdu służbowego za granicę.
Zaliczki na podróż krajową udziela się w walucie polskiej. Ta sama zasada dotyczy zali- czek na pokrycie kosztów podróży na krajowych odcinkach podróży zagranicznej. Nato-miast zaliczki na podróż zagraniczną co do zasady udziela się w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być udzielona w walucie polskiej, w kwocie stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kur-su złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP, obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki. W takim przypadku to pracownik odpowiada za nabycie waluty kraju docelowego w potrzebnej ilości.
Zaliczkę udzielaną w walucie obcej można wypłacić w walucie kraju docelowego albo innej walucie wymienialnej.
PRZYKŁAD 48
Pracownik samorządowej jednostki budżetowej został delegowany na Ukrainę. Ze względu na problemy z zakupem odpowiedniej ilości waluty ukraińskiej w kantorach w miejscowości stanowiącej siedzibę pracodawcy wypłacono mu zaliczkę w dola-rach. Pracownik wymienił dolary na hrywny po przekroczeniu granicy z Ukrainą.
Wniosek o udzielenie zaliczki sprawdzają i zatwierdzają osoby wskazane w przepi-sach wewnętrznych jednostki. Kontrola ta obejmuje sprawdzenie:
■
■ czy wniosek złożył uprawniony pracownik (czyli ten, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego),
■
■ czy wysokość zaliczki jest adekwatna do kosztów, jakie pracownik ma ponieść w związ- ku z wyjazdem służbowym (skalkulowana w odniesieniu do obowiązujących cen prze-jazdów, dojazdów, noclegów, diet, ryczałtów itp. oraz przewidywanego czasu pobytu pracownika poza miejscem zamieszkania/pracy),
■
■ czy wydatki do pokrycia z zaliczki mieszczą się w planie finansowym jednostki, a ich poniesienie jest celowe i niezbędne z punktu widzenia realizacji celów jednostki,
■
■ czy wniosek o zaliczkę został sporządzony na właściwym druku i w pełnej wymaganej szczegółowości,
■
■ czy termin rozliczenia zaliczki podany przez pracownika jest zgodny z obowiązującymi przepisami.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
64
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
PRZYKŁAD 49
Czy do wniosku o zaliczkę musi być dołączony druk wstępnej kalkulacji kosz-tów? Skąd można wziąć taki druk?
Kwotę zaliczki na koszty krajowej i zagranicznej podróży służbowej ustala się na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów (§ 11 i 20 rozporządzenia o podróżach służ- bowych). Ponieważ ogólnie obowiązujące przepisy nie określają sposobu sporzą-dzania wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowych, zasady te, wraz z ewentu-alnym wzorem druku wstępnej kalkulacji, powinny być określone w przepisach wewnętrznych jednostki, dotyczących zasad kontroli zarządczej. Ich ustalenie na-leży do kierownika jednostki (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp).
Druk wstępnej kalkulacji kosztów nie jest obowiązkowy. Jednak jego stosowanie umożliwia przeprowadzenie kontroli zasadności wniosku o zaliczkę, w tym prawid-łowości oszacowanych kwot. Jest przydatny zwłaszcza w celu szacowania kosztów dłuższych wyjazdów krajowych oraz wszystkich wyjazdów zagranicznych.
Wzór. Wstępna kalkulacja kosztów podróży służbowej krajowej/zagranicznej Wstępna kalkulacja kosztów podróży służbowej krajowej1
Imię, nazwisko, stanowisko służbowe:
Numer polecenia wyjazdu służbowego:
Miejscowość:
rozpoczęcia podróży:
zakończenia podróży:
Termin:
wyjazdu (data, godzina):
powrotu (data, godzina):
Środek transportu (nazwa, rodzaj, klasa, inne dane):
Lp. Nazwa należności Liczba jednostek
kalkulacyjnych2 Wartość jednostki
kalkulacji3 Szacowana kwota należności (zł)4 1. Koszty przejazdu środkami
ko-munikacji publicznej zbiorowej i grupowej (po uwzględnieniu należnych ulg):
a) cena biletu b) miejscówka
c) inne opłaty dodatkowe do biletu 2. Koszty przejazdu środkami ko-munikacji indywidualnej (tak-sówka, wynajęty samochód) 3. Koszty użycia pojazdu
niebędą-cego własnością pracodawcy 4. Inne niezbędne opłaty:
a) za bagaż
b) za przejazd drogami i autostra-dami
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
65
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
c) za strefę płatnego parkowania d) za miejsca parkingowe e) inne opłaty (podać rodzaj) 5. Dieta:
a) 1/2 b) cała c) 75% diety d) 50% diety e) 25% diety 6. Koszty dojazdów:
a) ryczałt
b) koszty rzeczywiste 7. Nocleg:
a) ryczałt
b) koszty rzeczywiste w granicach limitu
c) koszty rzeczywiste ponad limit
Razem
Wstępna kalkulacja kosztów podróży służbowej zagranicznej1 Imię, nazwisko, stanowisko służbowe:
Numer polecenia wyjazdu służbowego:
Kraj docelowy:
Miejscowość:
rozpoczęcia podróży:
zakończenia podróży:
Termin:
wyjazdu (data, godzina):
powrotu (data, godzina):
Środek transportu (nazwa, rodzaj, klasa, inne dane):
Lp. Nazwa należności Liczba jednostek
kalkulacyjnych2 Wartość jednostki
kalkulacji3 Szacowana kwota należności (zł)4 1. Koszty przejazdu środkami
ko-munikacji publicznej zbiorowej i grupowej (po uwzględnieniu należnych ulg):
a) cena biletu b) miejscówka
c) inne opłaty dodatkowe do bi-letu
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
66
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
2. Koszty przejazdu środkami ko-munikacji indywidualnej (tak-sówka, wynajęty samochód) 3. Koszty użycia pojazdu
niebędą-cego własnością pracodawcy 4. Inne niezbędne opłaty:
a) za bagaż
b) za przejazd drogami i autostra-dami
c) za strefę płatnego parkowania d) za miejsca parkingowe e) inne opłaty (podać rodzaj) 5. Dieta:
a) 1/3 b) 1/2 c) cała
6. Potrącenia z diety za wyżywie-nie5:
a) śniadanie 15%
b) obiad 30%
c) kolacja 30%
7. Dieta przy pełnym wyżywieniu:
a) 25% z 1/3 b) 25% z 1/2 c) 25% z całej diety 8. Koszty dojazdów:
a) ryczałt na dojazd z/do dworca b) ryczałt na dojazdy
9. Nocleg:
a) ryczałt
b) koszty rzeczywiste w grani-cach limitu
c) koszty rzeczywiste ponad limit 10. Koszty przewozu bagażu
oso-bistego samolotem
Razem Sposób wypełniania:
1 W przypadku podróży krajowych wypełnia się tylko część krajową, a w przypadku podróży zagranicz-nych sporządza się osobne kalkulacje dla odcinków krajowych i zagraniczzagranicz-nych.
2 Jednostki kalkulacji to np. sztuki – dla biletów, doby – dla diet i innych ryczałtów, kilometry – dla przeje-chanych tras.
3 Wartość jednostki kalkulacyjnej to np. cena biletu, obowiązująca kwota ryczałtu, stawka za kilometr przebiegu.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
67
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
4 Wartość szacunkowa – jest to iloczyn jednostek kalkulacji i ich wartości jednostkowej.
5 Wszystkie kwoty potrąceń należy wykazać ze znakiem minus i przy obliczaniu łącznej kwoty zaliczki odjąć je.
PRZYKŁAD 50
Pracownicy jednostki zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych pobierali na podstawie wniosków o zaliczkę na podróż służbową na początku roku kwoty po ok. 2000 zł każdy. Kwoty te były zwracane na koniec roku. Potem pierw-szego dnia roboczego nowego roku były pobierane ponownie. W ciągu roku pracownicy ci odbyli tylko po kilka podróży służbowych. Ich koszty mieściły się w przedziale od 50 zł do 200 zł. Kwoty te były rozliczane z otrzymanych zaliczek w taki sposób, żeby kwota zaliczki z powrotem wynosiła 2000 zł. Kon-trola zarzuciła jednostce naruszenie prawa. Obwiniła o to przede wszystkim głównego księgowego. Czy słusznie?
Tak, zarzut kontrolujących jest prawidłowy. Przepisy rozporządzenia o podróżach krajowych stanowią, że zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych są udzie- lane na wniosek pracowników, w wysokości niezbędnej na pokrycie kosztów określo-nych we wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej. Koszty podróży służbowej powinny być rozliczone w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 i 11 rozporzą-dzenia o podróżach służbowych). Zgodnie z tymi zasadami pracownicy nie mogą otrzymać stałej zaliczki na poczet przyszłych ewentualnych kosztów podróży służbowych, co do których nie wiadomo, ani czy, ani kiedy się odbędą, ani też jakie będą ich szacunkowe koszty. Praktyka stosowana w jednostce świadczy raczej o nadużyciach w gospodarowaniu środkami publicznymi. Nieprawidłowości te polegają na udzieleniu kadrze kierowniczej jednostki swego rodzaju nieoprocen-towanych pożyczek, ukrywanych pod postacią zaliczek stałych.
Odpowiedzialność za takie działania ponosi przede wszystkim kierownik jednost-ki. Powinien on opracować i zapewnić przestrzeganie procedur kontroli zarządczej w celu zapobiegania takim sytuacjom (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Rolą głównego księgowego jest niedopuszczenie do wypłaty takich zaliczek, w ramach wstępnej kontroli dowodów księgowych z art. 54 ust. 1 pkt 3 uofp. Kontrola ta w przypadku wniosku o udzielenie zaliczki obejmuje m.in. sprawdzenie, czy operacja ta jest zgod-na z obowiązującym prawem. Przede wszystkim polega to na sprawdzeniu:
■
■ czy pracownik ubiegający się o zaliczkę został delegowany przez pracodawcę w podróż służbową,
■
■ czy kwota zaliczki odpowiada wstępnej kalkulacji kosztów podróży.
Jeśli główny księgowy nie może tego stwierdzić na podstawie wniosku o zalicz-kę, ma prawo żądać od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych przedłożenia w formie pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień (art. 54 ust. 7 pkt 1 uofp). W razie stwierdzenia, że wnioski o zaliczki pracownicy sporządzili bez-zasadnie, główny księgowy powinien odmówić ich podpisania w trybie określonym w art. 54 ust. 5 i 6 uofp.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
68
2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
PRZYKŁAD 51
Pracownik urzędu miejskiego wystąpił o udzielenie zaliczki na koszty podróży służbowej krajowej w wysokości 700 zł. Według kalkulacji na kwotę tę składał się ryczałt na korzystanie z samochodu osobowego pracownika oraz diety.
Czy burmistrz może odmówić wypłaty takiej zaliczki z powodu „chwilowego braku środków w budżecie”?
Nie, pracodawca nie może odmówić wypłaty zaliczki na koszty podróży służbo-wej, uzasadniając to brakiem środków. Przepisy § 11 rozporządzenia o podróżach służbowych stanowią wyraźnie, że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę. Gdyby przyznanie zaliczki miało być uznaniowe, w rozporządzeniu tym znalazłby się zwrot „może udzielić”. Przepis ten ma chronić pracownika, a więc stronę słabszą stosunku pracy, przed przerzucaniem na niego kosztów działalno-ści pracodawcy, jakimi są koszty podróży służbowych. Za zapewnienie środków na pokrycie kosztów działalności jednostki odpowiada jej kierownik. Jest on odpo-wiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki (art. 53 uofp). W opisanym przypadku kierownikiem tym jest burmistrz miasta. Jedynymi przypadkami, kiedy należy odmówić udzielenia zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej w kwocie wnioskowanej przez pracownika, są sytuacje, gdy o zaliczkę wnioskuje pracownik, który nie otrzymał w ogóle polecenia wyjazdu służbowego albo polecenie to zostało odwołane. Tym samym zaliczka jest nienależna.
PRZYKŁAD 52
Pracownik zawnioskował o zaliczkę na koszty podróży służbowej w kwocie 1000 zł. Główny księgowy po uzyskaniu informacji na temat kosztów biletów kolejowych, diet i noclegu stwierdził, że przewidywane koszty tej podróży po-winny zamknąć się w kwocie 560 zł. Czy główny księgowy może sam zadecy-dować o wypłaceniu zaliczki w kwocie 560 zł?
Główny księgowy może zakwestionować wniosek o udzielenie zaliczki w trybie prze-widzianym w art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3–7 uofp. Zgodnie z tymi przepisami ma on obowiązek wykonania kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych.
Kontrola ta polega m.in. na ocenie ich zgodności z prawem. Jeśli stwierdzi, że ope-racja jest nieprawidłowa (a tak jest w przypadku wnioskowania o udzielenie zaliczki w kwocie w sposób oczywiście zawyżonej), to kwotę zaliczki należy wypłacić po po-mniejszeniu do kosztów rzeczywistych. Jednak żeby to stwierdzić, główny księgowy powinien zwrócić się o złożenie dodatkowych wyjaśnień do kierownika komórki or- ganizacyjnej, której pracownik złożył taki wniosek. W jednostkach, w których w prze-pisach wewnętrznych nie ustalono obowiązku dołączania do wniosków o zaliczki kalkulacji wstępnych kosztów podróży służbowych, trudno sprawdzić prawidłowość wniosków o zaliczki. Nie wiadomo, czy różnica, którą wyliczył główny księgowy, nie wynika z pominięcia kosztów niezbędnych, których główny księgowy nie przewi-dział, a w danym przypadku będą miały zastosowanie. Jeśli potwierdzi się, że koszty zostały zawyżone, pracownik występujący o zaliczkę powinien poprawić wniosek, zamieszczając datę naniesienia poprawki i swój podpis.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
69
3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Wniosek o udzielenie zaliczki jest wewnętrznym dowodem księgowym w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 uor. Dlatego błędy ujawnione we wniosku poprawia się w sposób określony w art. 22 ust. 3 uor. Skreśla się błędną treść lub kwotę. Utrzymuje się przy tym czytelność skreślonych wyrażeń lub liczb. Następnie wpisuje się treść poprawną i datę poprawki. Osoba upoważniona do jej naniesienia powinna złożyć przy tym swój podpis.
Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Następnie po zatwierdzeniu wniosek przekazuje się do komórki księgowości w celu realizacji. Po otrzymaniu zaliczki pracownik na odwrocie druku wniosku kwituje jej odbiór (podaje kwotę) i podpisuje:
■
■ zobowiązanie do jej rozliczenia w terminie wskazanym w § 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych (czyli nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia po-dróży),
■
■ upoważnienie dla pracodawcy do potrącenia nierozliczonej kwoty zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.
Wzór. Wniosek o zaliczkę i pokwitowanie jej otrzymania Pierwsza strona druku
Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie (kwota podana cyframi) zł/gr, (kwota podana słownie) zł/gr, na pokry-cie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr: (numer i data wystawienia polecenia wyjazdu służbowego)
Podpis delegowanego: (czytelnie: imię, nazwisko, stanowisko służbowe) Zatwierdzono na (kwota podana cyframi) zł/gr, (kwota podana słownie) zł/gr do wypłaty z sum:
Część Dział Rozdział Paragraf Pozycja
kosztów
Konto
Nr dowodu
Wn Ma
Zatwierdzono: data i czytelny podpis: imię, nazwisko, stanowisko służbowe Do wypłaty: data i czytelny podpis: imię, nazwisko, stanowisko służbowe Druga strona druku (na odwrocie)
Zaliczkę w kwocie (kwota podana cyframi) zł/gr, (kwota podana słownie) zł/gr otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie (liczba) dni po zakończeniu podróży służbowej. Równocześnie upoważniam praco-dawcę do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe delegowanego) (data i podpis delegowanego) Rozliczenie zaliczki nie wymaga sporządzania oddzielnego dokumentu. Zaliczki rozlicza się na podstawie rachunku kosztów podróży służbowej.
3. Koszty podróży służbowych
Koszty związane z podróżami służbowymi pokrywają pracodawcy będący państwowy- mi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej na zasadach określonych w spo-sób ogólnie obowiązujący w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Rozporządzenie to dotyczy kosztów podróży służbowych odbywanych zarówno na terenie kraju, jak i poza
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
70
3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH dami niebędącymi własnością pracodawców stosuje się także rozporządzenie w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy.