Należności z tytułu noclegów w podróży krajowej

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracow-nikowi przysługuje zwrot kosztów.

Definicja usług hotelarskich i obiektów hotelarskich jest zawarta w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników tury-stycznych (art. 3 ust. 1 pkt 8, art. 35 i 36). Przez usługi hotelarskie rozumie się krótko-trwałe ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych.

Usługi hotelarskie mogą być świadczone w obiektach hotelarskich. Zalicza się do nich:

■

■ hotele (obiekty posiadające co najmniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w poko-jach jedno- i dwuosobowych, świadczące szeroki zakres usług związanych z pobytem klientów),

■

■ motele (obiekty położone przy drogach, dysponujące parkingiem, posiadające co naj-mniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w pokojach jedno- i dwuosobowych),

■

■ pensjonaty (obiekty posiadające co najmniej 7 pokoi, świadczące dla swoich klientów całodzienne wyżywienie),

■

■ kempingi (obiekty strzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach, samochodach miesz- kalnych i przyczepach samochodowych, przyrządzanie posiłków, parkowanie samo- chodów, a także świadczące usługi związane z pobytem klientów; obiekty te mogą do-datkowo umożliwiać nocleg w domkach turystycznych lub innych obiektach stałych),

■

■ domy wycieczkowe (obiekty posiadające co najmniej 30 miejsc noclegowych, dosto-sowane do samoobsługi klientów oraz świadczące minimalny zakres usług związa-nych z pobytem klientów),

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

92

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

■

■ schroniska młodzieżowe (obiekty przeznaczone do indywidualnej i grupowej turystyki młodzieżowej, dostosowane do samoobsługi klientów),

■

■ schroniska (obiekty zlokalizowane poza obszarami zabudowanymi, przy szlakach tury-stycznych, świadczące minimalny zakres usług związanych z pobytem klientów),

■

■ pola biwakowe (obiekty niestrzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach).

Usługi hotelarskie mogą być też świadczone w innych obiektach spełniających wymaga-nia wynikające z ww. ustawy. Za inne obiekty uważa się w szczególności wynajmowane przez rolników pokoje i miejsca na ustawianie namiotów w prowadzonych przez nich go-spodarstwach rolnych (tzw. agroturystyka).

Zwrot kosztów noclegu przysługuje:

■

■ w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety (600 zł),

■

■ w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy – w wysokości przekraczającej ten limit.

PRZYKŁAD 83

Co należy rozumieć przez uzasadnione przypadki, które wpływają na pokrycie pełnych kosztów usług hotelarskich?

Uzasadnione przypadki dotyczą różnych sytuacji, w których pracodawca uzna za zasadne poniesienie wyższych wydatków za noclegi pracownika w delegacji. Zali-cza się do nich np.:

■

■ brak w danej miejscowości obiektów świadczących usługi hotelarskie za kwotę mieszczącą się w limicie wydatków na nocleg (w ogóle, lub w określonej odległo-ści od miejsca wykonywania zadania służbowego),

■

■ brak w danym czasie w danej miejscowości wolnych miejsc noclegowych w obiektach świadczących usługi hotelarskie za kwotę mieszczącą się w limicie wydatków na nocleg (w ogóle, lub w określonej odległości od miejsca wykonywa-nia zadania służbowego),

■

■ konieczność zapewniania odpowiedniego standardu noclegu ze względu na nie-pełnosprawność delegowanego pracownika,

■

■ konieczność zapewnienia odpowiednich warunków dla pracowników przewożą-cych ważne dokumenty lub inne wartościowe rzeczy (np. jednoosobowy pokój, skrytka hotelowa, sejf hotelowy, parking strzeżony).

PRZYKŁAD 84

Pracodawca wysyła na konferencję do Warszawy 4 pracowników jednostki.

Dwóch z nich to kierownicy wydziałów starostwa powiatowego, dwóch to sze-regowi pracownicy. Organizator konferencji zapewnia noclegi w hotelu, w któ-rym się ona odbywa. Zostały zarezerwowane dla pracowników:

■

■ zajmujących stanowiska kierownicze – jednoosobowe pokoje (cena za dobę wynosi 654 zł),

■

■ szeregowych – 2 i 3-osobowe pokoje (cena za dobę wynosi 387 zł).

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX

93

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

Czy można opłacić noclegi dla kadry kierowniczej w wysokości przekraczają-cej limit 600 zł?

Tak, pracodawca może opłacić takie wydatki w pełnej kwocie. Limit dobowy kosz- tów noclegu z § 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych dotyczy wyłącz-nie wydatków ponoszonych bezpośrednio przez pracowników, które są następnie zwracane przez pracodawcę. Nie dotyczy on sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne noclegi w podróży służbowej przez wykupienie usług u or-ganizatora konferencji.

PRZYKŁAD 85

Pracownik jednostki w związku z podróżą służbową do Warszawy zarezer-wował w hotelu jednoosobowy pokój dla niepalących. Doba miała kosztować 452 zł. Po przyjeździe na miejsce okazało się, że na skutek pomyłki jego re-zerwacja została skasowana. Wolne pokoje jednoosobowe były dostępne za kwotę 654 zł za dobę. Pracownik przyjechał do Warszawy nocą i nie był w sta-nie szukać miejsc w innych hotelach. Zgodził się na proponowany nocleg i ko-rzystał z niego przez dwie noce. Czy pracodawca może post factum wyrazić zgodę na pokrycie wydatków za noclegi powyżej limitu 600 zł?

Tak, w opisanej sytuacji pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie wydatków ponad limit określony w § 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych. Co do zasady przed podróżą służbową należy sporządzić wstępną kalkulację jej kosz-tów. Kalkulację tę powinien zaakceptować pracodawca. Dotyczy to także kosztów noclegu i ewentualnych sytuacji, w jakich pracodawca zgodzi się na ich pokrycie w kwocie przekraczającej 600 zł. Jednak w czasie podróży służbowych nie wszyst-ko można przewidzieć i zaplanować. Utrata rezerwacji na skutek błędu pracownika hotelu i niemożność szybkiego znalezienia innego noclegu w niższej cenie może być okolicznością szczególną z § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia. Pracodawca może więc zatwierdzić zwrot kosztów noclegu w kwocie przekraczającej limit na etapie zatwierdzania dowodu księgowego będącego podstawą do ich rozliczenia i zwrotu.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył ra-chunku za usługę w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł).

Zapewnienie bezpłatnego noclegu polega na tym, że pracodawca lub strona, na której zaproszenie odbywana jest podróż służbowa, zapewnia pracownikowi nocleg. Strona za-praszająca pokrywa jego koszty z własnych środków. Nocleg ten może, ale nie musi, być zapewniony w obiekcie hotelowym.

Bezpłatny nocleg może być zapewniony pracownikowi np.:

■

■ przez wykupienie przez pracodawcę miejsca noclegowego w ramach kosztów ogól-nych konferencji, szkolenia,

■

■ w pokojach gościnnych jednostki, znajdujących się w miejscu wykonywania zadania służbowego (np. w siedzibie zamiejscowego oddziału jednostki),

■

■ w pokojach gościnnych jednostki, na której zaproszenie odbywa się wyjazd służbowy.

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

94

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH Ryczałt za nocleg przysługuje pracownikowi po spełnieniu jednocześnie dwóch warunków:

■

■ warunek 1 – pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu,

■

■ warunek 2 – pracownik nie przedłożył rachunku za usługę w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie.

Jego wypłata nie jest zależna od tego, czy pracownik poniósł jakiekolwiek koszty nocle-gu, ani od ich faktycznej wysokości.

PRZYKŁAD 86

Czy pracownikowi jednostki można zwrócić koszty noclegu na podstawie oświadczenia, że zgubił rachunek z hotelu? Pracownik musiał gdzieś nocować w delegacji. Ze względu na znaczną odległość i brak skomunikowania nie by-łoby możliwe, żeby codziennie wracał do miejsca zamieszkania. Kwota ryczał-tu jest tak niska, że nie pokryje kosztów noclegu, które według oświadczenia pracownika wyniosły 105 zł za jedną noc (łącznie 210 zł).

Nie, pracownikowi nie można zwrócić kosztów noclegu na podstawie złożonego oświadczenia. Przepisy § 8 ust. 1–3 rozporządzenia o podróżach służbowych wy-raźnie mówią o tym, że koszty noclegu są zwracane albo:

■

■ na podstawie rachunku do wysokości kosztów faktycznie poniesionych (z zasto-sowaniem limitu lub bez), albo

■

■ jako ryczałt – w przypadku gdy pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku z obiektu świadczącego usługi hotelarskie.

Skoro nie budzi wątpliwości sam fakt nocowania przez pracownika w miejscu od-delegowania, to nie powinno być żadnych problemów z uzyskaniem przez tego pracownika duplikatu rachunku, który, jak twierdzi, zagubił. Jeśli go nie przedłoży w jednostce, może otrzymać wyłącznie ryczałt za nocleg – niezależnie od tego, jakie koszty noclegu faktycznie poniósł.

PRZYKŁAD 87

Pracownik w delegacji nocował u rodziny (w jej domu). Nie poniósł w związku z tym żadnych kosztów noclegu. Czy mimo to należy mu się ryczałt za nocleg?

Tak, ryczałt za nocleg należy się, jeśli zostały spełnione jednocześnie warunki okre- ślone w § 8 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych. Pracownik nie miał za- pewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za korzystanie z obiek-tu hotelowego. Należy mu się więc ryczałt za nocleg. Bezpłatny nocleg, o którym mowa w podanym przepisie, dotyczy sytuacji, gdy jest on zapewniony przez praco-dawcę lub stronę, na której zaproszenie odbywa się wyjazd służbowy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy pracownik sam organizuje sobie nocleg (czyli np. nocuje u rodziny, znajomych). Ponieważ w takich sytuacjach trudno jednak mówić o wiarygodnym ustaleniu kosztów noclegu, ustawodawca przyjął, że pracodawca musi wypłacić pracownikowi ryczałt. W przypadku ryczałtu za nocleg ustawodawca nie zastrzegł, tak jak w przypadku ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunika-cji miejscowej, że nie należy się on, jeśli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX

95

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

Tak więc należy się on niezależnie od tego, czy pracownik poniósł koszty noclegu, czy też nie.

Ryczałt za nocleg wypłaca się wtedy, gdy pracownik korzystał z odpoczynku nocnego.

Za odpoczynek nocny rozporządzenie uznaje 10 godzin przypadających od godz. 21.00 do godz. 7.00, z czego w czasie tym pracownik musi korzystać z noclegu co najmniej przez 6 godzin.

PRZYKŁAD 88

Pracownik jednostki jechał w delegację pociągiem. Podróż rozpoczął o godz.

18.30. W miejscu docelowym był o godz. 1.30. Do rana spędził czas w poczekal-ni dworcowej oraz barze szybkiej obsługi. Czy należy mu się ryczałt za nocleg?

Nie, ryczałt za nocleg się nie należy. Jednak przyczyną tego nie jest fakt nienocowa-nia w hotelu. Ryczałt się nie należy, ponieważ czas noclegu, przypadający od godz.

1.30 do 7.00, wynosił tylko 5 i pół godziny. Zgodnie z § 8 ust. 4 rozporządzenia o po-dróżach służbowych ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 i 7.00.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje:

■

■ za czas przejazdu,

■

■ jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miej-scowości stałego lub czasowego pobytu.

PRZYKŁAD 89

Pracownik gminnego ośrodka pomocy społecznej jechał na delegację nocnym pociągiem. Podróż zaczął o godz. 21.38, a skończył o godz. 6.00 rano następ-nego dnia. Czy za czas przejazdu należy mu się ryczałt za nocleg (45 zł), czy zwrot kwoty opłaty dodatkowej do biletu za kuszetkę (59 zł)?

Za czas przejazdu nie należy się ryczałt za nocleg (§ 8 ust. 5 rozporządzenia o po- dróżach służbowych). Pracownikowi należy się zwrot kosztów przejazdu udokumen- towany biletami. Zwrot ten obejmuje cenę biletu środka transportu wraz ze związa-nymi z nimi opłatami dodatkowymi (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia). Rozporządzenie nie wymienia wszystkich opłat dodatkowych. Posługuje się zwrotem „w tym miej- scówkami”. W związku z tym pracodawca może zwracać także inne koszty dodat-kowe. Opłatami takimi w pociągach są np. opłaty dodatkowe za miejsce do spania lub do leżenia (kuszetka).

PRZYKŁAD 90

Pracownik komórki kontroli urzędu wojewódzkiego został oddelegowany na czas kontroli (2 miesiące) do miejscowości oddalonej o 80 km od jego stałego miejsca pracy. Dojazd tam i z powrotem ma się odbywać codziennie dwoma środkami transportu – najpierw pociągiem, następnie autobusem

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

96

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

nym. Na miejscu pracownik musi jeszcze dojechać spod dworca autobusowe-go do kontrolowanej jednostki tramwajem. Codziennie podróż w obie strony (łącznie z dojazdem na terenie miasta, w którym pracownik mieszka i docelo-wego) zajmuje prawie 5 godzin. Łącznie pracownik jest poza domem od godz.

6.00 do godz. 18.00. Pracodawca uznał, że pracownik może codziennie do-jeżdżać. Czy ze względu na długi czas delegowania pracownik może jednak domagać się zapewnienia noclegów?

Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych odnoszą się wyłącznie do zasad rozliczania kosztów z tym związanych. Na gruncie tych przepisów pracodawca nie decyduje o tym, czy pracownik musi codziennie dojeżdżać do miejsca pracy. Jeśli uzna, że pracownik ma taką możliwość, nie należy mu się zwrot kosztów noclegów ani ryczałt za nocleg. Decyzja w tej sprawie nie może jedynie naruszać prawa pra-cownika do nieprzerwanego wypoczynku (dobowego, tygodniowego). Jeśli prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego jest zachowane, pracownik nie ma praw-nych środków, aby domagać się od pracodawcy zapewnienia noclegów.

W dokumencie Koszty podróży służbowych (Stron 93-98)