w jednostkach sektora publicznego
2. Polecenie wyjazdu służbowego
3.6. Inne koszty związane z odbywaniem podróży zagranicznych
W związku z odbywaniem podróży zagranicznej pracodawca może ponosić dodatkowe koszty:
■
■ przewozu bagażu osobistego pracownika samolotem,
■
■ leczenia za granicą,
■
■ transportu do kraju zwłok, w razie śmierci pracownika.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
98
3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH Zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego pracownika przysługuje, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. Zwrot obejmuje koszty bagażu o wadze do 30 kg (waga jest liczona łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu).
Przepisy dotyczące zwrotu kosztów przewozu bagażu osobistego pracownika w podróży zagranicznej są wyjątkiem od generalnej zasady, że pracodawca zwraca wyłącznie kosz-ty podróży służbowej. Bagaż osobisty obejmuje rzeczy osobiste pracownika, z których musi korzystać w czasie przebywania poza domem. Obejmuje on np. kosmetyki, środki higieniczne, ubrania, w tym także ubrania służbowe, gazety, książki, artykuły piśmienne oraz własne, niewykorzystywane do celów służbowych telefony, tablety, laptopy, a także leki, napoje i jedzenie.
Zwrot kosztów przewozu bagażu samolotem przysługuje:
■
■ niezależnie od miejsca delegowania – jeśli podróż trwa ponad 30 dni,
■
■ niezależnie od czasu trwania podróży służbowej – jeśli podróż jest odbywana do pań-stwa pozaeuropejskiego.
Do limitu 30 kg nie wlicza się wagi bagażu służbowego. Koszty przewozu tego bagażu obciążają w całości pracodawcę.
Zwrot kosztów leczenia za granicą przysługuje pracownikowi w razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej. Nie jest istotna przyczyna powstania choroby (wypadek w czasie pracy, zarażenie się chorobą zakaźną, zachorowanie na skutek złych warunków pobytu itp.). Zwrot nie dotyczy kosztów leczenia chorób, na które pracownik zachorował przed podróżą zagraniczną, w tym chorób przewlekłych.
PRZYKŁAD 94
Pracownik urzędu miejskiego ma stwierdzoną chorobę wrzodową żołądka i dwunastnicy i w związku z tym przyjmuje leki przepisane przez lekarza. Cho-roba ta nie jest przeciwwskazaniem do pracy (praca biurowa). W trakcie wy-jazdu służbowego w Niemczech dolegliwości nasiliły się, w związku z czym pracownik miał wykonane badania w szpitalu (gastroskopia) i przepisano mu dodatkowe leki przeciwbólowe. Część kosztów pobytu w szpitalu została zwrócona na zasadach ogólnych przez NFZ. Czy pozostałą część ma obowią-zek zwrócić pracodawca?
Nie, pracodawca nie ma obowiązku zwracania tych kosztów, ponieważ choroba pracownika nie powstała za granicą. Pracownik został wysłany w delegację w czasie leczenia choroby wrzodowej. Wiedząc, że podróż i przebywanie poza domem mogą doprowadzić do nasilenia się objawów chorobowych (jest to częste w tej chorobie), pracownik powinien mieć świadomość, że może być zmuszony do skorzystania z opieki medycznej za granicą. W swoim interesie powinien więc albo wykupić do-datkowe ubezpieczenie na czas pobytu za granicą, albo liczyć się z tym, że będzie musiał zapłacić z własnych środków za koszty leczenia, które nie są pokrywane w ramach ubezpieczenia przez NFZ.
PRZYKŁAD 95
Pracownik pierwszego dnia pobytu w delegacji służbowej w Austrii zachorował na bakteryjne zapalenie gardła. Po powrocie do Polski przedłożył pracodawcy
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
99
3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
do refundacji rachunki za dwie wizyty lekarskie (pierwszą i kontrolną) oraz za zakup leków (antybiotyki, środki na gardło, środki przeciwgorączkowe). Poza tym pracodawca poniósł dodatkowe koszty związane z zapewnieniem hotelu i diet za granicą dla chorego pracownika (delegacja miała trwać 3 dni, a pra-cownik przebywał tam 10 dni – bo tyle wynosiło zwolnienie lekarskie z zalece-niem bezwzględnego leżenia). Z informacji w Internecie wynika, że ta choroba rozwija się czasie od 12 godzin do 4 dni od kontaktu z bakteriami. Oznacza to, że choroba mogła powstać jeszcze przed wyjazdem z Polski. Czy w takim razie pracodawca ma obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosz-tów leczenia?
Tak, w opisanej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwał zwrot poniesionych kosz-tów leczenia. W przypadku chorób charakteryzujących się tzw. okresem wylęgania (czyli okresem, jaki mija od kontaktu z bakteriami do pojawienia się pierwszych ob-jawów chorobowych) trudno stwierdzić dokładnie, kiedy powstała choroba (jest to fizycznie niemożliwe). Skoro pracownik, wyjeżdżając w podróż służbową był zdrowy (dobrze się czuł i nie miał objawów chorobowych), a objawy pojawiły się w pierw- szym dniu pobytu za granicą, należy przyjąć, że choroba powstała w czasie poby-tu za granicą. Pracodawca powinien więc zwrócić pracownikowi niezbędne koszty leczenia. Żeby pracodawca mógł się zwolnić z obowiązku zwrotu kosztów leczenia pracownika za granicą, musiałby udowodnić rzecz przeciwną, czyli że choroba po-wstała w czasie pobytu w Polsce, tylko pracownik ukrył ten fakt przed pracodawcą.
Zwracane są jedynie koszty leczenia:
■
■ udokumentowane,
■
■ w granicach uznanych za niezbędne.
Wyjątkiem są koszty świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o ko-ordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowa-nych ze środków publicznych.
Przepisy nie określają limitu kwotowego kosztów, jakie mają być zwrócone pracownikowi.
Należy się pełny zwrot kosztów, które są uznane za niezbędne.
PRZYKŁAD 96
Pracownik urzędu marszałkowskiego zachorował w czasie delegacji w Niem-czech. Skorzystał z wizyty u lekarza w przychodni prywatnej. Wizyta ta była bardzo droga. Poza tym zakupił antybiotyki, probiotyki i preparat witaminowy.
Czy pracodawca ma obowiązek pokryć w całości te koszty?
Pracodawca zwraca koszty leczenia za granicą, jeśli dotyczą choroby, która po-wstała w czasie pobytu za granicą, w kwotach uznanych za niezbędne (ze wskazań medycznych). W przypadku leków zwrot kosztu ich zakupu nie dotyczy leków, któ- rych zakup za granicą nie był konieczny. Ocena spełnienia tych warunków może wy-magać przedstawienia kopii dokumentacji medycznej, w zakresie, w jakim jest w niej wskazana konieczność zastosowania określonego leku lub suplementu. Jeśli lekarz
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
100
3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
wystawił receptę na antybiotyk i zalecił niezwłoczne zastosowanie łącznie z nim określonego probiotyku i witamin, wydatki na ten cel można uznać za niezbędne.
Nie podlegają zwrotowi koszty:
■
■ zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,
■
■ zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych,
■
■ nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
PRZYKŁAD 97
Pracownik biura związku międzygminnego zmarł z czasie przebywania na de-legacji w Niemczech. Zmarł na zawał w hotelu, w czasie wolnym od pracy. Pra-codawca najpierw poinformował rodzinę, że zwróci koszty transportu zwłok do Polski, a następnie zmienił zdanie. Stwierdził, że nie ma takiego obowiązku, bo pracownik nie zmarł w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Kto powinien pokryć te koszty?
Koszty transportu zwłok z Niemiec do Polski obciążają pracodawcę. Podstawą do- magania się przez rodzinę pracownika pokrycia tych kosztów jest § 19 ust. 4 rozpo-rządzenia o podróżach służbowych. Przepis ten nakłada na pracodawcę obowiązek poniesienia kosztów transportu zwłok pracownika przebywającego w delegacji za granicą. Wystarczający jest sam fakt, że pracownik odbywający zagraniczną po-dróż służbową zmarł w trakcie przebywania za granicą. Dla obowiązku tego nie ma znaczenia, czy śmierć pracownika nastąpiła w trakcie wykonywania obowiązków służbowych czy w czasie wolnym od pracy.