na rachunkach kosztów podróży służbowych
5. Ujęcie rozliczeń kosztów podróży służbowych w księgach rachunkowych
5.2. Klasyfikacja budżetowa wydatków związanych z podróżami służbowymi
W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych wydatki (kosz- ty) podróży służbowych pracowników klasyfikuje się według podziałek klasyfikacji bud-żetowej, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków publicznych ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji bud-żetowej). Należy zwrócić uwagę, że definicje wydatków na podróże służbowe zawarte w załączniku nr 4 do tego rozporządzenia w opisach podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków nie pokrywają się z definicją kosztów podróży służbowych wynikającą z k.p.
i rozporządzenia o podróżach służbowych. W efekcie do podziałek klasyfikacji budże-towej dotyczących wydatków z tytułu podróży służbowych zalicza się także koszty tzw.
jazd miejscowych, które nie są podróżami służbowymi, a koszty przejazdów i dojazdów
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
121
5. UJĘCIE ROZLICZEŃ KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH na szkolenia obowiązkowe nie są klasyfikowane jako koszty podróży służbowych, ale jako koszty szkoleń.
Wydatki (koszty) podróży służbowych są klasyfikowane w dwóch paragrafach:
■
■ 441 „Podróże służbowe krajowe”,
■
■ 442 „Podróże służbowe zagraniczne”.
Do paragrafów tych zalicza się wydatki/koszty zgodnie z objaśnieniami podanymi w ta-beli.
Tabela. Zasady klasyfikacji wydatków/kosztów do paragrafów 441 i 442
Paragraf Rodzaj ujmowanych wydatków
441 „Podróże
służbowe krajowe” Paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników, pono-szone zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych – przez pracodawcę i pracownika.
Ponadto obejmuje on inne wydatki zaliczone na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np.:
■
■ zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy,
■
■ przejazdy miejscowe pracowników,
■
■ wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykony-waniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamiesz-kania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.
442 „Podróże służbowe zagraniczne”
Paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych – przez pracodawcę i pracownika. Ujmuje się w nim całość kosztów zagranicznych podróży służbowych (dotyczące odcinków zarówno krajowych, jak i zagranicznych).
Objaśnienia do obu paragrafów wskazują, że należy ujmować w nich koszty podróży służbowych ponoszone:
■
■ bezpośrednio przez pracodawcę,
■
■ przez pracownika, a następnie zwracane przez pracodawcę (lub potrącane z udzielo-nej pracownikowi zaliczki).
PRZYKŁAD 106
Pracownik jednostki budżetowej został wysłany w delegację (udział w konfe-rencji). Pracodawca opłacił w ramach wpisowego noclegi i posiłki. Pracownik zapłacił za bilety PKP i otrzymał ryczałt na dojazdy. Czy do paragrafu 441 należy zaliczyć tylko koszty poniesione bezpośrednio przez pracownika, czy także koszty opłacone przez pracodawcę?
Tak, wszystkie ww. wydatki stanowią łącznie koszty podróży służbowej. Zgodnie z objaśnieniami do paragrafu 441, zawartymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej, do wydatków z tytułu krajowej podróży służbowej zalicza się wydatki ponoszone na podstawie rozporządzenia o podróżach służbo-wych zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Zgodnie z tym rozporządzeniem z tytułu podróży służbowej krajowej pracownikowi należy się zwrot kosztów dojaz-dów, przejazdów, noclegów oraz innych niezbędnych wydatków, a także pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (diety). Rozporządzenie przewiduje, że
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
122
5. UJĘCIE ROZLICZEŃ KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH
dawca może zapewnić pracownikowi na własny koszt noclegi i wyżywienie. W takiej sytuacji wydatki z tego tytułu ponosi bezpośrednio pracodawca, ale nadal są kosz-tami podróży służbowej (nie byłoby podstaw do ich poniesienia, gdyby pracownik nie został wysłany w podróż służbową).
PRZYKŁAD 107
Pracownicy szkół podległych CUW dojeżdżają na terenie tego samego miasta ze swoich jednostek do siedziby CUW w celu dostarczenia i odbioru różnych dokumentów. Dojazdy odbywają się komunikacją miejską. Ich koszty ponosi pracodawca w ten sposób, że dana jednostka kupuje bilety komunikacji miej-skiej i następnie za pokwitowaniem wydaje pracownikom wysyłanym do CUW.
Jak należy sklasyfikować wydatki na zakup tych biletów?
Pracownicy jednostek podległych CUW nie odbywają podróży służbowych w rozu-mieniu art. 775 § 1 k.p., ponieważ przemieszczają się w granicach administracyjnych jednej miejscowości. Jednak mimo to wydatki na pokrycie kosztów takich dojazdów ujmuje się w paragrafie 441 „Podróże służbowe krajowe”. Zgodnie z objaśnieniami zawartymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej do tego paragrafu zalicza się inne koszty niż określone w rozporządzeniu o podró-żach służbowych, w tym koszty dojazdów miejscowych.
PRZYKŁAD 108
W szkole dotąd nikt nie miał przyznanego limitu na jazdy lokalne. Jednak ma się to zmienić w związku z przekazaniem obsługi szkoły do CUW. Limit na te jazdy własnymi samochodami ma mieć przyznany dyrektor oraz jego za-stępca. W jakim paragrafie klasyfikacji wydatków planuje się wydatki z tytułu ryczałtu na pokrycie kosztów używania własnych pojazdów w ramach limitu kilometrów?
Wydatki z tego tytułu planuje się w paragrafie 441 „Podróże służbowe krajowe”. Mimo że jazdy lokalne na terenie tej samej miejscowości nie są podróżami służbowymi w ro-zumieniu art. 775 § 1 k.p., wypłacane na pokrycie ich kosztów ryczałty zalicza się do tego paragrafu. Zostały one wprost wymienione w objaśnieniach do tego paragrafu, zawartych w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej.
PRZYKŁAD 109
Nauczyciele wyjeżdżają na polecenie dyrektora z uczniami na różne konkur-sy, warsztaty, zielone szkoły. Na tych wyjazdach nie nauczają (poza zielonymi szkołami). Głównie sprawują opiekę nad uczniami. Czy wydatki z tego tytułu stanowią koszty podróży służbowych?
Problematykę związaną z podróżami służbowymi nauczycieli reguluje k.p. (zgodnie z art. 91c ust. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, który w zakresie
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
123
5. UJĘCIE ROZLICZEŃ KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH
spraw wynikających ze stosunku pracy w kwestiach w niej nieuregulowanych naka-zuje stosowanie k.p.). Tak więc każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się szkoła, będąca stałym miejscem pracy nauczyciela, w celu wykonania polecenia służbowego pracodawcy, jest podróżą służbową. Koszty takich wyjazdów należy rozliczać na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych i ujmować w para-grafie 441 „Podróże służbowe krajowe”.
Katalog wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników, zaliczanych do paragrafów 441 i 442, nie jest zamknięty. Wynika to z ogólnego przywołania przepi-sów rozporządzenia o podróżach służbowych, gdzie również nie wymienia się wszystkich kosztów podróży, jakie mają być zwracane pracownikowi. W § 2 pkt 2 lit. d tego rozporzą- dzenia mowa jest ogólnie o innych niezbędnych, udokumentowanych wydatkach, okre-ślonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Za takie uzasadnione wydatki samo rozporządzenie uznaje m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkin-gowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).
Do innych wydatków z tego tytułu zalicza się także:
■
■ opłaty za rezerwację noclegu,
■
■ opłaty za rezerwację biletów lotniczych,
■
■ opłaty za przebukowanie biletów lotniczych,
■
■ opłaty wizowe,
■
■ koszty wynajęcia pojazdu wraz z kierowcą do przewiezienia uczestników delegacji.
Do kosztów podróży służbowych nie zalicza się kosztów podróży służbowych zwią-zanych ze szkoleniami pracowników oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników, zgodnie z art. 1031–1036 k.p. Koszty te zostały wyodrębnione do osobnych podziałek klasyfikacyjnych: 455 „Szkolenia członków korpusu służby cywilnej”, 470 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej” oraz 430 „Zakup usług pozostałych”. Do paragrafów tych zalicza się wydatki (koszty) zgodnie z objaśnieniami podanymi w tabeli.
Tabela. Zasady klasyfikacji wydatków (kosztów) do paragrafów: 430, 455 i 470
Paragraf Rodzaj ujmowanych wydatków
430 „Zakup usług
pozostałych” Paragraf ten obejmuje w szczególności opłaty za:
■
■ studia organizowane przez szkoły wyższe w zakresie dokształcania kadr (studia li-cencjackie, magisterskie, podyplomowe – wieczorowe i zaoczne),
■
■ przejazdy na ww. studia.
455 „Szkolenia członków korpusu służby cywilnej”
Paragraf ten obejmuje w szczególności wydatki na szkolenia centralne, powszechne, specjalistyczne oraz szkolenia prowadzone w ramach studium zarządzania strate-gicznego dla dyrektorów generalnych, szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędnika służby cywilnej, a także na szkolenia związane z or-ganizacją służby przygotowawczej. Niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej paragraf ten uwzględnia również wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, których przedmiotem są szkolenia członków kor-pusu służby cywilnej.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
124
5. UJĘCIE ROZLICZEŃ KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH
470 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”
Niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej paragraf ten uwzględnia również wydat-ki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, których przedmiotem są szkolenia pracowników. Do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwatero-wania i wyżywienia uczestników.
Do kosztów szkoleń są zaliczane wszystkie wydatki dotyczące szkoleń – niezależnie od ich rodzaju. Zalicza się więc tu wydatki:
■
■ z tytułu opłat za uczestnictwo w kursach, szkoleniach zewnętrznych (tzw. wpisowe),
■
■ z tytułu umów o dzieło lub zlecenia z podmiotami szkolącymi,
■
■ z tytułu pokrycia kosztów przejazdów, dojazdów miejscowych, noclegów, wyżywie-nia związanych z dojazdami na szkolenia organizowane samodzielnie przez jednostki (szkolenia własne wyjazdowe) oraz z uczestnictwem wszystkich lub wybranych pra-cowników jednostki w szkoleniach organizowanych przez podmioty zewnętrzne,
■
■ na transport osób na szkolenie (wynajęcie pojazdu, wynajęcie pojazdu wraz z kie-rowcą).
Koszty dodatkowe – oprócz kosztów szkolenia – dotyczą sytuacji, gdy pozostają w bez- pośrednim związku ze szkoleniem. Czyli do paragrafów 455 i 470 zalicza się koszty prze- jazdów, dojazdów, noclegów uczestników szkolenia. Nie zalicza się tu wydatków pono-szonych w związku z obsługą szkolenia, np. wydatków z tytułu podróży służbowych dla kierowców jednostki, którzy tylko odwożą uczestników szkolenia, a sami nie biorą w nim udziału. Takie wydatki zalicza się do kosztów podróży służbowych, klasyfikowanych do paragrafu 441 (pismo MF nr BP1.4102.39.2015 RPW/165537/2015 P z 23 grudnia 2015 r.).
PRZYKŁAD 110
W szkole podstawowej zaplanowano wydatki na podróże służbowe (para-graf 441) i szkolenia pracowników (paragraf 470). Do którego z tych paragra-fów należy zakwalifikować takie wydatki:
1) szkolenie sekretarki z obsługi oprogramowania „Vulcan”,
2) szkolenie w zakresie kształtowania postaw patriotycznych uczniów w związ-ku z obchodami 100 rocznicy odzyskania niepodległości – dla nauczyciela historii,
3) szkolenie nauczyciela informatyki pt. „Szkolenie uczniowskie laboratorium informatyki”,
4) szkolenie nauczyciela wychowania fizycznego z zasad obowiązujących przy rozgrywkach piłki nożnej,
5) wyjazd dyrektora szkoły i nauczyciela historii na galę podsumowującą pro-jekt o powstaniu wielkopolskim,
6) wyjazd pedagoga na konferencję dotyczącą różnych obliczy depresji, 7) wyjazd nauczyciela historii na wykłady otwarte z historii,
8) wyjazd nauczyciela historii na szkolenie na temat wykorzystania historii lo-kalnej w realizacji podstawy programowej?
W jaki sposób można łatwo rozróżnić, jak sklasyfikować tak różne wydatki?
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
125
5. UJĘCIE ROZLICZEŃ KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH
Wydatki publiczne klasyfikuje się do paragrafów określających rodzaj wydatku (art. 39 ust. 1 pkt 2 uofp). Aby prawidłowo sklasyfikować wydatki budżetowe do
■ obowiązkowe szkolenie odbyte na polecenie służbowe wydane przez dyrektora szkoły – wtedy należy zastosować paragraf 470,
■
■ dokształcanie podjęte przez pracownika z własnej inicjatywy na uczelni wyższej, na pokrycie kosztów którego wyraził zgodę pracodawca – wtedy właściwy będzie paragraf 430.
PODSTAWY PRAWNE:
■ ■
● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432)
■ ■
● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2500)
■ ■
● Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 58; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 125)
■ ■
● Ustawa z 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 53)
■ ■
● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 55)
■ ■
● Ustawa z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 618; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2077)
■ ■
● Ustawa z 24 września 2010 r. w sprawie ewidencji ludności (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1382; ost.zm. Dz.U. z 2019 r.
poz. 60)
■ ■
● Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 238)
■ ■
● Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U.
z 2018 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2429)
■ ■
● Ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 967; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245)
■ ■
● Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pra-cownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)
■ ■
● Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)
■ ■
● Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2471)
■ ■
● Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przy-chodów i rozprzy-chodów oraz środków publicznych ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U.
z 2019 r. poz. 257)