w jednostkach sektora publicznego
1. Podróż służbowa
1.2. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej krajowej określa pracodawca (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Zgodnie z tymi przepisami do wyboru są cztery opcje:
■
■ opcja 1 – rozpoczęcie i zakończenie podróży w miejscowości, w której pracownik ma świadczyć pracę zgodnie z umową o pracę,
■
■ opcja 2 – rozpoczęcie podróży w miejscowości, w której pracownik ma świadczyć pra-cę zgodnie z umową o pracę, natomiast zakończenie – w miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
■
■ opcja 3 – rozpoczęcie podróży w miejscowości pobytu stałego lub czasowego pra-cownika, natomiast zakończenie – w miejscowości, w której pracownik ma świadczyć pracę zgodnie z umową o pracę,
■
■ opcja 4 – rozpoczęcie i zakończenie podróży w miejscowości pobytu stałego lub cza-sowego pracownika.
PRZYKŁAD 18
Pracownik jednostki mieszkający i zatrudniony w miejscowości X otrzymał po-lecenie wyjazdu służbowego z miejscowości Y. Stałym miejscem świadczenia pracy tego pracownika jest miejscowość X. Zmiana miejsca rozpoczęcia i za-kończenia podróży służbowej wynika z tego, że ma się ona odbyć pociągiem pospiesznym odjeżdżającym z dworca w miejscowości Y. Między miejscowoś-ciami X i Y nie kursują pociągi. Dojazd autobusami jest utrudniony ze względu na małą liczbę połączeń. Żeby dojechać w dniu wyjazdu w podróż służbową do miejscowości Y, pracownik będzie musiał pojechać tam własnym samocho-dem, bo nie ma odpowiedniego połączenia autobusowego. Samochód będzie musiał zostawić na parkingu strzeżonym, żeby mieć czym wrócić. Czy pra-codawca może w poleceniu wyjazdu służbowego wskazać inną miejscowość rozpoczęcia podróży służbowej niż miejsce pracy?
Nie, pracodawca nie może dowolnie określać miejsca rozpoczęcia i zakończenia po- dróży służbowej. Zgodnie z przepisami miejscem tym może być albo miejscowość bę- dąca stałym miejscem pracy pracownika, albo miejscowość jego stałego lub czaso-wego pobytu. Zwłaszcza problemy ze skomunikowaniem miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej z miejscowością, z której odjeżdża środek transportu wyznaczony przez pracodawcę do odbycia podróży służbowej, nie mogą być powodem zmiany miejsca rozpoczęcia podróży służbowej. Pracownik udaje się w podróż służbową na polecenie pracodawcy. Tak więc to pracodawca powinien zapewnić warunki niezbęd-ne do jej odbycia. W sytuacji opisanej w przykładzie może on na wniosek pracownika
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
42
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
pokryć koszty dojazdu z miejscowości X do Y samochodem pracownika oraz zwrócić koszty pozostawienia tego pojazdu na parkingu strzeżonym. Jeśli nie, musi zapewnić inną możliwość przejazdu pracownika z miejscowości X do Y, np. samochodem służ-bowym jednostki czy pojazdem wynajętym w tym celu (taksówka).
O uznaniu za miejsce rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika decyduje pracodawca.
PRZYKŁAD 19
Czterech pracowników urzędu gminy wysłano w podróż służbową w celu or-ganizacji stoiska promującego gminę na targach agroturystycznych. Podróż mają odbyć jednym pojazdem służbowym. Samochód ma odjechać spod urzędu gminy o godz. 5.00 rano. Jeden z pracowników mieszka w innej miej-scowości i w dniu wyjazdu nie ma żadnego połączenia w godzinach nocnych z tej miejscowości do miejsca pracy. Nie ma też własnego samochodu. Czy w związku z tym można zezwolić na powierzenie pojazdu służbowego temu pracownikowi tak, aby w dniu wyjazdu podróż rozpoczęła się od niego spod domu? Czy jednostka może ponieść związane z tym dodatkowe koszty zuży-cia paliwa? Czy powinien ponieść je ten pracownik?
Tak, pracodawca może podjąć taką decyzję i ponieść związane z tym koszty.
O miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej decyduje pracodawca. Przy tym miejsce to może być różne dla różnych pracowników. W sytuacji opisanej w przykła-dzie jest to jedyna możliwość zapewnienia przejazdu pracownikowi mieszkającemu poza miejscowością, w której pracuje. Z tego względu pracodawca może zadecydo- wać, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowej dla tego pracownika będzie miej-scowość, w której on mieszka. Dla pozostałych pracowników podróż rozpocznie się później, w miejscowości, w której jest urząd gminy. Do kosztów pracodawcy będą zaliczone całkowite koszty paliwa zużytego przez samochód służbowy od chwili wyjazdu spod siedziby jednostki w celu dojazdu do miejscowości, w której mieszka pracownik, powrotu do miejsca pracy w celu zabrania pozostałych delegowanych pracowników, dojazdu na targi oraz powrotu z tych targów.
Przyjmuje się, że jeśli w poleceniu wyjazdu służbowego nie ustalono inaczej, miejscowoś-cią rozpoczęcia podróży służbowej jest miejsce stałego świadczenia pracy pracownika.
Zgoda pracodawcy na rozliczenie kosztów podróży z miejsca pobytu pracownika musi być zaznaczona na poleceniu wyjazdu służbowego. Można podać miejscowość albo umieścić odpowiednią adnotację „Wyrażam zgodę na rozliczenie kosztów podróży z miejsca zamieszkania pracownika”.
Przyjęte rozwiązanie w zakresie dokumentowania poleceń wyjazdów służbowych i ich kosztów zależy od danej jednostki. W praktyce przyjęło się, że jeśli na poleceniu wy- jazdu służbowego wskazano tylko miejscowość docelową, a nie wskazano miejscowo-ści rozpoczęcia (zakończenia) podróży służbowej, to domyślnie jest to miejsce stałego świadczenia pracy. Miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży wskazuje się tylko wtedy, gdy jest to stałe lub czasowe miejsce pobytu pracownika. Wtedy w pozycji „Uwa-gi” wpisuje się „Miejscem rozpoczęcia/zakończenia podróży jest miejscowość X”
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
43
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
albo „Wyrażam zgodę na rozliczenie do miejsca pobytu stałego/czasowego pra-cownika”. Przy braku takich wskazań rachunek kosztów służbowych rozliczany z innej miejscowości niż stałe miejsce pracy delegowanego pracownika należy zakwestionować na etapie kontroli wydatków. Jest tak, ponieważ pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej tylko z tytułu podróży odbytej w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę (§ 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).
Pracodawcy jednostek sektora finansów publicznych przy wyborze miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej powinni kierować się wysokością kosztów związanych z przyjęciem jednego z tych rozwiązań. Nie jest to jednak jedyne kryterium. Czasami wybór może być ograniczony przepisami prawa pracy (np. zapewnienia wymaganego okresu wypoczynku dobowego). Może być także spowodowany ograniczeniami wynika-jącymi z dostępności środków komunikacji publicznej lub prywatnej.
PRZYKŁAD 20
Trzech pracowników delegowano na wyjazd samochodem będącym włas-nością jednego z nich. Właściciel samochodu mieszka w tej samej miejsco-wości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Pozostali dwaj pracownicy mieszkają w innych miejscowościach, oddalonych o 20 i 30 km. Jeden z tych pracowników zwrócił się do pracodawcy o zgodę na rozliczenie jego podró-ży z miejsca zamieszkania znajdującego się na trasie przejazdu w delegację.
Drugi z pracowników też zgłosił taki wniosek, ale pracodawca się nie zgodził, ponieważ wymagałoby to przejechania dodatkowych 40 km (pracownik ten mieszka w miejscowości oddalonej o 20 km od miejscowości, w której jest sie-dziba jednostki, w przeciwnym kierunku jazdy niż podróż służbowa). Czy taka odmowa jest zgodna z prawem (nie dyskryminuje jednego z pracowników)?
Tak, taka odmowa jest zgodna z prawem. O miejscowości rozpoczęcia i zakoń-czenia podróży służbowej decyduje pracodawca. Przy czym może on uznać, że miejscem tym jest miejscowość, w której znajduje się siedziba jednostki, lub miej- sce pobytu stałego pracownika (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbo- wych). Nawet dla pracowników mających odbywać podróż jednym środkiem trans-portu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej mogą być różne.
W sprawie opisanej w przykładzie można przyjąć dwa rozwiązania:
■
■ rozwiązanie 1 – pracodawca może zadecydować tak, że dla wszystkich trzech pracowników miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest siedzi-ba jednostki; wtedy każdy pracownik musi dojechać pod tę siedzibę na własny koszt (w ramach normalnych kosztów dojazdu do pracy, które ponosi pracownik),
■
■ rozwiązanie 2 – pracodawca może wyrazić zgodę na to, aby pracownicy, którzy mieszkają na trasie przejazdu pojazdu w podróży służbowej, nie dojeżdżali do siedziby jednostki, ale zostali zabrani z miejscowości, w której zamieszkują.
Rozwiązanie 2 nie jest dyskryminujące dla innych pracowników. Niewątpliwie jest ono wygodniejsze dla pracownika, który będzie się dosiadał do pojazdu po drodze.
Z punktu widzenia kosztów pracodawcy rozwiązanie takie będzie albo obojętne, albo korzystniejsze (w sytuacji gdy np. rozliczenie z miejsca zamieszkania jednego z pracowników, ze względu na krótszy czas trwania podróży, nie będzie generowało prawa do diety).
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
44
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA Przyjęte rozwiązanie nie może przerzucać na pracowników kosztów podróży służbowych, które co do zasady są kosztami pracodawcy.
PRZYKŁAD 21
Jednostka budżetowa ma dwie filie w terenie. Pracownicy filii jako miejsce świadczenia pracy w umowie o pracę mają wskazany adres filii. Miejscowo-ści te są także ich stałymi miejscami zamieszkania. Nowy dyrektor, szukając oszczędności, chce wydać zarządzenie, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowych dla wszystkich pracowników – niezależnie od tego, czy są zatrud-nieni w siedzibie głównej czy filii, jest miejscowość, w której jest siedziba głów-na jednostki. Wyjazd z miejsca zamieszkania ma być możliwy tylko wtedy, gdy będzie to tańsze niż wyjazd z siedziby jednostki. Nowe zarządzenie ma wyeli-minować wydatki na koszty dojazdu między filią a siedzibą główną. Pracow-nicy filii nie zgadzają się na ponoszenie z własnych środków kosztów dojazdu autobusem lub pociągiem do siedziby głównej, które dotąd były im zwracane.
Czy takie zarządzenie jest zgodne z prawem?
Nie, takie rozwiązanie nie może być zastosowane w odniesieniu do pracowników filii. Generalnie projektowane zarządzenie kierownika jednostki jest zgodne z pra-wem. To pracodawca decyduje o miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Może on tę decyzję podejmować każdorazowo, zlecając podróż służ-bową konkretnemu pracownikowi. Może także uregulować te kwestie w zarzą-dzeniu wewnętrznym, stanowiącym część procedur kontroli zarządczej. Jednak jego wybór jest ograniczony art. 775 § 1 k.p. oraz § 6 ust. 2 rozporządzenia o podró-żach służbowych. Przede wszystkim podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w przypadku pracowników, których siedziba ta nie jest stałym miejscem pracy – poza stałym miejscem pracy pracownika. Stałym miejscem pracy dla pracowników zatrudnio-nych w:
■
■ siedzibie głównej jednostki – jest miejscowość, w której jest ona położona,
■
■ filiach – są miejscowości, w których znajdują się te filie.
Przepisy te są ogólnie obowiązujące. Pracodawcy nie mogą ich zmieniać. W projek- towanym zarządzeniu więc najlepiej byłoby wpisać, że miejscem rozpoczęcia po- dróży służbowych dla wszystkich pracowników jest miejscowość ich stałego miej-sca pracy, a wyjazd z miejsca zamieszkania jest możliwy tylko wtedy, gdy będzie to tańsze niż wyjazd z tej miejscowości. Przy takim ujęciu podróże pracowników filii będą rozliczane przede wszystkim z miejscowości siedziby filii, a podróże pracowni-ków siedziby głównej – z miejscowości siedziby głównej.
Przepisy k.p. odnoszące się do definicji podróży służbowych mają zabezpieczać interesy pracowników przed obciążeniem ich kosztami podróży, które powinny być ponoszone przez pracodawców. Wydatki jednostek sektora finansów publicznych przede wszystkim muszą być ponoszone zgodnie z prawem, a także w sposób celo- wy i oszczędny (art. 44 ust. 2 i 3 uofp). Pracodawcy nie mogą więc szukać oszczęd-ności przez ponoszenie wydatków niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
45
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA