Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży służbowej krajowej, zgod-nie z § 9 rozporządzenia o podróżach służbowych, pracodawca może pokrywać w for-mie:

■

■ zryczałtowanej,

■

■ refundacji faktycznie poniesionych wydatków.

Przez środki komunikacji miejscowej rozumie się wszelkie środki transportu, jakimi można przemieszczać się w miejscowości docelowej. Są to np. metro, kolej miejska, autobusy, tramwaje, minibusy, trolejbusy, taksówki, taksówki zbiorowe, a także rzadziej:

promy, tramwaje wodne, riksze, rowery miejskie (udostępniane w systemie publicznej, sa-moobsługowej wypożyczalni rowerów). Ponieważ definicja podróży służbowej odnosi się do wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, dojazdy środkami komunikacji miejsco- wej dotyczą wyłącznie kosztów przemieszczania się po opuszczeniu miejscowości roz-poczęcia podróży służbowej. Ewentualne koszty przemieszczania się po tej miejscowości (np. dojazd z miejsca zamieszkania do siedziby jednostki, spod której odjeżdża samo-chód służbowy, albo dojazd z miejsca zamieszkania do dworca PKP lub PKS) obciążają pracownika.

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX

75

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH Możliwość 1 – ryczałt na dojazdy

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 20% diety. Przy diecie wynoszącej 30 zł jest to kwota 6 zł. Przepisy nie prze-widują obniżania ryczałtu w przypadku niższych wydatków na dojazdy.

Ryczałt przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej krajowej. Doby oblicza się indywidualnie – jako 24 godziny upływające od chwili rozpoczęcia podróży służbowej.

PRZYKŁAD 59

Czy jeśli podróż służbowa jest krótka i nie przysługuje nawet połowa diety, to pracownikowi jednostki należy się ryczałt na dojazdy?

Tak, ryczałt na dojazdy należy się niezależnie od czasu trwania podróży służbowej.

Nawet w podróży, której czas nie przekracza 8 godzin, należy się ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Jest tak dlatego, że ryczałt należy się za każdą rozpoczętą dobę podróży, a nie po przebywaniu w podróży przez określony czas.

Takie uregulowanie pokrywania kosztów dojazdów jest uzasadnione charakterem tych wydatków. Nawet w krótkiej podróży, trwającej do 8 godzin, pracownik może ponosić koszty przejazdu środkami komunikacji miejscowej.

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Przyczyny nieponoszenia kosztów dojazdów mogą być różne, niezależne i zależne od delegowane-go pracownika. Przyczynami niezależnymi od pracownika są m.in.:

■

■ brak komunikacji miejscowej w danej miejscowości,

■

■ brak połączenia realizowanego przez komunikację miejską między miejscem, w któ-rym pracownik opuścił międzymiastowy środek komunikacji publicznej (np. dworcem PKS), a miejscem docelowym (np. hotelem), przy jednoczesnym braku środków trans-portu grupowego (np. taksówek) czy indywidualnego (np. wypożyczalnia rowerów miejskich),

■

■ czasowy brak połączenia realizowanego środkami transportu komunikacji zbiorowej (np. brak połączeń autobusowych w godzinach nocnych, zmieniona organizacja ruchu na czas remontu drogi, zablokowana droga na skutek wypadku),

■

■ bliskie położenie miejsca, w którym pracownik opuścił międzymiastowy środek ko-munikacji publicznej (np. dworca PKP) i miejsca docelowego (np. urząd wojewódzki),

■

■ pokrywanie tych kosztów bezpośrednio przez pracodawcę.

Natomiast przyczynami zależnymi od pracownika są np.:

■

■ podjęcie decyzji o przejściu pieszo,

■

■ korzystanie z pojazdu służbowego lub prywatnego,

■

■ skorzystanie z podwiezienia przez inną osobę (np. innego uczestnika wyjazdu służ- bowego, dysponującego własnym pojazdem, znajomych czy rodzinę pracownika, za-mieszkujących w miejscu delegowania).

PRZYKŁAD 60

Pracownicy samorządowej jednostki budżetowej objętej wspólną obsługą do-jeżdżają po kilka razy w tygodniu do sąsiedniego miasta, w którym jest zloka-lizowana siedziba CUW. Ponieważ od przystanku PKS do siedziby CUW jest

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

76

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

znaczna odległość, drogę tę pokonują komunikacją miejską. Ostatnio kierow-nik CUW zasugerował, żeby jednostka zakupiła jednorazowe bilety komukierow-nika- komunika-cji miejskiej, które przy zakupie powyżej 500 szt. są oferowane w niższej cenie.

Bilety te miałyby być wydawane pracownikom jeżdżącym w delegacje. Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne w świetle rozporządzenia o podróżach służbowych?

Tak, takie rozwiązanie jest dopuszczalne. Rozporządzenie to reguluje jedynie kwe- stie zwrotu kosztów dojazdów w podróżach służbowych ponoszonych przez pra-cowników. Te są możliwe w formie ryczałtu lub zwrotu faktycznie poniesionych udokumentowanych kosztów. Jednak koszty podróży może ponosić także bezpo-średnio pracodawca. Prawo nie ogranicza go w tym względzie co do rodzaju tych kosztów ani sposobu ich opłacenia. Może więc zakupić bilety komunikacji miejskiej i wydać je pracownikom, zwłaszcza gdy rozwiązanie to jest tańsze od innych.

Skorzystanie z ryczałtu nie wymaga dokumentowania faktu poniesienia wydatków na do- jazdy środkami komunikacji miejscowej przez dołączanie skasowanych biletów czy para-gonów. Fakt niekorzystania z dojazdów pracownik dokumentuje zazwyczaj oświadcze-niem o tym, że nie korzystał z dojazdów. W oświadczeniu tym podaje przyczyny.

PRZYKŁAD 61

W jaki sposób należy dokumentować fakt poniesienia wydatków na dojazd środkami komunikacji miejscowej? Czy pracownik jednostki musi dołączyć skasowane bilety? Czy wystarczy, że wpisał ryczałt jako składnik kosztów po-dróży służbowej w rachunku kosztów popo-dróży służbowej?

Zwyczajowo przyjmuje się, że jeśli pracownik wpisał w rachunku kosztów podróży należności z tytułu ryczałtu na dojazdy, to korzystał z tych dojazdów. Ryczałt jest formą rozliczania kosztów podróży służbowych, które nie wymagają dołączania do-kumentów na dowód poniesienia tych wydatków. Jest on należny w stałej kwocie – niezależnie od faktycznych kosztów dojazdów (przysługuje w wysokości 6 zł bez względu na to, czy faktyczne koszty są niższe, równe czy wyższe niż ta kwota). Po-nieważ przepisy mówią, że ryczałt nie należy się, jeśli pracownik nie korzystał z dojazdów środkami komunikacji miejscowej, to przy niewykazaniu takich kosz-tów w rachunku kosztów podróży służbowej przyjęło się, że pracownik zamieszcza odpowiednie oświadczenie o przyczynach tego niekorzystania na pierwszej stronie druku polecenia wyjazdu służbowego (w polu przeznaczonym na potwierdzenie po-bytu służbowego). Oświadczenie to ma ułatwić kontrolę wydatków z tytułu podróży służbowych. W braku tego oświadczenia – przy powzięciu wątpliwości co do pra-widłowości rozliczenia kosztów przez pracownika, główny księgowy zawsze może się zwrócić do tego pracownika o złożenie dodatkowych wyjaśnień (art. 54 ust. 3–7 uofp).

Możliwość 2 – rozliczenie faktycznych kosztów

Druga możliwość, przewidziana przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych, polega na rozliczeniu faktycznych kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej.

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX

77

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

Takie rozliczenie jest możliwe na wniosek pracownika zaakceptowany przez pracodaw- cę. Wniosek co do zasady powinien być złożony przed terminem odbycia podróży służ-bowej, tak aby pracodawca i pracownik orientowali się co do ewentualnych kosztów tych dojazdów.

PRZYKŁAD 62

Pracownik jednostki przed odbyciem podróży służbowej złożył wniosek do pra-codawcy o możliwość skorzystania z taksówki przy dojeździe od dworca PKS do urzędu wojewódzkiego, w którym miała się odbyć konferencja. Prośbę umotywował tym, że czas między przyjazdem autobusu na dworzec PKS a godziną rozpoczę-cia konferencji jest za krótki, aby dojechał środkami komunikacji miejskiej (kolejno tramwajem i autobusem miejskim). Ze względu na brak połączenia autobusowego nie jest też możliwy wcześniejszy wyjazd w podróż służbową. Pracodawca zaakcep-tował wniosek.

Jednak w razie nastąpienia różnych nieprzewidzianych okoliczności w trakcie trwania podróży służbowej wniosek taki pracownik może przedstawić także po odbyciu podróży.

Wtedy pracodawca akceptuje go na etapie rozliczania kosztów podróży służbowej.

PRZYKŁAD 63

Pracownik regionalnej izby obrachunkowej przedłożył rachunek kosztów po-dróży służbowej, gdzie zamiast rozliczyć ryczałt na dojazdy komunikacją miej-ską, załączył paragon z taksówki. Do tego napisał oświadczenie, że z powodu dużego opóźnienia pociągu wziął taksówkę spod dworca, żeby nie spóźnić się na szkolenie, które miał poprowadzić. W drodze powrotnej ze szkolenia na dworzec jechał komunikacją miejską (załączył bilet za 3,50 zł). Czy w tej sytu-acji można zwrócić koszty przejazdu taksówką (38 zł)?

Decyzja w tej sprawie należy do pracodawcy. Pierwotne ustalenia w zakresie po- krywania kosztów dojazdów pracownika ryczałtem mogą w szczególnych okolicz- nościach ulec zmianie. O tym, czy takie okoliczności wystąpiły, zadecyduje praco-dawca, po zapoznaniu się z okolicznościami sprawy. Konieczność dotarcia osoby prowadzącej na szkolenie może być uznana za taką okoliczność. W takiej sytuacji zamiast ryczałtu należy zwrócić faktycznie poniesione przez pracownika udoku-mentowane koszty dojazdów, czyli kwotę 41,50 zł (sumę należności za taksówkę i bilet komunikacji miejskiej).

Zwrot wydatków faktycznie poniesionych na dojazdy środkami komunikacji miejscowej wymaga przedstawienia dokumentów. Rodzaj tych dokumentów zależy od tego, jakim środkiem transportu poruszał się pracownik. Mogą to być np. skasowane bilety, parago- ny fiskalne wystawione przez kierowców taksówek i taksówek zbiorowych, rachunki/fak-tury za wynajęcie samochodu. W takiej sytuacji nie należy się ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej mogą być równe ryczałtowi, wyższe niż ten ryczałt, a w szczególnych okolicznościach także niższe. Zmiana sposobu rozli-czania z

PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.

78

3. KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH tuacji, gdy koszty te są zarówno wyższe, jak i niższe. Aby pracodawca mógł podjąć właś-ciwą decyzję, przed podróżą służbową należy wstępnie skalkulować jej koszty, w tym zorientować się, jaki będzie najlepszy i najtańszy sposób poruszania się po miejscowości docelowej.

PRZYKŁAD 64

Audytor jednostki samorządu terytorialnego został wydelegowany na kontrolę do miejscowości X na 3 tygodnie. W tym czasie miał codziennie dojeżdżać pociągiem do miejscowości X i wracać z niej po zakończeniu pracy. W miejscowości X na-tomiast miał codziennie dojeżdżać autobusem między dworcem PKP a miejscem pracy. Na podstawie informacji o rozkładzie jazdy i cen biletów komunikacji miejskiej w miejscowości X sporządzono kalkulację, z której wynikało, że:

■

■ ryczałt na dojazdy wyniesie w okresie delegowania 90 zł (15 dni roboczych × 6 zł),

■

■ koszty dojazdów komunikacją miejską wyniosą: 102 zł (cena biletu jednorazowe- go 3,40 zł × 15 dni roboczych × 2 kursy dziennie), albo też 81 zł – przy korzysta- niu przez pracownika z biletów tygodniowych (sprzedawanych ze zniżką wynika-jącą z jednorazowego zakupu tych biletów na okres całego tygodnia – 3 bilety tygodniowe po 27 zł każdy).

Pracodawca wybrał rozwiązanie polegające na pokryciu faktycznych kosztów do-jazdów z wykorzystaniem biletów tygodniowych, jako rozwiązanie najtańsze.

3.3.2. Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej