w jednostkach sektora publicznego
1. Podróż służbowa
1.1. Wykonywanie polecenia służbowego
Za podróż służbową uznaje się podróż odbywaną w celu wykonania zadania służbowe-go na polecenie pracodawcy. Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 k.p.). Pracownik jest zobowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umo-wą o pracę (art. 100 § 1 k.p.). Polecenia przełożonych spełniają podane warunki, jeśli:
■
■ dotyczą pracy i odpowiadają jej rodzajowi,
■
■ nie są sprzeczne z obowiązującymi przepisami.
To, czy polecenia wydane przez przełożonych dotyczą pracy i odpowiadają jej rodzajowi, ustala się na podstawie postanowień umowy o pracę oraz postanowień:
■
■ regulaminu organizacyjnego jednostki i/lub
■
■ zakresu czynności (zakresu praw i obowiązków pracownika).
Nie mieszczą się w tym zakresie polecenia dotyczące wykonania czynności na rzecz przełożonych, związane z ich sprawami osobistymi.
PRZYKŁAD 8
Nie mieszczą się w definicji polecenia służbowego (a co za tym idzie – nie są podró-żą służbową) np. wyjazdy w celu:
■
■ odwiezienia członków rodziny przełożonego do i ze szkoły, na wakacje i z wakacji,
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
38
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
■
■ załatwiania spraw przełożonego (robienie zakupów, załatwianie spraw urzędo-wych, wożenie rzeczy do pralni itp.),
■
■ odwożenia przełożonego (członków jego rodziny) po spożyciu alkoholu do domu,
■
■ odprowadzenia prywatnego samochodu przełożonego pod wskazany adres, do/z naprawy.
Poza tym pracownik nie powinien wykonywać poleceń służbowych sprzecznych z obowiązującymi przepisami albo których wykonanie może prowadzić do narusze-nia prawa. Dotyczy to także braku obowiązku wykonywanarusze-nia poleceń, których pracodaw- prawa. Dotyczy to także braku obowiązku wykonywania poleceń, których pracodaw-ca zgodnie z obowiązującym prawem nie może pracownikowi wydać.
PRZYKŁAD 9
Pracownik powinien odmówić kierowania pojazdami służbowymi jednostki, jeśli nie ma prawa jazdy odpowiedniej kategorii.
PRZYKŁAD 10
Pracownik powinien odmówić prowadzenia pojazdu w delegacji służbowej, jeśli w czasie wolnym od pracy spożywał alkohol i w czasie wyznaczonym na podróż służbową nadal pozostaje pod jego wpływem.
PRZYKŁAD 11
Pracownik powinien odmówić podróży służbowej pojazdem jednostki, który nie jest w pełni sprawny.
PRZYKŁAD 12
Pracodawca nie może nakazać pracownikowi odbycia podróży służbowej pojaz-dem pracownika.
Obowiązki związane z pracą mogą dotyczyć także wykonania różnych czynności naka-zanych przez prawo pracy. Zalicza się do nich obowiązkowe:
■
■ badania lekarskie przed przystąpieniem do pracy na danym stanowisku i badania okresowe w trakcie trwania stosunku pracy,
■
■ szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
PRZYKŁAD 13
Jednostka wykupiła usługi w zakresie badań okresowych pracowników w są-siedniej miejscowości. Czy pracownikom należy się zwrot kosztów delegacji za dojazd na takie badania?
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
39
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
Tak, koszty związane z odbyciem badań okresowych pracowników w innej miejsco-wości niż znajduje się siedziba pracodawcy stanowią koszty podróży służbowych.
Odbycie badań lekarskich okresowych jest obowiązkiem pracownika. Okresowe badania lekarskie powinny być w miarę możliwości przeprowadzane w godzinach pracy pracowników (art. 229 § 3 k.p.). Pracownikom za czas tych badań należy się wynagrodzenie za pracę. W razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują im należności na pokrycie kosztów przejazdu zgodnie z rozporządze-niem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o po-dróżach służbowych).
PRZYKŁAD 14
Czy można zaplanować wyjazdowe szkolenie bhp dla pracowników samorzą-dowego zakładu budżetowego? Czy wyjazd na takie szkolenie będzie podróżą służbową?
Tak, można zorganizować wyjazdowe szkolenie bhp. Koszty wyjazdu pracowników na to szkolenie powinien pokryć pracodawca w ramach wydatków na podróże służ-bowe.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić przeszkolenie pracowników w zakresie bhp:
■
■ przed dopuszczeniem ich do pracy,
■
■ okresowo, po upływie pewnego okresu zatrudnienia.
Przeszkolenie w tym zakresie odbywa się w godzinach pracy pracowników na koszt pracodawcy (art. 2373 § 2 i 3 k.p.). Jeśli szkolenie wymaga wyjazdu poza miejsco- wość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pra-cownika, zwrot kosztów dojazdu następuje na podstawie przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych.
Prawo nie narzuca formy przeprowadzenia szkolenia bhp. Może je prowadzić pra-cownik zatrudniony w samorządowym zakładzie budżetowym. Jeśli zakład nie ma odpowiedniego pracownika, szkolenie mogą przeprowadzić zewnętrzne podmioty oferujące usługi w tym zakresie. Szkolenie może odbywać się zarówno w siedzibie zakładu, jak i poza nią. W jednostkach sektora finansów publicznych decyzje w tym zakresie należy podejmować z uwzględnieniem art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp). Przepis ten nakazuje ponoszenie wy-datków budżetowych oszczędnie, celowo i efektywnie.
Koszty wyjazdów pracowników na szkolenia można rozliczać jak koszty podróży służ-bowych lub ze środków pracodawcy na szkolenia, na zasadach określonych odrębnymi przepisami. Zależy to od sposobu skierowania pracownika na szkolenie.
Koszty wyjazdowych szkoleń obowiązkowych, gdy pracownik otrzymuje od pracodawcy polecenie służbowe odbycia szkolenia, traktuje się jak koszty podróży służbowych.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 3(147) / marzec 2019 r.
40
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
PRZYKŁAD 15
Przed przystąpieniem do pracy pracownik księgowości szkoły musi odbyć szkolenie z zakresu obsługi programu księgowego. Szkolenie przeprowadzane jest w siedzi- bie sprzedawcy licencji na oprogramowanie. Siedziba ta znajduje się w innej miej-scowości niż siedziba pracodawcy (będąca stałym miejscem pracy pracownika księgowości). Szkolenie w tym zakresie odbywa się na polecenie służbowe wydane przez pracodawcę. Pracownik jest zobowiązany je wykonać. Wyjazd na to szkolenie jest podróżą służbową.
PRZYKŁAD 16
Pracownicy jednostki wyznaczeni do składu komisji inwentaryzacyjnej otrzymali po- lecenie służbowe odbycia wyjazdowego szkolenia z zakresu zasad przeprowadza-nia i rozliczania inwentaryzacji. Wyjazd na to szkolenie jest podróżą służbową.
Koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników na zasadach określonych w art. 1031–1036 k.p. nie są związane z podróżami służbowymi. Przez podnoszenie kwa-lifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:
■
■ urlop szkoleniowy,
■
■ zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania.
Pracownik zachowuje przy tym prawo do wynagrodzenia. Wymienione świadczenia są obligatoryjne. Ponadto pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwa-lifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. W szczególności może pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Są to świadczenia dodatkowe. Ich katalog nie jest zamknięty. Pracodawcy mogą więc przyznawać także inne świadczenia niewymienione w tym przepisie. Co do rodzaju dodatkowych kosztów pracodawca po-winien umówić się z pracownikiem przed rozpoczęciem dokształcania. Określa się je w umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem (jeśli jest ona zawierana; umo-wa na piśmie nie jest w tym przypadku obowiązkowa). Katalog dodatkowych świadczeń może być zawarty w uregulowaniach wewnętrznych jednostki.
PRZYKŁAD 17
Referent księgowy zgłosił pracodawcy chęć podnoszenia kwalifikacji. Pracodawca zgodził się na pokrycie studiów kierunkowych – ekonomicznych, na stopień licen-cjata. W zawartej umowie pracodawca zobowiązał się do pokrycia dodatkowych kosztów związanych z tymi studiami, takich jak:
■
■ zakup podręczników do kwoty 1000 zł rocznie,
■
■ czesne,
■
■ koszty dojazdów do uniwersytetu ekonomicznego, na zasadach określonych dla podróży służbowych w rozporządzeniu o podróżach służbowych.
PORADNIK Rachunkowości Budżetowej – dostępny także w INFORLEX
41
1. PODRÓŻ SŁUŻBOWA
Na podstawie tych zapisów pracownikowi przysługiwały koszty przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, ryczałty na dojazdy środkami komuni- kacji lokalnej i diety. Wydatki z tego tytułu nie były jednak kosztami podróży służ-bowych, ale kosztami doszkalania pracowników, ponoszonymi przez pracodawcę.