Ochrona danych w rachunkowości

D okum entację p rzyjętych zasad (p o lity k ę rachunkow ości, księgi rachunkowe, dow ody k sięgow e i in n e dokum enty) należy przech o w y w ać w należyty' sp o só b i chronić

przed niedozw olonym i zm ianam i, nieupow ażnionym rozpow szechnianiem , uszkodzeniem lub zniszczeniem .

Przy p row adzeniu ksiąg rachunkow ych przy użyciu kom putera ochrona danych powinna polegać na stosow aniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze odpow iednich środków ochrony zew nętrznej, na system atycznym tw orzeniu zew nętrznych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach kom puterow ych, pod w arunkiem zapew nienia trw ałości zapisu inform acji system u rachunkow ości przez czas nie krótszy niż niż 5 lal. Poza tym pow inna być zapew niona ochrona program ów kom puterowych i danych system u inform atycznego rachunkow ości, przez stosow anie odpow iednich rozw iązań program ow ych i organizacyjnych, chroniących przed nieupow ażnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2)7.

Wśród sposobów zab ezpieczeń danych źródłow ych w ym ienia się zabezpieczenia program owe, sprzętow e i o rganizacyjne, do których zalicza sięs:

• odpow iednie technologie zapisu danych,

• zaprogram ow ane procedury p ow tarzania zapisu,

• stosow anie sum kontrolnych,

• stosow anie program ow ych kluczy identyfikacyjnych,

• zabezpieczenia sprzętow e w postaci urządzeń szyfrujących,

• zab ezpieczenia o rganizacyjne - polegające na kopiow aniu nośników , odpow iednim ich przechow yw aniu, katalogow aniu, itd.

U staw a m ów i o p rzechow yw aniu danych w niezm ienionej postaci, co należy rozumieć ja k o brak m ożliw ości m odyfikacji bądź usunięcia raz zapisanych danych oraz używanie nośników danych, które nie m o g ą sam oistnie utracić sw oich cech fizycznych w trakcie eksploatacji i przech o w y w an ia w w arunkach określonych przez producenta.

Do tej kategorii za lic za się takie nośniki, jak: dyski m agnetooptyczne typu W O R M , dyski optyczne C D -R O M oraz m ikrofilm y.

M imo gw arancji producenta na trw ałość zapisu na w ym ienionych nośnikach w okresie 30 lat d o św iad czen ie w skazuje na konieczność w ykonyw ania dodatkow ych ich kopii (łatw ość zary so w an ia, odkształceń, zacięcia w urządzeniach do odczytu danych), przechow ywanie tych kopii w rożnych m iejscach dla ochrony przed klęskam i żywiołowymi, o ch ro n ą przed dostępem osób niepow ołanych.

Zastosow anie sum k o n trolnych pozw ala na spraw dzenie popraw ności danych.

Suma

kontrolna je s t

sumą

w artości dw ójkow ych bajtów z pew nej grupy danych, jej tw orzenie polega na przypisaniu w ybranym znakom z pliku określonej w artości liczbowej i zsumowaniu otrzy m an y ch w ten sposób liczb, dodanie inform acji z su m ą kontrolną do grupy danych zapisanych w p am ięci lub przesyłanych i spraw dzenie jej przy

I‘or. również J. Krzyw icki, J. T rzem żalski. Przygotow anie rachunkow ości przedsiębiorstw do zm ian w 2002 roku, ODDK, G dańsk 2001. s. 9 - 10.

5 j. Dziedziczak, K sięgow ość prow adzona za p om ocą kom putera, op. cii.

J G rochow icz, P ro w a d z e n ie k s ią g ra c h u n k o w y c h p rz y u ż y ciu k o m p u te ra , op. cit.

odczy ty w an iu lub odbieraniu danych. Z m ian a pojedynczego znaku w pliku spow oduje zm ianę sum y k o n tro ln e j"’.

K lucze id entyfikacyjne m o g ą służyć zarów no ochronie danych przed osobami niepow ołanym i, ja k i stanow ić elem ent elektronicznego podpisu, ja k o znak osoby (instytucji/firm y), od której dane pochodzą. Jako takie klucze id e ntyfikacyjne mają szczególne znaczenie przy p rzesyłaniu danych. O becnie do tw o rzen ia i w eryfikacji podpisów elektronicznych używ a się m etod szyfrow ania z p a rą kluczy (pryw atnego i publicznego). P o leg a ją o ne na tym , że je ż e li zaszyfrujem y w iadom ość za p o m o c ą jednego klucza, to do o dszyfrow ania tej sam ej w iadom ości należy użyć dru g ieg o klucza z pary.

K lucz pryw atny je s t (pow inien być) znany tylko nadaw cy, k lu cz publiczny udostępniany je st innym osobom . K ażda ze stron otrzym uje parę kluczy: pryw atny i publiczny.

N adaw ca w ysyłając w iadom ość m usi j ą zaszyfrow ać k luczem p u blicznym odbiorcy, odbiorca o dszyfrow uje w iadom ość kluczem pryw atnym z p a r y " . K lucz to zestaw danych, który m oże być zapisany na każdym nośniku elektronicznym i ja k o taki m usi być również odpow iednio przechow yw any. W chw ili obecnej rów n ież u żytkow nicy niektórych program ów np. O utlook E xpress m o g ą p otw ierdzać sw o ją tożsam ość przy realizacji transakcji elektronicznych za p om ocą identyfikatorów cyfrow ych.

5. Podsumowanie

R easum ując należy stw ierdzić, że dokum entacja system u finansow o-księgow ego w p rzypadku p row adzenia ksiąg rachunkow ych przy w ykorzystaniu k om putera powinna za w ie ra ć :1'

• w ykaz zbiorów stanow iących księgi rachunkow e na nośn ik ach czytelnych dla kom putera,

• w ykaz pro g ram ó w w raz z pisem nym stw ierdzeniem do p u szczen ia każdego now ego lub zm ienionego program u do stosow ania przez firm ę,

• opis p rzeznaczenia każdego program u, sposobu je g o d ziałania (reguły obliczeń, ew idencji, kontroli i w ydruku danych) oraz w ykorzystania podczas przetwarzania danych,

• zasady ochrony danych.

• sposoby zapew nienia w łaściw ego stosow ania program ów ,

• zasady ew idencji przebiegu przetw arzan ia danych.

Z e w zględu na częste zm iany przepisów dotyczących rachunkow ości za bardzo w ażny p ostulat k ierow any pod adresem program ów k o m puterow ych w ykorzystywanych do p row adzenia ksiąg rachunkow ych należy uznać:

1. łatw ość i kom pletność tw orzenia kopii archiw alnych plików b a z danych,

10 A. Rydzew ski, Ilustrow any słow nik techniki kom puterow ej. W ydaw nictw a S zkolne i P edagogiczne, W arszaw a 1995. s. 239.

" p o r. M . M osiew icz. Podpis elektroniczny - w arunki, zasady i skutki stosow ania. K om entarz.

..Serwis FK " 2001. N r 47.

' por. D. Będziak. D okum entow anie system u inform atycznego, „Serw is FK " 2001, N r 41.

2. pro sto tą ak tualizacji posiadanego oprogram ow ania.

Na potrzeby n iniejszego o pracow ania prześledzono zm iany w program ie R aks 2000 FK (Finanse i K się g o w o ść).1'1 N a przestrzeni od 20.10.2001 i 14.02.2002 roku, czyli w ciągu n iesp ełn a 4 m iesięcy pow stało 6 now ych w ersji tego program u. Z aw ierały one łącznie około 30 popraw ek i 15 now ych funkcji. W ersja uw zględniająca plan kont, rachunki zysków i strat oraz w yśw ietlająca na ekranie nazw ę dziennika podczas przeglądania i k sięgow ania dokum entów pow stała 20 października 2001 r. K olejna w ersja - późniejsza o 10 dni zaw ierała zaktualizow any tekst pom ocy. 11 lutego 2002 r. dodano do om aw ianego program u o bsługę deklaracji PIT5 i P1T5A, CIT2 i V A T 7 14.

W ym óg dokum entacji posiadanych system ów inform atycznych pow inien w płynąć również na p roducentów oprogram ow ania w kierunku popraw y opisu zm ian wprow adzanych do kolejnych w ersji program ów kom puterow ych.

L ite ra tu ra :

[1] Będziak D., D okum entow anie system u inform atycznego, „Serw is F K ” 2001, N r4 1 . [31]D ziedziczak I., K sięgow ość prow adzona za p om ocą kom putera, „R achunkow ość”

2001. N r 11.

[32] G rochow icz D., P row adzenie ksiąg rachunkow ych przy użyciu kom putera, Z now elizow ana ustaw a o rachunkow ości, „R achunkow ość” 2001, Z eszyt specjalny.

[33] K rzyw icki J., T rzem żalsk i J., P rzygotow anie rachunkow ości przedsiębiorstw do zm ian w 2002 roku, O D D K , G dańsk 2001.

[34]M osiew icz M .. Podpis elektroniczny - w arunki, zasady i skutki stosow ania.

K om entarz, „S erw is F K " 2001. N r 47.

[35]O strokulska E., D o kum entacja zasad przyjętych do prow adzenia ksiąg rachunkow ych przy użyciu kom putera, „R ach u n k o w o ść” 2001, N r 12.

[36] Rybicki P., K sięgow ość kom puterow a 2002 r„ „Praw o Przedsiębiorcy” 2002, N r 2.

[37] Rydzew ski A ., Ilustrow any słow nik techniki kom puterow ej, W ydaw nictw a Szkolne i P edagogiczne. W arszaw a 1995.

[38] U staw a z 29 w rześn ia 1994 roku o rachunkow ości (Dz. U. N r 121, poz. 591).

[39] U staw a z 9 listopada 20 0 0 roku o zm ianie ustaw y o rachunkow ości (Dz. U. N r 113, poz. 1186).

A u to rzy:

dr G rażyna K lam ecka-R oszkow ska (K atedra F inansów i R achunkow ości)

" ww w .raks2000.com .pl/V ERIN FFK .htm . 18 m arca 2002 r.

Siedząc historię program u RAKS 200 FK należy podkreślić, żc pewne zm iany m ają charakter cykliczny, c<> związane je st zw łaszcza ze zm ianam i w praw ie podatkowym .

m gr B ożena Ignatow ska (Z akład Inform atyki) U niw ersytet w B iałym stoku

W ydział E konom iczny ul. W arszaw ska 63

15 - 062 B iałystok teł. (085) 745 77 16 igna@ poczta.onet.pl

W D R A Ż A N I E P R O J E K T U S Y S T E M U R A C H U N K U K O S Z T Ó W D L A P O T R Z E B Z A R Z Ą D Z A N I A K O S Z T A M I

W M A Ł E J F I R M I E - S T U D I U M P R Z Y P A D K U

M g r J a c e k K a lin o w s k i W y d z ia ł Z a rz ą d z a n ia U n iw e rs y te tu Ł ó d z k ie g o

9 0 -2 1 4 Ł ó d ź , ul. R e w o lu c ji 1905 r. n r 39

S tre sz c z e n ie : w o pracow aniu przedstaw iono proces w drażania zintegrow anego system u rachunku kosztów dla potrzeb zarządzania kosztam i na przykładzie firm y odzieżow ej G A R B O - Producent O dzieży M ęskiej. W pierw szej części zidentyfikow ano najw ażniejsze problem y zw iązane z pracam i przy projektow aniu w ielostopniow ego i w ieloblokow ego rachunku kosztów . N astępnie opisane zostały poszczególne etapy je g o w drażania.

P oruszono rów nież problem y zw iązane z projektow aniem i w drażaniem now ego system u inform atycznego stw orzonego dla potrzeb system u zarządzania kosztam i w firm ie G A RBO .

W dokumencie Zastosowanie informatyki w rachunkowości i finansach (Stron 116-121)