Wdrażanie i urucham ianie zintegrowanego systemu wielozadaniowego rachunku kosztów i wyników dla potrzeb rachunkowości zarządczej w

GARBO - Producent Odzieży Męskiej

Po zakończeniu n ajw ażn iejszy ch prac projektow ych nad now ym system em rachunku kosztów, a także o pracow aniu głów nych założeń system u infonnatycznego podjęto działania m ające na celu w d ro żen ie zaproponow anych rozw iązań. Prace rozpoczęły się w październiku 2000 r. Ich szczegółow y zakres zaw iera rys. 3

W pierw szej kolejności skupiono się nad now ym system em FK. B yło to, ja k się później okazało, n ajw iększe zagrożenie dla pow odzenia całego przedsięw zięcia. Choć prace nad program em trw ały rów nolegle do prac Zespołu TG RA FIB , to jed n ak dopiero po opracow aniu założeń przyszłych zm ian inform atycy podjęli kluczow e decyzje dotyczące projektu system u i rozpoczęto g łów ne prace program istyczne.

K olejną p rze szk o d ą było u św iadom ienie i nauczenie pracow ników GA RBO dekretacji księgow ej d okum entów kosztow ych. P roces ten do tej pory odbyw ał się w księgowości, nic w ięc dziw nego, że dla w ielu osób nie zw iązanych z tym działem był on zaskoczeniem. Po cyklu spotkań postanow iono, iż od m iesiąca października każdy z dokumentów będzie dekretow any podw ójnie, tzn. po raz pierw szy w celach szkoleniowych w ed łu g now ych stru k tu r kosztow ych, a także po raz drugi w edług dotychczas o b o w iązujących zasad. T a ostatnia czynność odbyw ała się, tak ja k do tej pory, w księgowości. C hoć now e d ekrety nie byty nigdzie w prow adzane, w yw ołały jednak duże zamieszanie w firm ie. B yło to bardzo pozytyw nym zjaw iskiem , g d y ż pracow nicy GARBO, dotychczas u czestn iczący w pracach projektow ych m ogli w praktyce zobaczyć efekt w ykonanych prac. W tym okresie pojaw iło się bardzo w iele pytań dotyczących prawidłowości dekretow ania.

D ośw iadczenia zdobyte w p aździerniku pozw oliły w następnym m iesiącu podjąć próbę generalną fu n kcjonow ania now ego system u. P odjęto decyzję o prow adzeniu w tym miesiącu księgow ości w dw óch system ach - w „starym ” program ie fin an so w o - księgowym w edług doty ch czas o b o w iązujących zasad, a także w now ym system ie FK według założeń projektu zinteg ro w an eg o zarządzania kosztam i Zespołu TG RAFIB.

Rys. 3 K o le jn o ść c zy n n o ści przy w d ra ża n iu z in te g r o w a n eg o sy stem u w ielo z a d a n io w eg o rach u n k u

k o sztó w i w y n ik ó w dla p otrzeb rach u n k ow ości za rzą d czej w G A R B O P ro d u c e n t O dzieży M ęskiej w P a b ia n ica ch

Źródło: opracow anie w łasne.

Jakie były efekty prac pokazanych na rys. 3? Ku zaskoczeniu w iększości osób głów ne problemy w fazie w drażan ia nie pojaw iły się przy dekretow aniu faktur wg now ego planu kont czy też w innych pracach zw iązanych z w drażanym projektem . N atom iast bardzo wiele w ysiłku trzeba było w łożyć w dopracow yw anie now ego system u inform atycznego.

Właściwe prace te trw ały cały m iesiąc październik i listopad i dzięki tem u doprow adzono do stanu, w ja k im m ożna było zacząć norm alne użytkow anie.

M iesiąc grudzień p o św ięcony był przede w szystkim na zakończenie poprzedniego okresu obrachunkow ego w obydw óch program ach i porów nanie danych. M iało to dać odpowiedź, czy now e ro zw iązan ia na pew no nic nie w prow adzają niepraw idłow ego pod względem podatkow ym , ja k ż e w ażnym dla każdego G łów nego K sięgow ego. O kazało się, że obawy pracow ników księgow ości o niew łaściw e rozliczenie podatkow e w nowym systemie zostały rozw iane, p o n iew aż w yniki były identyczne w obu program ach i w związku z tym podjęto o sta te czn ą d ecyzję o w prow adzeniu now ego system u od 1 stycznia 2001. Jednak część problem ów p o zostaw ała nierozw iązana. N ajw ażniejszym był brak pełnego zrozum ienia praco w n ik ó w D ziału K sięgow ości dla now ych rozw iązań. Choć okres prób i testów m ógłby w ydaw ać się dostatecznie długi, to je d n ak zakres zm ian nowego system u m o żn a śm iało określić m ałą rew olucją w ew nątrz firm y, podczas której całe przedsiębiorstw o m usi n o rm alnie funkcjonow ać. D latego też obaw y te nic były niczym niezw ykłym , w ręcz p rzeciw nie, pokazyw ały dużą w olę w drożenia nowych rozwiązań i chęć ich przyjęcia. B ardzo ciężko je st przekonać praktyków sam ym i tylko opracowaniami czy też naw et próbnym i testam i do czegoś, co je st dla nich zupełnie nowe i z czym się do tej pory nie spotkali. W ynika to z poczucia odpow iedzialności za w łaściw e wykonanie w szystkich przepisów podatkow ych oraz zapisów ustaw y o rachunkow ości.

Doświadczenie zdobyte w pracach konsultingow ych w skazuje, iż w firm ach gdzie nie ma żadnych uwag, problem ów , pytań w m om encie projektow ania system u rachunkow ości zarządczej, tam najczęściej taki projekt nic zostaje praw idłow o w drożony. W ynika to najczęściej z obaw p racow ników , którzy niew iele rozum iejąc z proponow anyc r rozwiązań w o lą nie zadaw ać pytań, aby nie ujaw nić tego faktu. Pioblem y jedna pozostają i u jaw niają się do p iero po d łuższym czasie, kiedy brak ju ż je st m erytoiycznego wsparcia ze strony autorów projektu. N a szczęście w G A R B O podobna sytuacja nie m ta a miejsca.

Obawy i w ątpliw ości zw iązane z now ym system em zadecydow ały o tym , że w miesiącu styczniu księgow ość p row adzona była ponow nie w dw óch program ach, po to, by zostawić w yjście aw aryjne na w ypadek nieprzew idzianych zdarzeń, które uniemożliwiłyby sporządzenie w ym aganych spraw ozdań i zam knięcie m iesiąca stycznia wraz z praw idłow ym w y liczeniem podatku.

P odczas tego okresu trw ały bardzo intensyw ne prace in form atyczne nad nowym potrzeb. D zięki zapew nieniu rejestracji danych dotyczących am ortyzacji otrzym ano pęto.

ew idencje kosztów w edług założeń projektów Z espołu TG R A FIB .

Po zebranie w szystkich danych kosztow ych w G A R B O nastąpił etap pierwszego rzeczyw istego ich rozliczen ia (por. rys. 3). W ym agało to w p ro w ad zen ia wartości z otrzym anych w cześniej arkuszy rozliczeniow ych oraz ponow nego przeanalizowania kolejności p oszczególnych procedur. O kazało się, że niezbędne s ą je s z c z e drobne korekty Po ich uw zględnieniu w szystkie autom aty zadziałały praw idłow o i p o ra z pierw szy można było zobaczyć pełne efekty dotychczasow ej pracy nad w drożeniem p rojektu nowego system u rachunku kosztów . Był to znaczący m om ent, gdyż u żytkow nicy dowiedzieli się po raz pierw szy, ile w m iesiącu styczniu kosztow ał ich każdy z wyodrębnionych

podmiotów. N aty ch m iast w yw ołało to g o rąc ą dyskusję na tem at praw idłow ości procedur rozliczeń procentow ych, a także na lem at innych założeń system u (np. szczegółow ości struktury analitycznej kosztów rodzajow ych i podm iotow ych).

6. Zakończenie

Projekt za proponow any przez TG RA FIB spełnił sw oje najw ażniejsze zadanie - ujawniono p roblem y i sp osoby ich rozw iązan ia, aby ludzie tw orzący firm ę m ogli odnaleźć najlepsze z m ożliw ych rozw iązań. Ż aden bow iem zespół konsultantów , nie zajm ujący się problemami konkretnej firm y, nie je s t w stanie w ypracow ać najefektyw niejszych sposobów zarządzania kosztam i. W ynika to m iędzy innym i z faktu, że sw oją w iedzę o firmie opiera przede w szystkim na p odstaw ie dużej ilości rozm ów z pracow nikam i, których opinie są sub iek ty w n e i często zm ien iają się, gdy zo b aczą efekty sw oich słów (zmiana św iadom ości ludzi, w iedzy o kosztach, w pływ u ich na decyzję). Jest to proces zupełnie norm alny i dlatego zapro jek to w an ie i w drożenie zintegrow anego system u rachunkowości zarządczej nie je st m ożliw e w ciągu krótkiego okresu. Z dośw iadczeń konsultingow ych w ynika, iż trw a to zazw yczaj około dw óch do trzech lat (w raz z wdrażaniem now ego system em kom puterow ym ), ale w zam ian za ciężką pracę i wiele wyrzeczeń firm a o trzym uje bardzo du żą ilość inform acji niezbędnych do efektyw nej walki z coraz siln iejszą konkurencją. W łaściw ie stw orzony m odel zarządzania kosztam i powinien opierać się na p raw idłow o opracow anym i elastycznym system ie rachunku kosztów, a z drugiej pozw alać na szybkie i czasam i bardzo daleko idące zm iany, które są nieodłącznym elem entem dynam iczn ie rozw ijającego się przedsiębiorstw a. Jednak aby te zmiany dokonyw ane były w sposób praw idłow y, zgodny z w cześniej przyjętym i założeniami, niezbędna je s t w firm ie osoba, która była bardzo zaangażow ana podczas prac projektowych, posiada dodatkow o n ie zb ę d n ą w iedzę teoretyczną z zakresu rachunkowości zarządczej i w ie o w szystkich, naw et najdrobniejszych zm ianach w swoim przedsiębiorstw ie - specjalista od rachunkow ości zarządczej. O czyw iście przy tej wielkości p rzedsiębiorstw a, z ja k ą spotykam y się w przypadku G A R B O , niem ożliw ym jest, aby je d n a osoba k ontrolow ała te w szystkie zam iany, stąd niezbędne jest wypracowanie odpow iednich p ro ced u r w ew nętrznych służących w łaściw em u przepływowi inform acji, a także w ydzielenie odpow iedniego działu nadzorującego te prace. Praktyka pokazuje, iż dopiero w tym m om encie tak napraw dę rozpoczyna się właściwy proces tw orzenia rachunkow ości zarządczej. N ow e inform acje, w zrastający poziom w iedzy osób za rządzających firm ą p o w o d u ją zapotrzebow anie na coraz to now e dane i analizy, co z kolei w ym usza w drażanie je szc ze bardziej szczegółow ych procedur ewidencji i ro zliczania kosztów . D odatkow o bardzo w ażnym elem entem je s t proces budżetowania kosztów i p rzychodów , w efekcie którego ciężar zarządzania przedsiębiorstwem przen o szo n y je s t na co raz to niższe szczeble kierow nicze.

133

INW ESTYCJE W POLSKIM PRAWIE BILANSOWYM

J e rz y G ie ru s z

S tre szc ze n ie : w o pracow aniu przedstaw iono pojęcie, klasyfikację oraz podstaw ow e zasady w yceny i ew idencji inw estycji. S zczególną uw agę zw rócono na kryteria w yróżniające inw estycje spośród pozostałych składników aktyw ów , kierunki odnoszenia skutków przeszacow ania w artości inw estycji, ew idencję p rzekw alifikow ania inw estycji długoterm inow ych do krótkoterm inow ych i odw rotnie.

1. Wprowadzenie

Znow elizow ana ustaw a o rachunkow ości radykalnie zm ieniła postrzeganie działalności inw estycyjnej je d y n ie ja k o procesu pozyskiw ania now ych lub w zrostu wartości ju ż istniejących środków trw ałych.

Przyjęto p unkt w idzenia w łaściw y nauce o zarządzaniu finansam i, gdzie inwestowanie je s t d efin io w an e ja k o "... lokow anie kapitału w celu osiągnięcia zy s k u "'.

W tym rozum ieniu, term in "inw estycje" je s t dla księgow ych k ategorią zupełnie now ą.

W warunkach globalnej gospodarki rynkow ej, inw estycje charakteryzuje zróżnicow anie form w ystępow ania (przykładow o, m o g ą to być papiery w artościow e, dzieła sztuki, nieruchomości) oraz duża dynam ika zm ian w artości. W praw ie bilansow ym skutkuje to powstaniem szeregu problem ów teoretycznych, których rozw iązanie m a je d n ak istotne implikacje praktyczne:

• ja k ą w artość, h isto ry czn ą czy ak tu aln ą rynkow ą, przyjąć za podstaw ę w yceny?

• gdzie odnosić, na kapitał w łasny czy na w ynik finansow y, skutki przeszacow ania w artości inw estycji?

• z ja k ą sz cz eg ó ło w o śc ią ujaw niać inw estycje w spraw ozdaniu finansow ym ? Poniew aż ustaw a o rachunkow ości opisyw ane zagadnienia traktuje bardzo syntetycznie, celow ym w ydaje się pośw ięcenie im szerszego kom entarza.