Inform acje w yko rzy sty w an e w p ro cesie podejm ow ania decyzji m a ją dla decydenta ró żn ą w artość w zależności od m om entu ich otrzym ania. D ostarczanie inform acji dla potrzeb za rządzania staw ia przed system em rachunkow ości finansow ej szereg wym agań zw iązanych z nad ążn o ścią i w yd o ln o ścią procesów przetw arzania. N ad ążn o ść zależy od przyjętych rozw iązań technologicznych i organizacyjnych. W ydolność je s t zależna w yłącznie od technologii. S ystem je s t w ydolny je ż e li p ozw ala na w y k onyw anie obliczeń i
upływa m iędzy zd arzeniem gospodarczym a je g o ujęciem księgach rachunkow ych. Pełna hipotetyczna n adążność ma m iejsce w tedy gdy stany ew idencyjne są tożsam e ze stanam i rzeczyw istym i, gdy:
E = R
System rachunkow ości finansow ej m oże być źródłem inform acji dla system u rachunkowości zarządczej, a następnie dla podejm ow ania decyzji w zarządzaniu, tylko przy odpow iedniej nadążności przetw arzania w prow adzeniu ksiąg rachunkow ych.
R achunkow ość finansow a rejestruje tylko te operacje gospodarcze, które ju ż się zdarzyły, a więc ujm uje dane historyczne (udokum entow ane) - pokazując ew idencyjny obraz przedsiębiorstw a. P ow staje pytanie, czy stany ew idencyjne (obraz je dnostki w ujęciu rachunkowości finansow ej) są zgodne ze stanam i rzeczyw istym i. W wielu przedsiębiorstw ach rejestracja zdarzeń przez system rachunkow ości je s t dokonyw ana z większym lub m niejszym opóźnieniem , a w ięc zaw sze stany ew idencyjne (E) nie obrazem przedsiębiorstw a w ujęciu rachunkow ości finansow ej a sytuacją rzeczyw istą.
Obraz najczęściej nie je s t w iem y , poniew aż księgi rachunkow e nie u jm u ją zdarzeń, o których dokum enty nie dotarły je sz c z e do księgow ego lub ju ż dotarły, ale je szc ze nie zostały zarejestrow ane. G dy nadążność przetw arzania je s t w ysoka w ów czas w artość informacji zaw artych w księgach rachunkow ych dla potrzeb zarządzania je s t większa.
Jeżeli nadążność przetw arzan ia je st niska, w ykorzystanie danych z system u rachunkowości finansow ej przez system rachunkow ości zarządczej, a następnie do podejm owania decyzji je s t problem atyczne. Z arządzający przedsiębiorstw em kieruje nim, podejmując decyzje na podstaw ie inform acji nieaktualnych - ja k ie posiada w danym momencie. S kutki decyzji b ę d ą m ożliw e do zaobserow ow ania dopiero w kilka lub kilkanaście dni później, gdy inform acje o działaniach w yw ołanych przez nie zo stan ą ujęte w księgach rachunkow ych a następnie zaw arte w odpow iednim raporcie d o trą do zarządzającego. B ędą one potw ierdzeniem (lub nie) zasadności podjętych decyzji.
Ideałem byłoby takie prow adzenie ksiąg rachunkow ych, by dana operacja gospodarcza była rejestrow ana w urządzeniach księgow ych natychm iast po jej realizacji.
Ustawa o rachunkow ości. Dz. U. Nr 1 2 1. z dnia 29 w rześnia 1994 r. ze zm ianam i, Art. 24, usl. 5, pkt. 1 i 3.
R ozw iązanie tego problem u m oże przynieść w łaściw ie przeprow adzona inform atyzacja rachunkow ości i w szystkich obszarów działalności gospodarczej przed sięb io rstw a, z których dane są ujm ow ane przez system rachunkow ości oraz d obra organizacja przetw arzania danych.
6. Ograniczenia w wykorzystaniu informacji z rachunkowości finansowej w podejmowaniu decyzji
T echnologia w spom agania zarządzania rozw ija się. M ożna sobie w yobrazić teoretyczny system inform atyczny, który au tom atycznie w spom aga zarządzanie: w ybiera o p ty m a ln ą decyzję, kontroluje jej realizację po p rzez autom atyczne zbieranie danych o przebiegu operacji gospodarczych, konstruuje plan d ziałania, generuje decyzje itd.
Jednak, zgodnie z poglądem teoretyka organizacji przetw arzania danych T adeusza P echego, rozw iązanie takie je s t m ożliw e tylko teoretycznie, d o słow ne traktow anie inform acji przetw arzanych przez system rachunkow ości.
R achunkow ość finansow a p rzetw arza inform acje historyczne dotyczące zdarzeń dokonanych (przeszłych). Z adaniem rachunkow ości zarządczej je s t przygotow anie inform acji dla p otrzeb zarządzania, dla podjęcia decyzji m ających w yw ołać określone stany przyszłe.
R a chunkow ość finansow a przede w szystkim w ykorzystuje in form acje w ew nętrzne o przedsiębiorstw ie, generując w yniki z m a łą częstotliw ością, które w zasadzie są przeznaczone dla odbiorców zew nętrznych (roczne spraw ozdanie finansow e) oraz niesform alizow ane raporty (np. m iesięczny rachunek zysków i strat, raport o poziom ie i strukturze sprzedaży, raport o poziom ie i strukturze kosztów itp.), które m o g ą być w y k orzystyw ane w zarządzaniu przedsiębiorstw em w o graniczonym zakresie.
R achunkow ość zarząd cza bazuje na danych z rachunkow ości finansow ej (dane w ew nętrzne - historyczne); je d n a k ze w zględu na zakres i p rzezn aczen ie prezentow anych w yników , w ykorzystuje przy podejm ow aniu decyzji inform acje o w ielkościach p lanow anych oraz inform acje p o zafinansow e o je d n o stc e, których je d n a k nie można uzyskać z sy stem u rachunkow ości finansow ej.
W system ie rachunkow ości finansow ej przetw arzanie danych dla zaspokojenia potrzeb użytkow ników inform acji w ynikow ych je s t prow adzone w edług ściśle
' Peche T.. O rganizacja rachunkowoceci i przetw arzanie danych. Stow arzyszenie K sięgow ych w Polsce, CCSZ.
W ars/aw a 19S6. s. 150.
kończący określone okresy spraw ozdaw cze. W iąże się to z istotnym i ograniczeniam i w swobodzie realizacji procesów przetw arzania. N iska częstotliw ość generow ania w yników przez system rachunkow ości finansow ej (określona przepisam i praw a bilansow ego i podatkowego) pow oduje, że system ten m a niską nadążność procesów przetw arzania:
informacje o przychodach i kosztach są niew spółm ierne, z w yjątkiem inform acji za zamknięte okresy spraw ozdaw cze (w zasadzie nie krótsze niż m iesiąc kalendarzow y).
Zam knięcia m iesięcznych okresów następują z kilkunastodniow ym opóźnieniem , co uniem ożliw ia w cześniejsze w ykorzystyw anie inform acji z system u rachunkow ości finansowej do podejm ow ania decyzji, zw łaszcza decyzji do p o djęcia których w ym agane są inform acje dotyczące okresów krótszych niż ostatni niezam knięly m iesiąc. Istotnym problem em je s t m ożliw ość dostarczania inform acji w dow olnym m om encie, za różne okresy z zachow aniem ich porów nyw alności. Brak w spółm ierności i porów nyw alności może prow adzić do błędnej interpretacji zjaw isk ekonom icznych i w rezultacie do błędnych decyzji.
Kolejne istotne o g raniczenie system u rachunkow ści finansow ej to brak m ożliw ości przetwarzania inform acji o w ielkościach planow anych (postulow anych) nie tylko w ujęciu w artościowym (pieniężnym ), ale rów nież ilościow ych (w jednostkach naturalnych), niezbędnych dla o p racow yw ania budżetów i w ieloprzekrojow ego ujm ow ania różnych kategorii ekonom icznych.
W budow anie funkcji rachunkow ości zarządczej w system rachunkow ości finansowej powoduje, że tajne, szczeg ó ło w e infom acje o jed n o stce, które nie m uszą być ujaw niane w sprawozdaniu finansow ym i innych spraw ozdaniach ja w n y c h , zostaną udostępnione osobom nieupow ażnionym , np. przy rew izji ksiąg rachunkow ych.
Zakończenie
Jakościow e cechy inform acji z system u rachunkow ości finansow ej rodzą ograniczenia w p rzydatności inform acji z rachunkow ości finansow ej dla potrzeb zarządzania. P odział system u rachunkow ości na dw a podsystem y je st w ynikiem nie tylko rozwiązań te chnologiczno-organizacyjnych. Z e w zględu na rygorystyczne w ym agania stawiane rachunkow ości finansow ej przez praw o bilansow e, od których je st w olna rachunkowość zarządcza, ale rów nież ze w zględu na różne w ym agania staw iane przed systemem rachunkow ości finansow ej i rachunkow ości zarządczej rodzi się potrzeba rozdzielenia funkcjonalnego i technologicznego system ów rachunkow ości finansow ej od rachunkowości zarządczej.
N adm ierne o bciążenia inform acyjne system u rachunkow ości finansow ej nie są dobrym trendem rozw oju system ów inform atycznych rachunkow ości, utrudniają realizację tradycyjnych funkcji tego system u, zw iększają koszty prow adzenia ksiąg rachunkowych o raz zw ię k sz ają koszty audytu spraw ozdań finansow ych i ksiąg tachunkowych, na p odstaw ie których j e sporządzono.
Przetw arzanie p rzez rachunkow ość finansow ą inform acji jaw n y ch w ykazyw anych w sprawozdaniu finansow ycm oraz tajnych w ykazyw anych w spraw ozdaniach rachunkowości zarządczej um ożliw ia inw igilację inform acji stanow iących tajem nicę
firm y. D latego w skazane je s t w yraźne rozgraniczenie zasobów in form acyjnych tych system ów .
L ite ra tu ra
[ 1 ] D rury C.. R achunek K osztów . PW N , W arszaw a 1995.
[26] Leigh W .E ., D oherty M .E.. D ecision support and expert system s, S outh-W estern Publishing Co., C incinnati 1986.
[27] O 'B rie n J.A ., V an Lengen C. A., C om puters and Inform ation P rocessing, IR W IN , H om ew ood 1986.
[28] P eche T ., O rganizacja rachunkow ości i przetw arzanie danych, S tow arzyszenie K sięgow ych w Polsce, C O SZ, W arszaw a 1986.
[29] Ś w ierczyński A., W arunki w drożenia rachunkow ości zarządczej, w: A B C
R achunkow ości dla m enedżera, R achunkow ość zarządcza, praca zb io ro w a pod red.
G. K. Ś w iderskiej, Poltext, W arszaw a 1997.
[30] W atson H .J.. C arroll A .B ., C om puters for B usiness. B usiness P u blications Inc., Plano, T exas 1984.