Założenia projektowe modułu rachunku kosztów działań w systemie informatycznym rachunkowości transakcyjnej

Inform acje o p onoszonych kosztach przechow yw ane s ą w system ie informatycznym rachunkow ości. T ym i inform acjam i m o g ą być faktury zakupu, koszty wynagrodzeń, odpisy am o rty zacy jn e itp. A by w takim system ie uruchom ić rach u n ek kosztów działań pow inien on m ieć następujące cechy:

• m usi być oparty na teorii zdarzeń - każde zdarzenie g o sp o d a rc ze umiejscowione je st na osi czasu,

• m usi m ieć m ożliw ość rejestracji w szelkich zdarzeń gospodarczych,

• każde zdarzenie g ospodarcze pow inno posiadać identyfikator zlecenia w ramach, którego zaszło,

• każde zd arzenie gospodarcze pow inno posiadać id e n tyfikator procesu, którego realizacja spow odow ała je g o zajście.

P ow yższe cechy po siad a system inform atyczny rachunkow ości transakcyjnej TRANS zaprezen to w an y przez B udzińskiego.

S c h e m a t o r g a n iza c y jn y sy stem u T R A N S

Rys. 3

■> SŁOWNIK (opis logiczny zbioru transakcji, kont i zbiorów kodowych)

<-Źródło: [3]

W system ie ew idencjonow ane s ą w szystkie zdarzenia g ospodarcze w postaci transakcji. K ażda transakcja je s t księgow ana na kontach zgodnie z regułam i zaw artym i w polu memo lub w ed łu g je d n ej ze standardow ych reguł księgow ania. W system ie utrzymywana je s t stale k artoteka kont z aktualnym i stanam i. N a życzenie m o żliw e je st modelowanie stanu kont w dow olnym p rzedziale czasu. W takiej operacji konieczne je st przejrzenie w szystkich transakcji pod kątem reguł księgow ania, co w przypadku dostępu do pól m em o okazuje się bardzo czasochłonne, dlatego w prow adzony został łącznik - akcelerator dostępu - p rzechow ujący asocjacje m iędzy transakcjam i a kontam i.

W tablicy n r 4 p rzedstaw iono opis transakcji.

A try b u ty zb io ru tran sak cji zaprojektow ać algorytm y, które będą liczyły koszty.

T ran sak cja została opisana przez B udzińskiego w następujący sposób:

7 = | ID T R A N S , R O D Z A J T . T Y T U Ł O P IS _ / ’ . W AR TO ŚĆ . W ALU TA. K U R S . R O Ż K A C H . S P L A T A .

O D S E K T I. R O Z L IC Z . R E G _ K S . P O L E C . A D R E S Y . ST O R N A . KO D _ O PER . D O K . K O M E N T . ID _ Z L E C . ( 1 )

ID _ P R O C . LE G E N D A . P _ K S G . W _ K S G . U W AG I _ I. U W A G I _ 2 . U W AG I _ 2. D ATA _ A D ATA _ W)

W system ie przechow yw any je s t „n” takich transakcji:

V fe(| ,,)7; G ( 2)

Wartość w ybranego atrybutu dla „itej” transakcji m ożna oznaczyć um ow nie jak o :

Tt (n a zw a _citrybutu) (3)

Koszt realizacji w ybranego procesu je st, w ięc su m ą takich transakcji, które zostały skonsumowane przez proces:

^ (/£( I ../l) ) ^ (r. (ID _ P R O C ) =wybmny _ p ro ces) ^ ^ T O S C ) (4) Chcąc o b liczyć koszty realizacji procesu w ram ach o k reślonego zlecenia należy zsumować te transakcje, które zostały skonsum ow ane p rzez proces i je d n o cz eśn ie posiadają w ybrany identyfikator zlecenia:

^ ( t- UD ZLEC )= w \l> ■ le c e n ie ^ T .tID P R O C )= w vh n m - e s^ W A R T O Ś Ć ) (5)

Po zakończeniu realizacji zlecenia w prosty sposób m ożna obliczyć koszty je g o realizacji:

^ ( r . U D Z U -C l= m -h r a n e (W A R TO ŚĆ )

( 6 )

TRANS je st system em opartym o teorią zdarzeń dziąki tem u m ożliw e je s t rów nież obliczenie pow yższych kosztów w zadanych p rzedziałach czasu np.:

^ ( /€ ( I . ' O _ P R O C)= w ybrany _ p r o c e s * \ S ^ T . (W A R TO ŚĆ )

v;. ( DA TA _ U ' ) > = " 2 0 0 2 .0 1 .01" a Z. ( D ATA _ U' ) < = " 2 0 0 2 .0 1.31” /

(7)

Najczęściej m enedżerow ie c h c ą m ieć d ostęp do aktualnych danych o kosztach, dlatego do tablic, w których zn ajduje się definicja procesów i zleceń, należy w prow adzić dodatkowy atrybut o kreślający aktualny koszt. B ędzie m iało to korzystny w pływ na szybkość działania system u i nie ograniczy przy tym m ożliw ość przeprow adzania obliczeń kosztów dla zadanych p rzedziałów czasu.

W celu dokładnego p rzep ro w ad zen ia rachunku kosztów działań konieczne je st wyodrębnienie procesów realizow anych w przedsiębiorstw ie. W trak cie w yodrębniania procesów definiow ane są p rocesy g łów ne oraz podprocesy tw orząc w ten sposób hierarchię. D latego identyfikatory procesów należy definiow ać w podobny sposób ja k kartotekę kont. P rzykład definicji procesów p rzedstaw iony je s t na rysunku 4.

P rz y k ła d o w a h ie ra rch ia p ro cesó w i ich za p is w k a rto tece p ro cesó w

T ab lica 4

V / \ V / X I ( AKCABC; (.WARTOŚĆ) * AKCABC ¡(PROCENT)) (12)

(; e (I. . in i) I AKCABC ( ID _ ZLE C ) =

i

w ybrane zlecenie

\ /

W przypadku obliczan ia kosztów w zadanych przedziałach czasu otrzym ujemy dokładniejsze w yniki, p oniew aż nie analizujem y daty transakcji, lecz d atę konsumpcji zasobu przez proces, czyli:

f AI<CABC‘{ID- PROC)=

, I ( A K C A B C ¡(W A R T O Ś Ć ) * A K C A B C ,( P R O C E N T » ( 1 3 )

w ybrany _ pro ces a

A K C A B C -(DATA _ K )>="2002.01.01" a

AKCABC. ( DA TA _ K )<="2002.01.31"

W prow adzone innow acje w sy stem ie T R A N S nie re a liz u ją do końca rachunku kosztów działań. Jednak ju ż teraz m ożliw e je s t zapro jek to w an ie w pełni funkcjonalnego m odułu rachunku A B C . N ależałoby się je sz c z e zastanow ić nad atrybutam i opisującymi procesy i zlecenia.

5 . P o d s u m o w a n i e

S ystem y kalkulacji kosztów ro zw ija ją się w kierunku technik procesow ych. Jest to podyktow ane o g ó ln ą ten d en cją do form alizacji d ziałalności w szelkich organizacji w ujęciu procesow ym . O becnie istn ieją sam odzielne aplikacje umożliwiające przep ro w ad zan ie an aliz kosztów m etodą A B C . R ów nież w system ach klasy MRP po jaw iają się m oduły realizujące rachunek kosztów działań.

E w olucja system ów rachunku kosztów zm ierza do ich integracji z systemami inform atycznym i rachunkow ości. A by taka integracja była m ożliw a system inform atyczny rachunkow ości m usi spełniać odpow iednie kryteria. W artykule wykazano, że kryteria takie spełnia system T R A N S. P rzedstaw ione zostały prop o zy cje innowacji m ające na celu uruchom ienie rachunku kosztów działań w T R A N S ’ie. O kreślono również podstaw ow e form uły liczenia kosztów w oparciu o zbiór transakcji.

L ite ra tu ra

[1] M iller J. A., P niew ski K.. P olakow ski M.: Z arzą d za n ie ko szta m i działań.

W y d aw n ictw o W IG - Press, W arszaw a 2000.

[2] B udziński R.: System n aczelnego kierow nictw a w zarządzaniu, W y d a w n i c t w o

IN F O R M A , S zczecin 1997.

[3] B udziński R.: M etodologiczne a sp ekty system ow ego p rze tw a rza n ia danych eko n o m iczn o - fin a n s o w y c h w p rzedsiębiorstw ie, W yd aw n ictw o Naukowe U niw ersytetu S zczecińskiego, S zczecin 2001.

[4] S obańska I.: T w orzenie ra ch u n ko w o ści zarządczej, W ydaw nictw o Infor, W arszaw a 1996.

[5] Jaruga A.. N ow ak W., S ztychta A. R achu n ko w o ść za rzą d cza - ko n c ep c je i zastosow ania, W arszaw a 2001.

[6] w w w .abctech.pl [7] w w w .abctech.com [8] help.sap.com

Adres do korespondencji

Politechnika S zczecińska, K atedra S ystem ów Inform atycznych Z arządzania.

Ul. Ż ołnierska 49, 71 -210 S zczecin, e-mail: krzyszotf.m ichalaktśł’w i.ps.pl

KIERUNKI EFEKTYW NEGO ZARZĄDZANIA