Podmioty świadczące usługi zarządzania nieruchomościami

Podmioty świadczące usługi w zleceniowym systemie zarządzania reprezentują stronę podaży na rynku usług zarządzania nieruchomościami. Są to dostawcy tych usług, działający na mocy formalnego zlecenia. Wśród podmiotów zarządzających nieruchomościami, zgodnie z tabelą na s. 62 można wymienić osoby fizyczne jak i osoby prawne.

W literaturze przedmiotu, aktach prawnych i praktyce zarządzania spotyka się różnego rodzaju klasyfikacje podmiotów zarządzających nieruchomościami. Duży wpływ na nazewnictwo, sposób organizacji tych podmiotów, cele (określone w strategiach) oraz rodzaj wykonywanych usług mają uwarunkowania prawe i ekonomiczne obowiązujące na terytorium, na którym te podmioty działają.

Do podstawowych cech określających działalność podmiotów zarządzających należą: - specjalizacja działalności ze względu na rodzaj nieruchomości, jej właściciela i

miejsce świadczenia usług,

- rozwiązania w zakresie formy prawnej,

- czas rozpoczęcia świadczenia usług (etap w cyklu życia nieruchomości), - okres świadczenia usług,

specjalizacja działalności

Podmioty działające na rynku zarządzania nieruchomościami decydują się jakie potrzeby przyszłych klientów chcą zaspokajać i na jakim obszarze usług się skoncentrują. Firmy zarządzające nieruchomościami specjalizują się zasadniczo w obsłudze nieruchomości mieszkaniowych i oraz nieruchomości komercyjnych, gdyż w praktyce głównie w tych obszarach następuje zlecenie zarządzania podmiotom zewnętrznym. Na ogół podmioty zarządzające starają się zarządzać jedynym określonym rodzajem nieruchomości i w tym zakresie się specjalizować. Można jednak wskazać również przykłady firm zarządzających różnymi nieruchomościami. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele²³⁹.

Podstawowy podział podmiotów zarządzających nieruchomościami wynika więc z najbardziej popularnej klasyfikacji nieruchomości, która wyodrębnia nieruchomości mieszkalne i niemieszkalne. Do dwóch podstawowych rodzajów podmiotów zarządzających należą:

1. podmioty zarządzające nieruchomościami mieszkalnymi,

2. podmioty zarządzające nieruchomościami niemieszkalnymi, w tym głównie zasobami komercyjnymi.

Kolejno w ramach tych dwóch kategorii istnieją kolejne podziały specjalności²⁴⁰ np. w ramach nieruchomości mieszkalnych firmy specjalizują się w zarządzaniu zasobami gminnymi bądź też zasobami zorganizowanymi w formie wspólnot mieszkaniowych. Specjalizacja działalności może przebiegać dwupłaszczyznowo, czyli zarówno w zakresie rodzaju nieruchomości z jednoczesnym podziałem na różnych właścicieli wyodrębnionych zasobów.

Dodatkowo istotne, z punktu widzenia specjalizacji działalności, jest miejsce świadczenia usług. Ze względu na charakter nieruchomości podmioty zarządzające mają ograniczony zasięg przestrzenny. Zwykle są to podmioty działające na rynkach lokalnych. Można jednak wskazać na firmy zarządzające nieruchomościami na terenie całego kraju, a nawet o zasięgu globalnym²⁴¹. W praktyce często małe, lokalnie działające podmioty obsługują nieruchomości mieszkalne należące do różnych właścicieli, natomiast duże firmy (niejednokrotnie o charakterze globalnym) specjalizują się np. w obsłudze funduszy inwestycyjnych, które z natury swojej działalności inwestują wyłącznie w nieruchomości komercyjne.

239 H. Gawron, Podstawy zarządzania nieruchomościami, op. cit., s. 27

240 A.A. Alexander, R. F. Muhlebach, Business Strategies for Real Estate Management Companies, op. cit., s. 9

241

Specjalizacja działalności może przebiegać również wewnątrz podmiotu zarządzającego, gdzie istnieje możliwość pewnej specjalizacji jej pracowników.

W literaturze przestrzega się właścicieli przed zleceniem tych usług podmiotom zarządzającym, dysponującym dużym zasobem różnych właścicieli. Negatywny osąd takich podmiotów wynika zdaniem autorów z braku możliwości zajęcia się odpowiednio każdą nieruchomością w zakresie realizacji strategii i jej rozwoju oraz w zakresie spełnienia celu każdego właściciela. W sytuacji, gdy przykładowo strategie właścicieli nieruchomości komercyjnych są zbieżne, to wówczas zarządzający będzie podobnie doradzał właścicielom, stanowiących dla siebie konkurencję²⁴².

forma prawna działalności

Zakres różnorodności, ogólności i swobody ich wyboru umożliwia dopasowanie formy prawnej do przedmiotu i skali prowadzonej działalności gospodarczej oraz dążeń i oczekiwań przedsiębiorców. Wybór formy organizacyjno - prawnej przedsiębiorstwa następuje w momencie jego tworzenia, jednak w następnych fazach „cyklu życia” ulega ono zmianom. Przesłanki tych zmian stanowią najczęściej rozwój przedsiębiorstwa lub warunki zewnętrzne²⁴³.

Forma prowadzenia działalności gospodarczej w związku z wykonywaniem czynności zawodowych stanowi jeden z kluczowych problemów, przed którym stają podmioty zarządzające nieruchomościami. Stosowanie rozwiązań w postaci narzucania form prowadzenia działalności jest znanym działaniem reglamentacyjnym, jednak mimo wszystko rzadko stosowanym²⁴⁴.

W Polsce, podobnie jak w innych krajach, dopuszcza się zasadniczo wszystkie formy prawne do wykonywania działalności zawodowej w zakresie zarządzania nieruchomościami.

Na gruncie prawa polskiego, formy prawne, w jakich mogą funkcjonować podmioty zarządzające nieruchomościami, przedstawiają się w następujący sposób²⁴⁵:

242

A. J. Mc Lean, G. W. Eldred, Investing in real estate, John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey 2006, s. 240

243 A. Nalepka, Założenia organizacyjno – prawne projektowania systemu zarządzania nieruchomościami, „Zeszyty Naukowe AE w Krakowie”, Kraków 2004, nr 649, s. 8-9

244

Organy administracji oraz rozwiązania ustawodawców w zakresie reglamentacji, chętniej odnoszą się reglamentacji podmiotowej dostępu do zawodu; więcej w: J. Jaworski, Reglamentacja zawodów rynku nieruchomości, op. cit., s.130

245 Zob. Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, praca zbiorowa pod red. J. Lichtarskiego, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław 2001, s. 69 i nast.

1. przedsiębiorstwo jednoosobowe (jednego właściciela będącego osobą fizyczną); uregulowane w KC oraz ustawie o swobodzie działalności gospodarczej²⁴⁶,

2. przedsiębiorstwa – spółki;

2.1. spółki osobowe (cywilna²⁴⁷, jawna, komandytowa, komandytowo- akcyjna, z wyjątkiem partnerskiej²⁴⁸),

2.2. spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna); uregulowane w uksh,

3. przedsiębiorstwa państwowe; uregulowane w ustawie o przedsiębiorstwach państwowych²⁴⁹,

4. przedsiębiorstwa – spółdzielnie; uregulowane w ustawie Prawo spółdzielcze²⁵⁰ oraz m.in. w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych²⁵¹.

Podmioty zarządzające nieruchomościami wybierają różne formy prawne działalności. Każda z tych form wymaga przeanalizowania ich zalet i wad z punktu widzenia planowanej działalności. Założyciele tych podmiotów muszą mieć świadomość konsekwencji wyborów poszczególnych form działalności, a te dotyczą m.in. ²⁵²:

- warunków założenia danej działalności,

- możliwości pozyskania zewnętrznego finansowania, - sposobu opodatkowania działalności,

- opłat rejestracyjnych ,

- opłat związanych z prowadzeniem księgowości,

- ubezpieczenia firmy i/lub pracowników,

- sposobów sprzedaży/rozwiązania firmy,

- odpowiedzialności prawnej i finansowej.

Najczęściej spotykaną formą działalności podmiotów zarządzających w Polsce jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz przedsiębiorstwo prowadzone w formie

246 Ustawa z 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej, Dz. U. nr 173, poz. 1807, dalej: usdg

247 Regulowana przez przepisy KC

248

Spółki uregulowane w ustawie z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037), (uksh). W Polsce spółka partnerska może zostać założona przez przedstawicieli wolnych zawodów, do których według uksk nie zalicza się zawodu zarządcy nieruchomości.

249 Ustawa z dnia 25 września 1981 roku o przedsiębiorstwach państwowych, Dz. U. z 2002 r., nr 112, poz. 981, dalej: upp

250 Ustawa z dnia 16 września 1982 roku Prawo spółdzielcze, Dz. U. z 2003 r., nr 188, poz. 1848, (ups)

251 Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 roku o spółdzielniach mieszkaniowych, Dz. U. z 2001 nr 4, poz. 27, (usm)

252 Por. A. A. Alexander, R. F. Muhlebach, Business Strategies for Real Estate Management Companies, op. cit., s.31

jednoosobowej działalności gospodarczej²⁵³. Wskazuje się również na częste prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej²⁵⁴.

W USA przedsiębiorstwa działające w branży usług zarządzania nieruchomościami to w większości małe firmy, które konkurują z regionalnymi, krajowymi i międzynarodowymi firmami pośredniczącymi w obrocie nieruchomościami, świadczącymi pełen zakres usług, w tym również usługi zarządzania nieruchomościami²⁵⁵.

czas rozpoczęcia świadczenia usług

Zadania związane z zarządzaniem nieruchomościami zaczynają się już w fazie planowania (projektowania) danej nieruchomości. Jednakże w większości przypadków podmioty zarządzające nieruchomościami rozpoczynają świadczyć swoje usługi na etapie przekazania jej do eksploatacji bądź już w trakcie jej użytkowania. W nielicznych przypadkach podmioty zarządzające nieruchomościami mają możliwość doradzania inwestorom na etapie projektowania i realizacji inwestycji. Powstanie projektu jest traktowane jako samodzielny obszar, który powstaje najczęściej bez udziału podmiotów zarządzających nieruchomościami. Jedna z koncepcji zarządzania nieruchomościami (facility management) stawia na jak najwcześniejsze jego zaistnienie w cyklu życia nieruchomości. Im wcześniej wprowadzona jest koncepcja zarządzania obiektem, zgodna z facility management, tym większe są możliwości uzyskania oszczędności w długookresowych w funkcjonowaniu obiektu²⁵⁶.

W praktyce na takie rozwiązania stawiają inwestorzy, którzy realizując nieruchomości, wykorzystują je na własne potrzeby i z tej przyczyny nie przeznaczają ich na sprzedaż. W przypadku realizacji inwestycji celem odsprzedaży - zatrudnienie podmiotu zarządzającego np. jako doradcy na etapie projektowania jest dla inwestora jedynie powiększeniem kosztu realizacji inwestycji.

okres świadczenia usług

Zasadniczo podmioty zarządzające nieruchomościami pełnią swoje usługi długookresowo. Wynika to z charakteru stosunku prawnego łączącego ich z właścicielem nieruchomości.

253

Zob. K. Najbar, A. Nalepka, Firmy zarządzające nieruchomościami w Polsce, op. cit., s. 18 oraz H. Gawron, Podstawy zarządzania nieruchomościami, op. cit., s.33

254 A. Nalepka, Założenia organizacyjno – prawne projektowania systemu zarządzania nieruchomościami, op. cit., s.9

255 R. F. Muhlebach, A. A. Alexander, Insider’s Tips to Operating a Successful Property Management Company, IREM, Chicago 2007, s. 3

256 Zob. P. Nowicki, Eksploatacja nieruchomości w przedsiębiorstwach z wykorzystaniem praktyk facility management, „Nieruchomości”, C. H. Beck, 2007, nr 5, s.37

Cechą specyficzną czynności przekazywanych do wykonywania podmiotom zarządzającym jest generalnie konieczność postrzegania nieruchomości w długim okresie czasu. Wyrazem długofalowej wizji nieruchomości są m.in. opracowywane przez podmioty zarządzające plany zarządzania nieruchomością²⁵⁷.

Niektóre podmioty zarządzające podejmują się również czynności krótkookresowych (dodatkowych). Głównie ma to miejsce w przypadku jednostek wykonujących różnego rodzaju opracowania, ekspertyzy m.in. dot. poprawy efektywności zarządzania daną nieruchomością. Niektóre doświadczone podmioty podejmują się działań mających na celu np. uzyskanie maksymalnej ceny przy planowanej szybkiej sprzedaży nieruchomości bądź też podejmują się oddłużenia nieruchomości przed jej sprzedażą.

Czas trwania umowy jest podyktowany potrzebami właściciela, a co za tym idzie charakterem czynności, które ma wykonywać podmiot zarządzający. Czym innym charakteryzuje się zarządzanie przez podmiot, którego te czynności są podstawową działalnością, a co innego np. deweloper, który traktuje je jako poboczne zadania, być może nawet ochronę przed dodatkowymi kosztami, często uzasadnionymi reklamacjami, czy też jest to działalność obliczona na przetrwanie firmy deweloperskiej w czasach kryzysu²⁵⁸.

struktura organizacyjna

Podstawą wyboru rozwiązania strukturalnego takiego podmiotu winna być liczba zarządzanych przez nią nieruchomości oraz świadomość faktu, że kierownictwo firmy za swoje strategiczne zadanie uważa ustawiczne powiększanie tej liczby. Firmy zarządzające powinny mieć elastyczną strukturę organizacyjną, umożliwiającą zarządzanie coraz to większą liczbą nieruchomości, bez konieczności istotnej zmiany rozwiązania strukturalnego²⁵⁹.

Do istotnych czynników wpływających na przyjęcie konkretnych rozwiązań w zakresie struktury organizacyjnej firmy zarządzającej należą:

257 Więcej na temat funkcji i istoty planu zarządzania m.in. w: A. Sobczak, Plany zarządzania nieruchomościami, Poltext, Warszawa 2000, H. Gawron, Przygotowanie planu zarządzania nieruchomością, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań 2008; L. Henclewska, J. K. Pięta, W. Marchwicka, L. Libera, Plany zarządzania nieruchomościami. Teoria i praktyka, op. cit.

258 Szerzej na ten temat K. Najbar, Rola firmy deweloperskiej w kształtowaniu zarządu nieruchomości mieszkalnej, „Zeszyty Naukowe WSFiB”, Radom 2002, nr 3, s.144-152

259

- rodzaj, liczba²⁶⁰ i lokalizacja nieruchomości będącej przedmiotem zarządzania, - uwarunkowania prawne,

- zakres obsługi świadczonej w ramach usługi zarządzania.

W zależności od liczby i rodzaju zarządzanych nieruchomości podmiot zarządzający może być zorganizowany na podstawie kryteriów funkcjonalnych (czynności) lub przedmiotowych (obiektów). Można tu sformułować następujące tezy (prawidłowości), ułatwiające dobór właściwego rozwiązania strukturalnego firmy zarządzającej²⁶¹:

- jeżeli firma zarządza jedną dużą nieruchomością (np. obiektem biurowym), to może być ona zorganizowana według zasad tradycyjnej, funkcjonalnej struktury organizacyjnej,

- jeżeli firma zarządza wieloma stosunkowo dużymi nieruchomościami, o różnym charakterze i terytorialnie rozproszonymi, to powinna być ona zorganizowana na podstawie zasady dywizjonalnej struktury organizacyjnej,

- jeżeli firma zarządza wieloma, małymi, zróżnicowanymi nieruchomościami, terytorialnie rozproszonymi, winna posiadać scentralizowane służby obsługowo-operacyjne i powinna być zorganizowana według zasad macierzowej struktury organizacyjnej,

- jeżeli podmiot zarządza wieloma stosunkowo dużymi nieruchomościami, terytorialnie rozproszonymi, mało zróżnicowanymi, to powinna posiadać scentralizowane służby marketingowe i administracyjno-obsługowe i winna być zorganizowana według zasad hybrydowej struktury organizacyjnej.

Do specyficznych cech procesu zarządzania, rzutujących bezpośrednio na sposób organizacji firmy, uznać należy: rozproszenie przestrzenne nieruchomości oraz konieczność bezpośrednich kontaktów z użytkownikami i podmiotami obsługującymi nieruchomość. Te przesłanki wymagają, aby podmioty zarządzające posiadały zdecentralizowane struktury zarządzania²⁶².

Dokonując wyboru koncepcji rozwiązania strukturalnego podmiotu zarządzającego, należy wybrać najbardziej efektywną organizację utrzymania nieruchomości²⁶³.

260

Amerykańscy autorzy wskazują na metodę pozwalającą na obliczenie statystycznej liczby nieruchomości, którą może obsłużyć jeden zarządca, w: H. Cottingham, R. Muhlebach, How Many Properties Can a Property Manager Manage?, Journal of Property Manager, Nov/Dec 2007

261

A. Nalepka, Projektowanie systemu zarządzania nieruchomościami, op. cit., s. 7-8

262 Por. H. Gawron, Znaczenie zarządcy w gospodarowaniu nieruchomościami, op.cit.

263 Por. I. Mucha, Zarządca jako kreator wartości rynkowej nieruchomości, w: Bariery rozwoju rynku nieruchomości, praca zbiorowa pod red. E. Kucharskiej – Stasiak, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2001, s. 183

2.2.6. Outsourcing usług związanych z eksploatacją nieruchomości i jego wpływ na