Uwarunkowania procesu zarządzania nieruchomościami

Specyficzne cechy nieruchomości jako przedmiotu zarządzania sprawiają, że zadania stojące przed właścicielem, względnie podmiotem zarządzającym nieruchomością, są bardzo zróżnicowane. Mimo, iż istota procesu zarządzania nieruchomościami pozostaje niezmienna, wskazać można oczywiste różnice wynikające m.in. z rodzaju nieruchomości, odmiennych celów inwestowania. Konsekwencją zróżnicowania rodzajowego nieruchomości, różnorodności celów może być odmienny zestaw funkcji zarządzania konkretną nieruchomością¹⁵⁷.

Sposób zarządzania różnymi rodzajami nieruchomości (udział poszczególnych funkcji zarządzania, realizowana strategia zarządzania oraz wybór systemu zarządzania) jest uwarunkowany:

1. obowiązującymi przepisami prawa, 2. formą własności,

3. celem posiadania nieruchomości,

4. rodzajem nieruchomości i pełnioną przez nią funkcją użytkową¹⁵⁸.

Mimo, iż w danej grupie nieruchomości pewne zachowania, podejścia i wymagana wiedza są zbliżone, należy jednak pamiętać, że nie ma dwóch identycznych nieruchomości i do każdej trzeba podchodzić indywidualnie¹⁵⁹. Niezależnie bowiem od przyjętego podziału nieruchomości, poszczególne grupy nieruchomości różnią się dodatkowo ze względu na

157 Badania Statutowe Katedry Ekonomiki Nieruchomości i Procesu Inwestycyjnego nr 65/KENIPI/2/2010/S/563, Uwarunkowania procesów zarządzania nieruchomościami komercyjnymi, praca zbiorowa pod red. A. Nalepki, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, Kraków 2010, materiał niepublikowany, s. 15 - 16

158 Por. Ibidem, s. 16

159 Por. B. Jońska, Różnice w sposobie zarządzania nieruchomościami komercyjnymi a nieruchomościami mieszkalnymi, „Nieruchomości”, C. H. Beck, 2011, nr 4, s. 33

m.in. lokalizację, technologię budowy, powierzchnię i wielkość lokali, wyposażenie, udogodnienia i rodzaj użytkowników. Różnice te będą dodatkowo pogłębiały uwarunkowania procesu zarządzania nieruchomościami.

Obowiązujące przepisy prawa

Użytkowanie nieruchomości w każdym rodzaju działalności gospodarczej, musi odbywać się w warunkach wyznaczonych przez odpowiednie przepisy prawne. Przepisy prawne ustanawiają obowiązki właściciela, podmiotu zarządzającego, użytkownika nieruchomości oraz określają warunki i zakres wykorzystania posiadanych nieruchomości. Przepisy prawne regulujące proces zarządzania można podzielić na dwie podstawowe grupy¹⁶⁰:

- przepisy powszechnie obowiązujące, które winny być uwzględnione przy zarządzaniu wszelkimi nieruchomościami, w tym m.in. przepisy KC, przepisy ustaw o zagospodarowaniu przestrzennym, o ochronie i kształtowaniu środowiska, prawa budowlanego, prawa geodezyjnego i kartograficznego.

- przepisy szczególne, wyznaczające ramy i zasady zarządzania niektórymi rodzajami nieruchomości, dotyczące m.in. zasad gospodarowania zasobami stanowiącymi własność publiczną, wzmożonej ochrony użytkowników nieruchomości mieszkalnych.

W większości krajów europejskich istnieją szczególne uregulowania dotyczące gospodarowania nieruchomościami mieszkalnymi. Wynika to z faktu, iż mieszkanie zaspakaja podstawową potrzebę fizjologiczną człowieka jaką jest schronienie. Osoby użytkujące lokale mieszkalne, niezależnie od tytułu prawnego, na postawie którego z nich korzystają, są chronione szczególnymi przepisami w zakresie m.in. sposobu ustalania wysokości opłat za użytkowanie lokalu, dostarczania lokali osobom ubogim czy też sposobów i terminów wypowiedzenia umowy najmu. Dodatkowo bardzo duża mozaika użytkowników tych nieruchomości powoduje, że poszczególne zasoby mieszkaniowe są traktowane przez odmienne przepisy.

Taka sytuacja ma miejsce między innymi w Polsce, gdzie zarządzanie nieruchomościami mieszkaniowym wymaga znajomości nadzwyczaj licznych przepisów często w odmienny sposób regulujących problematykę gospodarowania zasobami mieszkaniowymi w

160 Badania Statutowe Katedry Ekonomiki Nieruchomości i Procesu Inwestycyjnego nr 65/KENIPI/2/2010/S/563, op. cit., s.16

zależności od osoby właściciela lub od rodzaju jednostki zarządzającej¹⁶¹. Podmiot zarządzający tymi nieruchomościami, w stosunku do każdej z tych kategorii będzie musiał korzystać z innych przepisów prawa i odpowiednio się do nich stosować. Dlatego też zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi wymagać będzie od zarządcy dobrej znajomości „Kodeksu mieszkaniowego”¹⁶².

Dodatkowo w przypadku niektórych nieruchomości mieszkaniowych istnieją akty prawne, które wymagają od ich właścicieli przyjęcia określonych rozwiązań w zakresie ustanowienia zarządu dla nieruchomości¹⁶³.

Gospodarowanie nieruchomościami niemieszkalnymi, w tym komercyjnymi jest poddane w większym stopniu zasadom ogólnym. Główne zastosowanie będę miały przepisy KC, w tym dotyczące sposobu dysponowania mieniem nieruchomym i ogólnych zasad zawierania oraz wykonania umów związanych z użytkowaniem nieruchomości tj. umowa najmu, dzierżawy, użyczenia, leasingu. Szczegółowe warunki użytkowania doprecyzowane są przez strony tych umów. W przypadku pozostałych nieruchomości tj. przemysłowe, specjalnego przeznaczenia - klasyfikowanych ogólnie do nieruchomości niemieszkalnych, będą miały zastosowanie przepisy szczególne.

Forma własności

Bardzo znaczący wpływ na proces zarządzania nieruchomościami ma forma ich własności. Wyróżnione już w pracy trzy podstawowe formy własności najpełniej odzwierciedlają specyficzne regulacje prawne określające zasady i dopuszczalne sposoby gospodarowania. Należą do nich:

1. własność prywatna (osób fizycznych i prawnych), 2. własność publiczna,

3. własność mieszana.

Podstawowe zasady związane z zarządzaniem nieruchomościami różnej formy własności to¹⁶⁴:

161 E. Bończak – Kucharczyk, Zarządzanie nieruchomościami mieszkaniowymi, C. H. Beck, Warszawa 2003, s. XIII

162

M. Tertelis wymienia pod pojęciem „Kodeksu Mieszkaniowego” następujące ustawy: KC, Ustawa Kodeks Postępowania Cywilnego, Ustawa z dnia 21 czerwca o ochronie praw lokatorów mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (uopl), Ustawa o dodatkach mieszkaniowych, uwl, Ustawa Prawo Budowlane, w: Zarządzanie wartością nieruchomości mieszkaniowych, op. cit., s.42

163

m.in. w Polsce i w Niemczech wymagane jest powołanie zarządu w osobach właścicieli lub podmiotu zewnętrznego w przypadku tzw. „dużych” wspólnot mieszkaniowych, w niektórych stanach USA – zarząd wymagany jest w przypadku nieruchomości posiadających co najmniej 16 lokali mieszkalnych, w polskim prawie dotyczącym spółdzielczości mieszkaniowej wymagane jest, by ich właściciel pełnił nad nimi zarząd powierzony.

- w odniesieniu do nieruchomości prywatnych – podejmowanie działań niezabronionych prawem,

- w odniesieniu do nieruchomości publicznych – podejmowanie działań przewidzianych prawem (dopuszczalnych).

Nie bez znaczenia jest fakt, iż nieruchomości są również przedmiotem współwłasności obu powyższych podmiotów (własność mieszana), co dodatkowo komplikuje proces zarządzania, w którym generalną zasadą jest próba pogodzenia sprzecznych interesów ich właścicieli.

Podmiot zarządzający musi być świadomy rosnącego zróżnicowania właścicieli tych dóbr¹⁶⁵. Dodatkowo istotną zmianą obserwowaną na krajowych i lokalnych rynkach nieruchomości jest coraz liczniejsze występowanie inwestorów zagranicznych, których nieruchomości są zarządzane na warunkach wynikających z przepisów prawnych oraz praktyk obowiązujących w rodzimym kraju inwestora.

Cel posiadania nieruchomości

W opisywanym przypadku wpływ celu posiadania nieruchomości będzie istotnie odróżniał nieruchomości sklasyfikowanych zarówno pod względem formy własności jak i pełnionej funkcji.

W przypadku nieruchomości publicznych zarządzanie tymi zasobami jest zorientowane na cele publiczne (lokale oraz centralne) oraz ochronę własności publicznej¹⁶⁶. Nieruchomości prywatne służą zróżnicowanym celom ich indywidualnych właścicieli.

Biorąc pod uwagę klasyfikację funkcjonalną nieruchomości, to w przypadku nieruchomości mieszkaniowych podstawowym celem jest zapewnienie użytkownikom tych nieruchomości odpowiednich warunków mieszkaniowych.

W nieruchomościach niemieszkalnych dominującą rolę z punktu widzenia wykorzystania zleceniowego systemu zarządzania nieruchomościami pełnią obiekty komercyjne, gdzie głównym oczekiwaniem ich właścicieli jest uzyskiwanie odpowiednich dochodów, a poprzez to zwiększenie wartości nieruchomości np. celem jak najkorzystniejszej odsprzedaży.

164 J. Jagoda, D. Łobos- Kotowska, M. Stańko, Gospodarka mieniem komunalnym, LexisNexis, Warszawa 2008, s. 25

165 R. C. Kyle, Property Management, op. cit., s. 9

166

W pozostałych nieruchomościach celem zarządzającego jest zapewnienie właściwych warunków wykorzystania tych nieruchomości na określone potrzeby społeczne, gospodarcze i publiczne (np. nieruchomości przemysłowe, rekreacyjne i wypoczynkowe czy też specjalnego przeznaczenia).

Rozpoznane cele inwestowania w nieruchomość pozwalają ustalić zestaw funkcji zarządzania i zhierarchizować je według stopnia istotności dla danego motywu, a następnie budować odpowiednią strategię zarządzania daną nieruchomością.

Rodzaj nieruchomości i pełniona przez nie funkcja użytkowa

Rodzaj nieruchomości wpływa w najistotniejszy sposób na organizację procesu zarządzania. Różne pod względem użytkowym obiekty będą wymagały od podmiotów zarządzających podejmowania zróżnicowanych działań w podstawowych obszarach tego procesu.

Najbardziej wyraźna jest specyfika zarządzania nieruchomościami mieszkaniowymi. Szczególne uwarunkowania zarządzania tymi zasobami wynikają z dużego ich zróżnicowania pod względem:

- typologii architektury mieszkaniowej,

- form własności,

- rodzaju praw uprawniających do korzystania z danej jednostki mieszkalnej,

- różnych przepisów obowiązujących dla różnych pod względem własności zasobów i ich użytkowników.

Na podstawie rodzaju praw uprawniających do zamieszkiwania w lokalu można wyodrębnić dwie podstawowe kategorie osób korzystających z nieruchomości mieszkaniowych¹⁶⁷:

1. właściciele domów lub lokali oraz członkowie ich gospodarstw domowych,

2. użytkownicy, którzy nie są ani właścicielami ani członkami gospodarstw domowych właścicieli.

Warto zaznaczyć, że druga grupa osób (lokatorów¹⁶⁸) jest szczególnie chroniona przepisami prawa. Składają się na nią w głównej mierze:

167 Por. E. Kucharska – Stasiak (red.), Zarządzanie nieruchomościami, op. cit., s. 257

168 W uopl ustawodawca określił, że pod pojęciem „lokator” należy rozumieć najemcę lokalu lub osobę używającą lokalu na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności.

- najemcy i podnajemcy,

- osoby posiadające spółdzielcze własnościowe i lokatorskie prawa do lokali mieszkalnych,

- osoby korzystające z lokali na podstawie innych tytułów prawnych np. decyzji o przydziale lokalu, umów użyczenia,

- osoby pozbawione praw do korzystania z lokalu, ale nadal tam przebywające.

Główne zadania wchodzące w zakres zarządzania zasobami mieszkaniowymi można podzielić na trzy podstawowe grupy:

1) eksploatację i obsługę administracyjną zasobów mieszkaniowych (w tym m.in. konserwacja i remonty budynków i urządzeń technicznych, utrzymywanie estetyki budynków i terenów przyległych, podpisywanie umów o dostawę mediów),

2) utrzymanie właściwego stanu technicznego zasobów mieszkaniowych (np. planowanie i finansowanie remontów, okresowe przeglądy poszczególnych instalacji),

3) świadczenie usług gospodarczych (tj. analiza kosztów i wyników finansowych)¹⁶⁹ Zarządzanie zasobami mieszkaniowymi wymaga więc doskonałej znajomości szeregu regulacji prawnych, umiejętności gospodarowania ograniczonymi przychodami nieruchomości, a także znajomość zagadnień z zakresu bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości.

Wśród nieruchomości niemieszkalnych szczególną specyfiką zarządzania odznaczają się nieruchomości handlowo-usługowe oraz nieruchomości przemysłowe.

Zarządzanie nieruchomościami handlowo-usługowymi to nastawienie się przede wszystkim na komercjalizację powierzchni polegającą na jej wynajęciu (po możliwie wysokich stawkach czynszowych) na jak najdłuższy okres czasu. Zarządzając takimi obiektami należy mieć świadomość dwóch podstawowych celi właścicieli tych zasobów – osiąganie stabilnych, regularnych dochodów i wzrost wartości nieruchomości. Bardzo często celem tych działań jest odsprzedaż nieruchomości. W przypadku, gdy zdobywanie i utrzymywanie użytkowników jest najważniejszym działaniem wykonywanym w ramach zarządzania, na pierwsze miejsce wysuwa się grupa czynności wchodzących w skład

169 E. Dudzińska, B. Piasecka, A. Sobotka, Zarządzanie zasobami mieszkaniowymi, „Problemy rozwoju budownictwa”, nr 1/2002, s.16

obszaru zarządzania powierzchnią, a następnie zagadnienia ekonomiczno-finansowe. Według IREM podmiot zarządzający nieruchomościami biurowymi wykonuje najwięcej zadań o charakterze technicznego utrzymania obiektu, w tym m.in. opracowanie i wdrażanie procedur awaryjnych, skupienie się na bezpieczeństwie użytkowania i systemach oszczędzania energii¹⁷⁰. Zróżnicowane postrzeganie roli danego obszaru zarządzania jest uwarunkowane dążeniami właścicieli do komercjalizacji powierzchni, uzyskania wysokiej dochodowości nieruchomości oraz utrzymania odpowiedniej atrakcyjności wynajmowanej powierzchni.

Proporcjonalnie najmniej wysiłku ze strony podmiotów zarządzających wymagają nieruchomości przemysłowe, a w szczególności magazynowe. Specyfika wykorzystania tego typu powierzchni nakłada zazwyczaj obowiązki zarządzania ruchem pojazdów, przestrzegania przepisów o ochronie środowiska oraz uważnej kontroli zużycia mediów¹⁷¹. Profesjonale zarządzanie nieruchomościami przemysłowymi jest zorientowane na kompleks obiektów danego przedsiębiorstwa przemysłowego¹⁷². Szczególne znaczenie zyskuje zagadnienie minimalizacji kosztów eksploatacji i zapewnienia sprawności technicznej nieruchomości. Istotną rolę odgrywa w tym przypadku facility management, jako zagadnienie zarządzania procesami wspomagającymi działalność podstawową (produkcyjną, czy też składowania zapasów). Najmniejsze znaczenie przypisuje się w tym przypadku obszarowi zarządzania powierzchnią, w tym zarządzania najmem.

Przedstawione uwarunkowania procesu zarządzania wpływają na realizowaną strategię zarządzania oraz wybór systemu zarządzania. Kształtując strategię zarządzania należy wziąć pod uwagę główny cel posiadania nieruchomości przez jej właściciela, a następnie podjąć decyzję w zakresie wyboru odpowiedniego systemu zarządzania.

Bardziej powszechna świadomość właścicieli nieruchomości, iż w warunkach gospodarki rynkowej stan techniczny, wartość i dochody z nieruchomości zależą w coraz większym stopniu od sprawności działania podmiotów zarządzających tymi obiektami¹⁷³, powoduje, że system zleceniowy zarządzania zyskuje na znaczeniu i może być coraz powszechniej wykorzystywany.

170 Get Real. An Exciting Career In Real Estate Management, op.cit., s. 10

171 M. Tertelis, Zarządzanie wartością nieruchomości mieszkaniowych, op. cit., s.43

172 A. Śliwiński, Zarządzanie nieruchomościami, op. cit., s.54

173