TOM III – PROCEDURY REALIZOWANE PRZEZ DW EFRR
11. Systemy informatyczne
11.3 Procedura wydawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych
przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz dokumentami obowiązującymi w UMWL, w tym z Polityką ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie oraz Polityką Bezpieczeństwa Informacji Lubelskiego Centrum Innowacji i Technologii oraz Jednostek obsługiwanych (PBI).
2) Pracownicy mający dostęp do przetwarzania danych osobowych posiadają stosowne imienne upoważnienia na piśmie, adekwatne do zakresu pełnionych obowiązków służbowych.
3) W DW EFRR prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik 11.3.1 do niniejszej instrukcji.
4) Kierownicy Oddziałów DW EFRR dokonują przeglądu upoważnień do przetwarzania danych osobowych posiadanych przez pracowników nadzorowanych komórek, pod kątem ich aktualności. W przypadku konieczności nadania/zmiany upoważnienia dotychczasowemu pracownikowi lub zatrudnienia nowego pracownika, uruchamiana jest procedura wydawania/zmiany upoważnień do przetwarzania danych osobowych.
5) Procedura wydawania/zmiany upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz procedura odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych opisane w niniejszej Instrukcji, dotyczą danych osobowych w zakresie wskazanym w obowiązujących uchwałach ZWL upoważniających Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR do jednoosobowego udzielania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zakresie zadań realizowanych przez pracowników Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
6) W przypadku wygaśnięcia upoważnienia imiennego pracownika danego oddziału DW EFRR (na skutek rozwiązania umowy o pracę lub zmiany stanowiska pracy), jego kierownik informuje o tym fakcie OWW EFRR przesyłając niezwłocznie na adres odoefrr@lubelskie.pl imię i nazwisko osoby, której upoważnienie wygasło oraz datę tego wygaśnięcia. Na tej podstawie pracownik OWW EFRR niezwłocznie aktualizuje ewidencję osób upoważnionych.
Wydawanie/zmiana upoważnień do przetwarzania danych osobowych
7) Wyznaczony pracownik/Kierownik Oddziału w DW EFRR wnioskuje drogą elektroniczną na adres: odoefrr@lubelskie.pl o wydanie/zmianę upoważnienia do przetwarzania danych osobowych podając następujące dane:
a) imię i nazwisko osoby upoważnionej, b) stanowisko,
c) nazwa oddziału,
d) okres ważności upoważnienia,
Strona 149 z 156 e) zakres upoważnienia danych osobowych,
f) nazwy systemów informatycznych, z których dana osoba będzie korzystać (np. EZD / LSI2014 / SL2014, w przypadku EZD należy przesłać również login).
8) W ciągu 2 dni roboczych pracownik w OWW EFRR przygotowuje projekt upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik do Polityki ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie.
9) Pracownik OWW EFRR przekazuje projekt upoważnienia do akceptacji, zgodnie ze standardową procedurą opisaną w Tomie I IW IZ, w rozdziale IV Standardowe procedury obowiązujące we wszystkich instrukcjach szczegółowych niniejszego dokumentu, pkt 2.
Upoważnienie jest udzielane przez Dyrektora lub Z-cę Dyrektora DW EFRR na podstawie stosownych aktualnych upoważnień ZWL.
10) Po udzieleniu upoważnienia przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR, pracownik OWW EFRR przekazuje je upoważnionemu pracownikowi.
11) Przed dopuszczeniem nowozatrudnionego pracownika do przetwarzania danych osobowych Kierownik Oddziału DW EFRR/bezpośredni przełożony przeprowadza szkolenie stanowiskowe na danym stanowisku pracy. W przypadku kierowników DW EFRR oraz osób bezpośrednio podległych Dyrekcji DW EFRR szkolenie stanowiskowe przeprowadza pracownik OWW EFRR.
12) Upoważniony pracownik potwierdza otrzymanie imiennego upoważnienia oraz fakt odbycia szkolenia poprzez podpisanie klauzuli zawartej w treści upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
13) Pracownicy, którzy po raz pierwszy mają uzyskać dostęp do danych osobowych, oprócz szkolenia stanowiskowego, muszą przejść obowiązkowe szkolenie z zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, które prowadzone jest przez pracownika Zespołu ds. Ochrony Danych Osobowych w DOP. Informację o potrzebie przeszkolenia nowozatrudnionego pracownika zgłaszają Kierownicy Oddziałów DW EFRR na adres iod@lubelskie.pl oraz do wiadomości odoefrr@lubelskie.pl.
14) Po wydaniu upoważnienia pracownik OWW EFRR przesyła mailem na adres skrzynki pocztowej upoważnionego pracownika, ścieżkę dostępu do dysków sieciowych UMWL, na których publikowane są obowiązujące regulacje w zakresie ochrony danych osobowych.
Ww. informacja mailowa przekazywana jest do wiadomości Kierownika Oddziału wnioskującego o wydanie/zmianę upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
15) Pracownik OWW EFRR na bieżąco wprowadza dane z wydanego upoważnienia do ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w DW EFRR.
16) Ewidencje osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w DW EFRR, przekazywane są przez OWW EFRR comiesięcznie, w terminie do 5 dnia kolejnego miesiąca do IOD na adres: updaneosobowe@lubelskie.pl zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik do Polityki ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie.
Odwoływanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych
17) Kierownik Oddziału w DW EFRR wnioskuje drogą elektroniczną na adres: odoefrr@lubelskie.pl o odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych podając imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz numer upoważnienia lub datę nadania.
18) W ciągu 2 dni roboczych pracownik OWW EFRR przygotowuje projekt informacji o odwołaniu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Nie dotyczy sytuacji: nadania nowego
Strona 150 z 156 upoważnienia, rozwiązania umowy o pracę lub zmiany stanowiska pracy, w której upoważnienie traci moc w związku z ww. sytuacjami.
19) Pracownik OWW EFRR przekazuje projekt informacji o odwołaniu upoważnienia do akceptacji, zgodnie ze standardową procedurą opisaną w Tomie I IW IZ, w rozdziale IV Standardowe procedury obowiązujące we wszystkich instrukcjach szczegółowych niniejszego dokumentu, pkt 2. Informacja o odwołaniu upoważnienia jest podpisywana przez Dyrektora lub Z-cę Dyrektora DW EFRR na podstawie stosownych aktualnych upoważnień ZWL.
20) Po podpisaniu odwołania przez Dyrektora DW EFRR/Z-cę Dyrektora DW EFRR, pracownik OWW EFRR przekazuje informację dotyczącą odwołania upoważnienia, właściwemu kierownikowi Oddziału w DW EFRR.
21) Pracownik OWW EFRR na bieżąco odnotowuje fakt odwołania upoważnienia w prowadzonej ewidencji osób upoważnionych w DW EFRR.
12. Archiwizacja dokumentów
Organizacja ochrony danych osobowych oraz Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w UWML prowadzona jest zgodnie z Uchwałą nr CXLII/2776/2020 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2020 r. w sprawie przyjęcia „Polityki ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie”. W celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjowania i przechowywania pism stosowana jest Instrukcja Kancelaryjna. Szczegóły dotyczące nadzoru nad dokumentami reguluje Procedura P-SZJ/001 Opracowanie i nadzorowanie dokumentacji konkursowej będąca częścią Księgi Jakości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, sporządzonej zgodnie z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2001.
1) Wszyscy pracownicy DW EFRR prowadzą dokumentację zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. Sprawy bieżące przechowywane są w szafach aktowych, do których dostęp mają jedynie pracownicy załatwiający dane sprawy, zgodnie z zakresem obowiązków. Każdy dokument wprowadzany jest do obowiązującego w UMWL elektronicznego Systemu Obsługi Spraw i Dokumentów – EZD.
2) Dokumentacja związana z realizacją projektów w ramach RPO 2014-2020 przechowywana jest przez co najmniej 3 lata od zamknięcia Programu. Termin, o którym mowa zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego (sądowego lub administracyjnego) albo na należycie umotywowany wniosek Komisji Europejskiej. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej powinny być przechowywane przez okres 10 lat licząc od dnia jej przyznania w sposób zapewniający ich poufność i bezpieczeństwo. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, po upływie 2 lat od zakończenia i rozliczania danego projektu całość dokumentacji projektowej przekazuje się do archiwum zakładowego Urzędu.
3) Zgodnie z terminarzem uzgodnionym ze wszystkimi Kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu pracownik wyznaczony przez Kierownika Oddziału/wszyscy pracownicy zgodnie z zakresami obowiązków przygotowują dokumenty przeznaczone do archiwizacji zgodnie z zasadami określonymi w UMWL. Dokumenty przekazywane są do archiwum zakładowego na podstawie Spisu zdawczo-odbiorczego.
Strona 151 z 156 4) Każdego roku dokonywany jest przegląd dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym UMWL. Po upływie sugerowanego okresu przechowywania akt wynikającego z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt następuje wydzielenie dokumentacji do brakowania.
5) Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie.
6) Komisję powołuje Marszałek Województwa Lubelskiego. W skład komisji wchodzą:
przewodniczący komisji, pracownik archiwum oraz upoważnieni przedstawiciele tych komórek organizacyjnych UMWL, których akta podlegają brakowaniu.
7) Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do materiałów archiwalnych (kategoria „A”), może natomiast zaproponować przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”) do materiałów archiwalnych, a także wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
8) Zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wydaje Archiwum Państwowe w Lublinie.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się w oparciu o rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Strona 152 z 156
Lista załączników
1.1.1 Wzór ogłoszenia o konkursie
1.1.2 Wzór Regulaminu konkursu
1.3.1 Wzór karty weryfikacji wymogów formalnych 1.3.2 Wzór pisma ws. uzupełnienia braków formalnych 1.3.3 Wzór pisma ws. pozostawienie bez rozpatrzenia
1.4.1 Wzór Regulaminu prac KOP
1.4.2 Deklaracja poufności
1.4.3a Oświadczenie o bezstronności – ekspert 1.4.3b Oświadczenie o bezstronności – pracownik IOK
1.4.4 Lista weryfikacji jakości usług świadczonych przez eksperta 1.4.5 Wzór zestawienia oceny pracy ekspertów
1.5.1 Wzór karty oceny formalnej
1.5.2 Wzór pisma w sprawie zakończenia oceny/negatywnej oceny 1.5.3 Wzór pisma w sprawie uzupełnienia/poprawy dokumentów lub
złożenia wyjaśnień- oc. formalna
1.5.4 Wzór karty oceny merytorycznej
1.5.5 Wzór pisma w sprawie złożenia wyjaśnień - oc. merytoryczna
1.5.6 Wzór protokołu z prac KOP
1.6.1 Wzór pisma o negatywnej decyzji w sprawie wyboru projektu do dofinansowania
1.7.1 Wzór karty weryfikacji przed podpisaniem umowy 1.7.2 Wzór zaświadczenia pomocy de minimis
1.7.3 Wzór rejestru zabezpieczeń do umowy o dofinansowanie projektu 1.7.4 Wzór protokołu zdawczo – odbiorczego zabezpieczeń prawidłowej
realizacji umowy
1.8.1 Oświadczenie o bezstronności
1.10.1 Wzór fiszki projektowej
1.11.1 Wzór preumowy dot. przygotowania projektu pozakonkursowego
1.11.1a WZPP
1.11.1b Harmonogram przygotowania zidentyfikowanego projektu pozakonkursowego
1.11.1c Wzór sprawozdania miesięcznego dot. przygotowania zidentyfikowanego projektu pozakonkursowego
1.11.1d Wzór wykazu dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku o dofinansowanie
1.11.2 Wzór zobowiązania dot. przygotowania projektu pozakonkursowego
1.11.2a WZPP
1.11.2b Harmonogram przygotowania zidentyfikowanego projektu pozakonkursowego
Strona 153 z 156 1.11.2c Wzór sprawozdania miesięcznego dot. przygotowania
zidentyfikowanego projektu pozakonkursowego
1.11.2d Wzór wykazu dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku o dofinansowanie
1.11.3 Lista sprawdzająca
1.11.4 Lista sprawdzająca
2.1.1 Wzór informacji kwartalnej z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 z Oddziału Obsługi Finansowej w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.1.2 Wzór sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Obsługi Finansowej w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 2.1.3 Wzór informacji kwartalnej z realizacji Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2014-2020 z Oddziału Realizacji Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.1.4 Wzór sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Realizacji Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 2.1.5 Wzór informacji kwartalnej z realizacji Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2014-2020 z Oddziału Oceny Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.1.6 Wzór sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Oceny Projektów
w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.2.1 Wzór listy sprawdzającej do informacji kwartalnej z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Obsługi Finansowej w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.2.2 Wzór listy sprawdzającej do informacji kwartalnej z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Realizacji Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Strona 154 z 156 2.2.3 Wzór listy sprawdzającej do informacji kwartalnej z realizacji
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Oceny Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.2.4 Wzór listy sprawdzającej do sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Obsługi Finansowej w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.2.5 Wzór listy sprawdzającej do sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Realizacji Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
2.2.6 Wzór listy sprawdzającej do sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 z Oddziału Oceny Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
3.1.1 Lista sprawdzająca do weryfikacji wniosku o płatność
3.1.2 Lista sprawdzająca do weryfikacji wniosku o charakterze wyłącznie sprawozdawczym
3.1.3 Lista sprawdzająca do weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową 3.1.4 Lista sprawdzająca do kontroli na zakończenie realizacji projektu
3.2.1 Wzór wniosku powołującego ZK
3.2.1 a Wzór wniosku zmieniającego ZK
3.2.2 Wzór “Deklaracja bezstronności i poufności”
3.2.2 a Wzór “Deklaracja bezstronności i poufności”
3.2.2 b Wzór “Deklaracja bezstronności i poufności”
3.2.3 Wzór upoważnienia do kontroli
3.2.3 a Wzór zmiany upoważnienia do kontroli
3.2.4 Wzór Programu Kontroli
3.2.5 Wzór listy sprawdzającej do kontroli PZP
3.2.5a Lista sprawdzająca dotycząca kontroli zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP obowiązująca dla procedury wyłonienia wykonawcy wszczętej do 21.03.2016 r.
3.2.5b Lista sprawdzająca dotycząca kontroli zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP obowiązująca dla procedury wyłonienia wykonawcy wszczętej od 22.03.2016 r.
do 13.10.2016 r.
3.2.5c Lista sprawdzająca dotycząca kontroli zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP obowiązująca dla procedury
Strona 155 z 156 wyłonienia wykonawcy wszczętej od 14.10.2016 r.
do 22.08.2017 r.
3.2.5d Lista sprawdzająca dotycząca kontroli zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP obowiązująca dla procedury
wyłonienia wykonawcy wszczętej od 23.08.2017 r. 08.09.2019 r.
3.2.5e Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu
3.2.5f Lista sprawdzająca dotycząca kontroli zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP obowiązująca dla procedury wyłonienia wykonawcy wszczętej od 09.09.2019 r. do 31.12.2020 r.
3.2.5g Wzór listy sprawdzającej do kontroli PZP - DZUUE 3.2.5h Wzór listy sprawdzającej do kontroli PZP - BZP
3.2.5i Wzór listy sprawdzającej do kontroli PZP – zamówienia sektorowe 3.2.5j Lista sprawdzająca dotycząca kontroli zamówień wyłączonych
ze stosowania ustawy PZP obowiązująca dla procedury wyłonienia wykonawcy wszczętej od 01.01.2021 r.
3.2.6 Wzór pisma o planowanej kontroli
3.2.7 Wzór Informacji pokontrolnej z kontroli prowadzonej na miejscu realizacji projektu
3.2.8 Wzór Informacji pokontrolnej z kontroli trwałości
4.1.1 Wniosek o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa
4.1.2 Harmonogram zapotrzebowania na środki budżetu państwa 4.1.3 Harmonogram zapotrzebowania na środki z budżetu środków
europejskich
4.1.4 Załącznik do Wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa. Uzasadnienie zwiększenia kwoty I/II transzy dotacji celowej
4.2.1 Sprawozdanie z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa – współfinansowanie
4.2.2 Wniosek o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa – współfinansowanie
4.2.3 Rozliczenie kumulatywne dotacji celowej – współfinansowanie 4.2.4 Dyspozycja dokonania przelewu celem zwrotu niewykorzystanych
środków dotacji celowej
4.3.1 Harmonogram wydatków wynikający z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich 4.4.1 Wniosek o uruchomienie środków, które nie wygasają z upływem
roku budżetowego
4.4.2 Zapotrzebowanie na środki budżetu państwa, które nie wygasają z upływem roku budżetowego
4.4.3 Wniosek o rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego
Strona 156 z 156 4.4.4 Rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku
budżetowego w ramach współfinansowania
4.9.1 Informacja dotycząca umów planowanych do podpisania 5.1.1 Lista sprawdzająca do Listy wniosków od OWP do OOF
5.1.2 Lista wniosków od OWP do OOF
5.4.1 Monitorowanie zasady n + 3
6.1.1 Lista sprawdzająca do weryfikacji formalno-merytorycznej raportów o nieprawidłowościach w RPO WL
8.4.1 Wniosek o wyrażenie zgody na udział w szkoleniu
11.3.1 Rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych