Rozwiązywanie umowy o dofinansowanie realizacji projektu

1) Umowa o dofinansowanie projektu może zostać rozwiązana w wyniku zgodnej woli stron bądź w wyniku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie obowiązków zawartych w umowie.

2) Umowa może zostać rozwiązana w sytuacji zaistnienia przesłanek określonych w umowie o dofinansowanie.

3) Pracownik DW EFRR, który stwierdził istnienie przesłanek do rozwiązania umowy niezwłocznie informuje o zaistniałej sytuacji Kierownika/Z-cę Kierownika OWP EFRR.

4) Wyznaczony pracownik OWP EFRR, niezwłocznie od dnia otrzymania informacji o rozwiązaniu umowy, dokonuje ich analizy. Analiza dokonywana jest w konsultacji z Kierownikiem/Z-cą Kierownika OWP EFRR oraz Dyrektorem/Z-cą Dyrektora DW EFRR. W przypadku potwierdzenia istnienia przesłanek do rozwiązania umowy o dofinansowanie wszczynana jest niżej opisana procedura.

5) W przypadku wypłaty środków EFRR beneficjentowi, ciąży na nim obowiązek zwrotu dofinansowania na warunkach określonych w umowie wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. Obowiązek zwrotu środków następuje bez względu na to, która ze stron – beneficjent czy instytucja – umowę tą wypowiedziała.

Rozwiązanie umowy na wniosek beneficjenta

6) Wniosek beneficjenta dotyczący rozwiązania umowy powinien być sporządzony na piśmie.

7) Pracownik OWP EFRR sporządza projekt uchwały o rozwiązaniu umowy oraz projekt Porozumienia w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu, stanowiący załącznik do uchwały.

Sporządzony i zaparafowany przez pracownika OWP EFRR projekt uchwały wraz z projektem Porozumieniem w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu, pismo beneficjenta wnoszące o rozwiązanie umowy oraz Umowa o dofinansowanie (wraz z aneksami, jeśli dotyczy) przekazywane jest do ZRP w DOP w celu przeprowadzenia weryfikacji formalno – prawnej i zaparafowania przez radcę prawnego w terminie 5 dni roboczych. W przypadku uwag ZRP w DOP przekazuje swoje rekomendacje do OWP EFRR.

8) Po zaakceptowaniu przez pracownika ZRP w DOP projektu uchwały wraz z projektem Porozumienia pracownik OWP EFRR sporządza i parafuje wniosek na ZWL wraz z uzasadnieniem w sprawie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu.

9) Pracownik OWP EFRR przekazuje komplet dokumentów tj. projekt uchwały i Porozumienia, oraz wniosek na ZWL i uzasadnienie wraz z pismem beneficjenta do zaparafowania przez Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR, Z-cy Dyrektora DW EFRR. Następnie przekazuje ww. dokumenty do podpisu przez Dyrektora DW EFRR.

10) Elektroniczna wersja dokumentów zaakceptowanych przez Dyrektora DW EFRR zostaje przekazana do pracownika OSR celem uzgodnienia ich treści, w terminie co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym posiedzeniem ZWL. Po uwzględnieniu uwag, na wezwanie DZ RPO wersja papierowa dokumentów podpisanych przez Dyrektora DW EFRR niezwłocznie przekazywana jest do pracownika OSR. Po uzgodnieniu treści dokumentów pracownik OSR

Strona 48 z 156 przekazuje otrzymane wersje papierowe dokumentów do zaparafowania Kierownikowi OSR, a następnie Dyrektorowi DZ RPO.

11) Wniosek na ZWL wraz z uzasadnieniem, projektem uchwały i projektem Porozumienia w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu, a także pismo beneficjenta przedkładane są do DF celem akceptacji i zaparafowania przez Skarbnika Województwa, a następnie Członkowi Zarządu nadzorującemu merytorycznie pracę DW EFRR w celu uzyskania akceptacji oraz wprowadzenia wniosku do porządku obrad posiedzenia ZWL.

12) Na posiedzeniu ZWL podejmuje ostateczną decyzję o rozwiązaniu umowy z beneficjentem w formie uchwały.

13) Po podjęciu decyzji przez ZWL w przedmiocie rozwiązania umowy z beneficjentem pracownik OWP EFRR przygotowuje i parafuje projekt Porozumienia w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie. Następnie przekazuje projekt Porozumienia wraz z kopią Uchwały ZWL do ZRP w DOP celem przeprowadzenia weryfikacji formalno - prawnej i zaparafowania przez radcę prawnego.

14) Po uzyskaniu akceptacji radcy prawnego projekt Porozumienia przekazywany jest do Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR celem uzyskania akceptacji. Kierownik/Z-ca Kierownika OWP EFRR weryfikuje projekt Porozumienia, w przypadku braku uwag parafuje go.

Po zaparafowaniu Kierownik/Z-ca Kierownika przekazuje go do zaparafowania przez Z-cę Dyrektora DW EFRR oraz Dyrektora DW EFRR.

15) Projekt Porozumienia zostaje przekazane do DF celem akceptacji i zaparafowania przez Skarbnika Województwa. Po zaparafowaniu przekazywane jest do podpisu przez Członków Zarządu.

16) Po podpisaniu Porozumienia przez Członków Zarządu pracownik OWP EFRR przygotowuje niezwłocznie pismo informujące beneficjenta o rozwiązaniu umowy. Do pisma dołączana jest kopia uchwały ZWL. Zaparafowane przez pracownika OWP EFRR pismo przekazywane jest do Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR celem akceptacji, w przypadku braku uwag parafuje projekt. Po zaparafowaniu pismo zostaje przekazane do Z-cy Dyrektora EFRR celem jego podpisania.

17) Po podpisaniu Porozumienia w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu przez obie Strony, pracownik OWP EFRR przygotowuje pisma informujące DZ RPO oraz DF o rozwiązaniu umowy. Zaparafowane przez pracownika OWP EFRR pismo wraz kompletem dokumentów tj. kopią uchwały ZWL, kopią Porozumienia i kopią pisma beneficjenta przekazywane jest do Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR celem akceptacji, w przypadku braku uwag parafuje pismo. Po zaparafowaniu pisma wraz załącznikami zostaje ono przekazane do Z-cy Dyrektora EFRR celem podpisania. Podpisane pismo wraz załącznikami przekazywane są odpowiednio do DZ RPO i DF.

18) Niezwłocznie od dnia podpisania Porozumienia w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu, nie później niż do końca miesiąca, w którym podjęta została decyzja przez ZWL w sprawie rozwiązania umowy, pracownik OWP EFRR rejestruje informację o rozwiązaniu umowy w SL2014, poprzez wprowadzenie daty rozwiązania/anulowania umowy.

Rozwiązanie umowy z inicjatywy IZ RPO

19) W przypadku zaistnienia przesłanek uprawniających do rozwiązania umowy pracownik OWP EFRR sporządza projekt uchwały o rozwiązaniu umowy. Sporządzony i zaparafowany przez pracownika OWP EFRR projekt uchwały wraz z Umową o dofinansowanie (wraz z aneksami, jeśli dotyczy) przekazywane są do ZRP w DOP w celu przeprowadzenia weryfikacji formalno –

Strona 49 z 156 prawnej i zaparafowania przez radcę prawnego w terminie 5 dni roboczych. W przypadku uwag ZRP w DOP przekazuje swoje rekomendacje do OWP EFRR.

20) Po zaakceptowaniu przez pracownika ZRP w DOP projektu uchwały pracownik OWP EFRR sporządza i parafuje wniosek na ZWL wraz z uzasadnieniem w sprawie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu.

21) Pracownik OWP EFRR przekazuje komplet dokumentów tj. projekt uchwały, wniosek na ZWL wraz z uzasadnieniem, do zaparafowania przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWP EFRR, Z-cę Dyrektora DW EFRR. Następnie komplet dokumentów przekazywany jest do podpisu przez Dyrektora DW EFRR.

Elektroniczna wersja dokumentów zaakceptowanych przez Dyrektora DW EFRR zostaje przekazana do pracownika OSR celem uzgodnienia ich treści, w terminie co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym posiedzeniem ZWL. Po uwzględnieniu uwag, na wezwanie DZ RPO, wersja papierowa dokumentów podpisanych przez Dyrektora DW EFRR niezwłocznie przekazywana jest do pracownika OSR. Po uzgodnieniu treści dokumentów pracownik OSR przekazuje otrzymane wersje papierowe dokumentów do zaparafowania Kierownikowi OSR, a następnie Dyrektorowi DZ RPO.

22) Wniosek na ZWL wraz z uzasadnieniem, projektem uchwały przedkładane są do DF celem akceptacji i zaparafowania dwóch egzemplarzy przez Skarbnika Województwa, a następnie Członkowi Zarządu nadzorującemu merytorycznie pracę DW EFRR w celu uzyskania akceptacji oraz wprowadzenia wniosku do porządku obrad posiedzenia ZWL.

23) Na posiedzeniu ZWL podejmuje ostateczną decyzję o rozwiązaniu umowy z beneficjentem w formie uchwały.

24) Po podjęciu decyzji przez ZWL w sprawie rozwiązania umowy z beneficjentem pracownik OWP EFRR przygotowuje i parafuje Oświadczenie w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie wraz z kopią Uchwały ZWL, które następnie przekazane jest do ZRP w DOP celem przeprowadzenia weryfikacji formalno - prawnej i zaparafowania niezwłocznie przez radcę prawnego.

25) Po uzyskaniu akceptacji radcy prawnego Oświadczenie przekazywane jest do Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR celem uzyskania akceptacji. Kierownik/Z-ca Kierownika OWP EFRR weryfikuje Oświadczenie, w przypadku braku uwag parafuje. Po zaparafowaniu Kierownik/Z-ca Kierownika przekazuje go do zaparafowania przez Z-ce Dyrektora DW EFRR oraz Dyrektora DW EFRR.

26) Następnie Oświadczenie przekazywane jest do DF celem akceptacji i zaparafowania przez Skarbnika Województwa. Zaparafowane Oświadczenie przekazywane jest do Członków Zarządu celem podpisania.

27) Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie zostaje wysłane beneficjentowi za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Po upływie terminu wypowiedzenia (jeden miesiąc liczony od dnia wpływu do IZ RPO WL potwierdzenia dostarczenia listu) umowę uznaje się za rozwiązaną.

28) Po upływie terminu wypowiedzenia pracownik OWP EFRR przygotowuje i parafuje pismo informujące beneficjenta o rozwiązaniu umowy. Do pisma dołączana jest kopia uchwały ZWL.

Pismo przekazywane jest do Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR celem akceptacji, w przypadku braku uwag parafuje pismo. Po zaparafowaniu pism przekazane zostają do Z-cy Dyrektora EFRR celem ich podpisania.

Strona 50 z 156 29) Niezwłocznie od dnia rozwiązania umowy na podstawie Oświadczenia w przedmiocie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu, nie później niż do końca miesiąca, w którym podjęta została decyzja przez ZWL w sprawie rozwiązania umowy, pracownik OWP EFRR rejestruje informację o rozwiązaniu umowy w SL2014, poprzez wprowadzenie daty rozwiązania/anulowania umowy.

Pracownik OWP EFRR ds. monitorowania i finansów sporządza rejestr rozwiązanych umów o dofinansowanie. W terminie do 5 dni kalendarzowych po upływie każdego miesiąca pracownik OWP EFRR ds. monitorowania i finansów przekazuje rejestr za miesiąc poprzedni do zaparafowania przez Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR, oraz do podpisu Z-cy Dyrektora DW EFRR podpisany dokument zostaje przekazany do Dyrektora DW EFRR.

1.10 Procedura naboru i oceny fiszek projektowych dla zidentyfikowanych projektów