TOM III – PROCEDURY REALIZOWANE PRZEZ DW EFRR
2. Sprawozdawczość i monitorowanie
1) Sprawozdawczość obejmuje zbieranie informacji dotyczących realizacji poszczególnych programów z uwzględnieniem Priorytetów Inwestycyjnych, Osi Priorytetowych i Celów Tematycznych, funduszy oraz kategorii regionów, w postaci danych liczbowych, w szczególności wskaźników rzeczowych i finansowych (m.in. wskaźników kluczowych określonych w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020) oraz przekazywanie ich odpowiednim instytucjom, w określonym zakresie i trybie dla potrzeb monitorowania realizacji Programu na każdym poziomie jego wdrażania.
2) Prawidłowy przebieg procesu monitorowania Programu, w tym ram wykonania, pozwala m.in.
na bieżąco śledzić postęp finansowy (monitorowanie finansowe) i rzeczowy (monitorowanie rzeczowe) Programu, odpowiednio wcześnie reagować na występujące trudności oraz pozyskiwać dane niezbędne w procesie ewaluacji, przyczyniając się w konsekwencji do zapewnienia odpowiedniej jakości wdrażania Programu.
Monitorowanie postępu finansowego odbywa się równolegle z monitorowaniem postępu rzeczowego i polega na dokonywaniu oceny, czy postępowi finansowemu towarzyszy proporcjonalny postęp rzeczowy, pozwalający na osiągnięcie wartości pośrednich i docelowych w ramach przyznanej alokacji środków.
3) Instytucją odpowiedzialną za prawidłowy przebieg procesu sprawozdawczości w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 jest Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym (IZ RPO).
4) Monitoring na poziomie Programu odbywa się w IZ RPO (Oddział Monitoringu i Ewaluacji w DZ RPO w UMWL – OMiE). Ponadto w proces monitorowania na poziomie beneficjentów/projektów oraz poszczególnych Celów Tematycznych/Priorytetów Inwestycyjnych/Osi Priorytetowych zaangażowane są inne oddziały DZ RPO, DW EFS, oddziały DW EFRR: Oddział Wsparcia Wdrażania, (OWW EFRR), Oddział Wdrażania Projektów (OWP), Oddział Naboru i Oceny Projektów (ONiOP EFRR), Oddział Obsługi Finansowej (OOF EFRR) oraz DKiAW (Oddział Kontroli EFRR, Oddział Kontroli EFS), BOD, IP (LAWP,WUP),
5) Do podstawowego zakresu zadań IZ RPO o charakterze zarządczym i wdrożeniowym w zakresie monitoringu i sprawozdawczości należy monitorowanie przebiegu wdrażania Programu we współpracy z KM RPO, w tym przygotowanie informacji kwartalnych (po każdym kwartale roku kalendarzowego), sprawozdań rocznych (sprawozdań z wdrażania RPO WL w poprzednim roku kalendarzowym sporządzane w latach 2016-2023) oraz sprawozdania końcowego z realizacji RPO WL (sprawozdania z całego okresu wdrażania RPO WL, sporządzanego w roku określonym przez KE) i przekazywanie ich do wiadomości IK UP oraz przedkładanie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji Programu, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez KM RPO.
Strona 67 z 156 6) Sprawozdawczość realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania Programu. Sprawozdawczość odbywa się systematycznie i terminowo przez cały okres wdrażania perspektywy finansowej 2014-2020. Obowiązki sprawozdawcze IZ RPO obejmują systematyczne przygotowywanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych oraz końcowych z realizacji Programu według wzorów określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020 wydanych Ministra Rozwoju i Finansów w miesiącu lutym 2017 r. na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej.
7) Ponadto IZ RPO, uwzględniając Wytyczne MIR w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020, opracowuje wzory formularzy informacji i sprawozdań sporządzanych w ramach RPO WL. Obowiązujące wzory formularzy sprawozdawczych stanowią załączniki do Instrukcji Wykonawczych IZ oraz IP w ramach RPO WL.
8) Podstawowym poziomem wdrażania, na którym opiera się system sprawozdawczości Instytucji Zarządzającej względem Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, jest Priorytet Inwestycyjny, do którego przypisane są przyznane środki finansowe oraz wskaźniki postępu rzeczowego.
9) Podstawowym źródłem informacji są dane gromadzone w SL2014/LSI2014, w szczególności dane pochodzące z:
a) wniosków o dofinansowanie, b) umów lub decyzji o dofinansowaniu, c) wniosków o płatność.
A także informacje zbierane przez IZ (poza systemami teleinformatycznym).
Dane te dotyczą m.in.:
a) naborów,
b) postępu rzeczowego i finansowego, c) kontroli projektów,
d) certyfikacji,
e) płatności okresowych z KE.
Systemy teleinformatyczne wspierają proces przygotowania informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych i końcowych, dotyczących realizacji Programu. Monitorowanie postępu rzeczowego programu operacyjnego jest prowadzone równolegle z analizą postępu finansowego, z uwzględnieniem danych zebranych z poziomu projektów, na podstawie podpisanych umów o dofinansowanie projektu i wniosków o płatność. Monitorowanie postępu rzeczowego może być prowadzone również w oparciu o dane statystyki publicznej, wyniki analiz oraz ewaluacji RPO WL 2014-2020.
10) System sprawozdawczości opiera się na trybie dwutorowym:
a) informacyjnym, polegającym na podaniu w tabelach danych ilościowych,
b) analitycznym, polegającym na komentarzu IZ RPO do prezentowanych danych ilościowych.
11) Podstawą do wypełnienia informacji kwartalnych oraz sprawozdań rocznych i końcowych, w szczególności w częściach poświęconych postępowi realizacji Programu, są dane gromadzone w SL2014/LSI2014. Części te są przygotowywane w oparciu o narzędzie do raportowania z SL2014/LSI2014, w szczególności na podstawie raportów udostępnionych przez IK UP. Dane do informacji kwartalnych oraz sprawozdań rocznych i końcowych są aktualne na ostatni dzień okresu sprawozdawczego.
Strona 68 z 156 W przypadku niedostępności SRHD, uniemożliwiającej wygenerowanie danych w wymaganym zakresie lub terminie, IZ RPO, za zgodą IK UP, może sporządzić informację kwartalną oraz sprawozdanie roczne lub końcowe w oparciu o informacje niepochodzące z SL2014, z podaniem źródła danych.
W przypadku prezentowania określonych wartości finansowych wyrażonych w PLN w odniesieniu do alokacji środków UE, należy wykorzystywać alokację środków UE wyrażoną w PLN i wyliczoną zgodnie z algorytmem opracowanym przez ministra właściwego ds. finansów publicznych i ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego dla pierwszego miesiąca po okresie sprawozdawczym, za jaki prezentowane są dane.
Algorytmu nie stosuje się podczas prezentowania danych dla instrumentów finansowych oraz w ujęciu klasyfikacji kategorii interwencji. W tych przypadkach przeliczeń dokonuje się za pomocą kursu EBC z przedostatniego dnia roboczego okresu, za który prezentowane są dane.
12) Monitorowanie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 prowadzone jest przez IZ RPO oraz Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny (KM RPO). KM RPO, mając na uwadze przepisy art. 49 ust. 1 oraz art. 125 ust. 2a rozporządzenia ogólnego, dokonuje przeglądu wdrażania Programu w oparciu o ilościowe i jakościowe informacje z realizacji operacji, PI, osi priorytetowych i CT w Programie, przekazane przez IZ. Mierzeniu postępu realizacji w ujęciu rzeczowym i finansowym służą wskaźniki rzeczowe i finansowe, które zostały określone w Programie oraz Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020, jak również wskaźniki wybrane do ram wykonania.
13) IZ RPO sporządza informacje kwartalne, sprawozdania roczne i końcowe w pełnym zakresie przedmiotowym, tj. zgodne z zakresem zawartym w Instrukcji 3.3 Sporządzanie i zatwierdzanie informacji kwartalnych oraz sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji Programu w części DZ RPO, opracowanej na podstawie tabeli nr 1 i 2 Wytycznych w zakresie sprawozdawczości wydanych przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
Szczegółowy zakres i częstotliwość przekazywania poszczególnych informacji/sprawozdań zawarty został w Instrukcji 3.1 Sporządzanie informacji kwartalnych oraz sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji działań przeprowadzanych w ramach DW EFRR, DW EFS, DKiAW, LAWP i WUP oraz poszczególnych oddziałów DZ RPO zaangażowanych w proces wdrażania RPO WL w części DZ RPO oraz wskazanych w nich załącznikach.
14) Informacje kwartalne, sprawozdania roczne i sprawozdania końcowe z realizacji Programu przesyłane są do OMiE w trybie i na zasadach określonych w rozdziale 2.3 Sporządzanie i zatwierdzanie informacji oraz sprawozdań z realizacji Programu. OWW EFRR przedkłada informacje kwartalne oraz sprawozdania roczne i końcowe do OMiE w formie elektronicznej i papierowej zgodnie z treścią załącznika 3.1.17 (informacja kwartalna) oraz 3.1.18 (sprawozdanie roczne) w części DZ RPO.
15) Poniżej przedstawione zostały szczegółowe procedury realizowane przez DW EFRR w ramach procesu monitoringu i sprawozdawczości.
Strona 69 z 156
2.1 Sporządzanie informacji kwartalnych i sprawozdań z realizacji działań przeprowadzanych w ramach DW EFRR
1) W celu sporządzenia informacji kwartalnych i sprawozdań z realizacji RPO WL oddziały DW EFRR przygotowują informacje kwartalne i sprawozdania z realizacji działań podejmowanych w ramach swoich zadań zgodnie z czynnościami opisanymi w pkt 2–4.
2) Wyznaczony przez Kierownika pracownik Oddziału Obsługi Finansowej DW EFRR (OOF EFFR) przygotowuje informację kwartalną, sprawozdania roczne oraz sprawozdanie końcowe nt. działań podejmowanych w ramach zadań OOF EFRR według wzoru stanowiącego załącznik 2.1.1 (informacja kwartalna) oraz 2.1.2 (sprawozdanie roczne/końcowe). Przedmiotowe informacje i sprawozdania, po ich akceptacji przez kierownika OOF, przekazywane są do OWW EFRR w formie elektronicznej (w formacie Excel) z załączeniem zeskanowanej wypełnionej tabeli „identyfikacja”.
3) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika pracownik Oddziału Wdrażania Projektów w DW EFRR (OWP EFRR) przygotowuje informację kwartalną, sprawozdania roczne oraz sprawozdanie końcowe nt. działań podejmowanych w ramach zadań OWP EFRR według wzoru stanowiącego załącznik 2.1.3 (informacja kwartalna) oraz 2.1.4 (sprawozdanie roczne/końcowe). Przedmiotowe informacje i sprawozdania, po ich akceptacji przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWP EFRR, przekazywane są do OWW EFRR w formie elektronicznej (w formacie Excel) z załączeniem zeskanowanej wypełnionej tabeli
„identyfikacja”.
4) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika pracownik Oddziału Naboru i Oceny Projektów w DW EFRR (ONiOP EFRR) przygotowuje informację kwartalną, sprawozdania roczne oraz sprawozdanie końcowe nt. działań podejmowanych w ramach zadań ONiOP EFRR według wzoru stanowiącego załącznik 2.1.5 (informacja kwartalna) oraz 2.1.6 (sprawozdanie roczne/końcowe). Przedmiotowe informacje i sprawozdania, po ich akceptacji przez Kierownika/Z-cę Kierownika ONiOP EFRR, przekazywane są do OWW EFRR w formie elektronicznej (w formacie Excel) z załączeniem zeskanowanej wypełnionej tabeli
„identyfikacja”.
5) Informacje i sprawozdania, o których mowa w pkt 2 – 4 przekazywane są do OWW EFRR w następujących terminach:
a) informacje kwartalne:
• za I kwartał – w terminie do 5 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za II kwartał – w terminie do 8 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za III kwartał – w terminie do 5 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za IV kwartał - w terminie do 8 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego.
b) sprawozdania roczne – do 45 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego, roczne składane w 2017 r. (za 2016) i 2019 r. (za 2018) – do 55 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego;
Strona 70 z 156 c) sprawozdanie końcowe – w terminie, który zostanie ustalony przez IK UP
(po określeniu przez KE terminu na przedłożenie przez IZ sprawozdań końcowych z realizacji Programu).
2.2 Weryfikacja i zatwierdzanie informacji kwartalnych i sprawozdań z realizacji działań przeprowadzanych w poszczególnych oddziałach DW EFRR
1) Sprawozdania z działań przeprowadzanych w poszczególnych oddziałach DW EFRR zaangażowanych w proces wdrażania RPO WL przekazywane są do OWW EFRR/ DW EFRR w następujących terminach:
a) informacje kwartalne:
• za I kwartał – w terminie do 5 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za II kwartał – w terminie do 8 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za III kwartał – w terminie do 5 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za IV kwartał - w terminie do 8 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego.
b) sprawozdania roczne – do 45 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego, roczne składane w 2017 r. (za 2016) i 2019 r. (za 2018) – do 55 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego;
c) sprawozdanie końcowe – w terminie, który zostanie ustalony przez IK UP, po określeniu przez KE terminu na przedłożenie przez IZ sprawozdań końcowych z realizacji Programu.
2) Pracownicy OWW EFRR, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, niezwłocznie weryfikują informacje kwartalne, sprawozdania roczne oraz sprawozdania końcowe z realizacji działań przeprowadzonych w ramach poszczególnych oddziałów DW EFRR zaangażowanych w proces wdrażania RPO WL na podstawie list sprawdzających stanowiących odpowiednio załączniki 2.2.1(OOF EFRR), 2.2.2(OWP), 2.2.3(ONiOP), do informacji kwartalnych oraz załączniki 2.2.4(OOF EFRR), 2.2.5(OWP EFRR), 2.2.6 (ONiOP EFRR) do sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego.
3) W przypadku, gdy informacje kwartalne, sprawozdania roczne lub sprawozdanie końcowe z realizacji działań przeprowadzonych w ramach poszczególnych oddziałów DW EFRR zaangażowanych w proces wdrażania RPO WL nie wymagają uzupełnienia bądź korekty, pracownik OWW EFRR wysyła w formie elektronicznej informację zwrotną o tzw. Warunkowej akceptacji ww. informacji/sprawozdań otrzymanych od poszczególnych podmiotów (w przypadku uwag do informacji/sprawozdań z realizacji Programu zgłoszonych przez OMiE, OWW EFRR może wystąpić o dodatkowe informacje/dane).
4) W przypadku, gdy informacje kwartalne, sprawozdania roczne lub sprawozdanie końcowe z realizacji działań przeprowadzonych w ramach poszczególnych oddziałów DW EFRR zaangażowanych w proces wdrażania RPO WL wymagają uzupełnienia bądź korekty, pracownik OWW EFRR sporządzoną listę sprawdzającą, podpisaną przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR lub Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR, niezwłocznie przekazuje do poszczególnych oddziałów DW EFRR w formie elektronicznej. Poszczególne oddziały DW
Strona 71 z 156 EFRR zaangażowane w proces wdrażania RPO WL zobowiązane są do naniesienia poprawek w ciągu 2 dni roboczych od daty otrzymania listy. W przypadku sprawozdań rocznych/sprawozdania końcowego termin ten wynosi 3 dni robocze.
5) Uzupełnione informacja/sprawozdanie poddawana są powtórnej weryfikacji (tylko te elementy, które wskazane zostały do uzupełnienia w sprawdzającej). Jeżeli wprowadzone zmiany zaimplikowały kolejne, a poszczególne oddziały DW EFRR poinformowały o tym OWW EFRR, wówczas one również podlegają weryfikacji.
6) Pracownik OWW EFRR podpisuje listę sprawdzającą pozytywnie zweryfikowanej informacji kwartalnej lub sprawozdania rocznego/końcowego i przekazuje do zatwierdzenia przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR lub Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR.
Kierownik/Dyrektor/Z-ca Dyrektora DW EFRR niezwłocznie zatwierdza pozytywnie zweryfikowane listy sprawdzające do informacji kwartalnych/sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji Programu.
7) Na podstawie pozytywnie zweryfikowanych informacji kwartalnych i sprawozdań z realizacji Programu otrzymywanych z poszczególnych oddziałów DW EFRR, pracownik OWW EFRR sporządza informacje kwartalne oraz sprawozdania z realizacji Programu zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 2.3 Sporządzanie i zatwierdzanie informacji kwartalnych oraz sprawozdań z realizacji Programu.
2.3 Sporządzanie i zatwierdzanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji Programu
1) Na podstawie informacji kwartalnych oraz sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji Programu otrzymanych od poszczególnych oddziałów DW EFRR, pracownik OWW EFRR sporządza informacje kwartalne oraz sprawozdania roczne i końcowe.
2) Informacje i sprawozdania sporządzane są według wzorów i instrukcji wypełniania stanowiących następujące załączniki do niniejszej instrukcji:
a) dla informacji kwartalnych – załącznik 3.1.17 w części DZ RPO,
b) dla sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego – załącznik 3.1.18 w części DZ RPO.
3) Projekt informacji kwartalnej, sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji Programu podlega weryfikacji i akceptacji przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR i Dyrektora DW EFRR /Z-cę Dyrektora DW EFRR.
4) Zatwierdzone informacje kwartalne oraz sprawozdania roczne i sprawozdanie końcowe z realizacji Programu przekazywane są do OMiE w następujących terminach:
a) informacje kwartalne:
• za I kwartał – w terminie do 10 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za II kwartał – w terminie do 15 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za III kwartał – w terminie do 10 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
• za IV kwartał - w terminie do 15 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego.
b) sprawozdanie roczne:
• roczne – do 80 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego,
Strona 72 z 156
• roczne – składane w 2017 r. (za 2016) i 2019 r. (za 2018) – do 88 dni kalendarzowych
po upływie okresu sprawozdawczego.
c) sprawozdanie końcowe - w terminie, który zostanie ustalony przez OMiE (termin ten uzależniony jest od ustaleń IK UP, po określeniu przez KE terminu na przedłożenie przez IZ sprawozdań końcowych z realizacji Programu).
5) W celu przekazania informacji kwartalnych/sprawozdań do OMiE pracownik OWW EFRR przygotowuje projekt pisma przewodniego przekazującego sprawozdanie do DZ RPO.
Pismo podlega akceptacji zgodnie ze standardową procedurą. Po zatwierdzeniu ww. pisma, pracownik OWW EFRR wysyła uprzednio zatwierdzone sprawozdanie, wraz z pismem przewodnim w formie elektronicznej oraz papierowej do OMiE zgodnie z terminami określonymi pkt 4 niniejszej instrukcji.
6) Zakres sprawozdań rocznych przekazywanych do DZ RPO może zostać dodatkowo doprecyzowany przez OMiE po otrzymaniu instrukcji do sprawozdania rocznego od IK UP.
7) W przypadku, gdy informacje kwartalne, sprawozdania roczne lub sprawozdanie końcowe z realizacji działań przeprowadzonych w ramach DW EFRR nie wymagają uzupełnienia bądź korekty, pracownik OMiE wysyła w formie elektronicznej informację zwrotną o tzw. Warunkowej akceptacji ww. informacji/sprawozdań. (W przypadku uwag do informacji/sprawozdań z realizacji Programu zgłoszonych przez IK UP/KM RPO/KE OMiE może wystąpić o dodatkowe informacje/dane).
8) W przypadku, gdy informacja kwartalna lub sprawozdanie roczne/końcowe z realizacji działań przeprowadzonych w ramach DW EFRR wymaga uzupełnienia bądź korekty, pracownik OMiE sporządza listę sprawdzającą, podpisaną przez Kierownika OMiE lub Dyrektora/Z-cę Dyrektora DZ RPO. Lista przekazywana jest niezwłocznie OWW EFRR w formie elektronicznej.
W przypadku informacji kwartalnych OWW EFRR zobowiązany jest do naniesienia poprawek w ciągu 3 dni roboczych od daty otrzymania listy. W przypadku sprawozdań rocznych/sprawozdania końcowego termin ten wynosi 5 dni roboczych.
9) Uzupełnione informacja kwartalna/sprawozdanie roczne i końcowe poddawane są powtórnej weryfikacji (tylko te elementy, które wskazane zostały do uzupełnienia w liście sprawdzającej).
Jeżeli wprowadzone zmiany zaimplikowały kolejne, a poszczególne oddziały DW EFRR poinformowały o tym OWW EFRR, wówczas one również podlegają weryfikacji.