Sporządzanie i przekazywanie do DZ RPO dokumentu pn. Deklaracja wydatków od IZ do IZ/IC

DW EFRR do DZ RPO co do zasady w trybie miesięcznym w terminie 12 dni roboczych po zakończeniu okresu, którego dotyczy Deklaracja IZ. Po uzgodnieniu z DZ RPO oraz IC, DW EFRR może przygotowywać Deklarację IZ z inną częstotliwością, ale nie rzadziej niż raz na kwartał. W przypadku braku poświadczonych wydatków w danym okresie, do DZ RPO przekazywane jest odpowiednie oświadczenie. Oświadczenie to przekazywane jest w terminie przewidzianym na przedłożenie Deklaracji IZ.

2) Dokument sporządzany jest w PLN.

3) Deklaracje wydatków sporządzane są przy wykorzystaniu SL2014, w którym gromadzone są dane dotyczące operacji finansowych w programie. W procesie sporządzania Deklaracji IZ pozyskiwane będą m.in. następujące dane:

a) kumulatywne wydatki w podziale na osie priorytetowe dot. płatności okresowych, b) poświadczone wydatki kwalifikowane, poniesione przez beneficjentów

a poświadczone przez DW EFRR w okresie, za który składane jest poświadczenie i deklaracja wydatków,

c) informacje na temat kwot odzyskanych,

Strona 108 z 156 d) informacje na temat kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla

projektu,

e) informacje o wnioskach o płatność w ramach projektów, w stosunku do których została rozpoczęta procedura rozwiązywania umowy o dofinansowanie.

4) Wnioski o płatność, zatwierdzone (w systemie SL 2014-2020) oraz przekazane do certyfikacji przez OWP EFRR przed upływem okresu objętego deklaracją mogą być weryfikowane przez pracowników OOF EFRR w trybie roboczym. Zakres weryfikacji jest zbieżny ze standardowym zakresem weryfikacji wskazanym w liście sprawdzającej (Wzór stanowiący załącznik nr 5.1.1).

Uwagi/wątpliwości powstałe w wyniku powyższej weryfikacji przekazywane są na bieżąco droga mailową do Kierowników komórek merytorycznych wg właściwości (lub pracownika przez Kierownika wskazanego) celem wyjaśnienia/poprawienia. Wyjaśnienia/poprawienia powstałe w trybie roboczym, o którym mowa powyżej nie są ponownie ujmowane w mailu po standardowej procedurze weryfikacji Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR oraz korekty Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR, jednakowoż są odnotowywane w liście sprawdzającej (Wzór stanowiący załącznik nr 5.1.1) z adnotacją „poprawione/wyjaśnione w trybie roboczym”.

5) Deklaracje wydatków dla Osi Priorytetowych/działań wdrażanych przez DW EFRR, sporządzane są przez OOF EFRR, przy udziale OWP EFRR, który sporządza tabele finansowe dot. Wydatków oraz kwot odzyskanych i wycofanych w danym okresie dla projektów w ramach Osi Priorytetowych/ działań wdrażanych przez DW EFRR. Sporządzane przez OWP EFRR tabele nazwano umownie „Listą wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR”.

Sporządzenie Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC (Deklaracji IZ) w ramach Osi Priorytetowych/działań wdrażanych przez DW EFRR

6) Na podstawie zweryfikowanych, poświadczonych przez OWP EFRR wniosków beneficjentów o płatność w danym okresie oraz w oparciu o dane z systemu informatycznego wyznaczony pracownik OWP EFRR przygotowuje listę wniosków beneficjentów o płatność dla Osi Priorytetowych/działań wdrażanych przez DW EFRR zwaną dalej Listą wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR, które powinny być ujęte przez OOF EFRR w Deklaracji IZ. (Wzór listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR stanowi załącznik nr 5.1.2).

7) Na Liście wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR mogą być ujmowane także wnioski obejmujące kwoty, które nie zostały jeszcze wypłacone na rzecz beneficjentów, jeśli wystawione zostało zlecenie płatności i dokonanie zapłaty nastąpi przed przekazaniem deklaracji od IZ do IC. OWP EFRR w mailu przekazującym Listę specyfikuje niezapłacone wnioski z pomocą publiczną.

8) Przygotowana Lista wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR podlega weryfikacji przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWP EFRR. W przypadku wykrycia błędów pracownik OWP EFRR nanosi niezwłocznie poprawki i przekazuje poprawioną Listę wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR do ponownej weryfikacji/akceptacji Kierownikowi/Z-cy Kierownika OWP EFRR.

9) Zaakceptowaną przez Kierownika/Z-cy Kierownika OWP EFRR Listę wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR pracownik OWP EFRR przekazuje w wersji elektronicznej do OOF EFRR w terminie 6 dni roboczych po zakończeniu okresu, którego dotyczy Deklaracja IZ.

Strona 109 z 156 Weryfikacja Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR.

10) Wyznaczeni przez Kierownika pracownicy OOF EFRR, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, dokonują niezwłocznie weryfikacji. Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR zgodnie z listą sprawdzającą (Wzór stanowiący załącznik nr 5.1.1).

11) Pracownik OOF EFRR weryfikuje:

− zatwierdzone w systemie informatycznym wnioski beneficjentów o płatność,

− dane zawarte w Rejestrze obciążeń (pozycje dotyczące kwot odzyskanych i wycofanych w danym okresie rozliczeniowym),

− korekty zatwierdzonych wniosków o płatność i wprowadzonych do SL2014 (o ile występują),

− dokonanie zapłaty na rzecz beneficjentów (na podstawie informacji z OWP EFRR nt. niezapłaconych wniosków o płatność z pomocą publiczną);

− karty kontroli z istotnymi zastrzeżeniami dotyczącymi wniosków o płatność planowanych do włączenia do Deklaracji, w zakresie finansowym.

W przypadku wniosków o płatność, w których występuje pomoc publiczna a które nie zostały zapłacone przed sporządzeniem Deklaracji IZ, pracownik OOF EFRR specyfikuje te wnioski w liście sprawdzającej oraz mailu przekazującym deklarację. Sprawdzenie dokonania zapłaty powyższych wniosków jest kluczowe na etapie przekazania deklaracji od IZ do IC.

Korekta Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR

12) W przypadku, gdy podczas weryfikacji Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR zostaną stwierdzone błędy/wątpliwości, właściwy merytorycznie pracownik OOF EFRR sporządza niezwłocznie e-mail do OWP EFRR z prośbą o poprawienie dokumentu, wyłączenie nieprawidłowego wydatku z deklaracji lub przekazanie wyjaśnień. Wyłączenia może także dokonać pracownik OOF EFRR informując jednocześnie OWP EFRR. Analogicznie w przypadku wątpliwości dot. kart kontroli, OOF EFRR sporządza e – mail do OK EFRR w z prośbą o wyjaśnienie powstałych podczas weryfikacji wątpliwości bądź poprawę kart kontroli.

13) OWP EFRR/OK EFRR dokonuje korekty lub przedstawiają wyjaśnienia niezwłocznie od dnia otrzymania ww. informacji, jednak nie później niż w terminie 5 dni roboczych.

14) Po otrzymaniu wyjaśnień właściwy merytorycznie pracownik OOF EFRR, dokonuje ponownego sprawdzenia dokumentów.

15) Jeżeli korekta/wyjaśnienia wpłyną później, niż w terminie umożliwiającym uwzględnienie ich w przygotowywanej Deklaracji od IZ do IZ/IC. Wydatki, o których wyjaśnienie prosił OOF EFRR są wyłączane z bieżącej Deklaracji IZ. Powyższe wydatki podlegają włączeniu do kolejnej Deklaracji IZ.

16) Dopuszcza się również możliwość dokonania korekty Listy wniosków OWP EFRR do OOF EFRR w przypadku błędów/ braków formalnych przez OOF EFRR. W takim przypadku, są niezwłocznie informowane przez OOF EFRR o dokonaniu korekty w dokumencie.

Postępowanie w przypadku, OWP EFRR sam stwierdzi błąd w przekazanej do OOF EFRR Liście wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR

17) W przypadku, gdy OWP EFRR sam stwierdzi błąd w przekazanej do OOF EFRR Liście wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR niezwłocznie informuje o tym fakcie OOF EFRR przesyłając informacje w formie elektronicznej.

18) Uzyskana przez OOF EFRR informacja stanowi podstawę wstrzymania procedury weryfikacji Listy wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR. OWP EFRR przekazuje do OOF EFRR poprawioną Listę wniosków od OWP EFRR do OOF EFRR niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie

Strona 110 z 156 pozwalającym na terminowe przekazanie dokumentu przez OOF EFRR. Poprawiony dokument podlega weryfikacji w OOF EFRR zgodnie z zapisami zawartymi w części pn. Weryfikacja Listy wniosków od OWP EFRR niniejszej procedury.

19) Jeżeli korekta/wyjaśnienia wpłyną później niż w terminie umożliwiającym uwzględnienie ich w przygotowywanej Deklaracji od IZ do IZ/IC, wydatki, o których wyjaśnienie prosił w piśmie OOF EFRR są wyłączane z bieżącej Deklaracji IZ. Powyższe wydatki mogą być ujęte w kolejnej Deklaracji IZ.

Sporządzenie Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC do DZ RPO

20) Na podstawie pozytywnie zweryfikowanych dokumentów przekazanych przez OWP EFRR wyznaczony pracownik OOF EFRR niezwłocznie agreguje dane i przygotowuje Deklarację wydatków od IZ do IZ/IC zwanej dalej Deklaracją IZ wraz z listą sprawdzającą. Pismo przewodnie wraz z projektem Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC oraz listą sprawdzającą parafowane są przez pracownika OOF EFRR oraz przekazywane do Kierownika OOF EFRR, który niezwłocznie akceptuje dokumenty. Następnie dokumenty podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora DW EFRR lub Zastępcę Dyrektora DW EFRR.

21) Deklaracja IZ przygotowywana jest w systemie elektronicznym.

22) Deklaracja IZ jest sprawdzana przez Kierownika OOF EFRR. Następnie wyznaczony pracownik OOF EFRR przekazuje do DZ RPO w terminie 12 dni roboczych po zakończeniu okresu, którego dotyczy Deklaracja IZ, informację, iż w systemie została przygotowana wersja robocza Deklaracji IZ. Wraz z tą informacją przekazywana jest wersja papierowa przygotowanej wersji roboczej Deklaracji IZ. Dodatkowo w piśmie przekazującym roboczą wersję Deklaracji przekazywana jest lista wniosków o płatność w ramach, których beneficjent rozlicza zaliczki dla wykonawców wraz z informacją o przewidywanym terminie realizacji przedmiotu objętego zaliczkami.

Korekta Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC

23) W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji przez DZ RPO/IC przekazanej przez DW EFRR do DZ RPO Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC zwanej dalej Deklaracją IZ zostaną wykryte błędy lub pojawią się wątpliwości co do prawidłowości poniesienia konkretnego wydatku zawartego w powyższym dokumencie DZ RPO może wyłączyć konkretne wydatki.DZ RPO/IC informuje o tym każdorazowo DW EFRR.

24) W przypadku pojawienia się wątpliwości w stosunku do wniosków o płatność ujętych w Deklaracji IZ, DZ RPO może zwrócić się z prośbą o ich wyjaśnienie do DW EFRR.

25) W obydwu przypadkach tj. pkt 21-22 niniejszej instrukcji, pracownik OOF EFRR odpowiedzialny za przygotowanie Deklaracji IZ, identyfikuje błąd lub stwierdzone wątpliwości.

26) Pracownik OOF EFRR odpowiedzialny jest za dokonanie korekty/przygotowanie wyjaśnień.

W przypadku, gdy błędy/wątpliwości wykraczają poza zakres danych będących w bezpośrednim posiadaniu OOF EFRR, pracownik OOF EFRR przekazuje kopię pisma od DZ RPO/IC do, OWP EFRR z prośbą o dokonanie korekty/złożenie wyjaśnień.

27) Informacja dotycząca wymaganej korekty/wyjaśnień przekazywana jest do OWP EFRR w wersji elektronicznej w terminie 2 dni roboczych od dnia wpływu pisma od DZ RPO do DW EFRR.

28) Wyznaczony pracownik w OWP EFRR dokonuje stosownych korekt/przygotowuje wyjaśnienia i przekazuje je do OOF EFRR w terminie 5 dni roboczych.

Strona 111 z 156 29) Wyznaczony pracownik OOF EFRR, weryfikuje skorygowane dokumenty/złożone wyjaśnienia, a następnie zgodnie z procedurą opisaną w niniejszej Instrukcji przekazuje do DZ RPO skorygowaną Deklarację IZ.

30) W uzasadnionych przypadkach, DW EFRR może uzyskać zgodę na wydłużenie terminu do przygotowania korekty/wyjaśnienia.

31) W przypadku wyłączenia z Deklaracji IZ wydatku budzącego wątpliwości DZ RPO, wydatek ten będzie mógł być ujęty w kolejnej Deklaracji IZ, jeśli na podstawie wyjaśnień przedstawionych przez DW EFRR, DZ RPO wycofa pisemnie zastrzeżenia w odniesieniu do tego wydatku.

5.2 Sporządzanie i przekazywanie do IC wykazu wydatków od IZ do IC, które należy usunąć