Realizacja zadań w ramach Pomocy Technicznej

8.1 Sporządzanie Zapotrzebowania na środki z Pomocy Technicznej

1) DW EFRR/DKiAW przekazuje do DZ RPO Zapotrzebowanie na środki z PT RPO WL sporządzone zgodnie z wzorem (załącznik 6.2.1 Tomu II IW IZ, rozdział 6 Realizacja zadań w ramach Pomocy Technicznej) w terminie do 20 sierpnia roku poprzedzającego rok, na który przygotowywane jest „Zapotrzebowanie […]”.

2) W oparciu o ww. termin, Kierownik/Z-ca Kierownika OWW EFRR/wyznaczony pracownik OWW EFRR/wyznaczony pracownik OK EFRR określa termin, w którym poszczególne oddziały DW EFRR oraz OK EFRR prześlą pocztą elektroniczną na adres Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/wyznaczonego pracownika OWW EFRR/wyznaczonego pracownika OK EFRR Zapotrzebowania na środki z PT RPO WL sporządzone zgodnie z wzorem (załącznik 6.2.1 Tomu II IW IZ, rozdział 6 Realizacja zadań w ramach Pomocy Technicznej) dla poszczególnych oddziałów DW EFRR/DKiAW.

Strona 127 z 156 3) Wyznaczony pracownik OWW EFRR/wyznaczony pracownik OK EFRR, po otrzymaniu informacji od OK EFRR oraz poszczególnych Oddziałów DW EFRR w zakresie określonych kategorii wydatków wraz z ich szacunkiem, sporządzają Zapotrzebowania na środki z PT RPO WL (zgodnie z załącznikiem 6.2.1 Tomu II IW IZ, rozdział 6 Realizacja zadań w ramach Pomocy Technicznej).

4) Weryfikacja poprawności sporządzenia Zapotrzebowania na środki z PT RPO WL i jego akceptacja odbywa się zgodnie ze standardową procedurą akceptacji pism/dokumentów opisaną w Tomie I IW IZ, w rozdziale IV Standardowe procedury obowiązujące we wszystkich instrukcjach szczegółowych niniejszego dokumentu pkt 2.

5) Dyrektor/Z-ca Dyrektora DW EFRR/Dyrektor/Z-ca Dyrektora DKiAW podpisuje Zapotrzebowanie na środki z PT RPO WL dla DW EFRR/DKiAW.

6) Pracownik OWW EFRR/pracownik OK EFRR przygotowujący Zapotrzebowanie […] dla DW EFRR/DKiAW przekazuje w terminie do 20 sierpnia roku poprzedzającego rok, na który przygotowywany jest dokument, podpisane przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR/Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW Zapotrzebowanie […] dla DW EFRR/DKiAW do DZ RPO.

8.2 Aktualizacja Zapotrzebowania na środki z PT RPO WL dla DW EFRR/DKiAW

1) W sytuacji pojawienia się potrzeby zmiany Zapotrzebowania na środki z PT RPO WL, OK EFRR oraz poszczególne oddziały DW EFRR, w których taka potrzeba zaistnieje przesyłają do OWW EFRR/wyznaczonego pracownika OK EFRR wniosek o zmianę tego dokumentu. W mailu wnioskującym o zmianę Zapotrzebowania […] zostaje opisana i uzasadniona potrzeba dokonania odpowiednich zmian, a w załączeniu przekazany zostaje projekt zaktualizowanego Zapotrzebowania […].

2) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR pracownik oddziału niezwłocznie dokonuje oceny poprawności zgłoszonych przez oddziały DW EFRR/OK EFRR zmian oraz sporządza pismo do DZ RPO wnioskujące o zmianę tego dokumentu wraz z projektem zaktualizowanego Zapotrzebowania […].

3) Kierownik/Z-ca Kierownika OWW EFRR parafuje, a Dyrektor/Z-ca Dyrektora DW EFRR akceptują pismo wraz z załącznikiem.

4) Pracownik OWW EFRR/pracownik OK EFRR składa pismo o zmianę Zapotrzebowania […]

do sekretariatu DZ RPO oraz przesyła mailem na adres drpo@lubelskie.pl.

5) Po akceptacji przez Dyrektora /Z-cę Dyrektora DZ RPO zaktualizowanego Zapotrzebowania […], do DW EFRR/DKiAW przesyłana jest niezwłocznie informacja o jego zatwierdzeniu, a w przypadku zmian dokonanych przez DZ RPO w tym dokumencie na adres defrr@lubelskie.pl/kontrola@lubelskie.pl przekazywane jest zmienione Zapotrzebowanie […].

W sytuacji, gdy zmiana Zapotrzebowania […] implikuje zmianę RPD PT IZ, zmienione Zapotrzebowanie […] jest przekazywane do DW EFRR/DKiAW po zatwierdzeniu aktualizacji RPD PT IZ przez ZWL.

8.3 Współpraca DW EFRR/DKiAW z DZ RPO w zakresie rozliczeń finansowych i wydatków ponoszonych w ramach PT RPO WL

1) DW EFRR/DKiAW realizuje wydatki w ramach Pomocy Technicznej RPO WL na lata 2014-2020 w oparciu o Zapotrzebowania na środki z PT RPO WL zgłoszone i zaakceptowane przez DZ RPO.

Strona 128 z 156 2) Pracownicy DW EFRR/DKiAW dostarczają do OWW EFRR/wyznaczonego pracownika OK EFRR opisane dowody księgowe/rachunki/polecenia wyjazdu służbowego lub inne dokumenty finansowe dokumentujące wydatki poniesione w ramach Pomocy Technicznej RPO.

Ww. dokumenty muszą być opisane wg wzoru (załącznik 6.12.1 IW IZ, Tom II, rozdział 6.12) oraz przekazane do akceptacji i podpisu wyznaczonemu pracownikowi OWW EFRR/wyznaczonemu pracownikowi OK EFRR oraz do podpisu Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora DW EFRR/Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora DKiAW, który w ten sposób zatwierdza kontrolę merytoryczną danego dokumentu finansowego.

3) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR pracownik oddziału/wyznaczony pracownik OK EFRR prowadzi rejestr ww. dokumentów skanuje dokument i niezwłocznie przekazuje oryginał do DF, a skan do OPT RPO.

4) Pracownicy DW EFRR/DKiAW dostarczają do OWW EFRR/wyznaczonemu pracownikowi OK EFRR kopię podpisanej i zarejestrowanej umowy, która jest finansowana w ramach Pomocy Technicznej RPO WL 2014 – 2020 (a po jej zrealizowaniu również kopię protokołu odbioru).

Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR pracownik przekazuje niezwłocznie skan wraz z załącznikami (a po zrealizowaniu umowy również skan protokołów odbioru) do OPT RPO raz prowadzi rejestr umów.

5) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR pracownik przekazuje za pismem comiesięczną listę pracowników, których wynagrodzenia finansowane są ze środków Pomocy Technicznej RPO WL do 18 dnia każdego miesiąca do OPT RPO. W przypadku częściowego finansowania wynagrodzenia pracownika ze środków PT RPO WL 2014 – 2020, należy przy nazwisku takiego pracownika wskazać, w jakim procencie jego wynagrodzenie jest finansowane z tych środków.

6) W miarę obejmowania finansowaniem ze środków PT RPO WL 2014 – 2020 wynagrodzeń kolejnych pracowników, do OPT RPO należy przekazywać skany zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników finansowanych z tych środków. W tym celu kierownicy poszczególnych Oddziałów DW EFRR oraz OK EFRR, u których zwiększyło się zatrudnienie przekazują do wyznaczonego przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR pracownika egzemplarz zakresu obowiązków nowozatrudnionego pracownika.

Skany zaktualizowanych zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników finansowanych z PT RPO WL należy również przekazywać do OPT RPO.

7) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR pracownik przekazuje, zaakceptowane przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR/Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW, comiesięczne Zestawienie wydatków poniesionych w ramach Pomocy Technicznej RPO (zgodnie z załącznikiem 6. 12.2 IW IZ, Tom II, rozdział 6) w formie elektronicznej do 3 dnia każdego miesiąca do OPT RPO.

8) Wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/Kierownika/Z-cę Kierownika pracownik przekazuje zaakceptowany przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DW EFRR/Dyrektora/

Z-cę Dyrektora DKiAW, comiesięczny Harmonogram wydatkowania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 (zgodnie z załącznikiem 6.12.3) w formie elektronicznej do 2 dnia każdego miesiąca do OPT RPO.

Strona 129 z 156

8.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników DW EFRR, DKiAW

1) Podczas kierowania pracowników DW EFRR/DKiAW na szkolenia, kursy językowe lub studia podyplomowe obowiązują następujące dokumenty:

a) Regulamin podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, przyjęty Zarządzeniem Marszałka Województwa Lubelskiego nr 44/2011 z dnia 31 marca 2011 roku z późn. zm.,

b) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020.

2) Kierownicy poszczególnych oddziałów DW EFRR składają pocztą elektroniczną do OWW EFRR zapotrzebowanie na podnoszenie kwalifikacji zawodowych swoich pracowników w terminie wyznaczonym przez OWW EFRR. W zakresie DKiAW powyższe przygotowuje wyznaczony pracownik DKiAW.

3) Na podstawie złożonego zapotrzebowania pracownik OWW EFRR opracowuje Roczny Plan Szkoleń dla pracowników DW EFRR. Plan szkoleń obejmuje również studia podyplomowe i kursy językowe. Po weryfikacji przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR i Z-cę Dyrektora DW EFRR oraz akceptacji Dyrektora DW EFRR Roczny Plan Szkoleń przekazywany jest do Departamentu Organizacyjno-Prawnego. Wyznaczony pracownik DKiAW w zakresie Planu DKiAW koordynuje proces podnoszenia kwalifikacji pracowników DKiAW.

4) Plan akceptowany jest zgodnie ze standardową ścieżką akceptacji pism.

5) Kierownicy nadzorują proces kierowania pracowników na szkolenia biorąc pod uwagę Roczny plan szkoleń przekazany do DOP, Roczny Plan Szkoleń w zakresie Pomocy Technicznej oraz dostępność środków na szkolenia.

6) Pracownik, który ma zamiar uczestniczyć w szkoleniu/kursie itp. wypełnia „Wniosek o wyrażenie zgody na udział w szkoleniu” (załącznik nr 8.4.1) i przedkłada do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu (kierownikowi).

7) Kierownik weryfikuje Wniosek pod względem poprawności i przekazuje go celem akceptacji do Kierownika/Z-cy Kierownika OWW EFRR w celu potwierdzenia możliwości sfinansowania szkolenia ze środków PT RPO WL, następnie wniosek przekazany jest do Z-cy Dyrektora DW EFRR oraz Dyrektora DW EFRR/Z-cy Dyrektora DKiAW Dyrektora DKiAW. Wniosek w systemie EZD przekazuje do parafowania Kierownikowi/Z-cy Kierownika OWW EFRR/wyznaczonemu pracownikowi OK EFRR oraz do akceptacji Dyrektora DOP, który podejmuje ostateczną decyzję o skierowaniu pracownika na szkolenie.

8) Po akceptacji Dyrektora DW EFRR pracownik, który wypełnia „Wniosek o wyrażenie zgody na udział w szkoleniu” zobowiązany jest dostarczyć kopię wniosku do pracownika/kierownika OWW EFRR.

9) Po wyrażeniu zgody przez Dyrektora DOP, pracownik, który ma zamiar uczestniczyć w szkoleniu/kursie dokonuje wszelkich formalności związanych ze zgłoszeniem się na szkolenie.

10) Po odbytym szkoleniu pracownik opisuje dowód księgowy/rachunek (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik 6.12.1 IW IZ, Tom II, rozdział 6) za odbyte szkolenie i przekazuje do podpisu wyznaczonemu przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR pracownikowi/Kierownikowi/Z-cy Kierownika OWW EFRR/wyznaczonemu przez Kierownika/Z-cę Kierownika pracownikowi OK EFRR oraz Z-cy Dyrektora DW EFRR/Dyrektora DW EFRR/Z-cy Dyrektora DKiAW/Dyrektora DKiAW.

Strona 130 z 156 11) Podpisany dowód księgowy/rachunek należy dostarczyć do OWW EFRR/wyznaczonemu pracownikowi OK EFRR gdzie wyznaczony przez Kierownika/Z-cę Kierownika OWW EFRR/

Kierownika/Z-cę kierownika OK EFRR pracownik prowadzi rejestr ww. dokumentów oraz kopiuje lub skanuje dokument i niezwłocznie przekazuje oryginał do DF, a skan/kopię do OPT RPO.

12) Każdy pracownik DW EFRR/DKiAW po odbytym szkoleniu wypełnia i przekazuje do DOP Kartę oceny szkolenia oraz dostarcza do DOP kopię zaświadczenia ze szkolenia.