Prowadzenie kontroli projektów

1) DW EFRR w ramach swoich obowiązków związanych z wdrażaniem RPO WL przeprowadza weryfikacje wniosków o płatność, kontrole krzyżowe w ramach wdrażanych przez nią OWP RPO WL 2014-2020. Natomiast, zgodnie z kompetencjami w ramach wdrażania RPO WL kontrole na miejscu realizacji /w siedzibie beneficjenta/w siedzibie IZ RPO przeprowadza OK EFRR w DKiAW.

2) Weryfikacja wniosków o płatność i kontrola projektów polega w szczególności na:

a) weryfikacji wszystkich wniosków o płatność, w tym wniosków o płatność zaliczkową składanych przez beneficjentów,

b) DKiAW przeprowadza kontrole projektów na miejscu/w siedzibie DKiAW przeprowadzanena próbie projektów zgodnie z metodyką doboru próby zawartą w RPK (w przypadku projektów szkoleniowych/doradczych IZ RPO obligatoryjnie przeprowadzi kontrole na miejscu w trakcie realizacji rzeczowej ww. projektów).

3) Kontrola projektów polega w szczególności na sprawdzeniu czy:

a) dołączone w SL2014 skany dokumentów potwierdzające poniesione wydatki załączone do wniosku o płatność są zgodne z oryginałami,

b) dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z umową o dofinansowanie,

c) zadeklarowane przez beneficjentów wydatki zostały faktycznie poniesione oraz zapłacone,

d) wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami krajowymi i unijnymi, w tym dotyczącymi w szczególności konkurencji, ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego, zakazu podwójnego finansowania wydatków (w formie kontroli krzyżowej) oraz Prawa zamówień publicznych,

e) przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji,

f) zaliczki otrzymane przez beneficjenta zostały zaksięgowane i rozliczone w sposób prawidłowy.

Szczegółowe zakresy i cele kontroli w zależności od rodzaju zostały wskazane w załączniku nr 3.2.4 Program kontroli projektu

4) Kontrola projektów prowadzona jest przez DKiAW w oparciu o RPK, opracowany zgodnie z rozdziałem 1.17 Tomu I Instrukcji Wykonawczej. RPK zawiera m.in. informację na temat metodyki doboru próby wraz z analizą ryzyka oraz minimalnej liczby projektów podlegających kontroli w danym roku obrachunkowym.

5) Przyjęta metodyka doboru próby do kontroli projektów na miejscu/w siedzibie DKiAW zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom ryzyka charakterystyczny dla

Strona 82 z 156 różnych typów beneficjentów i projektów. Obszary ryzyka i metodyka doboru próby stanowią element RPK. Metodyka doboru próby jest akceptowana w każdym roku przez IK UP.

6) Kontrole projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie beneficjenta mogą być prowadzone na próbie projektów, z zachowaniem zasady proporcjonalności, o której mowa w art. 125 ust. 5 Rozporządzenia ogólnego nr 1303/2013.

7) IZ RPO przechowuje w formie pisemnej RPK zawierający metodykę doboru próby i uwzgledniający analizę ryzyka oraz zestawienie projektów wylosowanych do kontroli.

8) Kontrola projektów w miejscu realizacji projektu/w siedzibie DKiAW jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z umową o dofinansowanie.

9) IZ RPO zakłada przeprowadzenie następujących rodzajów kontroli:

a) kontrola w miejscu realizacji projektu/w siedzibie DKiAW przeprowadzana na próbie projektów ujętej w RPK;

b) weryfikacja wydatków – weryfikacja wszystkich wniosków o płatność składanych przez beneficjentów;

c) kontrola na dokumentach przesłanych przez beneficjenta – w siedzibie IZ RPO;

d) kontrola doraźna w przypadku zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta, przesłanek świadczących o podejrzeniu wystąpienia innych poważnych nieprawidłowości. Przedmiotem kontroli w trybie doraźnym jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji ze stanem faktycznym. Celem kontroli doraźnej jest przede wszystkim zweryfikowanie informacji o nieprawidłowościach w realizacji projektu oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w kwestii zaistniałej nieprawidłowości. Kontrola doraźna może być przeprowadzana w formie:

➢ kontroli w miejscu realizacji projektu – w siedzibie beneficjenta,

➢ kontroli na dokumentach przesłanych przez beneficjenta – w siedzibie IZ RPO;

e) kontrola sprawdzająca przeprowadzana w celu weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych;

f) kontrola krzyżowa (programu, międzyokresowa) mająca na celu wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków;

g) kontrola uprzednia, prowadzona przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektu do dofinansowania oraz projektów wyłonionych do dofinansowania.

Beneficjent/wnioskodawca jest obowiązany poddać się kontroli na podstawie art. 23 ust. 1 i 1a ustawy wdrożeniowej.

OWP EFRR przeprowadza kontrolę na zakończenie realizacji projektu polegającą na sprawdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji (w tym dokumentacji w wersji elektronicznej) dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach beneficjenta o płatność, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. Fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może objąć sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu, przeprowadzana przez ZK powołany w ramach DKiAW.

10) Realizacja kontroli projektów składa się z następujących podstawowych etapów:

a) zaplanowania czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie, powołanie zespołu kontrolującego, sporządzenie upoważnień do kontroli);

Strona 83 z 156 b) przekazania zawiadomienia o kontroli jednostce kontrolowanej;

c) przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym ustalenia stanu faktycznego w określonym zakresie;

d) sporządzenia informacji pokontrolnej i przedstawienia jej do podpisu jednostce kontrolowanej;

e) sformułowania ewentualnych zaleceń pokontrolnych w stosunku do jednostki kontrolowanej;

f) przekazania ustaleń z przeprowadzonej kontroli do OWP EFRR, a w przypadku kontroli doraźnej również do oddziału/departamentu na wniosek, którego wszczęto kontrolę doraźną.

11) Realizacja planowanej kontroli projektów bądź kontroli doraźnej rozpoczyna się od powołania ZK w ramach OK EFRR przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW, na wniosek Kierownika/Z-cy Kierownika OK EFRR, na co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną kontrolą. Każdy ZK ma swojego Kierownika zespołu kontrolującego, który jest odpowiedzialny za terminowe przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie kontroli. Kierownika ZK wyznacza Kierownik/Z-ca Kierownika OK EFRR spośród pracowników OK EFRR. (Wzór dokumentu powołującego ZK stanowi załącznik nr 3.2.1).

12) ZK powoływany jest każdorazowo przed kontrolą, w zależności od charakteru i celów kontroli oraz możliwości oddelegowania poszczególnych pracowników.

13) W skład ZK powoływani są minimum 2 pracownicy OK EFRR. W zależności od zakresu kontroli w skład ZK mogą wchodzić pracownicy innych komórek UMWL.

14) Członkowie ZK wybierani są w sposób zapewniający uniknięcie konfliktu interesów.

Członkowie ZK razem z Kierownikiem ZK potwierdzają brak konfliktu interesów poprzez podpisanie “Deklaracji bezstronności i poufności” (załącznik nr 3.2.2, załącznik nr 3.2.2 a, załącznik nr 3.2.2 b) przed przystąpieniem do czynności kontrolnych.

15) W związku z wystąpieniem jednej z poniższych okoliczności (określonych w pkt 15 niniejszej instrukcji) członek ZK/ Kierownik ZK może podlegać wykluczeniu z kontroli po przystąpieniu do czynności kontrolnych.

16) Kontrolujący zostaje wyłączony od udziału w postępowaniu kontrolnym w sprawie:

a) w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki,

b) swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, c) osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli,

d) w której był świadkiem lub biegłym albo był lub jest przedstawicielem jednej ze stron, albo w której przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych w literze b i c pkt 17 niniejszej instrukcji,

e) w której brał udział w niższej instancji w wydaniu zaskarżonej decyzji,

f) z powodu której wszczęto przeciw niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne,

g) w której jedną ze stron jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej,

h) w której powody wyłączenia pracownika od udziału w postępowaniu trwają także po ustaniu małżeństwa przysposobienia, opieki lub kurateli,

i) w której bezpośredni przełożony pracownika jest obowiązany na jego żądanie lub na żądanie strony albo z urzędu wyłączyć go od udziału w czynnościach kontrolnych,

Strona 84 z 156 jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość, co do bezstronności pracownika,

j) w której kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości, co do jego bezstronności.

17) W kontrolach projektów oprócz ekspertów zewnętrznych mogą brać również udział eksperci powołani z prowadzonego przez DZ RPO Wykazu kandydatów na ekspertów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, zapewniający odpowiednie wsparcie merytoryczne. O ewentualnym udziale eksperta w kontroli decyduje Dyrektor/Z-ca Dyrektora DKiAW. Do ekspertów zewnętrznych mają zastosowanie także pkt. 16 niniejszej Instrukcji.

18) Przed przystąpieniem do kontroli ekspert podpisuje Deklarację bezstronności i poufności w stosunku do podmiotu podlegającego kontroli. Dodatkowo, pracownik OK EFRR dokonuje weryfikacji Deklaracji bezstronności i poufności składanej przez eksperta przy wykorzystaniu dostępnych systemów/baz danych (np. KRS, CEIDG, bazy dotyczącej powiązań). W przypadku stwierdzenia okoliczności budzących wątpliwości co do bezstronności eksperta, OK EFRR sporządza notatkę w tym zakresie, która następnie przekazywana jest do Kierownika/Z-cy Kierownika OK EFRR. Kierownik/Z-ca Kierownika OK EFRR konsultuje z Dyrektorem/Z-cą Dyrektora DKiAW oraz ZRP w DOP UMWL, czy stwierdzone okoliczności stanowią przeszkodę w podpisaniu umowy z ekspertem. Jeżeli stwierdzone okoliczności stanowią przeszkodę w podpisaniu umowy, procedura wyboru i weryfikacji eksperta o której mowa w punkcie 17 i 18 jest przeprowadzana ponownie.

19) W przypadku kontroli projektów realizowanych w ramach ZIT LOF, w skład ZK mogą być powołani pracownicy Biura ZIT.

20) W uzasadnionych przypadkach skład ZK może być zmieniony przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW. W takim przypadku termin zatwierdzenia składu ZK następuje nie później niż na 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem kontroli. Powołania ZK oraz sporządzenia upoważnienia do kontroli należy dokonać nie później niż 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem kontroli.

W razie przypadku losowego, w terminie krótszym niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, w wyniku, którego powinien być zmieniony skład ZK, skład ZK zostaje zmniejszony, zmieniony lub podejmowana jest decyzja o przesunięciu terminu kontroli lub odwołaniu kontroli. Decyzję podejmuje Dyrektor/Z-ca Dyrektora DKiAW na wniosek Kierownika/Z-cy Kierownika OK EFRR (Wzór dokumentu zmieniającego ZK stanowi załącznik nr 3.2.1 a).

21) Po powołaniu ZK następuje:

a) przygotowanie pisemnego, imiennego upoważnienia dla członków ZK;

b) przygotowanie Deklaracji bezstronności i poufności;

c) przygotowanie programu kontroli;

d) przygotowanie dokumentów do kontroli;

e) przygotowanie listy sprawdzającej dotyczącej wybranych do kontroli obszarów;

f) przygotowanie pisma informującego o kontroli.

Powyższe czynności mogą być wykonywane jednocześnie.

22) Po powołaniu ZK, Kierownik ZK lub wyznaczony przez niego członek ZK przygotowuje pisemne imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podpisywane przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW w terminie min. 3 dni roboczych przed planowaną kontrolą. Sporządzenia upoważnienia do kontroli należy dokonać nie później niż 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli. Dyrektor/Z-ca Dyrektora DKiAW może podjąć decyzję o zmianie składu ZK,

Strona 85 z 156 przesunięciu lub odwołaniu kontroli w przypadku, gdy w okresie krótszym niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, wystąpi zdarzenie losowe, w wyniku którego zaszłaby potrzeba zmiany składu ZK. (Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 3.2.3 oraz załącznik nr 3.2.3 a).

23) Upoważnienie do przeprowadzenia czynności kontrolnych zawiera:

a) oznaczenie jednostki kontrolującej;

b) datę i miejsce wystawienia;

c) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

d) imię i nazwisko Kierownika zespołu kontrolującego;

e) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego;

f) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

g) zakres kontroli;

h) podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z informacją o zajmowanym stanowisku i funkcji;

i) datę rozpoczęcia i termin ważności upoważnienia.

24) Termin 21 dni roboczych na sporządzenie informacji pokontrolnej liczy się od daty zakończenia czynności kontrolnych.

25) W celu przedłużenia kontroli (po wygaśnięciu upoważnienia), Kierownik ZK przygotowuje nowe upoważnienie do przeprowadzenia czynności kontrolnych zgodnie z procedurą opisaną w pkt 21-22 niniejszej Instrukcji. Kierownik ZK niezwłocznie w formie pisemnej informuje jednostkę kontrolowaną o przedłużeniu kontroli oraz o dalszych podejmowanych działaniach wobec beneficjenta w ramach przedmiotowej kontroli.

Przygotowanie programu kontroli

26) Kierownik ZK lub wyznaczony przez niego członek ZK przygotowuje niezwłocznie na piśmie program kontroli według wzoru stanowiącego załącznik nr 3.2.4. Program kontroli podlega weryfikacji przez Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR oraz weryfikacji i zatwierdzeniu przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW.

27) ZK przygotowuje program kontroli, który przewiduje zależnie od rodzaju kontroli, tj. planowanej, doraźnej, sprawdzającej przeprowadzenie następujących czynności kontrolnych polegających na sprawdzeniu czy:

a) wydatki zostały poniesione w terminie zgodnym z harmonogramem realizacji projektu oraz czy poniesione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych;

b) płatności na rzecz wykonawców zostały dokonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z podpisanymi umowami/porozumieniami;

c) projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego;

d) istnieją zapisane procedury wewnętrzne funkcjonowania jednostki kontrolowanej uwzględniające specyfikę realizowania projektu w ramach RPO WL, ze szczególnym uwzględnieniem zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, zgodnie z zasadą przejrzystości tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych i bankowych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu;

e) są przestrzegane postanowienia umowy o dofinansowanie projektu, m.in.: w zakresie ewidencji księgowej i rozliczeń, monitorowania, sprawozdawczości, promocji, informacji, a także archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych z publicznych środków wspólnotowych;

Strona 86 z 156 f) zaliczki otrzymane przez beneficjenta zostały zaksięgowane i rozliczone w sposób

prawidłowy.

Szczegółowe programy kontroli w zależności od rodzaju zostały wskazane w załączniku nr 3.2.4 Program kontroli projektu

Ponadto w celu prawidłowego przeprowadzenia czynności kontrolnych ZK w zależności od potrzeb może zamieścić w programie kontroli, a następnie sprawdzić wszelkie inne informacje/

dokumenty powyżej nieuwzględnione, które będą niezbędne do właściwego sformułowania wniosków pokontrolnych.

28) Każdy program kontroli powinien być wystarczająco dokładny i odpowiednio podzielony tak, aby służył jako podstawa podziału pracy między poszczególnych członków ZK oraz jako narzędzie kontroli odpowiedniego wykonania poszczególnych czynności kontrolnych.

Program kontroli stanowi narzędzie pomocnicze dla sporządzenia informacji pokontrolnej i jest załączany do akt sprawy.

Przygotowanie dokumentów do kontroli

29) Przed datą kontroli, następuje przygotowanie niezbędnych do kontroli informacji o jednostce kontrolowanej oraz dokonanie przeglądu dokumentów otrzymanych dotychczas w ramach realizowanego projektu.

30) W trakcie trwania czynności przedkontrolnych wymienionych w pkt 28 niniejszej instrukcji Kierownik ZK może zmienić program kontroli oraz przesunąć planowany termin wykonania kontroli. O powyższym Kierownik ZK informuje Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW pismem wraz z dołączonym zmienionym programem kontroli. Zmieniony program kontroli oraz zmieniony termin kontroli są weryfikowane przez Kierownika/Z-cę Kierownika OK EFRR oraz weryfikowane i zatwierdzane przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW.

31) Na potrzeby przeprowadzenia kontroli przygotowywana jest lista sprawdzająca dotycząca wybranych zagadnień ujętych w programie kontroli. (Wzór listy sprawdzającej stanowi załącznik nr 3.2.5, 3.2.5 g, 3.2.5. h, 3.2.5 i - dla kontroli Pzp, oraz 3.2.5e dla Kontroli na miejscu). Wzór listy sprawdzającej dotyczącej stosowania zasady konkurencyjności stanowi załącznik nr 3.2.5a, 3.2.5b, 3.2.5c, 3.2.5d, 3.2.5 f, 3.2.5 j).

32) W przypadku kontroli doraźnej lista sprawdzająca i program kontroli przewidują w szczególności zakres czynności umożliwiający weryfikację uzyskanych informacji o nieprawidłowościach w realizacji projektu.

Przygotowanie pisma informującego o kontroli

33) Obowiązkiem pracownika OK EFRR jest skuteczne poinformowanie o kontroli jednostki kontrolowanej na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem planowanych czynności na miejscu. W sytuacji, gdy przewidziany termin kontroli koliduje z innymi zobowiązaniami beneficjenta, a przez to uniemożliwia przeprowadzenie kontroli Kierownik ZK w porozumieniu z Dyrektorem/Z-cą Dyrektora DKiAW i beneficjentem ustalają dogodny dla obu stron termin kontroli. Jeżeli zachodzi potrzeba dokonania zmian w składzie ZK odbywa się to na zasadach opisanych w pkt 14 niniejszej instrukcji. W przypadku kontroli w trybie doraźnym etap przekazania zawiadomienia o kontroli nie jest obligatoryjny. OK EFRR może również zwrócić się do beneficjenta o przesłanie dokumentów dotyczących stwierdzonych naruszeń w realizacji projektu w celu przeprowadzenia przez OK kontroli doraźnej w swojej siedzibie.

34) Kierownik ZK przygotowuje projekt pisma z informacją o planowanej kontroli (Wzór pisma stanowi załącznik nr 3.2.6). Pismo weryfikowane jest przez Kierownika/Z-cę Kierownika

Strona 87 z 156 OK EFRR oraz weryfikowane i akceptowane przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW. Członek ZK w DKiAW bezzwłocznie przesyła pismo pocztą tradycyjną/za pośrednictwem SL2014.

35) O przesunięciu terminu bądź zakresu kontroli jednostka kontrolowana zostaje niezwłocznie poinformowana pocztą/za pośrednictwem SL2014. Pismo w SL2014 sporządzane jest przez kierownika ZK, a następnie akceptowane przez Kierownika /Z-cę Kierownika OK EFRR i zatwierdzane przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW.

36) W przypadku braku możliwości poinformowania beneficjenta ze znacznym wyprzedzeniem, pożądane jest nawiązanie kontaktu telefonicznego upewniając się, iż beneficjent został poinformowany, a kluczowy personel będzie obecny w trakcie kontroli.

Przeprowadzenie kontroli

37) W celu przeprowadzenia kontroli planowanej lub doraźnej, ZK udaje się do siedziby beneficjenta/przeprowadza kontrolę w siedzibie IZ RPO. W trakcie kontroli ZK ma za zadanie zrealizowanie wszystkich celów kontroli określonych w zatwierdzonym przez Dyrektora/ Z-cę Dyrektora DKiAW programie kontroli.

38) Wykonywanie czynności kontrolnych na miejscu odbywa się w godzinach pracy jednostki kontrolowanej. W uzasadnionych przypadkach godziny pracy ZK mogą zostać wydłużone.

Decyzje o wydłużeniu godzin pracy podejmuje Kierownik ZK w porozumieniu z Kierownikiem jednostki kontrolowanej.

39) Czynności kontrolne na miejscu Kierownik ZK rozpoczyna naradą otwierającą, w trakcie której:

a) przedkłada upoważnienie;

b) przedstawia ZK;

c) określa cele i tryb kontroli;

d) informuje o procedurze przeprowadzenia kontroli.

40) Narada otwierająca odbywa się w siedzibie jednostki kontrolowanej. Czas i miejsce narady ustala Kierownik ZK w porozumieniu z Kierownikiem jednostki kontrolowanej.

41) Kontrolujący zostaje wyłączony od udziału w postępowaniu kontrolnym w sprawie:

a) w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki;

b) swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia;

c) osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;

d) w której był świadkiem lub biegłym albo był lub jest przedstawicielem jednej ze stron, albo w której przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych w lit. B i c pkt 40 niniejszej instrukcji;

e) w której brał udział w niższej instancji w wydaniu zaskarżonej decyzji;

f) z powodu której wszczęto przeciw niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne;

g) w której jedną ze stron jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej,

h) w której powody wyłączenia pracownika od udziału w postępowaniu trwają także po ustaniu małżeństwa przysposobienia, opieki lub kurateli,

i) w której bezpośredni przełożony pracownika jest obowiązany na jego żądanie lub na żądanie strony albo z urzędu wyłączyć go od udziału w czynnościach kontrolnych, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość, co do bezstronności pracownika,

Strona 88 z 156 j) w której kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości, co do jego bezstronności.

42) Wyłączony pracownik powinien podejmować tylko czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes stron.

43) W przypadku wyłączenia osoby w trakcie trwania czynności kontrolnych z powodów, o których mowa w pkt 40 niniejszej instrukcji bez zbędnej zwłoki może zostać powołana kolejna osoba w zależności od początkowej liczebności ZK. Powołanie nowej osoby do ZK włącznie z wystawieniem nowego upoważnienia dla ww. osoby odbywa się zgodnie z procedurą opisaną w pkt 13-19 niniejszej instrukcji.

44) Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. W takiej sytuacji, kontrolujący lub strona wnioskują do Kierownika ZK o wyłączenie z prowadzenia czynności kontrolnych. Kierownik ZK zgłasza fakt zaistnienia okoliczności, o której mowa w pkt 17 niniejszej instrukcji Kierownikowi/Z-cy Kierownika OK EFRR, a ten następnie informuje Dyrektora/Z-cę Dyrektora DKiAW. Analogiczna procedura występuje w przypadku, kiedy z czynności kontrolnych zostaje wyłączony kierownik ZK, z tą jednak różnicą, że wniosek o jego wyłączenie kierowany jest do bezpośredniego przełożonego. O wyłączeniu decyduje Dyrektor/Z-ca Dyrektora DKiAW.

45) W przypadku zaistnienia sytuacji opisanej w pkt 40 niniejszej instrukcji ZK prowadzi kontrolę zgodnie z procedurami opisanymi w niniejszej instrukcji.

46) ZK ustala stan faktyczny w zakresie wyznaczonych celów kontroli na podstawie dokumentów, oględzin oraz przeprowadzonych wywiadów z pracownikami kontrolowanej jednostki.

47) Członkowie ZK w zakresie wynikającym z upoważnienia, o którym mowa w pkt 21 niniejszej instrukcji są upoważnieni do:

a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;

b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością

b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością

W dokumencie Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego (Stron 81-96)