Wykrywanie i weryfikacja informacji o naruszeniach prawa stwierdzonych w ramach Działań

1) Wszyscy pracownicy komórek organizacyjnych IZ RPO, zaangażowanych w realizację RPO WL są odpowiedzialni za wykrywanie nieprawidłowości.

2) Pracownicy wszystkich oddziałów IZ RPO, którzy stwierdzą podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości lub otrzymają informację o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości sporządzają informację pisemną w tym zakresie i przekazują bezpośredniemu przełożonemu.

Kierownicy oddziałów, w których stwierdzono podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, przekazują informację do OK w celu:

− dalszej analizy związanej z wszczęciem kontroli doraźnej

− lub do OWP (w przypadku wystarczających dowodów) polegającej na dokonaniu oceny, czy naruszenie opisane w przekazanym piśmie jest nieprawidłowością w rozumieniu Rozporządzenia 1303/2013,

− ewentualnego sporządzania raportu zgodnie z procedurą opisaną w niniejszej Instrukcji.

3) W sytuacji naruszenia prawa w związku z przeprowadzoną kontrolą projektu informacja pokontrolna zawierająca informacje o wykrytych nieprawidłowościach skutkujące obowiązkiem raportowania nieprawidłowości przekazywana jest przez ZK do kierownika OWP oraz pracownika OWP.

4) Katalog informacji niezbędnych do terminowego i kompletnego zgłoszenia nieprawidłowości:

a) Kwota nieprawidłowości;

b) Podstawa prawna stwierdzenia nieprawidłowości;

c) Data podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości;

d) Data stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;

e) Okres występowania nieprawidłowości.

Ad. a) Kwota nieprawidłowości - powinna uwzględniać zarówno wydatki zrefundowane jak też zaplanowane. Prawidłowy sposób obliczania kwoty nieprawidłowości przedstawiono w taryfikatorze (w odniesieniu do całkowitej kwoty umowy, zawartej przez beneficjenta z wykonawcą robót, usług czy kupna).

W przypadku wykrycia co najmniej dwóch nieprawidłowości (tzn. nakładamy korektę na więcej niż jedną umowę beneficjenta z w-cą, w wyniku kontroli przeprowadzanej na jednym projekcie) – w celu określenia czy istnieje obowiązek zgłoszenia ww. przypadków nieprawidłowości do KE, decydująca jest suma wszystkich korekt wykrytych w kontrolowanym projekcie. Prawidłowa kwota nieprawidłowości w zaleceniach lub innym dokumencie z wyliczeniem takich kwot powinna być zsumowana.

Istotna jest także tzw. potencjalność szkody finansowej, wynikająca z definicji nieprawidłowości – patrz pkt 7 i 8. Na jej podstawie – kwota nieprawidłowości odnosi się do całkowitej kwoty wydatków kwalifikowalnych przedstawionych przez beneficjenta do refundacji a nie tylko zrefundowanej części takiego wydatku.

Ad. b) Podstawa prawna stwierdzenia nieprawidłowości - w związku z obowiązkiem zamieszczania

w formularzu OLAF (IMS) aktu prawnego, który stał się przyczyną nałożenia korekty –

Strona 117 z 156 przedmiotowa informacja powinna być obowiązkowym elementem informacji pokontrolnej lub/i decyzji stwierdzającej korektę finansową lub pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych w sposób jednoznaczny i trwały wydzielony i oznaczony w informacji pokontrolnej lub w ww. dokumencie.

Ad. c) Data podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości - data, w której powzięto informację prowadząca do podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości (przykłady - data pisma do beneficjenta, pisma od beneficjenta, z listy sprawdzającej, data zatwierdzenia protokołu NIK, TO, itp.).

Ad. d) Data stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości - w odróżnieniu od daty podejrzenia jest to data zatwierdzenia dokumentu w ostatecznej wersji z wynikami kontroli, wskazującymi na wykrycie uchybienia ze skutkiem finansowym – nieprawidłowością, z punktu widzenia obowiązku sprawozdawczego jest to data decydująca, w którym kwartale powinna zostać zgłoszona taka nieprawidłowość do KE.

Ad. e) Okres występowania nieprawidłowości - wskazanie momentu wystąpienia przyczyny uznania wydatku za niekwalifikowalny do momentu ustania takiej przyczyny lub/i momentu wypłaty i odzyskania kwot zrefundowanych i związanych z nieprawidłowo poniesionym wydatkiem.

W celu zachowania prawidłowych terminów przesyłania ww. zgłoszeń do KE, powyższe informacje dotyczące przypadków wykrytych nieprawidłowości powinny być na bieżąco wprowadzane do SL 2014 celem udostępnienia pracownikowi OWP EFRR – przy jednoczesnym zachowaniu zasad wynikających z instrukcji użytkowania SL 14-20 (5 dni, do końca miesiąca). Dotyczy to także każdego przypadku modyfikacji ww. karty kontroli – szczególnie w zakresie zmiany kwoty nieprawidłowości.

5) W przypadku stwierdzenia przez pracowników OWP EFRR nieprawidłowości w wyniku weryfikacji wniosków o płatność, pracownik OWP EFRR umieszcza informacje o nieprawidłowościach w formularzu wniosku o płatność lub/i w Rejestrze Obciążeń na Projekcie oraz powiadamia o tym pracownika OWP EFRR Powyższe dane powinny pozwolić na jednoznaczne określenie wysokości kwoty nieprawidłowości oraz czasu/momentu jej wykrycia jak też przyczynę zaistnienia nieprawidłowości (naruszony przepis prawa/procedur).

6) Pracownik OWP EFRR w przypadku opisanym w pkt 3 oraz pkt 5 niniejszej instrukcji w przypadku, gdy środki przeznaczone na realizację projektu są:

− wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,

− wykorzystane z naruszeniem procedur,

− pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

wszczyna procedurę odzyskiwania kwot zgodnie punktem 7.1 niniejszej Instrukcji.

7) Pracownik OWP EFRR dokonuje oceny, czy naruszenie to jest nieprawidłowością w rozumieniu Rozporządzenia 1303/2013 stawiając pytania:

a) Czy naruszenie przepisów prawa wynika z działania lub zaniechania ze strony podmiotu gospodarczego?

b) Czy naruszenie przepisów powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego?

Strona 118 z 156 8) Nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 występuje w przypadku odpowiedzi twierdzącej na obydwa pytania. Następnie dana nieprawidłowość jest umieszczana przez pracownika OWP EFRR do raportu.

9) W przypadku wpłynięcia do OK informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości może być wszczęta kontrola doraźna. Kierownik ZK lub członek ZK po przeprowadzonej kontroli i stwierdzeniu lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości wprowadza do SL 2014 informacje dotyczące podejrzenia lub stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości wykrytych przez ZK w trakcie kontroli doraźnej. Dalsze postępowanie jest analogiczne jak w pkt 5 i pkt 6 niniejszej instrukcji.

10) Pracownik OWP EFRR po otrzymaniu od któregokolwiek Oddziału DW EFRR/DZ RPO/DKiAW informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości analizuje czy dane podejrzenie to nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia ogólnego 1303/2013.

11) Po dokonaniu powyższej analizy i stwierdzeniu, iż dane naruszenie prawa jest nieprawidłowością w rozumieniu wyżej wspomnianego Rozporządzenia, pracownik OWP EFRR, umieszcza daną nieprawidłowość w raporcie.

12) W celu ułatwienia weryfikacji czy dana nieprawidłowość stwierdzona w ramach PI w ramach EFRR podlega raportowaniu do KE lub nie, pracownik OWP EFRR może posłużyć się listą sprawdzającą dotyczącą weryfikacji formalno-merytorycznej raportów stanowiącą załącznik nr 6.1.1 do Instrukcji.

13) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1303/2013 pracownik OWP przyporządkowuje powyższą nieprawidłowość do właściwego zgłoszenia do KE w oparciu o analizę uwzględniającą niżej wymienione rodzaje nieprawidłowości:

− Nieprawidłowość odnosi się do kwoty wyższej niż 10 tyś. EUR z zastrzeżeniem przypadków określonych w lit. b, c, d;

a) Nieprawidłowość odnosi się do kwoty powyżej 10 tyś. EUR i odnośnie nieprawidłowości występuje podejrzenie nadużycia finansowego;

b) Nieprawidłowość polega jedynie na częściowym lub całkowitym niewykonaniu operacji w ramach RPO WL, na skutek upadłości beneficjenta, nawet jeśli nieprawidłowość ta odnosi się do kwoty powyżej 10 tyś. EUR;

c) Beneficjent zgłosił nieprawidłowość z własnej woli do instytucji zarządzającej lub instytucji certyfikującej (także organowi odpowiedzialnemu lub organowi audytowemu), zanim którakolwiek z tych instytucji wykryje nieprawidłowość, zarówno przed wypłaceniem wkładu publicznego, jak i po nim, nawet jeśli nieprawidłowość ta odnosi się do kwoty powyżej 10 tyś. EUR;

d) Nieprawidłowość została wykryta i skorygowana przez ww. instytucje zanim włączono stosowne wydatki do zestawienia wydatków przedkładanego Komisji, nawet jeśli nieprawidłowość ta odnosi się do kwoty powyżej 10 tyś. EUR;

14) Do powyższych analiz danej nieprawidłowości, mających na celu sporządzenie właściwego raportu pracownik OWP EFRR może posłużyć się listami sprawdzającymi dotyczącymi weryfikacji formalno-merytorycznej raportów.

15) W zależności od rodzaju nieprawidłowości pracownik OWP EFRR stwierdza, czy informacje te podlegają zgłoszeniu do KE, czy nie.

16) Dodatkowo pracownik OWP EFRR prowadzi zestawienie nieprawidłowości, które nie podlegają zgłoszeniu do KE. Zestawienie to jest cyklicznie weryfikowane w celu szybkiego reagowania

Strona 119 z 156 w sytuacji pojawienia się nowych przesłanek, które skutkowałyby obowiązkiem zgłoszenia ich do KE.

17) Istnieje obowiązek zgłaszania wszystkich nieprawidłowości, w przypadku których można podejrzewać, że nastąpi upadłość beneficjenta oraz nieprawidłowości, które mogą stanowić nadużycia (oszustwa) finansowe.

18) Zgodnie z art. 1 Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich, nadużycia (oszustwa) finansowe naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków polegają na jakimkolwiek celowym działaniu lub zaniechaniu dotyczącym:

a) wykorzystania lub przedstawienia nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie luz bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu;

b) nieujawnienia informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu;

c) niewłaściwego wykorzystania takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotne przyznane.

19) W przypadku wykrycia bądź uzyskania uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nadużycia finansowego każdy pracownik IZ RPO WL zgłasza ten fakt do odpowiednich organów (policji lub prokuratury), zgodnie z procedurą opisaną w punkcie poniżej.

20) Pracownik IZ RPO WL po stwierdzeniu podejrzenia nadużycia finansowego przygotowuje pismo, zawierające informacje w tym zakresie, następnie pismo parafowane jest przez kierownika oddziału, którego pracownik stwierdził podejrzenie nadużycia. Sporządzone pismo przekazywane jest do zaakceptowania przez odpowiedniego Dyrektora/Z-cę Dyrektora, a następnie przedkładane Zarządowi Województwa, który podejmuje decyzję o zgłoszeniu tej informacji do odpowiednich organów ścigania.

6.2 Weryfikacja i przekazywanie informacji o nieprawidłowościach stwierdzonych w ramach