GW 2 Zawieranie umów wydatkowych

Trzeci z wymienionych powyżej procesów – GW 2 Zawieranie umów wydatkowych⁸, który uruchomiony został w ostatniej kolejności, stanowił kluczowy element realizacji zadania, zarówno z punktu widzenia osiągnięcia jego celu jakościowego, jak i z punktu prawidłowej realizacji działań zarządczych wymaganych zapisami normy ISO 9001:2015. Umowa wydatkowa zawarta z podmiotem zewnętrznym, będąca jedynym produktem procesu GW 2, zawiera bowiem postanowienia stanowiące odpowiedź na większość wymogów normy ISO 9001:2015, określonych w obszarach: 4. Kontekst organizacji, 5.

Przywództwo, 6. Planowanie, 7. Wsparcie, 8. Działania operacyjne, 9. Ocena efektów działania, 10. Doskonalenie.

8 Opis procesu GW 2 Zawieranie umów wydatkowych, wersja 4 z dnia 05.05.2015 r., http://www.bip.krakow.pl/?dok_id=20521, (data dostępu 04.05.2017 r.).

Rys. 1. Widok Planu jakości produktów projektu pn. „Modernizacja serwerowni głównej (…) w Systemie Zarządzania Projektami UMK

Źródło: opracowanie własne

Projekt zakończyło sporządzenie Raportu końcowego oraz uzupełnienie Reje-stru wniosków i dobrych praktyk projektowych.

1.3. GW 2 Zawieranie umów wydatkowych

Trzeci z wymienionych powyżej procesów – GW 2 Zawieranie umów wydat-kowych⁸, który uruchomiony został w ostatniej kolejności, stanowił kluczowy element realizacji zadania, zarówno z punktu widzenia osiągnięcia jego celu jakościowego, jak i z punktu prawidłowej realizacji działań zarządczych wyma-ganych zapisami normy ISO 9001:2015. Umowa wydatkowa zawarta z podmio-tem zewnętrznym, będąca jedynym produkpodmio-tem procesu GW 2, zawiera bowiem

8 Opis procesu GW 2 Zawieranie umów wydatkowych, wersja 4 z dnia 05.05.2015 r., http://

www.bip.krakow.pl/?dok_id=20521, (data dostępu 04.05.2017 r.).

postanowienia stanowiące odpowiedź na większość wymogów normy ISO 9001:2015, określonych w obszarach: 4. Kontekst organizacji, 5. Przywództwo, 6. Planowanie, 7. Wsparcie, 8. Działania operacyjne, 9. Ocena efektów działania, 10. Doskonalenie.

Umowa na realizację zadania „Modernizacja serwerowni głównej (…)”⁹, jest zatem przede wszystkim efektem realizacji procesu GW 2, który to proces spełnia wymagania punktu 4.4 System zarządzania jakością i jego procesy normy ISO 9001:2015¹⁰. Jak wspomniano powyżej wszystkie procesy horyzontalne w UMK mają określone podstawowe parametry tj. wejścia, działania i wyjścia, a także źró-dła wejść oraz odbiorców wyjść oraz są zarządzane zgodnie z cyklem PDCA. Na przykładzie procesu GW 2 przyjrzymy się jednak bliżej elementom pojedynczego procesu, wymienionym w punkcie 4.4 normy oraz ich zastosowaniu w odniesieniu do zadania dotyczącego modernizacji serwerowni głównej UMK.

Pierwszym niezbędnym elementem procesu zgodnie z zapisami pkt. 4.4 normy ISO 9001:2015 są zdefiniowane wejścia i oczekiwane wyjścia z procesu.

Opis procesu GW 2 określa następujące wejścia:

– potrzeba zakupu wyrobu/usługi w ramach realizacji zadań komórek organi-zacyjnych UMK;

– akty normatywne regulujące przebieg procesu.

Wyjściem procesu GW 2 jest umowa wydatkowa.

W ramach realizacji zadania dotyczącego modernizacji serwerowni, wej-ściem dla procesu zawierania umowy wydatkowej była potrzeba modernizacji serwerowni stwierdzona w wyniku zarejestrowanego incydentu bezpieczeństwa informacji oraz akty normatywne regulujące proces udzielania zamówienia publicznego o wartości powyżej 30 tys. euro, z uwagi na przewidywany koszt realizacji zakresu umowy. Oczekiwanym i zrealizowanym wyjściem procesu była umowa zawarta z Wykonawcą zadania - firmą AODC spółka z o.o.

Jako kolejny element prawidłowo skonstruowanego procesu norma ISO 9001:2015 wymienia kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skutecznego przebiegu i nadzorowania procesu.

W opisie procesu GW 2 zdefiniowane zostały dwa mierniki procesu oraz nik jego realizacji wraz z określeniem oczekiwanej wartości docelowej wskaź-nika. Miernikami procesu są:

– M1: ilość zrealizowanych umów/zleceń;

– M2 ilość umów/zleceń, dla których wykonawca/dostawca nie wywiązał się ze zobowiązań zapisanych w umowie/zleceniu.

9 Umowa zawarta w dniu 1 czerwca 2016 r. pomiędzy Gminą Miejską Kraków a firmą AODC spółka z o.o., nr w Generalnym Rejestrze Umów i Zleceń Skarbnika Miasta Krakowa W/II/1496/

OU/3/2016, dokument wewnętrzny.

10 Patrz przypis nr 1, s. 11-12

Wskaźnikiem realizacji procesu jest jakość realizacji zawartych umów, mierzona jako wyrażony procentowo stosunek ilości umów/zleceń, dla których wykonawca/dostawca nie wywiązał się ze zobowiązań zapisanych w umowie/

zleceniu (M2) do łącznej liczby zrealizowanych umów/zleceń (M1). Docelową wartością wskaźnika jest osiągnięcie/utrzymanie go na poziomie poniżej 2%.

Wartości mierników procesu GW 2 osiągnięte w ramach realizacji zadania wyniosły: M1 = 1 (realizacja umowy zakończyła się 30.09.2016 r.) oraz M2 = 0 (wykonawca wywiązał się z zobowiązań umownych, umowa została wykonana z należytą starannością¹¹). Wskaźnik realizacji procesu wyniósł więc dla zadania 0%, czyli nie przyczyniło się ono do wzrostu globalnego wskaźnika procesu ponad jego planowaną maksymalną wartość.

Zgodnie z normą ISO 9001:2015 proces powinien mieć także określone zasoby, niezbędne do jego realizacji oraz przypisaną odpowiedzialność i upraw-nienia.

Do realizacji procesu GW 2 niezbędne są następujące zasoby ludzkie o okre-ślonych w opisie procesu kompetencjach i odpowiedzialności:

– Prezydent Miasta Krakowa – przekazywanie kompetencji, zawieranie umów;

– Kierujący Komórką Organizacyjną UMK – definiowanie potrzeb, plano-wanie budżetu, podejmoplano-wanie decyzji o sposobie realizacji zadań, nadzór nad przygotowaniem dokumentacji, nadzór nad przygotowaniem treści umowy, zawarcie umowy zgodnie z udzielonymi kompetencjami, nadzorowanie prawi-dłowej realizacji umowy;

– Dyrektor Magistratu i Kierownik Oddziału Zamówień Publicznych - zatwierdzanie kluczowych etapów zamówień publicznych;

– Radca Prawny - opiniowanie pod względem prawnym projektu umowy;

– Skarbnik Miasta Krakowa - podejmowanie decyzji o kontrasygnacie lub odmowie kontrasygnaty umowy;

– Pracownicy Generalnego Rejestru Umów i Zleceń - prowadzenie rejestru umów wydatkowych oraz ich weryfikacja i akceptacja.

Zasobem niezbędnym do realizacji procesu są również aplikacje wspomaga-jące jego przebieg:

– SOZP – System Obsługi Zamówień Publicznych;

– GRU – Generalny Rejestr Umów;

– RCP – Rejestr Czasu Pracy;

– RISS – Rejestracja i śledzenie spraw.

11 Ocena dostawców za II półrocze 2016 r., QSystem, Dokumenty Systemu Zarządzania Jako-ścią, GOC Ocena dostawców nr GOC-1, wersja 12 z dnia 03.03.2017 r., dokument wewnętrzny.

Umowa z Wykonawcą na realizację zadania pn. „Modernizacja serwerowni głównej (…)”, wskazuje następujące zasoby ludzkie zaangażowane w jego reali-zację:

– Prezydent Miasta Krakowa, który udzielił Pełnomocnictwa nr 48/2015 z dnia 23 lutego 2015 r. dla Dyrektora Magistratu i Dyrektora Wydziału Obsługi Urzędu do realizacji zadania, w tym do podpisania umowy z Wykonawcą.

– Kierujący Komórką Organizacyjną UMK – Dyrektor Wydziału Obsługi Urzędu zdefiniował w porozumieniu z Dyrektorem Wydziału Informatyki potrzeby w zakresie modernizacji serwerowni (w formie Planu projektu), zapla-nował na rok 2016 zadanie nr OU/A1.17/16/01 pod nazwą „Modernizacja serwe-rowni głównej (…)” oraz przypisał do tego zadania odpowiedni zakres i środki finansowe w budżecie wydziału, podpisał umowę z Wykonawcą, a następnie nadzorował działania pracowników Wydziału Obsługi Urzędu, wyznaczonych zgodnie z § 8 ust. 8 i 9 umowy do nadzoru i rozliczenia umowy.

– Dyrektor Magistratu podpisał umowę z Wykonawcą oraz zatwierdził wspól-nie z Kierownikiem Oddziału Zamówień Publicznych protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego¹².

– Radca Prawny zaopiniował projekt umowy, co zostało potwierdzone jego podpisem na egzemplarzu umowy sporządzonym dla Zamawiającego.

– Kontrasygnaty umowy dokonał z upoważnienia Skarbnika Miasta Krakowa - Zastępca Skarbnika ds. Polityki Rachunkowości Miasta.

– Umowa została zarejestrowana w Generalnym Rejestrze Umów i Zleceń Skarbnika Miasta Krakowa dnia 25 maja 2016 roku pod numerem W/II/1496/

OU/3/2016.

Ostatnim elementem, który zgodnie z zapisami normy ISO 9001 powinien zostać uwzględniony w procesie są ryzyka i szanse.

W procesie GW 2 zidentyfikowane zostały następujące ryzyka: przedłużające się procedury przetargowe, błędne sformułowanie warunków udziału w postę-powaniu, błędny lub nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia, nieprecyzyj-nie określony przedmiot umowy wydatkowej, złe zapisy w umowie skutkujące problemami z jej realizacją oraz z eksploatacją i używaniem produktów, podział

12 Protokół został podpisany przez Zastępcę Dyrektora ds. Organizacyjnych w Wydziale Organizacji i Nadzoru, zgodnie z § 2 ust. 2 Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Krakowa, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 1084/2014 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 23.04.2014 r. (z późn. zm.) w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzie-lania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Krakowa, który stwierdza: „Ilekroć w niniej-szym regulaminie upoważniono Dyrektora Magistratu do wykonywania określonych czynności z upoważnienia Prezydenta Miasta Krakowa należy przez to rozumieć, że czynności te wykonuje również Zastępca Dyrektora ds. Organizacyjnych w Wydziale Organizacji i Nadzoru lub inna osoba upoważniona do zastępowania.”, http://www.bip.krakow.pl/zarzadzenie/2014/1084/w_spra- wie_wprowadzenia_Regulaminu_udzielania_zamowien_publicznych_w_Urzedzie_Miasta_Kra-kowa.html (data dostępu 04.05.2017 r.)

zamówienia w celu uniknięcia ustawy PZP, niewłaściwy tryb udzielenia zamó-wienia, nierealne terminy realizacji umowy wydatkowej, odwołanie od czynności wyboru, brak środków na realizację, zawarcie umowy wydatkowej z naruszeniem przepisów.

Część z wymienionych wyżej ryzyk, została uwzględniona w Planie zarzą-dzania ryzykiem dla zadania dotyczącego modernizacji serwerowni. Włączenie do Planu zarządzania ryzykiem dotyczyło tych ryzyk, które w wyniku przepro-wadzonej analizy uzyskały najwyższą wagę. Po uwzględnieniu specyficznych uwarunkowań realizacji zadania i dostosowaniu do nich ryzyk określonych dla procesu, zdefiniowane zostały kluczowe ryzyka dla zadania, obejmujące m.in.:

przedłużające się prace komisji przetargowej, ryzyko wyboru wykonawcy, który nie zrealizuje przedstawionych oczekiwań, opóźnienia spowodowane przez wykonawcę, podwykonawcę lub projektanta, złe skoordynowanie kolejności robót branżowych i wzajemnego wpływu realizacji inwestycji na siebie w tym projektu organizacji robót, nieprzestrzeganie przepisów BHP przez pracowników budowy, opóźnienia od strony dostawców materiałów i elementów np. problemy z realizacją dostawy na czas.

Oprócz określenia wymaganych elementów składowych procesu, norma ISO 9001:2015 w punkcie 4.4.2.¹³ wskazuje również na konieczność utrzymywania przez organizację udokumentowanych informacji w celu wsparcia swoich proce-sów oraz przechowywania udokumentowanych informacji, aby mieć pewność, że procesy są realizowane tak jak je zaplanowano.

Podstawowym dokumentem wspierającym proces GW 2 jest opis procesu, dostępny zarówno w aplikacji QSystem, w której realizowane są także działa-nia związane ze zmianami i aktualizacją procesu, jak i w Biuletynie Informacji Publicznej UMK. Dwa kolejne kluczowe dokumenty wspierające proces GW 2 to Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Krakowa¹⁴ oraz uzupełniające go polecenie służbowe w sprawie dokonywania przez wydział zamawiający oceny umów zawartych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych oraz oceny dostawców¹⁵.

UMK przechowuje również udokumentowane informacje stanowiące pod-stawę do weryfikacji czy proces przebiega tak jak został zaplanowany. W przy-padku zadania dotyczącego modernizacji serwerowni całość dokumentacji doty-czącej udzielenia zamówienia, zakończonego zawarciem umowy z Wykonawcą przechowywana jest w Oddziale Zamówień Publicznych UMK pod numerem sprawy OR-10.271.46.2016. Sama umowa, stanowiąca podstawę dokonywania

13 Patrz przyp. 1, s. 12

14 Patrz przyp. nr 10

15 Polecenie Służbowe nr 29/2013 Dyrektora Magistratu z dnia 23 sierpnia 2013 roku w spra-wie dokonywania przez wydział zamawiający oceny umów zawartych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych oraz oceny dostawców, dokument wewnętrzny

płatności znajduje się w dokumentacji księgowej dla zadania nr OU/A1.17/16/01, a dokonana przez Wydział Obsługi Urzędu, zgodnie z zapisami polecenia służ-bowego, ocena realizacji umowy, stwierdzająca, że Wykonawca wywiązał się ze zobowiązań umownych i usługa została wykonana z należytą starannością, przechowywana jest w aplikacji QSystem.