Etapy procesu szkoleniowego

Zgodnie z przyjętą definicją szkolenie jest ciągłym procesem umożliwiającym rozwój kompetencji pracowników. Właściwe przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń składa się z kilku etapów, gdzie kolejny opracowywany jest na podstawie informacji uzyskanych w wyniku zrealizowania poprzedniego. By szkolenie było efektywne cały proces musi być ustrukturyzowany i przeprowadzony w sposób zgodny ze standardami i dostępną wiedzą. Za realizację procesu szkoleniowego w wielu organizacjach odpowiadają specjaliści ds.

personalnych. Sytuacja ta jest nieco odmienna w odniesieniu do średnich, a w szczególności do małych przedsiębiorstw. W organizacjach tych często nie są powoływane działy personalne, a za sprawy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi odpowiada właściciel lub bezpośredni przełożony. Powoduje to powstawanie zagrożeń wynikających z faktu, iż osoby te mogą nie posiadać odpowiedniej wiedzy, umożliwiającej właściwe zaplanowanie, przygotowanie, realizowanie lub koordynowanie realizacji szkoleń. Brak odpowiedniej wiedzy skutkuje tym, że oferowane pracownikom szkolenia są niedopasowane do ich potrzeb lub potrzeb organizacji, a dodatkowo bazują na nieodpowiednich metodach, które w niedostatecznym stopniu wspierają, umożliwiają rozwój wymaganych kompetencji.

Planując i wdrażając efektywny program szkoleniowy, należy uwzględnić działania związane z: określeniem potrzeb szkoleniowych, ustaleniem celów szkolenia i zakresu przekazywanej treści, doborem uczestników, określeniem najkorzystniejszego planu szkolenia, wyborem właściwego miejsca szkolenia i trenerów, wyborem i przygotowaniem pomocy audiowizualnych, koordynacją i oceną zrealizowanego programu¹⁸³. Wszystkie te elementy składają się na proces szkoleniowy, który można ująć w cztery główne etapy:

• określenie potrzeb szkoleniowych,

• opracowanie planu szkoleń,

• realizację zaplanowanych szkoleń,

• ocenę przebiegu i efektów szkoleń¹⁸⁴.

Całość tych działań podejmowana jest, zgodnie z przeprowadzonymi wcześniej rozważaniami, w środowisku wspierającym proces uczenia się, a aktywności szkoleniowe zorientowane są na zaspokojenie bieżących i przyszłych potrzeb zarówno organizacji jak i pracowników. Występujące zależności i kontekst przedstawiony jest na rys. 27.

183 D. L. Kirkpatrick, Cztery poziomy oceny efektywności szkoleń, Wydawnictwo Studio Emka, Warszawa 2001, s. 21-22

184 A. Pocztowski, Zarządzanie…, op. cit., s. 284

133 Podstawą nadającą kontekst podejmowanym działaniom szkoleniowym jest stworzenie korzystnych warunków do rozwoju. Kluczowe staja się takie elementy jak:

kultura zarządzania, przyjęty system wartości, styl zarządzania w firmie oraz struktura organizacyjna. Efektem stworzenia sprzyjających warunków do uczenia się będą relacje międzyludzkie, bazujące na wzajemnym zaufaniu, a nie na restrykcyjnych systemach działania, które ograniczać będą negatywny wpływ barier organizacyjnych, biurokratycznych i komunikacyjnych¹⁸⁵.

Kolejnym działaniem jest określenie potrzeb szkoleniowych w trakcie, którego konieczne jest prawidłowe i rzetelne rozpoznanie bieżących oraz strategicznych potrzeb szkoleniowych w organizacji. Na etapie określania potrzeb szkoleniowych konieczne jest również uwzględnienie oczekiwań i aspiracji pracowników, by poprzez stwarzanie możliwości rozwojowych wpływać na ich samorealizację.

Identyfikację potrzeb szkoleniowych można przeprowadzać na trzech poziomach:

organizacyjnym, zespołów, i indywidualnym. Identyfikacja na poziomie organizacyjnym, pozwala na określenie głównych obszarów kompetencji, jakie są niezbędne do osiągania strategicznych założeń, a których brakuje w organizacji. Określanie potrzeb szkoleniowych

185W. M. Grudzewski, I. K. Hejduk, Kreowanie…, op. cit., str 127

Rysunek 27 Etapy i kontekst kulturowy procesu szkoleniowego Źródło: opracowanie własne na podstawie literatury przedmiotu

K

ULTURA ORGANIZACYJNA WSPIERAJĄCA UCZENIE SIĘ W ORGANIZACJI Koncentracja na budowaniu zaangażowania i motywacji do uczenia się OKREŚLANIE POTRZEB

SZKOLENIOWYCH

Potrzeby związane z indywidualnymi

aspiracjami pracowników

Potrzeby wynikające z celów biznesowych

OPRACOWANIE PLANU SZKOLEŃ

REALIZACJA

ZAPLANOWANYCH SZKOLEŃ

OCENA PRZEBIEGU I EFEKTÓW SZKOLENIA

K

ULTURA ORGANIZACYJNA WSPIERAJĄCA UCZENIE SIĘ W ORGANIZACJI Koncentracja na nagradzaniu zmian i promowaniu innowacyjności

134 w odniesieniu do zespołów może dotyczyć zarówno pracowników działających w ramach jednej komórki organizacyjnej (działu), projektu, lub też dotyczyć grupy pracowników realizujących analogiczne zadania, jednak pracujących w różnych komórkach lub lokalizacjach. Analiza na takim poziomie pozwala na stworzenie w miarę jednorodnych grup pod względem rozwijanych kompetencji. Trzecim poziomem jest poziom pracownika, na którym brany jest pod uwagę stopień dopasowania jego kompetencji do wymagań stanowiska pracy – obecnego jak i tego, które może zajmować w przyszłości¹⁸⁶. Efektem podejmowanych, na etapie określania potrzeb rozwojowych, działań jest uzyskanie odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:

• W jakich obszarach należy rozwijać pracowników? – czego dotyczy zidentyfikowana luka kompetencyjna.

• Kto powinien i kto może uczestniczyć w szkoleniach? – określenie grup odbiorców szkoleń w organizacji.

• Jakie są priorytety względem działań szkoleniowych? – jakie tematy, szkolenia należy przeprowadzić w pierwszej kolejności.

• Jakie są oczekiwania organizacji i pracowników względem potencjalnych programów szkoleniowych? – jakich efektów oczekuje firma, menedżerowie i indywidualni pracownicy.

Identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych wymaga zbierania informacji z różnych źródeł, co powoduje, że jest to proces czaso- i kosztochłonny. Prawidłowe przeprowadzenie tych działań wymaga analizy różnorodnych dokumentów (np.: wskaźników ekonomicznych firmy, opisów stanowisk, wyników ocen okresowych, wymagań kwalifikacyjnych), przeprowadzenia obserwacji, wywiadów lub testów umiejętności¹⁸⁷.

Po identyfikacji potrzeb szkoleniowych i przeprowadzeniu analizy pozyskanych informacji konieczne jest zaplanowanie szkoleń. Na tym etapie dokonuje się doprecyzowania celów szkoleniowych, które zapisywane są w postaci oczekiwanych rezultatów. Na podstawie określenia, co będzie przedmiotem rozwoju, należy dobrać odpowiednie metody szkoleniowe. Osoby odpowiedzialne za planowanie szkoleń powinny posiadać umiejętność patrzenia na obszary rozwojowe w szerszej perspektywie i dostrzegać różnice miedzy alternatywnymi podejściami do tego procesu, tak by gwarantować osiąganie

186 T. Boydell, M. Leary, Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, Wolters Kluwer Polska a Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2006 s. 23

187 A. Andrzejczak, Projektowanie…, op. cit., s. 99

135 strategicznych założeń¹⁸⁸. Poza określeniem metod rozwoju na tym etapie konieczne jest również: dookreślenie uczestników szkolenia, określenie czynników mogących wpływać pozytywnie lub negatywnie na proces szkoleniowy, ustalenie budżetu szkolenia, określenie miejsca i czasu szkolenia, ustalenie harmonogramu szkoleń, określenie sposobów ewaluacji procesu szkoleniowego¹⁸⁹.

Właściwe przygotowanie pozwala na wdrożenie opracowanych planów i realizację szkolenia. Kluczowym procesem na tym etapie jest samo szkolenie, jednak konieczne jest dokładne sprawdzenie sali, wyposażenia audiowizualnego oraz przygotowanych materiałów szkoleniowych. Działaniem, które jest bardzo często pomijane, a zaliczanym do etapu realizacji szkolenia, jest odpowiednie przygotowanie do niego uczestników oraz ich przełożonych. W tym celu osoby odpowiedzialne za realizację szkoleń powinny rozesłać wcześniej informacje na temat:

• szczegółowego planu szkolenia, uwzgledniającego realizowane moduły,

• omawianych bloków tematycznych,

• rozwijanych kompetencji, ze szczególnym uwzględnieniem pożądanych efektów, (określających np.: co powinien wiedzieć, umieć zrobić uczestnik po szkoleniu),

• ewentualnych tematów, zagadnień, z którymi może zapoznać się uczestnik przed szkoleniem.

Wszystkie te informacje powinny być kierowane zarówno do samych uczestników jak i do ich przełożonych. W efekcie finalnym bowiem, to bezpośredni zwierzchnik będzie odpowiedzialny za wspieranie pracownika we wdrażaniu nowych metod pracy, wykorzystywaniu nowej wiedzy i wzmacnianiu pożądanych postaw. Z tego powodu powinien on mieć świadomość, w jakich obszarach rozwijać się będzie jego podwładny. W odniesieniu do uczestników, przekazanie im wcześniej takich informacji zbuduje pozytywną atmosferę i pozwoli na doprecyzowanie oczekiwań względem szkolenia. Pracownik rozpocznie swój udział w zajęciach przygotowany mentalnie na omawiane zagadnienia.

Ostatnim etapem procesu szkoleniowego jest ocena jego efektów. Istnieje kilka modeli przeprowadzania ewaluacji procesu szkoleniowego, jednak powszechnie stosowanym jest opracowany przez D. Kirkpatricka¹⁹⁰. Głównym efektem działań podejmowanych na tym etapie jest określenie stopnia osiągnięcia zakładanych efektów. Metody oceny efektywności szkoleń powinny być zdefiniowane już na etapie planowania szkolenia.

188 M. Sloman, Strategia…, op. cit., s. 91

189 A. Pocztowski, Zarzadzanie…, op. cit., s. 289

190 Szerzej model ten został opisany w rozdziale 2.4.4

136 Po zakończeniu realizacji procesu szkoleniowego punktem odniesienia staje się kultura organizacji. Działania, jakie powinny być realizowane na tym etapie odnoszą się do stylu zarządzania, otwartości na zmiany i zapewniania środków do efektywnego działania.

Jednym z kluczowych problemów, pojawiających się po zakończeniu szkolenia, jest przełożenie nowej wiedzy i umiejętności na sposób wykonywania zadań na stanowisku pracy.

Brak odpowiedniego wsparcia ze strony przełożonego lub organizacji może spowodować, że uczestnik szkolenia, odczuwając trudności w modyfikowaniu swojego sposobu pracy, powróci do starych nawyków. W tym celu przełożony powinien zachęcać pracownika do wykorzystywania efektów szkolenia na stanowisku pracy, wykazywać się większą tolerancją dla popełnianych w początkowej fazie błędów, oraz ułatwiać pokonywanie ewentualnych barier. Tego typu działania są kluczowe dla poprawy efektów biznesowych w wyniku realizowanej działalności szkoleniowej w organizacji.

W dokumencie ROLA SZKOLEŃ PRACOWNIKÓW W ROZWOJU (Stron 134-138)