Metody i techniki prowadzenia szkoleń

Biorąc pod uwagę przedmiot szkolenia, jego zakres i formę możliwe jest wskazanie na wiele technik umożliwiających rozwój kompetencji pracowników. Proces uczenia się występuje nie tylko w ustrukturyzowanych, zaplanowanych procesach przekazywania wiedzy, ale obejmuje także nabywanie doświadczeń podczas realizacji zadań na stanowisku pracy. Wykorzystywane techniki szkoleniowe można podzielić na cztery grupy, ze względu na to, gdzie są one wykorzystywane:

• szkolenia na stanowisku pracy - demonstracje, coaching, planowane nabywanie doświadczenia, mentoring,

• szkolenie w miejscu pracy ale poza stanowiskiem pracy - wykłady, rozmowy, dyskusje, studia przypadku, odgrywanie ról, symulacje, ćwiczenia grupowe i warsztaty,

• szkolenie poza miejscem pracy – sympozja, konferencje, szkolenia otwarte, seminaria,

• techniki wykorzystywane na stanowisku pracy lub poza nim: e-learning, uczenie się przez działanie, projekty, czytanie pod kierunkiem, szkolenie wspomagane komputerowo, wideo i wideointeraktywne¹⁹⁴.

W pierwszej grupie znajdują się techniki wykorzystywane przez coachów, menedżerów, liderów zespołów lub szkoleniowców. Zaletą tych technik jest aktualność i bezpośredniość, gdyż pracownik jednocześnie pracuje, uczy się i nabywa doświadczenia.

193 A. Andrzejczak, Projektowanie…, op. cit., s. 111

194 M. Armstrong, Zarządzanie…, op. cit., s. 510-511

141 Ograniczeniem efektywności tych technik jest to, że ich skuteczność jest uzależniona od jakości dostarczonych wskazówek i coachingu, a więc wymaga bardzo dobrego przygotowania osób szkolących w zakresie przekazywania wiedzy i rozwijania innych.

Szkolenia w miejscu pracy, ale poza stanowiskiem obejmują techniki wykorzystywane na specjalnych kursach lub w ośrodkach szkoleniowych. Przedmiotem rozwoju z wykorzystaniem tych szkoleń są w wielu przypadkach zaawansowane umiejętności manualne i biurowe, a także umiejętności związanych z obsługą klientów. Ograniczona efektywność tych technik może wynikać z konieczności samodzielnego przełożenia przez uczestnika pozyskanej wiedzy i umiejętności na działania na stanowisku pracy.

Trzecia grupa szkoleń umożliwia nabycie umiejętności i wiedzy dotyczących zarządzania i przywództwa w grupie oraz umiejętności technicznych i społecznych. Te techniki szkoleniowe są wykorzystywane do przekazania bardzo specjalistycznej wiedzy lub zaawansowanych umiejętności. Główną wadą szkoleń realizowanych z wykorzystaniem tych technik jest to, że nie dają one możliwości natychmiastowego zastosowania w praktyce nowo nabytych umiejętności¹⁹⁵. Najczęściej wykorzystywane techniki szkoleniowe z uwzględnieniem podziału na wymienione powyżej grupy przedstawione zostały w tabeli 7.

Demonstracja – jest techniką umożliwiająca bezpośredni rozwój kompetencji pracownika. Polega ona na tym, że osoba szkoląca przekazuje informacje na temat tego, jak ma być wykonywana praca oraz może pokazać sposób realizacji zadań, a następnie pracownik samodzielnie ją kontynuuje. Zaletą tej metody jest uczenie się w miejscu pracy i na rzeczywistych zadaniach oraz otrzymywanie informacji od osoby z większym doświadczeniem. Wadą jest to, że osoba szkolona nie otrzymuje ciągłego wsparcia w początkowej fazie pracy zawodowej, a w późniejszych okresach jest ono ograniczone.

Coaching – jest procesem uczenia się, w którym główny nacisk położony jest na inspirowanie pracownika do samodzielnego poszukiwania efektywnych metod pracy.

Istotnym założeniem jest wykorzystywanie tej formy rozwoju w sposób ciągły, tzn. nie jest to aktywność incydentalna tylko taka, która angażuje coacha i coachowanego w dłuższy proces interakcji¹⁹⁶. Istotnym elementem tej metody jest konieczność zbudowania partnerskich relacji wspierających proces dzielenia się przez kierownika wiedzą z podległymi mu pracownikami.

Głównym instrumentem pracy coacha jest zadawanie pytań, ukierunkowanych na pobudzanie procesu twórczego myślenia, w celu wypracowania nowych, bardziej skutecznych metod działania. Rozwój z wykorzystaniem coachingu może być realizowany

195 Ibidem, s. 510-511

196 M. Fryczyńska, M. Jabłońska-Wołoszyn, Praktyczny…, op. cit., s. 126

142 dla wszystkich pracowników w organizacji, należy jednak zwrócić szczególną uwagę na kompetencje coacha w tym zakresie.

Tabela 7 Techniki szkoleń z uwzględnieniem miejsca ich realizacji

KATEGORIA TECHNIKA

Bezpośrednio na stanowisku pracy lub poza nim a społeczne aspekty przeobrażeń i zmian organizacyjnych, Difin, Warszawa 2009, s. 57

Mentoring – jest procesem, w którym wybrane i przeszkolone osoby udzielają wskazówek i rad umożliwiających podniesienie efektywności pracy zatrudnionych osób.

Mentoring może być realizowany przez bezpośrednich przełożonych lub współpracowników, którzy w ten sposób dzielą się z osobą szkoloną swoimi doświadczeniami, umiejętnościami i wiedzą. Główne narzędzia, jakie są wykorzystywane w tej metodzie to przede wszystkim wspólne ustalanie efektywnych sposobów działania, kontrola mentora nad sposobem wykonywania pracy, a następnie przekazanie informacji zwrotnej wskazującej na zachowania pozytywne oraz te obszary, które dalej wymagają rozwoju.

Instruowanie – polega na przekazaniu pracownikowi ustrukturyzowanych informacji na temat tego jak ma wykonywać swoją pracę. Jako kluczowe etapy w tym procesie można wymienić:

• przygotowanie,

• prezentacja - wyjaśnienie i demonstracja,

• praktyka i sprawdzanie, jak pracownik radzi sobie z nowymi zadaniami,

• wykorzystywanie informacji zwrotnych, w doskonaleniu sposobu pracy.

Technika ta jest bardzo często wykorzystywana w sytuacji pojawienia się nowych zasad

143 wykonywania pracy. Dzięki niej możliwe jest przekazanie czytelnych i prostych wytycznych dotyczących tego, co ma być zrobione i w jaki sposób. Dodatkowo pracownik wykonując swoje obowiązki ma możliwość odwoływania się do przekazanych instrukcji w celu dokonania samooceny i weryfikacji poprawności swojego postępowania.

Wykład – obejmuje wypowiedź ustną osoby posiadającej wiedzę z określonego tematu. Wykład może być wzbogacony, o sesję pytań, które uczestnicy zadają w celu doprecyzowania informacji lub wyjaśnienia swoich wątpliwości. Jest wykorzystywany do tego, by przekazać szerszej grupie odbiorców, określone informacje, wpływa więc na rozwój, poszerzenie wiedzy pracowników. Ograniczeniem tej techniki jest fakt, że w większości wypadków odbiorcy nie zapamiętają więcej niż 20% przekazanych informacji. Należy jednak podkreślić, że główną zaletą tej formy rozwoju są niskie koszty oraz możliwość przekazania, w tym samym momencie, informacji szerokiej grupie odbiorców.

Dyskusja – wykorzystywana jest w mniejszych niż wykłady grupach, jej celem jest pobudzenie uczestników do samodzielnego myślenia, wyjaśniania wątpliwości i dopytywania o rzeczy istotne z punktu widzenia efektywności pracy. Dodatkowo, w trakcie dyskusji pojawiają się elementy procesu twórczego, co zaowocuje wypracowaniem nowych rozwiązań, zaakceptowanych przez wszystkich i możliwych do wdrożenia na stanowiska pracy. Dyskusja powinna jednak obejmować podsumowania zarówno cząstkowe jak i końcowe, by odpowiednio ustrukturyzować wypracowane rozwiązania.

Studium przypadku – to opis sytuacji, którą otrzymują uczestnicy, a ich celem jest przeanalizowanie jej i podjęcie odpowiednich działań związanych z rozwiązaniem problemów, podejmowaniem decyzji czy analizą nieprawidłowości. Studia przypadków realizowane są najczęściej z wykorzystaniem analogii by oderwać uczestników od myślenia kategoriami swojego miejsca pracy i obowiązujących procedur. Istotne jest, by analizowane problemy i zagadnienia były związane z sytuacją w miejscu pracy, gdyż w przeciwnym razie mogą pojawić się wątpliwości uczestników, co do realności opisywanych zjawisk i możliwości zastosowania wygenerowanych rozwiązań do sytuacji na ich stanowiskach pracy.

Odgrywanie ról – podczas odgrywania roli uczestnicy otrzymują instrukcje wskazujące na to, kogo i w jakiej sytuacji rolę mają przyjąć. Opisane sytuacje mogą obejmować role związane ze współpracą między dwoma osobami, relacjami klient-pracownik lub przełożony podwładny. Technika ta umożliwia rozwój praktycznych umiejętności związanych z osiąganiem założonych celów w relacjach interpersonalnych, jak również pozwala poznać i modyfikować postawy uczestników.

144 Symulacja –to technika szkoleniowa, łącząca elementy analizy przypadku i odgrywania ról, umożliwiająca stworzenie realnej sytuacji, z którą uczestnik spotyka się na swoim stanowisku pracy. Dzięki temu łatwiej jest przenieść nabytą wiedzę i rozwinięte umiejętności na sytuację rzeczywistą. Zaletą tej techniki jest również podniesienie samooceny pracowników. Osoba, która efektywnie zrealizuje zadanie w warunkach symulowanych nabierze większej pewności co do tego, że w warunkach rzeczywistych również sobie poradzi.

Ćwiczenia grupowe - polegają na analizowaniu sytuacji, zdarzeń, problemów lub podejmowaniu decyzji, generowaniu nowych rozwiązań w grupach. Powoduje to nie tylko rozwój w zakresie rozwiązywania konkretnych sytuacji, ale usprawnia również współpracę i komunikację między pracownikami¹⁹⁷.

Ze względu na postęp technologiczny i rosnąca informatyzację, coraz większego znaczenia w rozwoju pracowników nabierają również szkolenia online. Obecnie barierą w wykorzystaniu tego typu szkoleń nie są już ograniczenia techniczne, ale brak odpowiednich modeli i schematów uczenia się bazujących na wiedzy pedagogicznej i metodycznej¹⁹⁸. Uczenie się online może przybierać dwie zasadnicze formy: zorientowanego na studenta oraz bazującego na doświadczeniach. Uczenie się zorientowane na studenta obejmuje proces wspólnego ustalania kształtu kursu, w trakcie którego osoba ucząca się i nauczyciel mogą uzgodnić jego przebieg. Uczenie się bazujące na doświadczeniach odnosi się do konkretnych sytuacji, które mogą pojawiać się w miejscu pracy i w większym stopniu uwzględnia analizy przypadków. Dzięki temu uczestnik szkolenia w większym stopniu rozwija myślenie koncepcyjne, podejmowanie decyzji i ocenę sytuacji, które mogą być przydatne w codziennej pracy. Korzyści z zastosowania szkoleń online obejmują w szczególności:

• oszczędności finansowe związane z ograniczaniem kosztów organizacji szkoleń tradycyjnych,

• możliwość przeprowadzenia szkoleń w sytuacji gdy zajdzie taka potrzeba – szybki czas reakcji,

• pracownicy mogą się szkolić bez konieczności odrywania się od pracy, mogą na bieżąco korzystać z dostępnej wiedzy,

197 Opisy technik szkoleniowy zostały opracowane na podstawie: A. Andrzejczak, Projektowanie…, op. cit., s.

134-148, M. Armstrong, Zarzadzanie…, op. cit., s. 791-798, A. Pocztowski, Zarządzanie…, op. cit., s. 294-299, A. Sajkiewicz (red.), Zasoby …op. cit., s. 256-262,

198 S. J. Bartley, J. H. Golek, Evaluating the cost effectiveness of online and Face-to-face instruction, Educational Technology&Society, no 7 (4), 2004, s. 167

145

• dzięki wykorzystywaniu sieci globalnych istnieje możliwość wspólnego rozwoju kompetencji pracowników pracujących na co dzień w różnych lokalizacjach na świecie,

• szkolenia online mogą być realizowane częściej i w krótszych sesjach, co umożliwia lepsze skoordynowanie i zaplanowanie działań szkoleniowych,

• szkolenia online umożliwiają szybkie przekazywanie informacji osobom szkolonym oraz innym wewnątrz organizacji, które będą jej potrzebowały do bardziej efektywnego wykonywania swoich zadań.

Pomimo tak licznych korzyści z zastosowania szkoleń online, pojawiają się również ograniczenia i bariery, dotyczące w głównej mierze:

• ograniczonych narzędzi pozwalających na ocenę efektywności szkoleń,

• ograniczonych możliwości związanych z zastosowaniem metod i technik uczenia się dopasowanych do indywidualnych preferencji i stylów uczenia się uczestników,

• konieczności stworzenia wystandaryzowanego programu, który może nie odpowiadać potrzebom szkoleniowym wszystkich pracowników¹⁹⁹.

Pomimo pojawiających się barier szkolenia online lub w formie e-learningu stają się coraz bardziej powszechne, gdyż umożliwiają dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, a dodatkowo pozwalają na wprowadzenie wspólnych standardów w całej organizacji.

W celu zwiększenia efektywności tej formy dokształcania pracowników, często spotykany jest obecnie model blended learning, zakładający wstępne wykorzystanie szkoleń e-learningowych lub online, a następnie uczestnictwo pracownika w sesji warsztatowej, umożliwiającej praktyczne przećwiczenie nowej wiedzy i umiejętności.