Funkcje i cele działalności szkoleniowej

Szkolenia są jedną z metod rozwoju pracowników. W literaturze przedmiotu występuje wiele definicji dotyczących tego pojęcia, jednak niemal wszystkie traktują je, jako pewien proces, który jest ukierunkowany na podnoszenie kompetencji pracowników¹⁷¹.

W opracowaniu tym przyjęto, że szkolenia stanowią ogół systematycznych działań podejmowanych przez organizacje, dotyczących poszerzenia wiedzy, rozwoju umiejętności oraz kreowania pożądanych postaw pracowników. Działania te są ukierunkowane na poprawę efektywności pracy oraz umożliwienie osiągania obecnych i przyszłych celów zarówno organizacji jak i szkolonego pracownika.

„Ogół systematycznych działań” oznacza, że szkolenia powinny być realizowane w sposób ciągły uwzględniający zmiany dokonujące się w otoczeniu, jak i we wnętrzu organizacji, a także zmiany w zakresie kompetencji pracownika, które mogą się dokonywać

170 A. Mayo, Kształtowanie …, op. cit., s. 58

171 Jako przykłady funkcjonujących definicji szkoleń można wskazać:

• Szkoleniem to zainicjowane przez organizację procedury, których celem jest wspomaganie uczenia się członków, a zatem zwiększanie ich wkładu w efektywność organizacji [P. Bramley, 2001]

• Szkolenie to proces uzupełniania przez pracownika wiedzy niezbędnej do prawidłowego wykonywania zadań na stanowisku pracy oraz stwarzanie możliwości dodatkowego rozwijania wiedzy, umiejętności i kompetencji pod katem awansu, przesunięcia lub zmiany organizacyjnej [M. Kostera, 2001]

• Szkolenie oznacza proces celowego przekazywania wiedzy, kształtowania umiejętności i nawyków zawodowych u zatrudnionych pracowników w organizacji, jak również sposób organizacji jego przebiegu [J.

Urbański 2004]

• Szkolenie jest częścią procesu kształcenia zawodowego, poza systemem szkolnym. Jest związane z rozwojem kwalifikacji zawodowych, a nie z ogólnym wykształceniem. Zauważyć należy, że szkolenie nie podwyższa poziomu wykształcenia, nie daje uprawnień formalnie zobowiązujących wszystkich pracodawców do ich uznania, ma jedynie charakter szczegółowy i wykorzystanie nabytej w ich trakcie wiedzy jest możliwe jedynie w konkretnym miejscu pracy [Z. Ściborek, 2006]

• Szkolenie to ogół celowych i systematycznych działań występujących w danej organizacji i skierowanych na pogłębianie oraz poszerzanie określonych elementów zasobów ludzkich, a także na wyposażenie ich w nowe elementy, niezbędne z punktu widzenia obecnych i przyszłych potrzeb tej organizacji [A. Pocztowski, 2007]

• Szkolenie należy traktować jako: planowane działanie organizacji, mające na celu ułatwienie pracownikom zdobycia wiedzy i umiejętności związanych z ich obecną i przyszłą pracą zawodową oraz przyjęcia odpowiedniej postawy; wspieranie procesu uczenia się służącego rozwojowi pracowników i zwiększaniu ich efektywności; systematyczne działanie dostosowane do bieżących i przyszłych potrzeb organizacji i pracowników [A. Andrzejczak, 2010]

124 na skutek już zrealizowanych szkoleń lub doświadczeń zawodowych. Szkolenia powinny odnosić się do tych komponentów kapitału ludzkiego, które mogą podlegać modyfikacjom i są powiązane z realizowanymi zadaniami. Z tego względu powinny się one koncentrować na wiedzy, umiejętnościach i postawach. Istotną kwestią zawartą w tej definicji, jest również odniesienie się do potrzeb pracowników, gdyż stworzenie szansy na rozwój w pożądanych obszarach, przyczynia się do zwiększenia jego potencjału, co przyniesie pozytywne efekty w przyszłości. Zaangażowanie pracowników w proces szkoleniowy powoduje również wzrost motywacji do pracy, co dodatkowo wpływa na efektywność.

W odniesieniu do tak zdefiniowanych szkoleń możliwe jest wskazanie na ich funkcje i cele w organizacji. W większości wypadków podstawowym powodem podejmowania działań szkoleniowych jest podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności pracowników.

Głównym celem staje się zatem rozwój zawodowy, zorientowany na takie kształtowanie kapitału ludzkiego, by podejmowane przez zatrudnionych działania realizowane były na coraz wyższym poziomie. Jednocześnie działalność szkoleniowa jest wówczas silenie skorelowana z rozwojem organizacji¹⁷². Cel ten pozwala na realizację funkcji rozwojowej szkoleń. Podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności nie jest jednak jedyną przesłanką, która stanowi podstawę do podejmowania inicjatyw z tego obszaru zarządzania zasobami ludzkimi.

Status szkoleń w firmie wciąż rośnie, co jest z jednej strony podyktowane wymogami biznesu (budowaniem motywacji pracowników, wspieraniem zaangażowania, rozwojem współpracy zespołowej), wymaganiami nowych rynków (opisane wcześniej czynniki takie jak globalizacja, rosnące wymagań klientów, konkurencja), ale również rozwojem koncepcji zarzadzania pracownikami uwzględniającymi kwestie kariery zawodowej, zapewnienia przyszłości i bezpieczeństwa własnego i rodziny¹⁷³. Wszystkie te wyzwania powodują, że szkolenie pracowników staje się jedną z podstawowych aktywności, a wysokie wydatki na nie będą wciąż rosnąć w nadchodzących latach¹⁷⁴.

A. Andrzejczak, analizując powody podejmowania działalności szkoleniowej w organizacjach, wskazuje na cztery podstawowe funkcje szkoleń, do których zalicza:

• adaptacyjną – polegającą na dostosowaniu wiedzy i umiejętności pracownika do wymagań stanowiska pracy,

172 M. Fryczyńska, M. Jabłońska-Wołoszyn, Praktyczny przewodnik rozwoju zawodowego pracowników, Placet, Warszawa 2008, s. 11-12

173 J. Urbański (red.), Rozwój i szkolenia w firmach, teoria i rzeczywistość, Wydawnictwo Naukowe NOVUM, Płock 2004, s. 14

174 W. Cascio, J. Boudreau, Inwestowanie w ludzi, wpływ inicjatyw z zakresu ZZL na wyniki finansowe przedsiębiorstwa., Oficyna a Wolter Kluwer Business, Warszawa 2011, s. 351-352

125

• modernizacyjną – związana z potrzebą odnawiania kwalifikacji, które z biegiem czasu stają się przestarzałe na skutek postępu w nauce i technice lub wymagają przypomnienia na skutek rutyny,

• innowacyjną – polegająca na tworzeniu warunków kreowania postępu, sprzyjających wprowadzaniu nowych rozwiązań,

• społeczną – polegającą na zacieśnieniu więzi między ludźmi, uczeniu się współpracy¹⁷⁵. Autorka wskazuje również na dwa zasadnicze cele, jakie wiążą się z działalnością szkoleniową. Pierwszym z nich jest dostosowanie kompetencji pracowników do potrzeb organizacji drugim zaś wspieranie działalności innowacyjnej. Wskazane powyżej funkcje nie wyczerpują jednak w pełni katalogu powodów, dla których organizacje podejmują aktywności w tym zakresie. Zasadne jest poszerzenie omawianych funkcji o dodatkowe, umożliwiające przedstawienie pełnego spektrum oczekiwanych efektów działalności szkoleniowej. Do głównych funkcji zaliczyć zatem należy:

• rozwojową,

• integracyjną,

• społeczną,

• motywacyjną

• informacyjną,

• innowacyjną,

• wizerunkową.

Funkcja rozwojowa dotyczy podnoszenia kompetencji pracowników lub też zwiększania ich potencjału. Zasadniczym celem realizacji szkoleń w kontekście tej funkcji jest przekazanie wiedzy, rozwój umiejętności, zmiana postaw pracowników umożliwiających efektywne realizowanie zadań. W zależności od poziomu kompetencji zatrudnionych, działalność szkoleniowa może być ukierunkowana na pozyskanie nowych kompetencji, odświeżenie posiadanych (funkcja modernizacyjna według A. Andrzejczak) lub dopasowanie ich do nowych warunków działania (funkcja adaptacyjna).

Funkcja integracyjna odnosić się będzie do standardów funkcjonowania w organizacji. Głównym celem jest wdrożenie do organizacji i na wszystkie stanowiska wspólnych standardów działania. Przedmiotem szkoleń są też zagadnienia związane z kulturą organizacyjna i tożsamością wewnętrzną. Funkcja ta pełni szczególną rolę w warunkach umiędzynarodowienia działalności przedsiębiorstw i radzenia sobie z różnorodnością.

175 A. Andrzejczak, Projektowanie i realizacja szkoleń, PWE, Warszawa 2010, s. 87-88

126 Funkcja społeczna związana jest z budowanie relacji wewnętrznych w firmie.

Głównym celem osiąganym przy realizacji tej funkcji, jest budowanie podstaw do efektywnej współpracy zespołowej, poprawa komunikacji wewnętrznej czy też nawiązywanie kontaktów wewnątrz i na zewnątrz organizacji umożliwiających efektywne realizowanie zadań.

Funkcja motywacyjna jest realizowana poprzez włączanie w proces szkoleniowy pracowników, na różnych etapach jego realizacji, a także poprzez zapewnianie możliwości rozwoju kompetencji. Głównym celem, jaki można osiągnąć, jest zwiększenie poziomu motywacji i satysfakcji z pracy zatrudnionych, dzięki możliwości uczestniczenia w szkoleniach podnoszących poziom kompetencji. Dodatkowo daje to pracownikom poczucie wpływu na kształtowanie własnej kariery zawodowej i stwarza możliwości do inwestowania w siebie.

Funkcja informacyjna umożliwia przekazanie pracownikom oczekiwań organizacji, strategicznych zamierzeń i głównych kierunków działania. Szkolenia spełniające tę funkcję pozwalają pracownikom na zapoznanie się z oczekiwaniami przedsiębiorstwa względem efektów i sposobów pracy, dają możliwość poznania wizji organizacji i pomagają w zrozumieniu roli każdego zatrudnionego w osiąganiu sukcesu przez organizację.

Rysunek 26 Funkcje i cele działalności szkoleniowej Źródło: opracowanie własne na podstawie literatury przedmiotu

127 Funkcja innowacyjna¹⁷⁶ odnosi się do możliwości pozyskania nowej wiedzy, która stanowi podstawę innowacji wdrażanych w firmie. Realizowane to jest poprzez poznawanie nowych metod działania (często stosowanych przez konkurencję lub podmioty mogące stanowić benchmarki), wypracowywanie bardziej efektywnych sposobów realizowania zadań lub zwiększenie potencjału pracowników, który może być źródłem innowacji w przyszłości.

Funkcja wizerunkowa jej realizowanie pozwala na budowanie wizerunku pożądanego pracodawcy zarówno na wewnętrznym jak i zewnętrznym rynku pracy. Dzięki podejmowanym aktywnościom, pracownicy odczuwają większą satysfakcję, w mniejszym stopniu poszukują pracy w innych miejscach i chętniej dzielą się z organizacją posiadanym kapitałem ludzkim. Na rynku zewnętrznym, skutkiem realizacji tej funkcji jest zbudowanie pozytywnego wizerunku oraz zwiększenie dostępności potencjalnych kandydatów do pracy, o pożądanym poziomie kapitału ludzkiego.

W większości wypadków realizowane funkcje i zakładane cele działalności szkoleniowej są ze sobą wzajemnie powiązane. Organizacja może np. łączyć funkcję rozwojową i integracyjną szkoleń, by wdrożyć nowe sposoby obsługi klientów, które będą zunifikowane dla całej firmy. Określenie funkcji i zdefiniowanie głównych celów podnosi efektywność realizowanych szkoleń i pozwala na lepsze dobranie zarówno grupy szkoleniowej, jak i wykorzystywanych metod i technik.

Prowadzenie szkoleń umożliwiających osiąganie zakładanych celów w ramach zidentyfikowanych funkcji pozwala na bardziej precyzyjne wskazanie, że działalność ta ma charakter inwestycyjny i przyniesie zakładany zwrot. Jako korzyści odnoszące się do zidentyfikowanych powyżej funkcji wskazać można:

• Poprawę efektów osiąganych przez pracownika, zespół lub organizację, w kontekście jakości czy produktywności (f. rozwojowa).

• Przyciąganie wysokiej klasy specjalistów dzięki zaoferowaniu im możliwości kształcenia się i rozwoju, zwiększaniu zakresu ich kompetencji i umiejętności (f. wizerunkowa).

• Zwiększanie elastyczności operacyjnej przez rozszerzanie zakresu umiejętności pracowników (f. innowacyjna).

• Zwiększanie zaangażowania i oddania pracowników przez zachęcenie ich do przyjęcia za swoją misji organizacji i utożsamiania własnych celów z celami przedsiębiorstwa (f. integracyjna).

176 Z. Ścibiorek, Inwestowanie w personel, Wydawnictwo Adam Marszałek, Toruń 2006, s. 136

128

• Zwiększanie identyfikacji pracowników z firmą dzięki możliwości samorealizacji i rozwoju (f. motywacyjna).

• Wsparcie wprowadzanych zmian przez uświadomienie pracownikom ich przyczyn oraz zapewnienie zatrudnionym wiedzy i umiejętności, jakich potrzebują, aby przystosować się do nowej sytuacji (f. informacyjna).

• Pomoc w tworzeniu pożądanej kultury organizacyjnej, na przykład zorientowanej na ciągłe doskonalenie (f. społeczna)

• Podniesienie poziomu obsługi klientów

• Zminimalizowanie kosztów uczenia się i szkolenia¹⁷⁷.

Złożoność funkcji, jakie przypisane są działalności szkoleniowej, a także różnorodność celów, możliwych do osiągnięcia dzięki niej powoduje, że efektywność tego procesu, wymaga odpowiedniego zintegrowania wszystkich podejmowanych aktywności.

W tym celu konieczne jest wypracowanie w organizacji odpowiedniego modelu, według którego działalność szkoleniowa będzie realizowania. Model ten musi uwzględniać cele, podmioty i procesy, a także wskazywać na występujące między nimi powiązania.