Elektroniczna forma doręczeń w wybranych państwach

Forma elektroniczna czynności procesowych, w tym czynności doręczeń, obowiązuje już w wielu państwach. Szczególnie zaawansowane prace w tym kierunku poczyniły Niemcy

177 Opinia rzecznika generalnego L.A. GEELHOEDA przedstawiona w sprawie C-522/03 Scania Finance France SA przeciwko Rockinger Spezialfabrik für Anhängerkupplungen GmbH & Co. http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:62003C0522:PL.html

178 A. Wudarski, „Doręczanie pism procesowych…”, op. cit. s. 902.

178 http://www.uihj.com/en/ressources/10148/72/allemagne-en.pdf.

179 E.M. Bajons, w: H. Fasching, „Kommentar zu den Zivilprozessgesetzen”, Wien 2000 r. s. 599.

i Austria, a z państw pozakontynentalnych Wielka Brytania. Z tego względu warto więc przedstawić analizę prawnoporównawczą uregulowań w tej kwestii w wyżej wymienionych państwach. Szczególnie doświadczenia Niemiec, czy Austrii, z uwagi na tożsamy system organizacji sądownictwa, mogą być bowiem pomocne również w polskich realiach.

5.1. Niemiecki elektroniczny system doręczeń.

W Niemczech elektroniczną formę dla czynności procesowych¹⁸⁰ wprowadzono poprzez nowelizację niemieckiego kodeksu postępowania cywilnego Zivilprozessordnung¹⁸¹ ustawą z dnia 13 lipca 2001 r. o dostosowaniu przepisów dotyczących formy (Formvorschriftenanpassungsgesetz)¹⁸² oraz ustawą z dnia 25 czerwca 2001 r. o reformie doręczeń (Zustellungsreformgesetz).¹⁸³

Wyżej cytowane ustawy wprowadziły możliwość wszczynania postępowań poprzez wniesienie pisma procesowego w drodze elektronicznej jako alternatywy dla formy pisemnej¹⁸⁴, a także możliwość doręczenia orzeczeń sądowych stronom jako elektronicznych dokumentów. W zakresie doręczeń elektronicznych w 2002 r. nastąpiła istotna nowelizacja ZPO, która wprowadziła możliwość takich doręczeń dopiero po wyrażeniu zgody przez adwokata, notariusza, komornika, doradcę podatkowego, rzecznika patentowego. Kolejną nowelizacją ZPO dokonaną ustawą z dnia 22 marca 2005 r. o zastosowaniu elektronicznych form komunikacji w wymiarze sprawiedliwości (Justizkommunikationsgesetz)¹⁸⁵ wprowadzono możliwość elektronicznego opracowywania i prowadzenia akt sądowych. ZPO przewiduje cztery sposoby doręczenia pism: poprzez wydanie pisma w sekretariacie sądu (§

173), przez złożenie oświadczenia o przyjęciu doręczanego pisma (§ 174), za potwierdzeniem odbioru przesyłki pocztowej (§ 175) oraz przez zlecenie doręczenia (§ 176 i n.).¹⁸⁶

Na podstawie § 130b ZPO istnieje możliwość dokonywania doręczeń orzeczeń sądowych w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem poczty elektronicznej w

180 G. Kodek, „Der Zivilprozess und neue Formen der Informationstechnik”, Zeitschrift für Zivilprozess 2002, s.

405, R. Stadler, „Zivilprozess und neue Formen der Informationstechnik”, Zeitschrift für Zivilprozess 2002, s.

413 – 430.

181 http:/bundesrecht.juris.de/zpo/BJNR005330950.htm.

182 BGBL. I,S. 1542.

183 BGBL. I, S. 1206.

184 W. Viefhues, „Das Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz”, NJW 2005, z. 15 s.1109, Raport Wolfram Viefhues „Elektronischer Rechtsverkehr – rechtliche Aspekte und organisatorische Auswirkungen“ CR 2001, Nr.8.

185 BGBL, I.2005 837, http://www.bmj.bund.de/files/-/1281/JKomG.pdf.

186H.J. Musielak, „Grundkurs ZPO”, München 2007 r. za: B. Kaczmarek, „Informatyzacja postępowania cywilnego w Niemczech”, praca zbiorowa pod red. J. Gołaczyński„Informatyzacja postępowania sądowego w prawie polskim i prawie wybranych państw”, Warszawa 2009 r., s. 79.

Niemczech pod warunkiem, iż strona dysponuje możliwościami technicznymi do odbioru tego orzeczenia.¹⁸⁷ Złożenie oświadczenia o przyjęciu pisma musi nastąpić przed jego doręczeniem, przy czym uznaje się, iż samo podanie adresu skrzynki elektronicznej nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dokonywanie doręczeń tą drogą komunikacji. Nie jest też wyrażeniem zgody na tę formę doręczeń podanie adresu skrzynki elektronicznej na papierze firmowym.¹⁸⁸

Doręczenie elektroniczne możliwe jest tylko i wyłącznie przy złożeniu oświadczenia o przyjęciu doręczanego dokumentu. Takie doręczenie może nastąpić wówczas przez przekazanie pisma, przesłanie faksu bądź przez przesłanie dokumentu elektronicznego. Do osób, którym można doręczać pisma poprzez złożenie oświadczenia o jego przyjęciu należą osoby godne zaufania publicznego, a poza tym osoby, które wyraźnie na to zezwoliły przed dokonaniem doręczenia w postaci dokumentu zaopatrzonego w podpis elektroniczny.

Otrzymanie pisma drogą elektroniczną musi zostać potwierdzone w drodze pisemnej, za pośrednictwem telefaksu, bądź także w formie dokumentu elektronicznego. Doręczenie przez złożenie oświadczenia o przyjęciu doręczanego dokumentu ma raczej zastosowanie przy mniej istotnych dokumentach, co do których nie jest istotna pewność doręczenia oraz ustalenie daty doręczenia, co wiąże się z różnego rodzaju terminami.¹⁸⁹

W niemieckim kodeksie postępowania cywilnego możliwe jest doręczenie za pośrednictwem telefaksu (§ 174 ust. 2 ZPO). Jednakże dokument wygenerowany za pośrednictwem faksu nie jest równoważny w skutkach z dokumentem elektronicznym przesłanym za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jeżeli oświadczenie o przyjęciu pisma zostało przesłane za pośrednictwem faksu komputerowego, podpis adresata pisma winien być wcześniej przesłany jako część tego oświadczenia.¹⁹⁰ W sytuacji, gdy oświadczenie o przyjęciu pisma nie dotrze do jego nadawcy, musi on ponownie dokonać doręczenia, lecz już za pomocą innego sposobu. ¹⁹¹ Dowodem doręczenia jest wówczas pisemne potwierdzenie otrzymania pisma z datą i podpisem, które może być doręczone w zwykłej formie pisemnej, bądź także z pomocą telefaksu.

187 Szerzej na ten temat: J. Gołaczyński, „Elektroniczne postępowanie upominawcze. Komentarz”, Warszawa 2010 r., s. 39 –52.

188 M. Haublein, [w:] R. Hannach, Ch. Meyer – Seitz, „ZPO Reform 2002 mit Zustellungsreformgesetz”, München 2002, uwagi do § 174 ZPO, F.M. Goebel, “Anwaltsformulare Zivilprozessrecht”, Bonn 2003, § 9.

189 P. Hartmann, [w:] A. Baumbach (red.), “Kommentar zur ZPO”, München 2006.

190 J. Wenzel, “Münchener Kommentar zur ZPO”, München 2002, uwagi do § 174 ZPO.

191 H. Roch, Ch. Meyer – Seitz, “ZPO Reform 2002”, München 2002, uwagi do § 174 ZPO.

5.2. Austriacki elektroniczny system doręczeń.

Jednym z najbardziej wiodących krajów w zakresie komunikacji elektronicznej w wymiarze sprawiedliwości jest Austria.¹⁹² Elektroniczna forma dokonywania czynności procesowych w postępowaniu cywilnym została wprowadzona w Austrii, jeszcze wcześniej niż w Niemczech, bo nastąpiło to już w 1981 r., kiedy to wprowadzono elektroniczne postępowanie upominawcze (ADV – Mahnverfahren), a jedynym z największych przedsięwzięć było unormowanie w 1990 r. systemu elektronicznego obrotu prawnego tzw.

Elektronische Rechtsverkehr umożliwiającego identyfikację użytkownika sądowych systemów teleinformatycznych.¹⁹³

Od 1999 r. w ramach tego programu pisma mogą być doręczane uczestnikom postępowania, a od 2000 r. wprowadzony został obowiązek przyjęcia doręczanego pisma niezależnie od zgody jego adresata. System ten obejmuje zarówno możliwość wniesienia pisma do sądu w drodze elektronicznej, możliwość doręczenia przez sąd stronie pisma jak i możliwość założenia akt sądowych w formie elektronicznej.¹⁹⁴

Sąd dokonuje doręczeń pism sądowych w formie elektronicznej za pośrednictwem tzw. służby doręczeniowej (Zustelldienste). Istnieje oficjalna lista podmiotów komercyjnych, które uzyskały formalne zezwolenie na świadczenie usług doręczeń elektronicznych.¹⁹⁵ Pisma sądowe mogą być doręczane w formie elektronicznej stronie postępowania pod warunkiem, iż uczestniczy ona w elektronicznym obrocie prawnym, bądź też strona wyraziła zgodę na tę formę doręczenia pisma sądowego. Elektroniczne doręczenia pism sądowych są możliwe jedynie w godzinach urzędowania sądu. Podobnie jak w polskiej procedurze cywilnej, tak również w Austrii, stosuje się także elektroniczne postępowanie rejestrowe oraz prowadzone są elektroniczne księgi wieczyste.

Zgodnie z § 89b ustawy o organizacji sądów Minister Sprawiedliwości powinien określić te pisma sądowe i procesowe, których treść powinna zostać przekazana w formie elektronicznej, zamiast w tradycyjnej formie pisemnej.¹⁹⁶ Doręczane przez sąd austriacki

192 J. Gołaczyński, „Elektroniczne postępowanie upominawcze. Komentarz”, op. cit. s. 30 – 39.

193 T. Gottwald, W. Viefhues, “Elektronische Rechtsverkehr in Österreich – Schlussfolgerungen aus deutsche Sicht”, MMR 2004, z. 12, s. 792.

194 G. Trauner, „Die elektronische Zustellung behordlicher Dokumente [w:] “Effizienz von e- Losungen in Staat und Gesellschaft. Aktuelle Fragen der Rechtsinformatik, Tagungsband des 8. Internationalen Rechtsinformatik Symposions”, Stuttgard – München – Hannover – Berlin – Weimar – Dresden 2005 s. 107, cyt. za: S. Kotecka,

„Informatyzacja postępowania cywilnego w Austrii”, praca zbiorowa pod red. J. Gołaczyński „Informatyzacja postępowania sądowego w prawie polskim i prawie wybranych państw”, Warszawa 2009 r., s. 96.

195 Bundesgesetz über die Zustellung behördlicher Dokumente, BGBL Nr 200/1982.

196 Verordnung der bundespministerin für justiz über den elektronischen Rechtverkehr, BGB1, II Nr 481/2005.

pismo musi zostać opatrzone tzw. urzędowym elektronicznym podpisem w przypadku, gdy wymóg taki przewiduje rozporządzenie w sprawie elektronicznego obrotu prawnego. Aby posługiwać się takim podpisem najpierw sąd musi opublikować jego wzór na stronie internetowej, aby umożliwić jego weryfikację przez adresata pisma.¹⁹⁷ Pismo sądowe uznaje się za doręczone w momencie, gdy adresat będzie mógł zaznajomić się z jego treścią, a wydrukowane pismo sądowe ma moc dokumentu urzędowego.

5.3. Francuski elektroniczny system doręczeń.

Podobnie jak w innych państwach europejskich, również we Francji, wprowadzono możliwość dokonywania doręczeń za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji.

Od dnia 1 stycznia 2008 r. we Francji jest realizowany „Plan rozwoju nowych technologii w sądownictwie”, który zakłada wprowadzenie komunikacji elektronicznej w sądownictwie w sprawach cywilnych i karnych. Sam proces informatyzacji urzędów oraz sądów we Francji rozpoczął się już w latach osiemdziesiątych i początkowo polegał na wprowadzeniu elektronicznych formularzy. Do testowania nowych rozwiązań technologicznych w latach 2006 – 2007 wyznaczono sądy pilotażowe oraz izby adwokackie.

Możliwość dokonywania doręczeń pism sądowych w drodze elektronicznej zostało wprowadzone we Francji w dniu 1 stycznia 2009 r., kiedy to zaczął obowiązywać art. 784 francuskiego kodeksu postępowania cywilnego, dopuszczający przesyłanie, przekazywanie oraz doręczanie drogą elektroniczną akt sprawy, dowodów pisemnych, powiadomień, zawiadomień lub wezwań, sprawozdań, protokołów, kopii i odpisów orzeczeń sądowych opatrzonych klauzulą wykonalności. Jedynym warunkiem dokonywania doręczeń elektronicznych wyżej wymienionych pism jest wyrażenie zgody przez adresata na tę formę doręczenia. Pisma są przesyłane przez sąd za elektronicznym potwierdzeniem odbioru przez odbiorcę, ze wskazaniem daty, a także w wypadkach szczególnie uzasadnionych także z podaniem godziny doręczenia. Strona może przy tym zażądać wydania odpisu wyroku na papierze. Aby doręczenie elektroniczne było prawidłowe i odniosło zamierzony skutek muszą zostać dochowane takie warunki jak: właściwa identyfikacja sądu, nienaruszalność wysłanego pisma, bezpieczeństwo i poufność korespondencji, właściwe przechowywanie przesłanych informacji, możliwość ustalenia daty wysłania i odbioru pisma (art. 748 francuskiego kodeksu postępowania cywilnego). Zgodnie z treścią art. 749 francuskiego kodeksu postępowania

197 §19 ust. 3 i § 20 Bundesgesetz über Regelungen zur Erleichterung des elektronischen Werkehr mit.

Öffentlichen Stellen, BGB1 2004, Nr 10.

cywilnego istnieje możliwość zastosowania komunikacji elektronicznej we wszystkich sądach w sprawach cywilnych, handlowych, społecznych, rolnych lub arbitrażowych, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych przepisami szczególnymi.

5.4. Elektroniczna forma doręczeń w brytyjskim systemie common law.

W obowiązującym w Wielkiej Brytanii systemie common law także wprowadzono elektroniczną formę doręczeń¹⁹⁸. Istnieje tam bowiem możliwość komunikowania się z sądem za pośrednictwem elektronicznej poczty oraz wysyłania dokumentów w systemie on – line, a szczegółowe warunki elektronicznej komunikacji określono w dokumencie 5BPD(„Practise Direction – Elektronic Communication and Filling of Documents”).¹⁹⁹ W 2001 r. powstał portal Money Claim Online będący częścią County Court Bulk Centre²⁰⁰ za pomocą którego wprowadzono w życie instytucję tzw. e- sądu, czyli wykorzystania środków elektronicznych w postępowaniu sądowym. Na oficjalnej stronie internetowej HMCS²⁰¹ stworzono dwa portale: „Money Claim Online”²⁰² oraz „Possesion Claim Online”²⁰³²⁰⁴ Za pośrednictwem portali, po wypełnieniu formularza on –line można wnieść różnego rodzaju pisma tj. pozew, odpowiedź na pozew, a także sprawdzić tok postępowania w danej sprawie. Aby przesłać pismo w Wielkiej Brytanii drogą elektroniczną do sądu, sąd musi zamieścić na stronie internetowej obsługi sądowej swój adres. W Wielkiej Brytanii nie wszystkie dokumenty można przesłać drogą elektroniczną, a tylko wskazane. W szczególności dotyczy to tych pism, które podlegają opłacie. W przeciwnym razie, gdy do sądu zostanie przesłane drogą elektroniczną pismo podlegające opłacie, sąd uzna ten dokument jako niedoręczony.

Definicja środków komunikacji elektronicznej została sformułowana w Electronic Communications Act z 2000 r.²⁰⁵, który to akt reguluje także kwestie związane z podpisem elektronicznym. Aby umożliwić identyfikację strony na portalach MCOL i PCOL używa się swojego imienia i nazwiska, bez konieczności korzystania z podpisu elektronicznego. Za pośrednictwem obu portali strona może wytoczyć powództwo. W tym celu wypełnia

198 J. Gołaczyński, „Elektroniczne postępowanie upominawcze …”, op. cit. s. 52 – 56.

199 The White Book from Sweet and Maxwell, Selection B – Practice Directions and Practice Statements, Westlaw Download Summery Report.

200 znajdującego się z sądzie rejonowym hrabstwa Northampton.

201 Her Majesty’s Court Service (Urząd do spraw sądownictwa Jej Królewskiej Mości), www.hmcourts- service.gov.uk/cms/aboutus.htm.

202 MCOL www. moneyclaim.gov.uk.

203 www. possesionclaim.gov.uk.

204 Portale różnią się rodzajem roszczeń.

205 http:// www/opsi.gov.uk/ASTS/acts2000/20000007.htm#15.

specjalny formularz znajdujący się na portalu internetowym, który następnie zostaje przesyłany do sądowego systemu informatycznego.²⁰⁶ Sąd w sposób tradycyjny za pośrednictwem poczty doręcza wówczas powodowi potwierdzenie wytoczenia powództwa wraz z informacjami tj. nazwa użytkownika wraz z hasłem,²⁰⁷ Z ich pomocą powód może dokonywać czynności za pośrednictwem portalu internetowego, a pozwanemu doręcza wydrukowany formularz z pozwem wraz z jego numerem identyfikacyjnym, hasłem oraz formularzami do wypełnienia w zależności od rodzaju czynności, które pozwany zamierza dokonać przed sądem, jeżeli zamierza komunikować się z sądem za pośrednictwem portalu MCOL.²⁰⁸ Pozwany ma również możliwość zrezygnowania z elektronicznego postępowania sądowego i w dalszej kolejności komunikować się z sądem i powodem w tradycyjnej formie za pośrednictwem poczty. Możliwość korzystania z elektronicznego postępowania może zachować aż do zamknięcia rozprawy. ²⁰⁹

5.5. Amerykański elektroniczny system doręczeń.

Krajem, który niewątpliwe przoduje na świecie w zastosowaniu technologii teleinformatycznych w sądownictwie są Stany Zjednoczone. Pierwsze próby wprowadzenia komunikacji elektronicznej do sądów w tym państwie zostały podjęte już w latach osiemdziesiątych.²¹⁰ Ostatecznie jednak system komunikacji elektronicznej pomiędzy stronami a sądem został wprowadzony w Stanach Zjednoczonych dopiero w latach dziewięćdziesiątych, kiedy to w 1996 r. rozpoczęło swoje działania Laboratorium Elektronicznej Wymiany Dokumentów mające na celu wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w sądownictwie.²¹¹ Pierwszy eksperyment z tego zakresu został przeprowadzony w 1997 r. w stanie Nowy Meksyk, gdzie pomiędzy prokuraturą a sądem przesłano dokument elektroniczny, natomiast w pozostałych stanach programy pilotażowe zostały przeprowadzone w latach 2000 – 2003. W Stanach Zjednoczonych, gdzie obowiązuje system sądownictwa federalnego, każdy sąd federalny ustala własne zasady komunikacji elektronicznej²¹² używając jednakże tego samego oprogramowania. W 2001 r. wprowadzono

206 http://www.hmcourts- service.gov.uk/onlineservices/about_pcol.htm.

207 Tzw. response pack.

208 http://www.dca.gov.uk/civil/procrules_fin/menus/rules.htm, pkt.5.6 do reguły 7.

209 P. Pęcherzewski, „Angielski sposób na sprawny i prosty e- sąd”, Prawo Mediów Elektronicznych 2007 r. ,Nr 7.

210 Tzw. case management system – plan budowy zarządzania sprawami.

211 Electronic Dokument Exchange Laboratory, E-DE Lab, jednostka badawcza powołana przez Federalny Departament Sprawiedliwości.

212 E- filling rulet.

po raz pierwszy do postępowań przed federalnymi sądami upadłościowymi tzw. Electronic Filing System Provider (EFSP), który zapewnia ponadstanowy dostęp do systemu sądowego, czyli głównie do akt sądowych. Do gromadzenia dokumentów sądowych służy także system PACER. Podkreślenia wymaga, iż pisma wszczynające sprawę w postępowaniu sądowym mogą zostać doręczone do sądu jedynie w tradycyjny sposób, natomiast pozostałe pisma – pod warunkiem wyrażenia na to zgody drugiej strony postępowania, mogą być już doręczane w drodze elektronicznej.

Doręczenia elektroniczne w Stanach Zjednoczonych nadal są traktowane jako forma fakultatywna, gdyż strona zawsze może zadecydować o tradycyjnej formie dokonywania doręczeń. W konkretnych jednak przypadkach sąd może nałożyć na stronę obowiązek skorzystania z tej formy doręczeń, aby przyspieszyć postępowanie. Doręczenia elektroniczne są także znacznie tańszą formą doręczeń, aniżeli tradycyjne, gdyż następuje obniżenie opłat sądowych, w przypadku wyboru przez stronę tej formy dokonania doręczenia. Zarówno w sądach federalnych, jak i stanowych skutek doręczenia pisma ma miejsce w momencie dostarczenia dokumentu do systemu informatycznego.

Oprócz wyżej wymienionych państwami, które przodują w zakresie stosowania środków komunikacji elektronicznej są także Holandia,²¹³ Singapur,²¹⁴Australia i Kanada.²¹⁵

Szczegółowa analiza przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza omawianych w tym rozdziale doręczeń elektronicznych w różnych państwach europejskich, rodzi szereg wątpliwości i problemów. W szczególności konieczne jest więc stworzenie spójnego prawa doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w krajach Unii Europejskiej.

Wydaje się zatem, iż priorytetowa jest w tym względzie nowelizacja rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie doręczania w państwach członkowskich sądowych i pozasądowych dokumentów w sprawach cywilnych i handlowych poprzez wprowadzenie możliwości dokonywania doręczeń również w drodze elektronicznej.

Ułatwiłoby to i przyspieszyłoby znacznie przepływ dokumentów sądowych pomiędzy poszczególnymi państwami członkowskimi.

213 B. Sujecki, „Obrót elektroniczny a reforma sądownictwa – przedstawienie rozwiązania holenderskiego”, MoP 2006 r., Nr 16, dodatek Prawo mediów elektronicznych s. 11.

214 System funkcjonuje od marca 1997 r. w Sądzie Najwyższym i w podległych mu sądach w sprawach cywilnych.

215 Za: A.M. Niżankowska, „Wnoszenie pism do sądu drogą elektroniczną. Część I”, TPP 2001 r., Nr 11, s. 87 – 88.

6. Międzynarodowe postępowanie cywilne w zakresie doręczeń według kodeksu