W USTAWIE PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
1. Opis przedmiotu zamówienia
1.9. Dokumenty potwierdzające spełnianie wymogów przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlaneusługi lub roboty budowlane
Dla potwierdzenia, że oferowane produkty, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego może on żądać od wykonawców określonych dowodów wymie-nionych w §5 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane przykładowo:
a) próbek, opisów lub fotografii,
b) opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę czy opisu zaplecza naukowo-badawczego,
c) zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,
d) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich.
Dokumenty przedmiotowe wymienione w cytowanym przepisie mogą się odnosić zarówno do samych cech oferowanych produktów, usług lub robót budowlanych, jak również do sposobu czy metod realizacji przedmiotu zamówienia. Lista dokumentów w rozporządzeniu ma charakter przykładowy i zamawiający może samodzielnie określić rodzaj żądanego dokumentu. Zamawiający jest uprawniony do żądania dokumentów przedmiotowych:
a) jedynie w celu potwierdzenia spełniania cech lub wymogów, które opisał jako elementy szeroko pojętego przedmiotu zamówienia, a zatem dokumenty mogą się odnosić do warunków z klauzul realizacji zamówienia,
b) na takich samych zasadach od wszystkich zainteresowanych wykonawców, c) jeśli poda je wcześniej do wiadomości wszystkim zainteresowanym wykonawcom.
Zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji zamawiający musi zaakceptować i uznać równoważne zaświadczenia wystawiane przez podmioty mające siedzibę w innym państwie członkowskim EOG.
Zakładając, że żądane dokumenty przedmiotowe mają na celu potwierdzenie spełnienia przez produkt, usługę lub roboty budowlane wymaganych cech lub poziomu jakości należy pamiętać o ich specyficznej roli w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Po pierwsze, doku-menty przedmiotowe są przedstawiane jedynie jako dowód na potwierdzenie spełnienia wymogów zamawiającego odnośnie przedmiotu zamówienia, a nie stanowią same w sobie elementu opisu takiego przedmiotu. Po drugie, żądając dostarczenia określonych dokumentów przetargowych zamawiający powinien uprzednio wskazać cechy lub wymogi, które mają być przez takie dokumenty potwierdzone – podobnie jak dokumenty podmiotowe nie mogą być żądane od wykonawców bez ustalenia konkretnego warunku podmiotowego. W zależności od rodzaju przedmiotu zamówienia takie wymogi mogą być określone mniej lub bardziej precyzyjnie, co będzie się przekładało na rodzaj
środka dowodowego. Po trzecie, zamawiający nie może żądać określonych dokumentów w sposób chociażby potencjalnie utrudniający uczciwą konkurencję np. poprzez okoliczność, że dokument określonego rodzaju nie może być uzyskany przez każdego z wykonawców, a jedynie przez pewien krąg przedsiębiorców i to niezależnie od wartości i jakości oferowanych produktów. Po czwarte, skoro dokumenty przedmiotowe pełnią rolę środka dowodowego, to zamawiający podając w spe-cyfikacji wymóg przedstawienia różnego rodzaju certyfikatów, poświadczeń czy etykiet powinien akceptować również każdy inny środek dowodowy przedstawiony przez wykonawcę, jeśli tylko potwierdza spełnienie wymogów w zakresie cech i jakości produktu czy usług. Po piąte, żądane dokumenty przedmiotowe muszą być niezbędne w toku prowadzenia postępowania. Zakres dopusz-czalnego zastępowania żądanych dokumentów innymi środkami dowodowymi powinien być oce-niany w kontekście zasady uczciwej konkurencji i zasady równego traktowania – jeśli przedstawiony przez wykonawcę dowód bezspornie potwierdza spełnienie wymogów, to zamawiający powinien go zaakceptować, niezależnie od tego, w jakiej formie został złożony.
2. Ustalanie wartości zamówienia 2.1. Zakres szacowanego zamówienia
Jedną z czynności przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – zaraz po dokonaniu opisu przedmiotu zamówienia – jest oszacowanie jego wartości. Podstawą usta-lenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Ustalanie wartości szacunkowej może się opierać na informacjach pochodzących z rynku uzyskanych np. podczas dialogu technicznego, jak również na danych z zawartych wcześniej przez zamawiającego umów.
Ustalenie wartości zamówienia jest o tyle istotne, że zależy od niego obowiązek stosowania ustawy Pzp w ogóle oraz ocena czy mamy do czynienia z zamówieniem krajowym, czy też z zamówieniem unijnym. Zgodnie z treścią art. 4 pkt 8 ustawy Pzp zamawiający nie jest obowiązany do jej stosowania do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Progi kwotowe decydujące o uznaniu danego zamówienia za unijne zostały określone w dyrektywach 2004/18/WE, 2004/17/WE oraz 2009/81/WE i podlegają procesowi korekty i aktuali-zacji co dwa lata. Polski ustawodawca w art. 11 ust. 8 ustawy Pzp upoważnił Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia, kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji UE, mając na względzie obo-wiązujące w tym zakresie przepisy prawa unijnego. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europej-skiej20, zmienione rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2012 roku21.
Obliczanie wartości zamówienia publicznego w celu określenia, czy przekracza ono progi unijne odbywa się na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości
20 Dz. U. Nr 282, poz. 1649.
21 Dz. U. poz. 1360.
zamówień publicznych22. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi aktualnie 4.0196.
W systemie zamówień publicznych szacunkowa wartość zamówienia jest pierwszą wartością pie-niężną, która pozwala zamawiającemu na zorientowanie się, z jakim obciążeniem w przyszłości może się wiązać dany kontrakt. Szacunkowa wartość zamówienia pozwala również zamawiającemu na porównanie cen ofertowych i analizę, czy ma do czynienia z ceną rażąco niską. W odniesie-niu do wartości zamówienia zamawiający określa kwotę wadium. Ustalona wartość szacunkowa zamówienia jest również pewnym miernikiem dla określania warunków podmiotowych w kategorii potencjału finansowego. Szacunkowa wartość zamówienia nie musi być równoznaczna z kwotą, jaką zamawiający podaje w trybie art. 86 ust. 3 ustawy Pzp bezpośrednio przed otwarciem ofert i jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Ustawodawca w art. 32 ust. 1 ustawy Pzp mówi o całkowitym szacunkowym wynagrodzeniu wyko-nawcy, a nie o wynagrodzeniu otrzymywanym od zamawiającego – przyszły kontrakt może zakładać, że wykonawca otrzyma część wynagrodzenia z innych źródeł, lecz również i ta suma powinna być zaliczona do wartości zamówienia. Umowy o zamówienie publiczne mają charakter odpłatnych, lecz nie wymagają bezpośredniej płatności ceny przez zamawiającego z jego własnych środków – istotą tego rodzaju kontraktów jest natomiast ryzyko gospodarcze obciążające zamawiającego, w odróżnieniu od umów koncesji, przy których ryzyko w przeważającej mierze lub w całości spo-czywa na wykonawcy. Zróżnicowanie źródeł pochodzenia środków składających się na świadczenie wzajemne nie ma znaczenia dla szacowania wartości zamówienia. Świadczenie proponowane wykonawcy może pochodzić po części z pożyczki, kredytu lub planowanej sprzedaży części wybu-dowanego obiektu budowlanego.
Przepisy ustawy Pzp oraz dyrektyw 2004/17/WE i 2004/18/WE nie wprowadzają żadnej zasady, która ograniczałaby kwoty, jakie należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu wartości zamówienia publicznego jedynie do kwot pochodzących od samego zamawiającego. Progi kwotowe przewidziane w dyrek-tywach 2004/17/WE i 2004/18/WE służą zagwarantowaniu, aby zamówienia publiczne posiadające na tyle wysoką wartość, by uzasadnić udział lub chociażby zainteresowanie przedsiębiorstw z różnych państw UE, były ogłaszane potencjalnym wykonawcom. Z tego też powodu, to z punktu widzenia potencjalnych wykonawców należy ustalać, czy wartość danego zamówienia osiąga próg, czy też nie. W tym kontekście jest oczywiste, że gdy na wartość zamówienia publicznego lub koncesji na roboty budowlane składają się zarówno kwoty pochodzące od zamawiającego, jak i kwoty pocho-dzące od osób trzecich, zainteresowanie potencjalnego wykonawcy wiąże się z ogólną wartością umowy23. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 dyrektywy 2004/18/WE do wartości szacunkowej zamówienia należy również doliczyć wartość nagród czy też innych dodatkowych korzyści przewidywanych dla wykonawcy np. z tytułu wcześniejszego ukończenia realizacji przedmiotu zamówienia. Jak wynika z powszechnego i zwyczajowego znaczenia zwrotu „odpłatnie” umowa nie może być wyłączona z pojęcia zamówienia publicznego wyłącznie z uwagi na fakt, że otrzymane wynagrodzenie jest ograniczone do zwrotu kosztów poniesionych w celu wykonania zamówionej usługi24.
22 Dz. U. Nr 282, poz. 1650.
23 Por. wyrok TSUE z dnia 18 stycznia 2007 roku, sprawa C-220/05, Jean Auroux i in. v. Commune de Roanne.
24 Por. wyrok TSUE z dnia 19 grudnia 2012 roku, sprawa C-159/11, Azienda Sanitaria Locale di Lecce i in. V. Ordine degli Ingegneri della Provincia di Lecce i in.
Szacowanie wartości zamówienia musi się odbywać z należytą starannością. Pojęcie należytej staran-ności zostało zdefiniowane w kodeksie cywilnym w art. 355 i oznacza staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, staranność przeciętnej miary, przy czym wymagania w tym zakresie są wyższe dla podmiotów profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem działalności gospodarczej.
Zamawiający może poczynić ustalenia samodzielnie np. na podstawie informacji z cenników lub stron internetowych, lub wykorzystując swoje doświadczenie z poprzednich lat, badając ceny zre-alizowanych zamówień przy uwzględnieniu wskaźnika inflacji. Jeżeli nie będzie to wystarczające zamawiający może dokonać tzw. badania rynku zwracając się do wybranych przedsiębiorców z zapy-taniem o cenę za realizację potencjalnego zamówienia np. w ramach dialogu technicznego. Uzy-skane odpowiedzi powinny być dołączone do dokumentacji danego postępowania przetargowego.
Zamawiający może również zwrócić się o pomoc do biegłych lub ekspertów. Zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych, zamawiający przestrzegający obowiązku działania z należytą starannością może zwrócić się do podmiotów profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem określonej działal-ności o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego. Urząd Zamówień Publicznych zwraca jednak uwagę, iż czynność oszacowania wartości przedmiotu zamówienia należy do zadań zamawiającego i nie jest on związany kalkulacjami przed-stawionymi przez podmioty, do których o ich sporządzenie się zwrócił.
W przypadku zamówień na roboty budowlane zachowanie należytej staranności będzie się wiązało z przygotowaniem kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót określonych w planie funkcjonalno-użytkowym.