Ogłoszenie o zamówieniu w przetargu ograniczonym

W trybie przetargowym dniem wszczęcia postępowania jest data publikacji ogłoszenia o zamówieniu (więcej na ten temat pkt 1.2. niniejszego rozdziału).

Zasady publikacji ogłoszenia o zamówieniu oraz miejsce w którym jest ono publikowane są takie same jak w przetargu nieograniczonym. Stąd też, omówienie tej problematyki przy przetargu nie-ograniczonym będzie w całości odnosiło się również do przetargu ograniczonego (pkt 1.3. niniej-szego rozdziału).

Treść ogłoszenia o zamówieniu

W przetargu ograniczonym ogłoszenie o zamówieniu stanowi zaproszenie do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu a nie do składania ofert, stąd też treść ogłoszenia jest nieco inna niż w przetargu nieograniczonym.

18 Wyrok z dnia 9 września 2005 r., Sygn. Akt X Ga 148/05/P2.

Treść ogłoszenia o zamówieniu stanowi jedyne źródło informacji w oparciu o które wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym. Treść SIWZ nawet jeżeli jest udostępniana na etapie składania wniosków odnosi się co do zasady do wymagań na jakich ma być złożona oferta i nie może przewidywać odmiennych postanowień niż określone w ogłosze-niu o zamówiew ogłosze-niu, wymaganych dla złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu. Stąd też, zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu powinien w sposób zupełny przedstawić wszelkie informacje niezbędne dla złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Po pierwsze, treść ogłoszenia o zamówieniu powinna zawierać wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych od wykonawców. Warto zwrócić uwagę, iż treść ogłoszenia o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego niekoniecznie musi zawierać informację o oświadczenia i dokumen-tach.

Po drugie, treść ogłoszenia o zamówieniu zawiera informacje oddające istotę trybu przetargu ogra-niczonego. Ogłoszenie zawiera zatem liczbę wykonawców zapraszanych do składania ofert, zasady na jakich zamawiający dokona selekcji wykonawców zapraszanych do składania ofert w przypadku większej niż oznaczona liczby wniosków. Ponadto, w treści ogłoszenia wskazywany jest termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a nie termin składania ofert (tego co do zasady nie da się jeszcze przewidzieć).

Po trzecie, już w ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający powinien podać informacje dotyczące drugiego etapu postępowania, a więc składania ofert (kryteria oceny ofert, możliwość złożenia oferty częściowej lub wariantowej, wadium). Wiedza ta pomimo, że dotyczy etapu składania ofert, jest istotna już na etapie składania wniosków zainteresowanych realizacją zamówienia publicznego, albowiem wyznacza krąg wykonawców.

Terminy składania wniosków/ofert

Zasady wyznaczania przez zamawiającego terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz składania ofert w trybie przetargu ograniczonego zostały określone, odpo-wiednio w art. 49 i art. 52 ustawy. Podobnie jak w przetargu nieograniczonym, co do zasady terminy uzależnione zostały od wartości zamówienia. Im większa wartość zamówienia, tym dłuższe terminy składania ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Podobnie jak przy prze-targu nieograniczonym należy poczynić zastrzeżenie, iż wyznaczenie terminu odpowiadającego minimalnemu ustawowemu terminowi składania wniosków lub ofert nie zawsze jest wystarczające do uznania czynności zamawiającego za zgodną z ustawą. Podstawowym wymaganym przez prawo obowiązkiem zamawiającego jest dokonanie w każdym indywidualnym przypadku analizy, czy mini-malny termin ustawowy jest czasem, który gwarantuje potencjalnym wykonawcom przygotowanie i złożenie wniosku lub oferty zgodnie z wymaganiami zamawiającego. Zgodnie bowiem z ustawą (art. 49 ust. 1 oraz art. 52 ust. 1 ustawy) głównym obowiązkiem zamawiającego jest wyznaczenie ter-minu składania wniosków i ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia wniosku i oferty”. Tym samym, wyznaczenie terminu odpowiadającego minimalnemu ustawowemu terminowi, ale który nie daje jednocześnie realnych możliwości przygotowania i złożenia oferty odpowiadającej wymaganiom zamawiającego może stanowić naruszenie art. 7 ust. 1 ustawy. Tym samym, wyznaczenie terminu na złożenie wniosków lub ofert powinno nastąpić przy uwzględnieniu specyfiki danego przypadku czy zakresu wymagań stawianych wykonawcom (im większe wymagania formalne tym dłuższy powinien być termin składania ofert).

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

W postępowaniach na zamówienia o wartości mniejszej niż tzw. progi unijne termin składania wnio-sków nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

W postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne minimalny termin składania wniosków został określony na 37 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE. Ustawa przewiduje jednak możliwości skrócenia tego terminu w dwóch przypadkach.

W pierwszym przypadku, termin składania ofert może być skrócony do 30 dni w sytuacji, gdy zama-wiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej o której mowa w ust. 3 załącznika VIII do dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi albo w ust. 3 załącznika XX do dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. koordynującej procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospo-darki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych.

Zamawiający może przesłać ogłoszenie za pomocą formularzy online, korzystając z bezpłatnej usługi (eNotices) dostępnej na portalu zamówień publicznych Unii – SIMAP (http://simap.europa.eu.).

Ponadto, zamawiający może przesłać ogłoszenie przy wykorzystaniu z systemu „OJS eSenders”, który kompiluje ogłoszenia do formatu XML uzgodnionego z Urzędem Publikacji. Status „OJS eSender”

miał do niedawna Urząd Zamówień Publicznych jednak z uwagi na powszechne korzystanie przez zamawiających z usługi dostępnej za pośrednictwem portalu SIMAP zrezygnowano z tego statusu. . W drugim przypadku, zamawiający mogą wyznaczyć krótszy termin składania wniosków w przy-padku gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, jednak nie krótszy niż 15 dni jeżeli przekazano ogłoszenie faksem lub 10 dni gdy zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami określonymi dyrektywą.

Termin składania ofert

Stosownie do treści art. 52 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiającego obligują następu-jące terminy składania ofert w trybie przetargu ograniczonym:

a) w postępowaniach o wartości nie przekraczających kwot określonych w przepisach rozporządze-nia wydanego na podstawie art. 11 ust. 8 termin składarozporządze-nia ofert w trybie przetargu ograniczonym nie może być krótszy niż 7 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert dla dostaw i usług lub 14 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert dla robót budowlanych.

b) w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach rozpo-rządzenia wydanego na podstawie art. 11 ust. 8 termin składania ofert w trybie przetargu ogra-niczonego nie może być krótszy niż 40 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Ustawa przewiduje jednak możliwości skrócenia tego terminu w trzech przypadkach.

W pierwszym przypadku zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy o 5 dni, jeżeli udostępnia siwz na stronie internetowej nie później niż od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym UE.

W drugim przypadku, zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert nie krótszy niż 22 dni, jeżeli informacja o zamówieniu została zawarta we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym opubli-kowanym w Dzienniku Urzędowym UE lub zamieszczona w „profilu nabywcy” przy czym wstępne ogłoszenie informacyjne musi dodatkowo:

– zawierać wszystkie informacje wymagane w tym ogłoszeniu w zakresie w jakim informacje te są dostępne w momencie publikacji tego ogłoszenia,

– zostać wysłane do publikacji Urzędowi Publikacji UE lub zamieszczone w profilu nabywcy co naj-mniej na 52 dni i nie więcej niż na 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu.

W trzecim przypadku, zamawiający może skrócić termin składania ofert do 10 dni jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielania zamówienia. Ustawodawca nie wymaga, by pilna potrzeba udzielania zamówienia jako przesłanka skrócenia terminu składania ofert (czy wcześniej wniosków) związana była z koniecznością wykazania dodatkowych przesłanek np. powstania okoliczności wcześniej nieprzewidywalnych, które wywołały pilną potrzebę udzielania takiego zamówienia.